Accord d'entreprise "Protocole d'accord pré-électoral" chez CP RESORTS EXPLOITATION FRANCE

Protocole d’accord pré-électoral :

Organisation des élections des membres

du Comité Social et Économique

de l’Etablissement CENTER PARCS Domaine Les Landes de Gascogne (UES CP)

ENTRE 

La société Center Parcs Resorts Exploitation France, pour son établissement Center Parcs Les Landes de Gascogne représenté par en sa qualité de General manager, dûment mandaté pour conclure les présentes ;

Ci-après dénommée « la Direction »

ET

Les organisations syndicales suivantes :

• le syndicat CFDT, représenté

• le syndicat CGT, représenté

Ci-après collectivement désignées « les Parties ».

PREAMBULE

Suite à la conclusion d’un accord de mise en place de l’UES CENTER PARCS le 22 mars 2021, les Parties se sont réunies afin d’établir le présent protocole en vue des prochaines élections de mise en place du Comité Social et Economique au sein de l’Etablissement Center Parcs Les Landes de Gascogne.

Ce protocole d’accord pré-électoral a pour objet de fixer l’effectif global de l’Etablissement Center Parcs Les Landes de Gascogne, et toutes les conséquences afférentes en terme de nombre de Sièges, de volume d’heures de délégation ainsi que les modalités relatives à l’organisation matérielle du vote et au déroulement des opérations électorales conformément aux dispositions du code électoral, par le recours au vote électronique.

En effet, l’article 54 de la loi n° 2004- 575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion, Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique et l’entrée en vigueur au 1er mai 2018 du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016) sont venus précisés les règles applicables en matière de vote électronique.

La délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).

Au terme de leur négociation, les Parties sont convenues de ce qui suit.

ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE ET DUREE DES MANDATS

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique au sein de l’Etablissement Center Parcs Les Landes de Gascogne.

La durée du mandat des représentants du personnel au Comité Social et Économique sera de 2 ans.

Les mandats des membres du CSE prennent effet au jour de la proclamation des résultats.

Les dispositions du présent protocole s’appliquent au 1^er et au 2^nd tour.

ARTICLE 2 - MODALITES DU VOTE ET RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

Les élections se feront par le biais du vote électronique, en application des dispositions de l’avenant sur le vote électronique en date du 10 septembre 2019.

L’entreprise a pris contact avec un prestataire extérieur, la société ALMA CONSULTANT, ci-après dénommé « le prestataire », spécialisé dans l’organisation du vote électronique et dont le siège social est situé Parc Gutenberg 2 bis voie la Cardon 91120 PALAISEAU.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel ainsi qu’aux prescriptions Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).

ARTICLE 3 - EFFECTIFS, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'élection sont arrêtés au 31 janvier 2023 et sont établis conformément aux dispositions du code du travail.

L’effectif Global de l’entreprise est de 143,47 salariés ETP et se compose, suivant les catégories professionnelles, de :

• 110,87 employés,

• 18,60 agents de maîtrise,

• 14 cadres.

Les Parties conviennent d’élire :

• 7 titulaires

• 7 suppléants.

En application des dispositions de l’article R2314-1 du code du travail, les sièges à pourvoir sont répartis comme suit :

• 1^er collège (employés) : 6 titulaires et 6 suppléants

• 2^ème collège (agents de maitrise et cadres) : 1 titulaire et 1 suppléant

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, la proportion de femmes et d’hommes composant chacun des collèges est la suivante :

	Nombre de Femmes	% de Femme	Nombre d'Hommes	% d'Hommes
1er Collège	68,37	61,67 %	42,50	38,33 %
2ème Collège	17,6	53,99 %	15	46,01 %

Cette proportion de femmes et d’hommes sera affichée, pour information du personnel, dans les locaux de l’entreprise le 6 Mars 2023.

ARTICLE 4 - HEURES DE DELEGATION

4.1 - Nombre d’heures de délégation

Chaque titulaire bénéficie de 32 heures de délégation mensuelles.

Le secrétaire dispose de 7 heures de délégation par réunion de CSE E en plus du crédit d’heures en tant que membre titulaire du CSE. Il pourra donner ces heures au secrétaire adjoint en cas de remplacement dans le respect des règles fixées par l’article 4.2 de l’accord relatif à la mise en place du Comité Social et Economique de l’UES CP du 22 mars 2021.

Le trésorier dispose également de 5 heures de délégation mensuelles en plus du crédit d’heures en tant que membre titulaire du CSE, il pourra donner ces heures au trésorier adjoint en cas de remplacement, dans le respect des règles fixées par l’article 4.2 de l’accord relatif à la mise en place du Comité Social et Economique de l’UES CP du 22 mars 2021.

4.2 - Règles d’utilisation

Le crédit d’heures octroyé doit en principe être pris au mois le mois.

Toutefois, dans l’hypothèse où le crédit d’heures de délégation n’aurait pas été intégralement utilisé sur un mois civil, le solde pourra être utilisé par l’élu dans l’année civile en cours. Ce report d’heures ne pourra avoir pour conséquence une utilisation de plus de 1,5 fois le crédit d’heures mensuel, hors crédit d’heures de délégation complémentaire lié à l’exercice de missions spécifiques (secrétaire, trésorier, commission), soit 48 heures mensuelles.

Au 1^er janvier de l’année suivante, le compteur d’heures de délégation sera remis à zéro.

Le crédit d’heures peut également être mutualisé avec d’autres élus, titulaires ou suppléants, dans la même limite d’une utilisation maximale d’1,5 fois le crédit d’heures mensuel, soit 48 heures par mois maximum.

Le titulaire qui souhaite utiliser des heures reportées devra en informer l’employeur au moins 5 jours avant la prise de ces heures de délégation. De la même manière, il devra informer l’employeur au moins 5 jours avant l’utilisation d’heures mutualisées, en transmettant le nom de l’élu bénéficiaire. En cas de circonstances exceptionnelles, ce délais de 5 jours pourra être raccourci.

ARTICLE 5 - ELECTORAT

Pour être électeur aux prochaines élections professionnelles, chaque salarié de l’entreprise doit respecter les conditions fixées par les dispositions de l’article L.2314-18 et du code du travail, soit :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir 3 mois d’ancienneté dans le Groupe calculée à la date de clôture du 1^er tour de scrutin,

• Ne pas faire l’objet d’une interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques.

Les cadres détenteurs d’une délégation particulière d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler au chef d’entreprise, ne sont pas exclus de l’électorat.

ARTICLE 6 - ELIGIBILITE

Conformément à l’article L2314-19 du Code du travail, sont éligibles les électeurs qui remplissent les conditions suivantes:

• Agés de dix-huit ans révolus,

• Travailler dans l'Entreprise depuis un an au moins, à la date de clôture du premier tour de scrutin,

• Ne pas avoir de lien de parenté avec l’employeur (ne pas être conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré de l’employeur).

Les cadres détenteurs d’une délégation particulière permanente d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler au chef d’entreprise, ne peuvent pas être candidats.

ARTICLE 7 - LISTE ELECTORALE

La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés par affichage, conformément au calendrier électoral le 06 mars 2023. Elle comprendra, pour chaque inscrit, les indications suivantes :

• Civilité, nom, prénom,

• Age,

• Date d’embauche,

• Collège,

• La mention éligible le cas échéant.

Toute réclamation au sujet de la liste électorale devra être présentée à la Direction dans les trois jours ouvrables suivant leur affichage.

La liste électorale ne pourra faire l’objet d’aucune modification entre le premier et le second tour de scrutin.

La Direction des Ressources Humaines transmettra, via un support numérique, les listes électorales établies, par collège, à ALMA CONSULTANT en charge de l’organisation du vote électronique, aux fins exclusives de constituer un « fichier électeurs ».

Ce « fichier électeurs » vise à :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé ;

• Contrôler les accès au système de vote électronique ;

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur ;

• Éditer les listes d’émargement.

La société ALMA CONSULTANT s’engage à conserver ce fichier et les informations qu’il contient sous sa responsabilité.

À l’issue de l’opération de vote électronique, la société ALMA CONSULTANT s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ces données.

ARTICLE 8 - LISTES DE CANDIDATS

8.1 - Principes généraux

En application de l’article L.2314-29 du code du travail, il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées au deuxième alinéa de l’article L.2314-5 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Le personnel a été informé par voie d'affichage du déroulement des élections et de l’appel à candidatures le 30 janvier 2023.

Les organisations syndicales sont invitées à présenter leurs listes de candidats en indiquant le collège et en distinguant titulaire et suppléant. Les listes doivent mentionner l’ordre de présentation des candidats et pour chacun, donner les précisions suivantes :

• Civilité,

• Nom,

• Prénom.

Les organisations syndicales sont invitées à transmettre leur logo (format JPEG) et une photo numérique (format JPEG 2 cm x 2 cm) pour chacun des candidats afin qu’elles puissent être téléchargées par le Prestataire dans le système de vote et aider à la reconnaissance des candidats par les électeurs.

Un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège. Chaque liste ne peut pas comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Cependant, les listes incomplètes peuvent être admises sous réserve de respecter les règles applicables. Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant.

Les listes devront respecter les règles relatives à la représentation équilibrée des femmes et des hommes fixées à l’article L.2314-30 du code du travail, sur la base de la proportion femmes / hommes indiquée à l’article 3 du présent protocole.

Il est ainsi rappelé qu’en application des dispositions de l’article L.2314-30 du code du travail, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrit sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette règle n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• 1° arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• 2° arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Le nombre de siège à élire étant d’un titulaire et d’un suppléant par collège, les listes de candidats pourront indifféremment présenter une femme ou un homme.

Conformément aux dispositions légales, la constatation par le juge, après l'élection, du non-respect par une liste de candidats de la prescription susmentionnée entraîne l'annulation de l'élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devrait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste de candidats.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix, en cas de liste commune, sont affichées par la direction aux date et heure fixées par le calendrier électoral.

Les listes seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

8.2 - Listes de candidats 1^er tour

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines de l’Entreprise à l’attention de Marine PASCUAL, par lettre recommandée à l’adresse postale Center Parcs Domaine des Landes de Gascogne - Route de Saint-Michel de Castelnau - 47700 BEAUZIAC, ou par lettre remise en main propre contre récépissé ou à l’adresse email : marine.pascual@groupepvcp.com, avant le 16 mars 2023 à 12 heures, conformément au calendrier électoral (annexe 1).

8.3 - Listes de candidats au 2^nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, a lieu au plus tard aux dates et heure fixées par le calendrier électoral, soit avant le 24 avril 2023 à 12 heures.

Sauf indication contraire de leurs représentants, les listes de candidats présentées au premier tour de l'élection par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues au 2^ème tour.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction aux dates et heure fixées par le calendrier électoral.

Les listes seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

8.4 - Professions de foi

Au premier tour et au plus tard aux dates et heure fixées par le calendrier électoral, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines selon les mêmes modalités que les listes de candidats, leurs professions de foi au format PDF, consistant chacun en deux pages 21 × 29,7 (format A4), pour qu'elles soient mises en ligne sur le site de vote par Internet.

Dans les mêmes conditions, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs professions de foi, au plus tard aux dates et heure fixées par le calendrier électoral.

Les professions de foi seront affichées aux dates et heures fixées par le calendrier électoral et publiées sur le site de vote ouvert aux électeurs. Elles seront également communiquées aux salariés par courriel postal.

Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

8.5 - Utilisation des adresses professionnelles

L’utilisation des adresses mail professionnelles à but de propagande électorale pendant la durée totale de l’organisation des élections est strictement interdite.

ARTICLE 9 - DATE ET LIEU DES SCRUTINS

Les dates retenues pour les élections des membres du CSE sont les suivantes :

• 1^er tour des élections : du 6 avril 2023 à 8 heures au 19 avril 2023 à 16 heures,

• Eventuel 2^ème tour des élections : du 26 avril 2023 à 8 heures au 3 mai 2023 à 16 heures.

Ces plages horaires feront l’objet d’un affichage à l’attention du personnel.

Pendant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 à partir de tout matériel connecté à internet (ordinateur, tablette, smartphone) de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

La Direction mettra à disposition des collaborateurs deux ordinateurs sur site, situé dans une salle dédiée à l'espace séminaires du parc ou salle Pinède (en fonction des disponibilités), pour permettre aux salariés non équipés d'un matériel avec accès à internet de voter. Un membre du bureau de vote sera présent sur certaines plages horaires pendant la durée du scrutin, en présence de deux représentants désignés par les organisations syndicales (toutes les organisations syndicales, ayant présenté des candidats, confondues) et d'un représentant du service RH en tant qu’observateurs.

Le temps passé par le scrutateur à cette permanence est rémunéré comme du temps de travail.

Les plages horaires définies sont les suivantes :

• Vendredi 7 Avril 2023 de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30

• Lundi 10 Avril 2023 de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30

• Vendredi 14 Avril 2023 de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30

• Lundi 17 Avril 2023 de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30

• Mercredi 19 Avril 2023 de 9 h 00 à 12 h 00 et de 13 H 00 à 16 H 00

En cas de 2nd tour :

• Vendredi 28 Avril 2023 de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30

• Lundi 1er Mai 2023 de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30

• Mercredi 3 Mai 2023 de 9 h 00 à 12 h 00 et 13 H 00 à 16 h 00

Par ailleurs, un échange sera organisé à l’issue de chacune de ces plages horaires entre les membres du bureau de vote, le représentant de la Direction et les scrutateurs portant sur le déroulement des opérations électorales.

Toutes les facilités (mise en place de golfettes, adaptation de la charge de travail particulièrement au service nettoyage, limitation dans la mesure du possible de la planification de jour de récupération pendant le scrutin) seront accordées au personnel pour lui permettre de voter lors de son temps de travail. Le temps passé par l’électeur pour voter n’entrainera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Il est rappelé qu’aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Afin de préserver la totale confidentialité des votes et de sécuriser les opérations électorales, les mots de passe sont générés par une plateforme numérique et le Prestataire lui-même n’a pas connaissance des mots de passe générés.

Le descellement du 1^er et de l’éventuel second tour se dérouleront 15 minutes après la clôture des élections.

ARTICLE 10 - VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ALMA CONSULTANT s’attache à respecter 3 valeurs fondamentales : la sécurité, la confidentialité et l’accessibilité.

L’application proposée par ALMA CONSULTANT est en conformité avec le Décret 2007-602 du 24/04/2007 et ses différents avenants, le décret du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, les Délibérations de la CNIL n° 98-041 du 28/04/1998, n°03-036 du 01/07/2003, n°2019-053 du 25/04/2019. Et en conformité avec l’application du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).

ARTICLE 11 - INFORMATION DES SALARIES

Un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-6 et suivants est établi et décrit le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Il est annexé au présent protocole (annexe 2).

Le système de vote électronique proposé par la Direction et son prestataire ALMA CONSULTANT garantit :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité du vote émis par le salarié et le vote enregistré),

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),

• La confidentialité et le secret du vote.

Conformément au Décret 2007-602 du 24/04/2007 et ses différents avenants, au décret du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, les Délibérations de la CNIL n° 98-041 du 28/04/1998, n°03-036 du 01/07/2003, n°2010-371 du 21/10/2010, n°2019-053 du 25/04/2019, l’application de vote électronique dédié aux élections de l’établissement Center Parcs Les Landes de Gascogne a fait l’objet d’un rapport d’expertise établi par un expert indépendant, qui est joint au présent protocole (annexe 3).

Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, comprenant notamment un identifiant de vote, une clé de génération de mot de passe et la nature de l’information personnelle sera adressée par voie postale à chaque électeur par le Prestataire du système de vote.

ARTICLE 12 - MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

12.1 - Expression du vote

ALMA CONSULTANT prend en charge la transmission aux électeurs des modalités de connexion, des codes d’accès au vote électronique, la note explicative par voie postale.

Cet envoi s’effectuera le 28 mars 2023.

À partir du fichier des listes électorales fournies par l’Etablissement, ALMA CONSULTANT génère aléatoirement un code identifiant et un mot de passe sécurisés et uniques pour chaque électeur.

Chaque électeur recevra à son domicile par voie postale une notice explicative précisant :

• La période d’accès à la plateforme de vote,

• L’adresse électronique sécurisée et dédiée permettant l’accès au site de vote,

• Un code identifiant unique permettant le contrôle d’accès et la tenue des listes d’émargement électroniques garantes de l’unicité des votes,

• Un lien url permettant de recevoir un mot de passe unique par électeur sur le canal de son choix (sms, email ou serveur vocal)

• La nature de l’information personnelle (clé du numéro de sécurité sociale),

• Les coordonnées de l’assistance électeurs (téléphone et courriel).

Les professions de foi seront accessibles pour lecture et édition sur la plate-forme de vote électronique dédiée.

Afin d’assurer une sécurité complémentaire, le système demande en outre à l’électeur une information personnelle (clé du numéro de sécurité sociale) avant de permettre l’accès au vote.

Une aide en ligne sera accessible sur le site de vote.

En cas de perte du mot de passe et compte tenu des délais de poste, toute demande auprès du prestataire pour regénérer un mot de passe pour un renvoi des codes par courrier postal devra être formulée au plus tôt auprès de l’assistance téléphonique ou email d’ALMA CONSULTANT dont les coordonnées seront indiquées sur la notice et par affichage.

Dans l’hypothèse où un électeur ayant perdu ses codes, il pourra obtenir le renvoi de ses codes par sms ou email jusqu’au 19/04/2023 15h45 pour le 1^er tour et jusqu’au 03/05/2023 15h45 pour le 2^ème tour, moyennant la transmission de trois informations personnelles auprès de l’assistance téléphonique ou email d’ALMA CONSULTANT.

La Direction et ALMA CONSULTANT ne peuvent garantir le renvoi de codes demandé moins d’une heure avant la clôture du scrutin.

ALMA CONSULTANT pourra fournir sur demande la liste des demandes de renvoi à la Direction à l’issue des élections.

Les codes seront identiques pour les 2 tours du scrutin.

Chaque électeur se connecte au site électoral de vote dédié https://cpf.voteweb.fr/

• Il saisit ses codes d’accès personnels (identifiant, mot de passe, information personnelle)

• Le système assure à l’écran :

• La présentation des différents scrutins de son collège

• La visualisation des bulletins de vote (listes de candidats) et veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soient d’un type uniforme pour toutes les listes proposées. Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales.

• Les professions de foi de chacune des organisations syndicales sont également accessibles à l’écran (format universel PDF).

• L’électeur fait le choix de voter pour une liste proposée ou de voter blanc. L’électeur peut raturer un ou plusieurs candidats présents sur la liste choisie en décochant la case en regard.

• Une confirmation de son choix de vote lui est proposée

• Il procède au vote de façon définitive en cliquant sur VOTER.

• Le système propose à l’électeur un accusé de réception pour chaque scrutin pour lequel il a voté

• L’état du système en temps réel (accessible aussi pour les non électeurs)

L’électeur pourra procéder ainsi pour chaque scrutin.

Conformément aux dispositions de l’article R2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et le flux de l’identification de l’électeur seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le secret du vote et la sincérité des opérations électorales seront garantis.

Pendant le scrutin, les membres du bureau de vote disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation et de consulter les listes des émargements en temps réel de leur collège respectif.

D’autre part, les membres de la Direction non-électeurs auront accès au taux de participation de l’ensemble des scrutins et les scrutateurs désignés par chaque organisation syndicale ayant déposé une liste de candidat (1 par collège) disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation de leur scrutin en temps réel.

12.2 - Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique pour l’ensemble des scrutins.

Cette cellule sera présente :

• A la recette test complète du système de vote,

• Au scellement des urnes avant élections,

• Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes.

D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.

Elle comprend 1 représentant de la Direction, 1 représentant de chaque bureau de vote (en principe chaque Président) et 1 représentant d’ALMA CONSULTANT.

Les scrutateurs désignés par les organisations syndicales ayant déposé une liste pourront assister à la formation, à la recette test complète du système de vote et au scellement et descellement.

12.3 - Cellule de scellement et descellement

Cette cellule sera formée en Visio au vote électronique et aux modalités de dépouillement par ALMA CONSULTANT lors du test en réel soit le 30 Mars 2023 à 14 heures 30 pour le 1^er tour et le 25 Avril 2023 à 14 heures 30 pour l’éventuel 2^nd tour.

Cette cellule de scellement-descellement aura en charge :

• Scellement des urnes,

• Descellement des urnes.

Cette cellule sera composée de 3 personnes, issues des salariés de l’Etablissement Center Parcs Les Landes de Gascogne, Route de St Michel de Castelnau 47700 Beauziac, les 2 plus âgées et la plus jeune parmi les électeurs présents.

Cette cellule pourra être assistée dans ses opérations par un ou deux salarié(s) représentant le service RH et par un représentant de chaque organisation syndicale ayant déposé une liste de candidat(s), le temps passé par ces observateurs à celui-ci est rémunéré comme temps de travail.

Les membres de cette cellule créeront leur mot de passe personnel sur un formulaire pour procéder au scellement et au descellement du scrutin. Les formulaires seront mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables). Le talon de chaque enveloppe sera conservé par ALMA CONSULTANT et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.

Les opérations de scellement/descellement se feront en Visio.

ARTICLE 13 - BUREAUX DE VOTE

Les membres des bureaux de vote ont qualité d’électeur et appartiennent au collège concerné.

Chaque bureau de vote est constitué d’un président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents dans l’entreprise, après acceptation par ces derniers. La Présidence appartient au plus âgé, sauf s’il se présente en tant que candidat, le Président ne pouvant être candidat.

Dans la mesure du possible, le même bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

Les membres du bureau de vote participeront au scellement du système de vote électronique par visioconférence, contrôleront le bon déroulement des opérations électorales, signeront les procès-verbaux d’élection et proclameront les résultats.

La composition des bureaux de vote sera affichée, conformément au calendrier électoral.

Le temps passé par les membres du bureau de vote est rémunéré comme temps de travail.

La Direction peut désigner un représentant de son choix comme observateur des opérations de dépouillement, tout comme les organisations syndicales ayant déposé une liste pourront désigner un scrutateur.

ARTICLE 14 - CLOTURE - DEPOUILLEMENT - PROCLAMATION DES RESULTATS

14.1 - Clôture et dépouillement

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote (article R2314-8 du code du travail).

Une tolérance de quinze (15) minutes (dite « délai de grâce ») sera accordée aux électeurs identifiés avant l’horaire de clôture. Ceux-ci pourront terminer d’enregistrer leurs bulletins de vote après l’horaire de clôture de scrutin ci-dessus déterminé et valider leur vote dans un délai de quinze (15) minutes. Cette tolérance concerne les seuls électeurs identifiés avant l’horaire de clôture.

A la clôture, les données d’émargement et des expressions de vote seront horodatés et signés.

À l’issue de la saisie des 3 mots de passe (créé lors du scellement) par les membres de la cellule de scellement-descellement, le système génèrera automatiquement :

• Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés,

• Les listes d’émargement,

• Les PV CERFA normalisés,

• Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel).

L’ensemble de ces documents au format PDF sera à télécharger par le Président de la cellule de scellement-descellement et stocker sur une clé USB transmis avant le scellement par ALMA CONSULTANT.

Ils seront déposés conformément aux dispositions légales.

Tous les fichiers supports (copie des programmes sources et exécutables, matériels de vote, fichiers d’émargement, de résultats, sauvegardes) sont conservés sous scellés jusqu’à l’épuisement des délais de recours contentieux prévus par les Textes. Un certificat de destruction (conformément au RGPD) sera fourni par ALMA CONSULTANT.

14.2 - Attribution des sièges

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le "quotient électoral". Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés (sans les bulletins blancs) divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Dans le cas où aucun siège n’a été pourvu ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

Dans le cas où deux listes ont la même moyenne ou s'il ne reste qu'un seul siège à pourvoir, ce siège est attribué à la liste qui a obtenu le plus grand nombre de voix.

Si les deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d’être élus.

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote. Les résultats seront portés à la connaissance du personnel par voie d’affichage.

ARTICLE 15 - DISPOSITIONS FINALES

Le présent accord est conclu pour les prochaines élections de mise en place du comité social et économique et sera affiché sur les tableaux réservés à l’information des salariés.

Si une élection partielle devait être organisée, le présent protocole servirait de référence.

Un exemplaire du présent accord sera remis à chacune des parties signataires.

ARTICLE 16 - PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

A compter de sa signature, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera ensuite déposé :

• Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr (décret n° 2018-362 du 15 mai 2018) ;

• En un exemplaire original auprès secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes de Marmande - 1 place des Droits de l'Homme 47200 Marmande.

Fait à Beauziac, le 21 février 2023

Pour la Direction :

Pour le syndicat CFDT :

Pour le syndicat CGT :

ANNEXE 1 : Calendrier électoral

DATES	CENTER PARC LANDES	ALMA CONSULTANT
30/01/2023	Invitation PAP OS + affichage interne
14/02/2023	Première négociation
15/02/2023	Invitation PAP OS pour deuxième négociation ou courrier à remettre en main propre à la fin de la première négociation
21/02/2023	Deuxième négociation
21/02/2023	Signature du PAP à la fin de la deuxième réunion sur place + envoi signataire
28/02/2023	Si troisième négociation, signature du PAP
29/03/2023	Envoi de la copie signataire et IT
01/03/2023	Fichier liste électorale
06/03/2023	Affichage PAP, liste électorale + appel à candidature
16/03/2023	Date limite dépôt candidature
TOUR 1
A réception du PAP signé		Transmission : Matrice à compléter Modèle notice et enveloppe
17/03/2023 MAXI	Transmission : Matrice complétée Maquette validée de la notice et enveloppe Fichier des professions de foi Listes des membres des bureaux de vote Liste des personnes accès taux de participation
20/03/2023	Affichage des listes
20-21/03/2023	Validation de la plateforme de vote
27/03/2023	Affichage listes des membres des bureaux de vote
28/03/2023		Envoi des codes
29/03/2023		Ouverture Assistance électeurs
30/03/2023	Test réel, Formation, Scellement plateforme de vote
10/04/2023 - 11H MAXI		Fin des renvois par voie postale
19/04/2023 - 15H45 MAXI		Fin des renvois par mail ou sms
06/04 - 8H au 19/04/2023 - 16H	Elections
19/04/2023 - 16H15		Fin de l'assistance électeurs si pas de second tour
19/04/2023 - 16H16	Descellement	Fourniture des résultats
19/04/2023	Affichage des résultats + appel candidatures 2ème tour
TOUR 2
20-21/04/2023		Transmission matrice à compléter
24/04/2023	Date limite dépôt candidature 12h / Transmission liste matrice 16h Affichage des listes 16h Affichage bureau de vote 16h
24/04/2023 MAXI 17H	Transmission : Matrice complétée Listes des membres des bureaux de vote Fichier des professions de foi Liste des personnes accès taux de participation
25/04/2023 matin	Validation de la plateforme de vote
25/04/2023 après-midi	Test réel, Formation, Scellement plateforme de vote
03/05/2023 – 15H45 MAXI		Fin des renvois par mail ou sms
26/04 - 8H au 03/05/2023 - 16H	Elections
03/05/2023 - 16h15		Fin de l'assistance électeurs
03/05/2023 - 16h16	Descellement	Fourniture des résultats
03/05/2023 - 16h16	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : Cahier des charges

Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

Fonctionnalités du système de vote électronique

1. Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe (OVH) sur le territoire national.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.

Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles pour le 1^er et le 2^ième.

Expertise

Alma Consultant fournit à l’Etablissement Center Parcs Les Landes de Gascogne les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Émargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure : 

• L’unicité et la confidentialité du vote : Le système garantit l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité de son vote par la cryptographie de ces données. Les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des supports dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : Génération de 3 empreintes numérique (du système, des listes candidates et des listes électorales) remises aux membres du ou des bureaux de vote. Le système est scellé par 3 mots de passe créés par la cellule de scellement-descellement. Le descellement est réalisé à l’aide des 3 mots de passe créés lors du scellement par la cellule de scellement-descellement. Génération lors du descellement de 2 empreintes numériques supplémentaires (les émargements et les expressions de vote). Mise en place d’un journal d’historisation du système pendant toute la durée du vote. L’état de fonctionnement du système est accessible pour l’ensemble des électeurs pendant toute la durée du vote.

2. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : 

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement. 

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS. 

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton VOTER donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

3. Liste des émargements 

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 

Pendant la période du scrutin, les listes d’émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement des scrutins. Les membres des bureaux auront aussi accès aux taux de participation.

Les représentants de organisations syndicales désignés dans le cadre du protocole électoral pourront avoir accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin de leur collège respectif.

Les membres de la direction peuvent avoir accès pendant toute la durée des élections aux taux de participation de l’ensemble des collèges.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote.

4. Assistance technique

Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24-7/7.

5. Dispositif de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux supports distincts. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Déroulement du process

1. Préparation de l’élection

Alma Consultant fournie à l’Etablissement Center Parcs Les Landes de Gascogne une matrice Excel avec 5 onglets à compléter.

Onglet : Élections

Informations signalétiques des établissements concernés par ces élections.

Onglets : Scrutins

Informations sur le détail des scrutins concernés.

Onglets : Électeurs

Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies pour chacune des élections et par collège. 

Ces données « électeurs » sont transmises à Alma Consultant aux seules fins suivantes : 

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé, 

• Contrôler les accès au système de vote électronique, 

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur, 

• Éditer les listes d’émargement.

Onglets : Liste candidates

Détail des listes candidates pour chacun des scrutins

Onglet : SIRET associés

Concerne les éventuels établissements secondaires.

Transmission du fichier

Alma Consultant propose, un accès sécurisé (au moyen d’identifiant et mot de passe le tout chiffré sur le canal HTTPS) sur son infrastructure informatique (serveur ftp sécurisé), afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la société Business France et Alma Consultant.

Confidentialité des données

Alma Consultant s’engage elle et ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. 

À l’issue du délai légal de recours en contentieux, Alma Consultant et son ou ses sous-traitants s’engagent à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

2. Importation des données transmises dans le système de vote

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

À partir des informations de l’onglet « électeurs », le système génère de façon aléatoire et sécurisée par chiffrement un identifiant et un mot de passe unique par électeur.

Chaque électeur reçoit séparément ses codes d’accès :

Réception 1 (par courrier) :

• Adresse url de la plateforme de vote

• D’un identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• D’un lien url permettant à l’électeur de recevoir son mot de passe

• De la nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (clé du numéro de sécurité sociale)

Réception 2 (par email, sms ou serveur vocal) :

• D’un mot de passe unique par électeur

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande en outre à l’électeur une information personnelle (clé du numéro de sécurité sociale) avant de permettre l’accès au vote.

Alma Consultant prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non-réception ou de perte des codes (identifiant et mot de passe) par le salarié, Alma Consultant renvoie les codes d’accès par voie électronique (email, sms ou serveur vocal).

L’identifiant et le mot de passe sont valables pour le 1^er Tour et l’éventuel second tour.

Contrôle des données importées dans le système de vote

Alma Consultant fournit, en amont de la recette test, un ou plusieurs codes d’accès permettant à l’Etablissement Center Parcs Les Landes de Gascogne de se connecter sur le système de vote et de procéder aux contrôles :

• Des listes électorales

• Des listes candidates

• Des éventuelles professions de foi

• Des logos des OS

• Des éventuelles photos des candidats…

3. Les Bureaux de vote

La cellule de scellement-descellement

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par Alma Consultant lors du test en réel.

Pour l’ensemble des instances une cellule de scellement-descellement composée de trois électeurs : un président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin par la Direction.

Cette cellule aura en charge :

• Scellement des urnes

• Descellement des urnes

Le bureau de vote

La constitution de ce ou de ces bureaux est régie par le cadre légal comme pour du vote papier.

Les membres de ces bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par Alma Consultant.

4. Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, Alma Consultant organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote, des représentants des organisations syndicales et de la direction de l’Etablissement Center Parcs Les Landes de Gascogne. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Etapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes : 

• Réalisation de plusieurs votes,

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et génération des résultats, 

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• Validation du dispositif de vote,

• Remise à zéro des urnes

• Scellement de l’application de vote électronique. 

Scellement du système de vote

À l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé à la remise à zéro de l’urne électronique par Alma Consultant pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus.

Un formulaire est remis par Alma Consultant aux 3 membres de la cellule de scellement-descellement afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. Les trois formulaires seront alors mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables fournies par Alma Consultant). Le talon numéroté de chaque enveloppe sera conservé par Alma Consultant et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.

Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.

3 empreintes numériques sont transmises au représentant de la direction de l’entreprise sur clé USB (fournie par Alma Consultant) :

• Empreinte du système de vote

• Empreinte des listes électorales

• Empreinte des listes candidates

À l’issue de ce scellement le système est fermé jusqu’au démarrage de la période de vote.

6. Les étapes de vote de l’électeur

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes : 

• Identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une information personnelle (à définir) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,

• Une étape de présentation des scrutins,

• Les listes de candidats en présence pour chaque scrutin,

• L’accès aux professions de foi pour chaque liste candidate,

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• La possibilité de rayer partiellement ou totalement des candidats présents dans la liste choisie,

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• La confirmation par l’électeur du choix effectué (par la saisie de la clé du numéro de sécurité sociale),

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• À l’issue de son vote l’électeur dispose de la possibilité de recevoir par courriel un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

• Il mentionne la date, l’heure d’émission du suffrage, une marque d’authentification de l’électeur mais en aucun cas la nature du suffrage.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Aide électeurs

Durant toute la durée du scrutin Alma Consultant met à disposition des électeurs :

• Une aide en ligne sur le site électoral

• Une adresse courriel dédiée (du lundi au vendredi de 9h à 18h)

• Une hot line téléphonique dédiée (24h/24 et 7j/7)

5. Clôture et dépouillement

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.

Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.

Alma Consultant contrôle que les numéros des enveloppes scellées correspondent au numéro de chaque talon récupéré lors du scellement.

Chaque membre de la cellule de scellement-descellement saisi son mot de passe. La combinaison de ces 3 mots de passe permet de déclencher le descellement des urnes.

Le système génère automatiquement :

• Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés

• Les listes d’émargement

• Les PV CERFA normalisés

• Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) pour le 1^er tour

L’ensemble de ces documents au format PDF verrouillé sera transmis sur clé USB (fournie par Alma Consultant) au représentant de la direction.

6. Conservation

Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive Alma Consultant et son sous-traitant procède à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).

ANNEXE 3 : Rapport d’expertise