Accord d'entreprise "ACCORD DROIT À LA DÉCONNEXION" chez GSF SERVICES CDG (Siège)

ACCORD DROIT A LA DECONNEXION

ENTRE :

La Société GSF SERVICES CDG (SAS),

enregistrée au RCS de ANTIBES sous le n°880 472 360,

dont le siège social est situé à 1625 Route des Lucioles – 06410 BIOT,

représentée par Monsieur M. en sa qualité de Chef d’établissement.

ET

• Le syndicat CGT représenté par M. Délégué Syndical

• Le syndicat CFTC représenté par M. Délégué Syndical

PREAMBULE :

Après avoir rappelé que les signataires se sont réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels.

Par le présent accord, la Société réaffirme :

• L’importance d’une bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication au service de sa performance ;

• Le nécessaire respect de la santé des collaborateurs notamment en préservant :

• Les temps de repos et de congés

• L’équilibre entre vie personnelle et familiale, et vie professionnelle.

La mise en œuvre de ces deux objectifs s’inscrira nécessairement dans la politique de l’entreprise consistant à servir toujours mieux les clients et ce depuis la création de l’entreprise.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE PRELIMINAIRE : DECONNEXION - DEFINITIONS

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : temps de travail du salarié durant lequel il est à la disposition de son employeur, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaire, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à tous les salariés de la Société GSF SERVICES CDG dans l’ensemble de ses composantes (La société comprenant les Directions Régionales, ainsi que tous les établissements et sites s’y afférents) qui utilisent des outils numériques professionnels.

Si les cadres dirigeants sont exclus des dispositions relatives à la durée du travail et au repos quotidien et hebdomadaire, ils doivent pouvoir bénéficier de congés payés et du même respect de leur vie personnelle et familiale que tout salarié.

ARTICLE 2 : LUTTE CONTRE L’UTILISATION INTEMPESTIVE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS

L’évolution des technologies, la concurrence des entreprises d’un même secteur ou les exigences de plus en plus fortes des clients sont autant de facteurs qui obligent les entreprises à répondre dans les meilleurs délais aux attentes des clients. Dans ce contexte, les managers et collaborateurs se voient proposer un nombre croissant d’outils de communication :

• Une communication de type classique comme la relation en face à face, par téléphone, ou par courrier

• Une communication qualifiée de numérique puisque dématérialisée, affichée, circulant et stockée à l’aide de terminaux, de serveurs informatiques.

Devant cette pléthore d’outils, les managers et collaborateurs en instance de communication se doivent de décider du choix du bon outil numérique comme mode de communication vis-à-vis de leurs clients, de leurs équipes, d’eux-mêmes et d’une façon générale de tout interlocuteur entrant dans la relation de travail.

Ainsi, le challenge auquel font désormais face les managers et collaborateurs ne se limite donc plus au seul bon usage de la messagerie électronique mais à celui, combiné, de tous les nouveaux outils de communication numérique, les anciens modes de communication faisant aussi partie de la problématique.

2-A : Bon usage des outils numériques professionnels

Le temps passé à traiter les courriels professionnels étant de plus en plus important, il est nécessaire que les managers et les collaborateurs apprennent à faire la différence entre un courriel urgent, un courriel important et un courriel qui peut attendre. Idem, s’agissant des autres canaux de communication, comme les appels téléphoniques.

Cet apprentissage vaut autant pour les courriels et appels reçus que pour les courriels envoyés et appels passés par les collaborateurs.

Bien maîtriser ces outils est désormais un impératif de bonne organisation du temps, d’efficacité de communication et, en résultante de la qualité de travail, sans déperdition d’énergie inutile.

De fait, l’entreprise s’engage à rappeler quelques principes de bon sens d’utilisation de ces outils numériques aux :

• Managers

• Collaborateurs

• Clients

• VIS-A-VIS DES MANAGERS ET DES COLLABORATEURS

Chaque manager est le premier garant de l’équilibre de vie et de la cohésion de son équipe, c’est pourquoi, il/elle doit :

• Incarner, par ses comportements, l’exemple à suivre par ses collaborateurs (exemple ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie, limiter les envois de mails hors des temps de travail, week-ends ou congés...) ;

• Valoriser dans son discours et faciliter par ses pratiques l’équilibre de vie et le être-bien au travail (exemple : ne pas appeler un collaborateur pendant ses congés annuels)

• S’approprier et mettre en œuvre les actions décrites infra (s’interroger..., bien cibler…, rédiger…), et ce, à titre d’exemplarité vis-à-vis des collaborateurs.

Chaque collaborateur contribue de par ses actes à lutter contre l’utilisation intempestive des outils numériques professionnels, c’est pourquoi, il/elle doit :

• S’interroger sur l’outil le plus efficace pour communiquer l’information qu’il/elle souhaite faire passer et ce, pour gagner du temps pour soi et ne pas en faire perdre aux autres ;

• S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un SMS ou joindre un collaborateur par téléphone ;

• Bien cibler les destinataires du message ;

• Rédiger un objet de courriel court et explicite ;

• N’utiliser la fonction « répondre à tous » qu’en cas de réel intérêt ;

• Mentionner clairement quel type d’action est attendu du destinataire ;

• Prévoir pour les absences le transfert de ses courriels et de ses appels téléphoniques à un autre membre de l’entreprise, avec son consentement exprès ;

• Rédiger systématiquement un message d’absence (mission ou congé) et ce pour permettre aux interlocuteurs d’être orientés vers une autre personne en cas d’urgence ;

• Gérer sa messagerie vocale et rappeler les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence.

• VIS-A-VIS DES CLIENTS

Dans une société qui s’inscrit de plus en plus dans l’urgence et dans l’immédiateté où tout doit être mis en œuvre pour satisfaire le client, les conditions de travail des managers et collaborateurs peuvent être impactées notamment dans le cadre d’une sollicitation (par téléphone portable ou de la messagerie) en dehors du temps de travail.

Dans ce contexte, l’entreprise s’engage à promouvoir auprès de ses clients un bon usage des outils numériques au titre des enjeux de responsabilité sociétale qu’ils peuvent avoir individuellement ou conjointement à traiter.

2-B : MOYENS D’ATTEINTE ET SUIVI DU BON USAGE DES OUTILS NUMÉRIQUES

Pour espérer atteindre un bon usage des outils numériques professionnels par les protagonistes désignés à l’article 2A. La société envisage de :

• Former les managers et les collaborateurs concernés à un meilleur usage des outils de communication numériques professionnels avant la fin du présent accord ;

• Rédiger et diffuser un guide de bon usage des outils numériques professionnels ;

• Mener des actions de sensibilisation sur le bon usage des outils numériques y compris traditionnels à l’attention des clients, axées sur la responsabilité sociétale des entreprises.

ARTICLE 3 : SENSIBILISATION ET FORMATION

3-A : DEFINITION DE L’ENGAGEMENT

En vue d’informer sur :

• Les risques,

• Les enjeux

• Et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques professionnels, des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination :

  • Des managers

  • Des salariés utilisant les outils numériques professionnels.

Une sensibilisation auprès des clients sera également organisée afin de les informer sur les nouvelles obligations liées aux droits à la déconnexion des salariés en entreprise.

3-B : MOYENS D’ATTEINTE DE L’ENGAGEMENT

Dans le cadre défini supra, la Société s’engage :

• VIS-A-VIS DES MANAGERS ET DES COLLABORATEURS :

• En terme de Formation à :

  • Utiliser un support de formation en vue d’un usage mesuré et responsable des outils numériques professionnels par les collaborateurs de l’entreprise ;

  • Former les managers et collaborateurs concernés à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques professionnels.

• En terme de Sensibilisation à : 

  • Porter à la connaissance de chaque collaborateur concerné dans la société, et dès son embauche, de l’existence du présent accord. Ainsi, chaque collaborateur est invité à se rapprocher de son supérieur hiérarchique direct pour toute question, ou suggestion, liée à l’application et au respect des dispositions du présent accord ;

  • Diffuser à l’ensemble des managers un document de sensibilisation (devoir d’exemplarité) ;

  • Communiquer auprès des collaborateurs et les sensibiliser à un usage mesuré et responsable du courrier électronique, de l’Intranet et de tout autre outil numérique de communication, notamment lors de l’entretien annuel et/ou professionnel ou encore lors de l’entretien de suivi mensuel des salariés au forfait jours ;

  • Communiquer systématiquement auprès des salariés concernés sur chaque nouvel outil numérique professionnel déployé dans l’entreprise ;

  • Communiquer sur chaque nouvelle fonctionnalité apportée à un outil numérique professionnel existant et déployé dans l’entreprise ;

  • Rédiger et diffuser un guide de bon usage des outils numériques professionnels.

• VIS-A-VIS DES CLIENTS :

• Communiquer auprès des clients et les sensibiliser à la nécessité de déconnexion de nos collaborateurs pendant leur temps de repos et congés en proposant des solutions alternatives et réciproques pendant ces périodes.

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux besoins de la Société.

3-C : SUIVI DE L’ENGAGEMENT

La société s’engage à mettre en œuvre les moyens décrits à l’article 3B dans les délais définis infra :

• Utiliser un module de formation « usage des outils de communication dans l’entreprise »;

• Formation des managers et collaborateurs utilisant des outils numériques ;

• Porter le présent accord à la connaissance des collaborateurs présents dans l’entreprise et des nouveaux embauchés pour lesquels des outils numériques professionnels sont mis à disposition : communication de l’accord par mail auprès de tous les collaborateurs présents au moment de la signature du présent accord et mise à jour de la liste des accords portée à la connaissance des nouveaux collaborateurs lors de l’embauche ;

• Devoir d’exemplarité : créer une charte d’engagement des managers ;

• Ajout de la référence au droit à la déconnexion sur le formulaire d’entretien annuel et sur la « fiche individuelle mensuelle de forfait jours » ;

• Développer une communication pour que chaque nouvel outil et/ou chaque nouvelle fonctionnalité soient portés à la connaissance des collaborateurs – au fur et à mesure du déploiement des outils sur le groupe/sociétés/établissements/sites ;

• Créer un guide pour permettre à chaque manager et collaborateur de s’y référer afin d’appréhender plus efficacement les outils numériques professionnels.

ARTICLE 4 : MESURES POUR LA PREVENTION DES RISQUES LIES A UN USAGE EXCESSIF DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS

4-A : DEFINITION DE L’ENGAGEMENT

S’il est exact d’affirmer que l’employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs, il est également important de réaffirmer qu’il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail.

La prévention des risques liés à l’utilisation des outils numériques professionnels, y compris les outils traditionnels, incombe en conséquence non seulement à l’entreprise mais également aux managers et collaborateurs qui doivent être acteurs dans la mise en œuvre effective du droit à la déconnexion. Le respect des règles de bon sens énumérées supra est une des mesures permettant de réduire les risques liés à un usage excessif des outils numériques professionnels. Il est également important d’y ajouter un respect des temps de repos de chacun, et ce, afin de permettre de :

• Trouver un équilibre entre la vie personnelle, familiale et la vie professionnelle,

• Bénéficier du repos (journalier/hebdomadaire/annuel) nécessaire à une reprise du travail dans les conditions optimales de sécurité.

A noter qu’outre les dispositions spécifiques relatives à la mise en place du plan de prévention et applicables lorsque certaines conditions sont réunies, les dispositions découlant de l’article L4122-1 du code du travail incombe aux clients dans le sens où ils sont eux-mêmes des travailleurs et qu’en conséquence ils doivent également prendre soin de la santé et la sécurité des collaborateurs de leurs sous-traitants.

4-B : MOYENS MIS EN ŒUVRE POUR PERMETTRE UN EQUILIBRE ENTRE VIE FAMILIALE ET VIE PROFESSIONNELLE

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Le manager - quel que soit son niveau hiérarchique - est le premier garant de l’équilibre de vie de ses collaborateurs et doit en conséquence encourager ses collaborateurs à respecter leurs temps de repos. Ainsi, il doit s’abstenir, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée, de contacter ses subordonnés en dehors du temps de travail.

En outre, les managers pourront suggérer à leurs collaborateurs de déposer leurs outils numériques à l’établissement dont ils dépendent avant tout départ en congés.

Les collaborateurs, et en particulier ceux bénéficiant d’une large autonomie dans la gestion de leur temps de travail doivent assurer leurs missions tout en préservant leurs temps de repos et de congés sans qu’il puisse leur être reprochés de ne pas avoir été joignables pendant ces derniers.

Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé qu’outre les mesures définies à l’article 2 du présent accord qui doivent contribuer à une meilleure gestion de cette dernière, les collaborateurs ne sont jamais tenus de prendre connaissance des courriels qui leur sont adressés ou d’y répondre en dehors de leur temps de travail.

Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.

En outre, le manager et le collaborateur s’accorderont pour mettre en place, avant une période d’absence prolongée, un plan de continuité de l’activité (par exemple, un back-up). Ce dernier devant contribuer à assurer dans la mesure du possible le respect des périodes de congés notamment.

Enfin, avant les périodes de congés (annuels, Noël etc…) la Direction s’engage à informer et inciter les managers et collaborateurs à utiliser le gestionnaire d’absence sur lequel devra figurer obligatoirement le nom du back-up.

4-C : MOYENS D’ATTEINTE ET SUIVI DU RESPECT DES TEMPS DE REPOS

Il est rappelé que les managers doivent s’assurer que les temps de travail effectivement réalisés par leurs collaborateurs respectent le repos journalier de 11 heures consécutives, pouvant être réduites à 9 heures du fait des dispositions de branche pour les collaborateurs à temps plein, et repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures.

Les collaborateurs, et en particulier ceux bénéficiant d’une large autonomie dans la gestion de leur temps de travail, doivent s’organiser de sorte que les temps de repos définis supra soient respectés.

• COLLABORATEURS

• Pour les collaborateurs aux forfait jours :

Conformément à l’accord d’entreprise, les collaborateurs proposent chaque mois un état prévisionnel de leurs journées et demi-journées de présence à l’avant dernier rapport hebdomadaire du mois précédent le mois concerné pour validation par sa hiérarchie. Cette proposition interviendra sur un document établi par la Direction qui porte à ce jour le nom de « fiche individuelle mensuelle de forfait jours ». Ainsi les collaborateurs aux forfait jours ont l’obligation de remplir la colonne M-1 correspondant aux journées et demi-journées qui seront planifiées dans le mois à venir.

Sur ce même document, au terme du mois réalisé, la colonne M sera complétée par le collaborateur. Cette colonne correspond au décompte définitif des journées et des demi-journées effectivement réalisées par le collaborateur sur le mois concerné. Le collaborateur ayant la possibilité de noter des observations particulières dans la colonne prévue à cet effet, notamment des mentions relatives au temps de repos et congés.

Il est précisé que le décompte définitif ainsi établi par le collaborateur au début du mois est obligatoirement remis à sa direction dans le cadre d’un entretien.

• Pour les autres collaborateurs :

Les salariés pourront lors de l'entretien professionnel s’exprimer sur :

- la charge de travail, liée notamment à l’utilisation des outils numériques ;

- le respect des temps de repos et de congés ;

- l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale.

• MANAGERS

• Pour les collaborateurs aux forfait jours :

Les managers veillent chaque mois à valider l’état prévisionnel établi par le collaborateur, à l’avant dernier rapport hebdomadaire du mois précédent le mois concerné, sur la « fiche individuelle mensuelle de forfait jours » et valide le décompte mensuel définitif au même titre que ses collaborateurs. Dans le cas où est mentionné dans la case prévue à cet effet un repos journalier inférieur à 9 heures ou un repos hebdomadaire inférieur à 35 heures ou un dépassement de l’amplitude journalière de 15 heures, le manager organise un rendez-vous dans les 10 jours afin de comprendre les raisons à l’origine des observations et de mettre en place un plan d’actions. Par ailleurs, un rendez-vous est aussi organisé dans le mois de la remise de la « fiche individuelle mensuelle de forfait jours » en cas de dépassement de l’amplitude journalière au-delà de 13 heures et dans la limite des 15 heures.

A la fin de la période annuelle, les managers remettent aux collaborateurs un récapitulatif des journées et des demi-journées travaillées sur la totalité de l’année. Ce décompte annuel est signé par les deux parties.

Enfin, chaque année, à l’issue de la période « forfait jours » (1^er juin N-1 / 31 mai N) (en pratique courant juin) un entretien annuel individuel est organisé et a lieu afin d'apprécier le travail sur une période complète.

Cet entretien porte sur :

- la charge de travail du salarié, liée notamment à l’utilisation des outils numériques

- l’organisation du travail dans l’entreprise

- l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale

- la rémunération du salarié concerné.

Le formulaire d'entretien spécifique est mis à disposition des établissements et des services sur espace gsf/juridique/docs de référence/durée du travail/forfaits jours. Il doit être obligatoirement utilisé afin de servir de support à cet entretien. Au terme de l’entretien, le formulaire est signé par les deux parties. Sur ce formulaire figure expressément la mention du droit à la déconnexion pendant les temps de repos, congés et arrêts de travail.

Le manager transmet le formulaire à l’assistante d’établissement ou de service en charge de le retranscrire dans l’outil informatique HR.

Chaque année, au mois de juillet, un état du suivi de ces entretiens sera établi et présenté aux services en charge de veiller au respect des dispositions légales.

Enfin, la mention relative au droit à la déconnexion est désormais intégrée dans le contrat de travail ou l’avenant de travail pour les forfaits jours.

• Pour les autres collaborateurs :

Les managers veilleront à ce que les entretiens professionnels soient réalisés dans les délais prévus par les textes.

Le formulaire d'entretien spécifique sera remis à jour et mis à disposition des établissements et des services sur espace gsf/juridique. Il doit être obligatoirement utilisé afin de servir de support à cet entretien. Au terme de l’entretien, le formulaire est signé par les deux parties. Sur ce formulaire figure expressément la mention du droit à la déconnexion pendant les temps de repos, congés et arrêts de travail.

Le manager transmet le formulaire à l’assistante d’établissement ou de service en charge de le retranscrire dans un outil informatique du type Neeva.

Tous les deux ans, au mois de juillet, un état du suivi de ces entretiens sera établi et présenté aux services en charge de veiller au respect des dispositions légales.

• CLIENTS

Vis-à-vis des clients, la société introduira dans les plans de prévention, dès lors qu’ils sont nécessaires, des dispositions relatives au droit à la déconnexion et à la nécessité de respecter les repos et congés de leurs interlocuteurs.

4-D : SUIVI DE L’ENGAGEMENT

La société s’engage à mettre en œuvre ou à poursuivre les moyens décrits supra dans les délais définis suivants :

• Remise d’une note à l’attention des salariés pour les encourager à laisser leurs outils informatiques au sein de la société et/ou établissement pendant leur période de congé ;

• Rappel périodique auprès de tous les collaborateurs de la nécessité d’utiliser le gestionnaire d’absence : chaque année avant les périodes de congés ;

• Utilisation des fiches individuelles mensuelles de forfait jours : mensuel en établissement

• Signature du chef d’établissement pour la validation du mois réalisé ;

• Déclenchement d’une alerte HR dès lors que des observations ont été faites afin que le chef d’établissement puisse tenir l’entretien prévu par nos accords forfait jours

• Utilisation d’un formulaire spécial entretien de suivi suite à observations qui devra être signé par les deux parties ;

• Poursuite du suivi du décompte annuel du forfait jours : annuel en établissement

• Poursuite des entretiens individuels annuels : annuel en établissement

• Référence au droit à la déconnexion sur le formulaire d’entretien annuel :

• Mise en place d’un état du suivi des entretiens annuels 

• Maintien de la clause portant sur le droit à la déconnexion sur les contrats et avenant au contrat au forfait jour 

• Maintien d’une mention relative au droit à la déconnexion dans les plans de prévention et mise à jour des documents d’évaluation des risques

ARTICLE 5 : BILAN ANNUEL SUR L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS

La société s’engage à interroger les collaborateurs sur les outils numériques lors des entretiens professionnels entre le manager et son collaborateur ex : « j’arrive facilement à décrocher de mon travail le soir et le week-end » -> oui / non ? etc…

Ce point spécifique sera extrait de tous les entretiens professionnels et sera analysé afin de mesurer la perception des collaborateurs sur l’utilisation excessive ou non des outils numériques professionnels dans l’entreprise.

Les résultats de ce bilan permettront de s’interroger sur la pertinence des actions mises en œuvre par le présent accord et de les adapter si nécessaire.

Par ailleurs, le manager pourra demander un bilan collectif de l’utilisation des outils numériques pour l’ensemble de son équipe et ce, afin de pouvoir mesurer et définir des mesures complémentaires impactant son seul établissement.

ARTICLE 6 : CONDITIONS DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Le suivi d’application des dispositions du présent Accord se fera chaque année lors des négociations annuelles.

ARTICLE 7 : PUBLICITE

Conformément aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de MONTMORENCY et de la DREETS de CERGY.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.

ARTICLE 8 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prendra effet à la date de signature du présent accord.

ARTICLE 9 : REVISION

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives et signataires du présent accord ou sur proposition de la société, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

ARTICLE 10 : DENONCIATION

Les parties conviennent que la durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de 6 mois.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux signataires de l’accord en LRAR et déposée dans les conditions prévues par voie réglementaire.

Fait à le ROISSY EN FRANCE, en 6 exemplaires dont un pour chaque partie.

Signature et remise en mains propres le 03/12/2021 valant notification aux signataires