ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS A LA VISIOCONFERENCE POUR LA TENUE DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE SVANEHOJ

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société SVANEHOJ, Société par actions simplifiée à associé unique

Siège social situé au 109 Rue de Bitche, 62100 Calais

SIRET N° 901 924 027 00021 - RCS de Boulogne-Sur-Mer

Code APE 4669B

Représentée par XXXXXX.

D’une part,

ET

Les membres du Comité Social et Economique de la Société SVANEHOJ, statuant à la majorité selon procès-verbal de la réunion du 31 mars 2023 porté en annexe.

D’autre part.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

La loi n’autorisant le recours à la visioconférence que dans la limite de 3 réunions du CSE par an, les parties ont décidé, afin de faciliter le dialogue social et l’exercice du mandat par les membres de la délégation du personnel au CSE, de conclure un accord relatif afin de pérenniser le principe de la visioconférence pour la tenue des réunions du CSE.

Il est en effet apparu utile aux parties signataires d’envisager l’ensemble des moyens de continuer à favoriser ce dialogue social en privilégiant une approche pragmatique en adéquation avec l’organisation de l’entreprise pour favoriser la participation des élus qui sont en télétravail et mieux concilier les emplois du temps professionnels et l’exercice du mandat.

Article 1 – Objet

Le présent accord a pour objet de permettre et de définir les modalités de recours à la visioconférence pour la tenue des réunions du CSE, dans le cadre des dispositions des articles L.2315-4, L.2316-16 et D. 2315-1 et s. du Code du travail, autorisant le recours, par accord d’entreprise, à la visioconférence pour les réunions du CSE.

Article 2 – Recours à la visioconférence

Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Economique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord.

En tout état de cause, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions :

• Soit en présentiel ;

• Soit en visioconférence.

Les réunions se tiendront en mode dit hybride.

Article 3 - Garanties mises en place pour la tenue des réunions par visioconférence

3.1 – Moyens techniques

Lors du recours à la visioconférence, le dispositif mis en œuvre doit garantir l’identification des membres du Comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La mise en place dans ces conditions de la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspension de séance.

Ainsi, la visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.

La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion.

En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal.

Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir « Teams », pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.

3.2 - Modalités de vote

• Vote à main levée

Les votes ont lieu habituellement à main levée.

Le recueil d’avis pourra se faire :

• Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;

• Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.

• Vote à bulletin secret

Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret.

Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé, comme pour les élections professionnelles.

Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.

Les membres du CSE présents physiquement à la réunion pourront au choix, utiliser le dispositif électronique ou bien voter à bulletin secret.

Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.

3.3 – Suspension de la séance

Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance.

Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.

3.4 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique

Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence.

Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs

Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Article 4 – Information des représentants du personnel

Les représentants du personnel seront informés des modalités de tenue de la réunion du CSE, dans un délai raisonnable et au plus tard, lors de l’élaboration de l’ordre du jour.

Article 5 – Durée de l’accord et conditions de révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours.

Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes.

Le présent accord pourra être révisé à tout moment.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.

Article 6 – Publicité

Le présent accord a été approuvé lors de la réunion du CSE en date du 31 mars 2023, à l’unanimité des membres du CSE.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail par XXXXXXXX, représentant légal de l'entreprise.

Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Calais.

Un exemplaire sera également transmis aux syndicats représentatifs dans l’entreprise.

Fait à Calais, le 31/03/2023

XXXXXXXXXXX

Directeur general

XXXXXXXXXXXX

Membre titulaire du CSE

XXXXXXXXXXXXXX

Membre suppléant du CSE