Accord d'entreprise "Un accord portant sur la mise en place du vote électronique pour élections des IRP" chez

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES INSTITUTIONS REPRESENTATIVES DU PERSONNEL AU SEIN DE LA SOCIETE

ENTRE :

La société COMPAGNIE CHAMPENOISE PH-CH.PIPER HEIDSIECK-ANCIENNE MAISON HEIDSIECK FONDEE EN 1785

Ci-après « la Société » ;

Représentée par Madame X, Directrice des ressources humaines de la Société

D'une part

ET :

Le syndicat CFDT représenté par M X, délégué syndical

Le syndicat CGT PH-CH représenté par M X, délégué syndical

Le syndicat SNCEA CFE-CGC représenté par M X, délégué syndical

D'autre part

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, la Direction a engagé un processus de négociation relatif à la mise en place du vote électronique applicable à l'organisation des élections professionnelles du CSE unique de la Société en 2023 et pendant la durée des mandats.

L'opportunité de recourir au vote électronique est initiée pour les raisons suivantes :

• simplifier le processus électoral, par le recours aux outils modernes de communication,

• permettre aux salariés de voter plus facilement sans être tributaire des heures d’ouverture du bureau de vote.

Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Les Parties se sont donc accordées sur les termes du présent accord (ci-après « Accord ») applicable au sein de la Société.

Article 1 : Principes généraux

La mise en place du système de vote électronique permet, sur le plan technique et fonctionnel, l'organisation simultanée de l'ensemble des opérations électorales.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote par le salarié et le vote enregistré ;

• L'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par la Direction sur la base des dispositions de l’accord et du cahier des charges signés avec le prestataire.

Article 2 : Elections concernées

Les parties conviennent de recourir à titre exclusif au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel de la Société en 2023 et pendant la durée des mandats.

Article 3 : Prestataire retenu

Le prestataire retenu est spécialisé dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, annexé au présent accord.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 4 : Modalités de vote – Protocole préélectoral

La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition du personnel et des sièges entre les collèges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Étant donnée, les modalités mises en place pour l’organisation du vote électronique, les parties conviennent d’exclure le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 5 : Confidentialité et sécurité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système soumis à une obligation de confidentialité.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 6 : Expertise préalable et Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Le système de vote électronique nécessite le traitement de données à caractère personnel dans le respect des dispositions de la loi Informatique et libertés en date du 6 janvier 1978 et du Règlement général sur la protection des données (RGPD) dont les organisations syndicales représentatives au sein de la Société sont informées.

Article 7 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique constituée des membres du bureau, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle a notamment pour mission, en présence des membres du bureau de vote et des personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote auront compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Un numéro fixe d’assistance non surtaxé, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin, 24h/24, 7j/7.

Article 8 : Information des électeurs

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, expédiée par courriel ou à défaut par voie postale par le prestataire, à son domicile.

Article 9 : Formation des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

L'information et la formation sont notamment assurées :

• pour les membres de la délégation du personnel, par la participation aux opérations de scellement du système de vote précédant l'ouverture du site de vote ;

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 10 : Ouverture et fermeture du vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du bureau de vote de leur lieu de travail ou à distance.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 11 : Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit des codes d'accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à la Société.

Les identifiants, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

L’identifiant sera expédié par le prestataire par courriel sur l’adresse professionnelle ou personnelle du salarié si ce dernier l’a communiquée.

A défaut, l’identifiant sera adressé par courrier recommandé avec accusé de réception au domicile du salarié.

Seront joints au courriel, ou à défaut au courrier recommandé, les explications nécessaires au vote électronique ainsi que le code élection commun nécessaire pour se connecter sur la plateforme de vote électronique.

A chaque connexion sur la plateforme de vote électronique, le mot de passe sera envoyé par SMS lorsque le salarié a communiqué son numéro de téléphone.

A défaut, le mot de passe sera adressé au domicile du salarié par courrier recommandé avec accusé de réception, distinct le cas échéant, de celui ayant servi à l’envoi de l’identifiant.

Le processus d’authentification sera complété par une question secrète non-triviale dont l’électeur est le seul à connaitre la réponse avec la Société et le prestataire.

A chacune de ses connexions, l’électeur devra répondre à une ou plusieurs questions-défis d’authentification non-triviales, issues de données personnelles communiquées par la Société.

En cas de perte ou de non-réception de son identifiant, l’électeur pourra regénérer de nouveaux codes d’accès selon une procédure sécurisée accessible en ligne (cf annexe).

Article 12 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (membres titulaires et suppléants au CSE) ou choisir un vote blanc.

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente, par défaut, le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. L’électeur aura la possibilité de raturer le nom d’un ou plusieurs candidat(s) d’une Iiste en décochant le nom de la (ou des) personne(s) concernée(s).

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception téléchargeable par l’électeur et qu’il a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 13 : Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs et le président du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote éditent et signent les procès-verbaux puis proclament les résultats (modèle CERFA).

Les observateurs pourront disposer d’une copie des procès-verbaux de résultats (modèle CERFA).

Article 14 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le vote émis par chaque électeur fait l’objet d’un chiffrement et est stocké dans l’urne électronique dédiée.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois le taux de participation sera consultable par les membres du bureau de vote et les observateurs en cours de scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 15 : Procédure d’entrée en vigueur de l’accord

Article 15.1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter du 23/03/2023 et est conclu pour la durée des mandats des institutions représentatives du personnel au sein de la Société.

Article 15.2 : Suivi de l’accord

Il est convenu que les parties se réuniront un mois avant une échéance électorale, afin d’assurer le suivi de l’accord, veiller à la bonne application des dispositifs qu’il instaure, et le cas échéant envisager des adaptations.

Article 15.3 : Dépôt de l’accord

Chaque partie signataire conserve un original de cet accord.

Le présent accord est par ailleurs :

• notifié par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires ou non ;

déposé par le représentant légal de la société pour l’ensemble des parties signataires du présent accord, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire est également déposé au greffe du conseil de prud’hommes compétent.

• publié, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sur la base de données nationale.

Au sein de la Société, le présent accord est affiché.

Fait en 4 exemplaires originaux à Reims, le 23 mars 2023

Pour le syndicat CGT PH-CH Pour la Société

Directrice des ressources humaines

Pour le syndicat SNCEA CFE-CGC Pour le syndicat CFDT