Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique" chez SYSTRA FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La Société SYSTRA FRANCE SAS, dont le siège social est situé 72/76 Rue Henry FARMAN, 75015 PARIS, représentée par Mxx, Président,

d'une part,

ET :

Les Organisations Syndicales ci-après :

C.F.D.T, représentée par Mxxx

C.F.E-C.G.C, représentée par Mxxx

C.G.T, représentée par Mxxx

C.G.T-F.O, représentée par Mxxx

U.N.S.A, representée par Mxxx

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les prochaines élections des représentants du personnel de la société SYSTRA FRANCE SAS (Comité Social et économique) auront lieu en 2021.

Afin de faciliter le processus électoral et de favoriser la participation des salariés non présents sur le site du Farman, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique pour l’intégralité des opérations de vote.

Le dispositif de vote électronique s’inscrit dans le cadre de la Loi pour la confiance dans l’économie numérique n° 2004-575 du 21 juin 2004, de son décret d’application n°2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les parties signataires choisissent de confier la conception et la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur choisi par la société SYSTRA FRANCE SAS dans le respect du cahier des charges, constitué des prescriptions énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du Travail.

Le contenu de cet accord est limité aux dispositions légales en vigueur. Le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font l’objet d’articles spécifiques du Protocole d’accord préélectoral.

Les parties signataires se sont réunies les 17 et 22 juin 2021 et conviennent des dispositions suivantes :

Article 1 – PRINCIPES GENERAUX

Le système retenu par la société SYSTRA FRANCE SAS repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 2 – MODALITES DE MISE EN OEUVRE

Article 2.1 Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges annexé au présent accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret N° 2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2.2 Caractéristiques du système de vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée dans le Protocole d’accord préélectoral.

La Société SYSTRA FRANCE SAS prendra toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne sont accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il sert à délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 2.3 Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

3. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 2.4 Formalités déclaratives préalables

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Article 2.5 Formation au système de vote électronique

Les Représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Elle est effectuée lors de l’installation et du scellement de la solution de vote par le prestataire.

Article 2.6 Information des salariés

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 2.7 Protocole d’accord préelectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il détaille le fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.8 Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour les prochaines élections qui devraient avoir lieu en septembre 2021. Il prendra effet à compter de sa signature. A l'issue des élections, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Article 4 – REVISION

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comportera, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation.

Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l'avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l'avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Article 5 – PUBLICITE ET DEPOT

Publicité :

Un exemplaire du présent accord sera communiqué aux Instances Représentatives du Personnel.

Il sera tenu à disposition du personnel et mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise.

Dépôt :

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible conformément aux dispositions de l’article D.2231-4 du Code du travail.

Conformément à l’article D.2231-2 du Code du Travail, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Paris, le

En 8 exemplaires originaux

Pour la société SYSTRA FRANCE SAS

Le Président

Pour les syndicats

Pour la C.F.D.T Pour la C.F.E. - C.G.C 

Pour la C.G.T Pour F.O

Pour l’U.N.S.A

VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU CONSEIL ECONOMIQUE ET SOCIAL

CAHIER DES CHARGES

Ce document reprend intégralement les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

1. Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5. »

2. Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge. »

3. Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail :

« La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. »

Article R.2314-7 du Code du Travail :

« Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail al.1 :

« La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin. »

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. »

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions. »

4. Expertise

Article R.2314-9 du Code du Travail :

« Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. »

5. Cellule d’assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail :

« L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. »

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. »

6. Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. »

7. Protocole d’accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail :

« Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. »

8. Formalités déclaratives préalables

Conformément au Règlement RGPD du 25 mai 2018, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.

9. Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail :

« Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. »

10. Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail :

« Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. »

Article R.2314-15 du Code du Travail :

« En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. »

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés. »

11. Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail :

« Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. »

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. »

12. Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification. »

13. Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. »

14. Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail :

« L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. »

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. »

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 :

« Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. »