Accord d'entreprise "un accord relatif au VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE" chez DOCKS INDUSTRIE SERVICES - VAMA-DOCKS (Siège)

Accord d’Entreprise

relatif aux conditions et aux modalités de vote

par voie électronique pour l’élection du CSE pour la filiale VAMA DOCKS

Entre :

D’une part, la Direction de VAMA DOCKS, représentée par Vincent PRIMAS, Directeur de filiale,

Et

D’autre part, les organisations syndicales représentatives au niveau de VAMA DOCKS

représentées par :

• pour la CGT, Mme Emilie DEBORDES

• pour la CFDT, Mme Florence LAVOCAT

il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE ..........................................................................................................................3

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX ..................................................................................... 3

ARTICLE 2 - MODALITE D’ORGANISATION DES OPERATIONS ................................................. 3

SECTION 2.I - Protocole d’accord préélectoral ............................................................................... 3

SECTION 2.II - Déclaration traitement RGPD ................................................................................... 3

SECTION 2.III - Formation au système de vote électronique ......................................................... 4

SECTION 2.V - Cellule d’assistance technique .............................................................................. 4

ARTICLE 3 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE ...................................................... 4

SECTION 3.I - Établissement des listes électorales et transmission .............................................. 4

SECTION 3.II - Lieu et temps du scrutin ......................................................................................... 4

SECTION 3.III - Modalités d’accès au site de vote ......................................................................... 5

SECTION 3.IV - Déroulement du vote ............................................................................................ 5

ARTICLE 4 - CLOTURE ET RESULTATS ................................................................................ 5

SECTION 4.I - Clôture .................................................................................................................... 5

SECTION 4.II Décompte et attribution des sièges 6

SECTION 4.III - Délais de recours et destruction des données ..................................................... 6

ARTICLE 5 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE ....................................................................... 6

SECTION 5.I - Anonymat et confidentialité des suffrages .............................................................. 6

SECTION 5.II - Existence et contenu des fichiers ........................................................................... 6

SECTION 5.III - Le dispositif de secours ......................................................................................... 7

ARTICLE 6 - APPLICATION DE L’ACCORD .............................................................................7

ARTICLE 7 - REVISION ....................................................................................................... 7

ARTICLE 8 - SUIVI DE L’ACCORD ET CLAUSE DE RDV.................................................... 8

ARTICLE 9 – DEPOT ET PUBLICITE 8

ANNEXE .............................................................................................................................9

ARTICLE 1 - LES EXIGENCES DE SECURITE POUR LE VOTE .................................................. 9

SECTION 1.I - Anonymat .............................................................................................................. 9

SECTION 1.II - Confidentialité et chiffrement ................................................................................ 10

SECTION 1.III - Intégrité ............................................................................................................... 10

SECTION 1.IV - Disponibilité ......................................................................................................... 10

SECTION 1.V - Authentification .................................................................................................... 11

ARTICLE 2LE SCELLEMENT DU SYSTEME ET DES DONNEES ............................................. 11

ARTICLE 4 - VOTE TEST ................................................................................................... 11

ARTICLE 5 - DECLARATION traitement RGPD ................................................................... 12

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel au Comité Social et économique (CSE) pour la filiale de VAMA DOCKS, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en oeuvre de processus électoraux.

ARTICLE 1 - Principes généraux

Le système retenu par VAMA DOCKS doit reposer sur les principes généraux du droit

électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur

L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin

enregistré

L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

La confidentialité, le secret du vote

ARTICLE 2 - Modalité d’organisation des opérations

SECTION 2.I - Protocole d’accord préélectoral1

Dans le cadre de l’élection du CSE, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral,

définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations

électorales.

SECTION 2.II - Déclaration de traitement RGPD

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement du traitement du dispositif dans le cadre de la conformité des traitements des données personnelles au RGPD.

1 Article R 2324-12 du code du travail

SECTION 2.III - Formation au système de vote électronique3

Les délégués syndicaux, la RRH et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

SECTION 2.V - Cellule d’assistance technique4

Le prestataire retenu met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique5 :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de

dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3 - Déroulement des opérations de vote

SECTION 3.I - Établissement des listes électorales et transmission5

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.

SECTION 3.II - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée6, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales7.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote8 et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

3 Article R 2324-11 du code du travail

4 Articles R 2324-9 et 14 du code du travail

5 Articles 2, 3 et 4 du décret du 25 avril 2007

6Article R 2324-13 du code du travail

7 Article 6 du décret du 25 avril 2007

8 Article R 2324-7 du code du travail

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en oeuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

SECTION 3.III - Modalités d’accès au site de vote9

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification. Ces codes sont valables pour les deux tours.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Les modalités de votes des électeurs n’ayant pas de possibilité d’accès au système électronique seront précisées dans le protocole pré-électoral.

SECTION 3.IV - Déroulement du vote10

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.

ARTICLE 4 - Clôture et Résultats

SECTION 4.I – Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs11.

9 Article 6 du décret du 25 avril 2007

10 Article 6 du décret du 25 avril 2007

11 Article R 2324-7 du code du travail et article 6 du décret du 25 avril 2007

SECTION 4.II - Décompte et attribution des sièges12

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de

déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont

connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d’accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

SECTION 4.III - Délais de recours et destruction des données13

Le prestataire retenu conserve sous scellé jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle

devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 - Sécurité et confidentialité

SECTION 5.I - Anonymat et confidentialité des suffrages14

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie

électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

SECTION 5.II - Existence et contenu des fichiers15

Les données devant être enregistrées sont :

- Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, section de rattachement, lieu de travail, matricule;

12 Article 7 du décret du 25 avril 2007

13 Article R 2324-16 du code du travail

14 Article R 2324-6 du code du travail et article 2 du décret du 25 avril 2007

15 Articles 3, 4 et 5 du décret du 25 avril 2007

- Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification

(matricule), coordonnées, (adresses, mails).

- Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

- Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement,

collège, site ;

- Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues,

appartenance syndicale, collège ;

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

- Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, Responsable Ressources Humaines.

- Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

- Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, Responsable Ressources Humaines.

Les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’après la clôture des

scrutins par les bureaux de vote.

- Pour les résultats : électeurs, services du ministère du travail, syndicats, entreprises

ou Responsable Ressources Humaines.

Le taux de participation sera communiqué une fois pendant la période des élections.

SECTION 5.III - Le dispositif de secours16

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes

caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 - Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée des élections du CSE de la filiale VAMA DOCKS.

A l’issue des élections, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

ARTICLE 7 – Révision

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

16 Article 3 du décret du 25 avril 2007

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

ARTICLE 8 – Suivi de l’accord et clause de rendez-vous :

Dans un souci de dialogue social durable, les parties conviennent que la nature du présent accord ne nécessite la mise en place d’un suivi et d’une clause de rendez-vous qu’au plus tôt 6 mois avant l’échéance du mandat des représentants du personnel, en vue du renouvellement de l’institution.

ARTICLE 9 - Dépôt et Publicité

Le présent accord sera établi en un nombre suffisant d'exemplaires pour être remis à chacune des organisations syndicales signataires.

Il sera déposé auprès du conseil de prud’hommes du lieu de signature et de la DIRRECTE accompagné des pièces mentionnées à l’article D2231-7 du code du travail.

Fait à REZE le, 12/04/2019

8

ANNEXE

Eléments sur la qualité globale de VOXALY (prestataire retenu)

ARTICLE 1 - Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

SECTION 1.I – Anonymat

1.1.1 L’anonymat lors des échanges entre les partenaires

Les électeurs sont référencés de façon unique grâce à un identifiant généré par VOXALY. Cet identifiant sert aux échanges avec les partenaires. Il n’est pas externalisé auprès des électeurs.

1.1.2 L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

VOXALY génère un autre identifiant, nommé code d’accès, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non

prédictible.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

1.1.3 L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un

ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois

simultanément.

1.1.4 La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture.

De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de

déchiffrement.

SECTION 1.II - Confidentialité et chiffrement

Pour répondre à la problématique de la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne.

VOXALY identifie deux étapes : la première étape de recueil de l’expression de l’électeur, qui dure le temps des échanges Internet et la seconde étape de stockage de cette expression jusqu’à la clôture.

Pour la première étape, la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/SSL qui chiffre et signe toutes les données aussi bien l’intention de vote que le vote définitif. Ce protocole garanti aucune interruption de chiffrement entre le poste de travail de l’électeur et le serveur recueillant le vote. Le bulletin stocké est ainsi la copie conforme du bulletin vu par l’électeur.

Pour la seconde étape, les suffrages sont chiffrés, au fur et à mesure de leur insertion dans l’urne. Ce chiffrage est implémenté au travers d’algorithmes et de composants reconnus, garantissant une protection optimale pour les entreprises et ses électeurs. Il est ainsi impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Trois clés sont générées avant l’ouverture du site de vote et communiquées à la commission

électorale. Sans ces clés, aucune lecture des suffrages n’est possible. Deux clés au moins sont indispensables pour déchiffrer l’urne.

SECTION 1.III – Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement

retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même

élection,

un électeur ne peut pas voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en oeuvre est conçue pour garantir :

aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de https,

aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

SECTION 1.IV – Disponibilité

Les services de vote (par Internet et par téléphone) sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par

l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans

perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE.

SECTION 1.V – Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant

unique, un code d’accès unique.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu. Le mot de passe est généré par l’électeur.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote (aussi bien par Internet que par téléphone), un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

ARTICLE 2 - Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

ARTICLE 3 - L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007, la plate-forme de vote VOXALY est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

ARTICLE 4 - Vote test

Nous préconisons qu’un vote test soit réalisé, au préalable, en présence des représentants de commission électorale, Responsable Ressources Humaines et le cas échéant les représentants des organisations syndicales représentatives. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

La simulation réalisée sur le site de vote réel passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés. L’objectif est de permette au Bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

ARTICLE 5 - Déclaration de traitement au RGPD

L’accord « vote électronique » ainsi défini sera conformément à la loi intégré aux process RGPD (protection des données) mis en place au sein du Groupe D&C et validé par le DPO.