Protocole d’accord préélectoral pour les élections de la délégation du personnel du Comité Social et Économique de l’établissement SAICA PAPER France de Venizel

Entre les soussignés :

L’établissement SAICA PAPER France à Venizel, sise rue de la Vallée – BP 8 – 02200 Venizel, représentée par Monsieur XXXX, agissant en qualité de Directeur d’Usine.

Ci-après dénommée « l’établissement » ou « l’établissement susvisé » ;

d'une part,

Et,

Les Organisations Syndicales, à savoir :

• L’Organisation Syndicale CGT représentée par Monsieur XXXX, en qualité de Délégué Syndical ;

• L’Organisation Syndicale CFDT représentée par Monsieur XXXX, en qualité de Délégué Syndical ;

• L’Organisation Syndicale CFE-CGC, représentée par Monsieur XXXX, mandaté.

d'autre part.

En application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail encadrant l’organisation des élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet et Champ d’application du protocole 2

Article 2 – Dates des élections 2

Article 3 – Nombre et répartition des sièges à pourvoir 2

Article 4 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes 3

Article 5 – Constitution et affichage des listes électorales 4

Article 6 – Candidatures des salariés 4

Article 7 – Durée des mandats et nombre de mandats successifs 6

Article 8 – Vote électronique 6

Article 9 – Campagne électorale 7

Article 10 – Cellule d’assistance technique 8

Article 11 – Bureau(x) de vote 8

Article 12 – Dépouillement, proclamation et affichage des résultats 9

Article 13 – Calendrier des opérations électorales 10

Article 14 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral 11

Article 1 – Objet et Champ d’application du protocole

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique de l’établissement susvisée.

Article 2 – Dates des élections

Le 1^er tour des élections est prévu, pour l’ensemble des collèges :

du 03 mars 2023 à partir de 08h00 au 09 mars 2023 jusqu’à 14h00

Un 2^nd tour devra obligatoirement être organisé en cas de survenance d’une des situations suivantes :

• Aucun syndicat n’a présenté de candidats au 1^er tour ;

• Le quorum n’a pas été atteint au 1^er tour (le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas égal à la moitié au moins des électeurs inscrits) ;

• Tous les sièges n’ont pas été pourvus au 1^er tour.

Si l’un de ces cas se produit, le 2^nd tour aura lieu :

du 17 mars 2023 à partir de 08h00 au 23 mars 2023 jusqu’à 14h00

Article 3 – Nombre et répartition des sièges à pourvoir

L’effectif de l’établissement susvisé est de 161,33 salariés en équivalent temps plein et se décompose de la façon suivante :

• 73 ouvriers ;

• 1 employé ;

• 14 agents de maîtrise ;

• 3 techniciens ;

• 24 cadres ;

• 46,33 salariés mis à disposition.

Par conséquent, et conformément à l’article R. 2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est de 8 titulaires et de 8 suppléants.

Les sièges à pouvoir se répartissent de la manière suivante :

Collège	Nombre d’électeurs inscrits	Nombre de sièges titulaires	Nombre de sièges suppléants	Nombre d’heures individuelles de délégation	Nombre total d’heures de délégation pour le collège
1er collège : Ouvriers et Employés	74	6	6	21 heures	126 heures
2ème collège : Techniciens, Agents de maîtrise et Cadres	41	2	2	21 heures	42 heures

Article 4 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, les listes de candidats – titulaires et suppléants – qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque l’application de cette disposition ne permet pas d’aboutir à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Cette disposition vise les listes présentées par les Organisations Syndicales : elle ne s’applique pas aux listes dites « libres ou sans étiquette » qui peuvent donc être composées sans obligation d’appliquer la parité (Cass., soc., 25 novembre 2020, n°19-60.222).

La proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège est la suivante :

1er collège	2ème collège
3% de femmes 97% d’hommes	20% de femmes 80% d’hommes

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste présentée par une organisation syndicale doit comporter :

• 1^er collège : 6 hommes pour le poste de titulaire et 6 hommes pour le poste de suppléant ;

• 2^e collège : 2 hommes pour le poste de titulaire et 2 hommes pour le poste de suppléant ;

L'application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les femmes dans le 1^er collège et le 2^e collège, les listes de candidats pourront comporter un candidat femme. Mais, ce candidat ne pourra pas être placé en première position sur la liste.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats de l’un des sexes.

Les listes dites libres ou sans étiquettes pourront donc être composées sans application de la règle de parité ou d’alternance.

Article 5 – Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs, les salariés des deux sexes qui, à la date du premier tour du scrutin :

• ont 16 ans accomplis,

• ont 3 mois d’ancienneté dans l’établissement,

• ne font pas l'objet d'une interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques (articles L. 5 et L. 6 du Code électoral).

Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux de l'établissement et qui remplissent une condition de présence de douze mois continus, peuvent également être électeurs dans l’établissement. Ces derniers doivent alors choisir s'ils votent dans l’établissement qui les emploie ou dans l’établissement susvisée. Ils doivent faire connaître leur choix à la Direction avant le 08 février 2023.

Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la Direction à la date du 1^er tour des élections, soit au 03 mars 2023. Elles doivent mentionner le nom et prénom, l'ancienneté dans l'établissement et la date de naissance de chaque électeur.

Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'établissement et diffusées par mail le 08 février 2023 et pourront être actualisées jusqu’à 4 jours avant le 1^er tour.

Article 6 – Candidatures des salariés

6.1. Conditions d’éligibilité

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles, les électeurs qui, à la date du premier tour du scrutin :

• ont 18 ans accomplis,

• ont travaillé dans l’établissement depuis un an au moins (ancienneté continue ou non),

• ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Il est rappelé que les salariés mis à disposition ne peuvent pas être candidat à l’élection du Comité Social et Economique de l’établissement susvisée.

6.2. Composition des listes de candidats

Les listes devront être composées comme suit :

• par collège électoral ;

• en séparant les titulaires et les suppléants ;

• en respectant la répartition femme/homme précisée ci-dessus (article 4) pour les Organisations Syndicales ;

• en ne comportant pas plus de noms que de sièges à pourvoir. Cependant, les listes incomplètes sont admises.

Un même candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et pour un poste de suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire.

Pour rappel, sont seules en droit de présenter des listes de candidats au premier tour, les Organisations Syndicales :

• reconnues représentatives dans l’établissement ;

• ayant constitué une section syndicale dans l’établissement ;

• affiliées à une Organisation Syndicale reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel ;

• qui remplissent les critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, d’ancienneté (au moins 2 ans) et dont le champ professionnel et géographique couvre l’établissement.

Les Organisations Syndicales ne peuvent présenter qu’une seule liste pour chaque collège.

Au second tour, le monopole des Organisations Syndicales disparait et les candidatures libres sont acceptées.

Les Organisations Syndicales ayant présenté une liste de candidats au premier tour et non au second tour, verront leur liste du premier tour automatiquement reconduite pour le second tour.

6.3. Modalités de dépôt des candidatures

Les listes du premier tour seront communiquées à la Direction au plus tard le 22 février 2023, à 10h00. Cette communication peut être effectuée soit :

• par lettre recommandée avec accusé de réception (à l’attention de Madame Rachel DARRIULAT, Assistante de Direction – Rue de la Vallée BP 8 – 02200 VENIZEL;

• par dépôt auprès de l’Assistante de Direction (à l’attention de Madame Rachel DARRIULAT), contre récépissé ;

• par mail à l’adresse suivante : rachel.darriulat@saica.com, contre récépissé.

Les candidatures qui seraient déposées au-delà de l’échéance fixée ci-dessus ne seront pas recevables.

Pour le premier et le second tour, les listes de candidats seront transmises au prestataire afin d’être intégrées dans le système de vote électronique.

Si un second tour est nécessaire, la Direction affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 10 mars 2023.

En cas de second tour, les listes de candidats seront communiquées à la Direction au plus tard le 14 mars 2023, à 10h00. Cette communication pourra être effectuée dans les mêmes conditions que pour le premier tour.

Les listes de candidats seront affichées sur les panneaux réservés à l'établissement et diffusées par mail par la Direction le lendemain de la date limite de dépôt.

Article 7 – Durée des mandats et nombre de mandats successifs

Conformément à l’article L.2314-33 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sont élus pour quatre (4) ans.

Conformément à l’article L. 2314-33 du Code du travail, le nombre de mandats successifs est limité à 3.

Mais, par exception, les parties conviennent que le nombre de mandats successifs ne sera pas limité.

Article 8 – Vote électronique

8.1. Recours au vote électronique

Par décision unilatérale de l’employeur en date du 03/01/2023, il a été convenu que l’élection ait lieu par voie électronique.

L’entreprise People Vox a été sélectionnée pour organiser ce scrutin.

Une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole d’accord.

Pour garantir une authentification des électeurs sur la plateforme de vote électronique conforme aux dernières Recommandations de la CNIL (Recommandations du 25 avril 2019), il est nécessaire d’utiliser des questions dites d’authentification issues de données personnelles des électeurs de l’établissement susvisée, autrement appelées « questions défis ».

La/les question(s) choisie(s) sont :

• la date de naissance

8.2. Connexion à la plateforme de vote

Les codes d’accès seront envoyés par le prestataire de vote électronique sous format papier et mail (pour les personnes ayant communiqué une adresse mail au service RH).

Les codes d’accès de chaque électeur devront être conservés pour toute la durée des élections. En cas de pertes des identifiants, l’électeur pourra ouvrir un ticket d’assistance directement sur la plateforme (formulaire accessible sur la page de connexion).

Chaque salarié sera destinataire d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par voie électronique envoyée par le prestataire (par courrier et/ou mail en fonction du mode d’envoi des identifiants sélectionné).

Pour se connecter sur la plateforme et voter (pour les candidats titulaires et suppléants), l’électeur doit :

• se connecter sur le site internet : www.vote-cse.com ;

• saisir le code élection commun et communiqué à l’ensemble des salariés ;

• inscrire l’identifiant personnel reçu par courrier et/ou par mail ;

• renseigner la réponse à la question défi choisie par l’établissement (voir article 8.1) ;

• saisir un numéro de téléphone portable personnel ;

• saisir le code temporaire reçu par SMS à chacune de leur connexion.

8.3. Expression de vote

Le scrutin électoral est un scrutin de liste. Les électeurs votent pour une liste de candidats et non pour un ou plusieurs candidats pris isolément.

Les électeurs auront la possibilité de voter blanc, de voter pour une liste et/ou de raturer des noms sur une liste.

Pour le 1^er tour, trois ordinateurs suffisamment espacés afin de garantir la confidentialité de vote seront mis à disposition dans l’établissement en salle PACK aux dates suivantes :

• le 03 mars 2023 de 11h00 à 14h00 ;

• le 07 mars 2023 de 11h00 à 14h00 ;

• le 09 mars 2023 de 11h00 à 14h00.

Si un second tour est nécessaire, pour tous les collèges, trois ordinateurs suffisamment espacés afin de garantir la confidentialité de vote seront mis à disposition dans l’établissement en salle PACK aux dates suivantes :

• le 17 mars 2023 de 11h00 à 14h00 ;

• le 20 mars 2023 de 11h00 à 14h00 ;

• le 23 mars 2023 de 11h00 à 14h00.

Si un second tour est nécessaire uniquement pour le 2^ème et le 3^ème collège, trois ordinateurs suffisamment espacés afin de garantir la confidentialité de vote seront mis à disposition dans l’établissement en salle PACK le 23 mars de 10h00 à 14h00.

Article 9 – Campagne électorale

Les Organisations Syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles relatives à l’exercice du droit syndical dans l’établissement.

Chaque Organisation Syndicale présentant une liste de candidats devra fournir à la Direction le logo de son organisation ainsi que son tract syndical afin qu’ils soient intégrés sur les bulletins de vote électroniques.

Ces documents devront obligatoirement respecter les formats et dimensions suivantes :

Logo	Format JPEG ou JPG ou PNG ou SVG	Poids maximum de l’image : 500 Ko
Tract syndical	Format PDF, en couleur, sans lien hypertexte, sur une ou deux pages maximums	Poids maximum du fichier : 2 Mo

Article 10 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle est composée comme suit :

• Un ou plusieurs représentant(s) de la Direction de l’établissement susvisée ;

• Un ou plusieurs représentant(s) du prestataire de vote électronique ;

• L’ensemble des membres des bureaux de vote.

La cellule d’assistance technique est chargée d’assurer les missions prévues à l’article R. 2314-15 du Code du travail.

Article 11 – Bureau de vote

Un bureau de vote unique et commun à l’ensemble des collèges est mis en place. Il sera composé de trois électeurs :

• Un président : l'électeur le plus âgé ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• Deux assesseurs : le second plus âgé et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Important : L’identité des membres du bureau de vote devra être communiquée au prestataire au plus tard 4 jours ouvrés avant la cérémonie de scellement du premier tour de scrutin.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

De plus, en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le président du bureau de vote et ses deux assesseurs recevront chacun une clé destinée à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin. L'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes est indispensable pour autoriser le dépouillement.

La génération de ces clés aura lieu publiquement le 1^er ou 2 mars 2023, de manière à prouver de façon irréfutable que seules ces personnes ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel du prestataire chargé de la maintenance du système de vote.

En cas de carence de candidature au 1^er tour, cette génération des clés sera reportée au 15 ou 16 mars 2023.

Attention : L’heure de chacune de ces réunions est à déterminer avec le prestataire de vote électronique. En tout état de cause, ces réunions doivent se dérouler entre les créneaux suivants :

Du lundi au jeudi de 09h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00

Le vendredi de 09h00 à 12h30 et de 14h00 à 17h00

Article 12 – Dépouillement, proclamation et affichage des résultats

Le dépouillement sera réalisé sous l'autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire de ses assesseurs, des représentants de liste et de l'employeur ou son représentant.

A l'heure de clôture du scrutin, la plateforme de vote électronique est fermée et il n’est alors plus possible pour les électeurs de voter.

Le président et ses assesseurs entrent alors leurs clés de dépouillement (clés informatiques générées lors de réunion d’ouverture du scrutin) afin de déverrouiller l’urne électronique et de permettre le décompte automatique des résultats.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les résultats seront calculés automatiquement par la plateforme pour chaque collège, pour les titulaires et les suppléants. En vertu du droit électoral, il est d’abord opéré une répartition par liste puis par siège. Les candidats seront ensuite élus en fonction de leur rang et de leurs éventuelles ratures.

Les procès-verbaux (documents Cerfa) contenant le détail des résultats des élections sont ensuite automatiquement générés par la plateforme. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude du contenu des procès-verbaux et les signe. Ses assesseurs procèdent alors à la signature des formulaires.

Les résultats définitifs des élections seront affichés sur les panneaux réservés à l'établissement et diffusées par mail par la Direction dès la proclamation des résultats.

Article 13 – Calendrier des opérations électorales

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :

Affichage de l'annonce des élections	le 04 janvier 2023
Affichage des listes électorales	le 08 février 2023
Date limite de dépôt des listes de candidats pour le premier tour + Transmission de ces dernières au prestataire	le 22 février 2023
Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'établissement	le 23 février 2023
Envoi des codes d’accès aux électeurs par le prestataire	le 24 février 2023
Intégration des données définitives dans le système de vote (date limite d’actualisation des listes électorales)	le 27 février 2023
Réunion de formation, de génération des clés de chiffrement, de tests et de scellement du système de vote avec les membres du bureau de vote (cérémonie d’ouverture du 1er tour)	le 1er ou 2 mars 2023
Ouverture du vote électronique pour le 1er tour	le 03 mars 2023 à 08h00
Fermeture du vote électronique et fin du scrutin	le 09 mars 2023 à 14h00
Dépouillement et proclamation des résultats par les membres du bureau de vote	le 09 mars 2023 à 14h00
Affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour	Au plus tard le 09 mars 2023
S’il n’est pas nécessaire d’organiser un second tour, transmission des procès-verbaux au CTEP et aux éventuelles organisations syndicales ayant négociés et/ou présentés des candidatures	Au plus tard le 24 mars 2023

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

Date limite de dépôt des listes de candidats pour le second tour + Transmission de ces dernières au prestataire	le 14 mars 2023
Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'établissement	le 15 mars 2023
Réunion de tests et de scellement du système de vote avec les membres du bureau de vote (cérémonie d’ouverture du 2nd tour)	le 15 ou 16 mars 2023
Ouverture du vote électronique pour le 2nd tour	le 17 mars 2023 à 08h00
Fermeture du vote électronique et fin du scrutin	le 23 mars 2023 à 14h00
Dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par les membres du bureau de vote	le 23 mars 2023 à 14h00
Affichage des résultats du second tour	Au plus tard, le 24 mars 2022
Transmission des procès-verbaux au CTEP et aux éventuelles organisations syndicales ayant négociés et/ou présentés des candidatures	Au plus tard, le 07 avril 2023

Article 14 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du Comité Social et Economique de l’établissement SAICA PAPER France de Venizel pour l'année 2023.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation et sera diffusé au personnel de l’établissement pour information.

Fait à Venizel, le 24 janvier 2023, en 5 exemplaires

Pour l’établissement SAICA PAPER France de Venizel Pour les Organisations Syndicales

XXXX,

Directeur d’Usine CGT

XXXX, Délégué Syndical

CFDT

XXXX, Délégué Syndical

CFE-CGC

XXXX, Mandaté