accord relatif a mise en place du vote electRonique
AU SEIN DE LA SOCIETE SEGM

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La SOCIETE D’EXPLOITATION DES GRANDS MAGASINS (SEGM), Société par Actions Simplifiée, au capital de 31.848.236 €, immatriculée au RCS de PARIS, sous le numéro 907 824 817, dont le siège social est situé 17 rue Marbeuf – 75008 PARIS, représentée par Madame XXXXXXX – Directrice de la BU Grands Magasins et Monsieur XXXXXXX Directeur des Ressources Humaines Groupe SGM, dument habilités aux présentes,

Ci-après désignée la « Société »

D’une part,

Les organisations syndicales représentatives :

• L’organisation syndicale représentative CGT, représentée par Madame XXXXXXX, en qualité de Déléguée syndicale centrale,

• L’organisation syndicale représentative CFE-CGC, représentée par Monsieur XXXXXXXXX, en qualité de Délégué syndical central,

• L’organisation syndicale représentative CFDT, représentée par Madame XXXXXXX, en qualité de Déléguée syndicale centrale,

• L’organisation syndicale représentative FO, représentée par Madame XXXXXXXX, en qualité de Délégué syndical central,

D’autre part.

PREAMBULE

L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l'opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, permettant ainsi:

• de simplifier et sécuriser l'organisation du processus électoral, tout en conservant une dimension locale et décentralisée à l’organisation du vote

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d'augmenter le niveau de participation,

• d'inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CHAPITRE 1. PRINCIPES GENERAUX ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de l'Entreprise (ainsi qu'aux éventuels salariés mis à disposition ayant fait le choix de participer aux élections de l'Entreprise utilisatrice) appelés à voter aux élections au comité social et économique (CSE).

Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral :

• Vérifier l'identité des électeurs,

• Garantir l'unicité du vote,

• S'assurer de l'intégrité du vote,

• S'assurer de l'anonymat et de la sincérité du vote,

• S'assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

CHAPITRE 2. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

1. Recours à un prestataire externe

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un fournisseur externe prestataire, mandaté par la Direction.

L'Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans le développement du vote par Internet et lui confiera la mise en place du système sur la base du cahier des charges en annexe, et en respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d'accord préélectoral.

2. Établissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l'arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment les fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, la sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu'au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote central à l'aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité mise en place par le prestataire externe

   Une cellule d'assistance technique chargée du bon fonctionnement et de la surveillance du système de vote électronique sera mise en place par le prestataire, pendant la durée des opérations de vote.

   Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que les urnes électroniques sont vides, scellées et chiffrées par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

  En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

  En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote central aura compétence, après avis des représentants du prestataire externe, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

1. Expertise indépendante et formalités CNIL

   Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis par le prestataire externe à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés par le prestataire.

2. Information et formation

   Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée, fournie par le prestataire externe, sur le déroulement des opérations électorales.

   De plus, les délégués de liste, les membres du bureau de vote central et les membres des bureaux de proclamation locaux bénéficient par le prestataire d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

3. Scellement du système et formation

Pour des raisons techniques lié à l’unicité du vote électronique et afin de répondre à ses obligations techniques et légales, un bureau de vote central est constitué pour procéder aux opérations d’initialisation et de clôture du vote.

Par volonté des parties de conserver une dimension locale et décentralisée aux opérations de dépouillement des votes, des bureaux de proclamation seront constitués pour chaque établissement.

Des délégués de listes des organisations syndicales (et de listes libres en cas de 2^ème tour) sont également invités à participer aux opérations des bureaux locaux de proclamation.

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire externe intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, en visio-conférence avec les membres du bureau de vote central, les Délégués syndicaux centraux, les membres de bureaux de proclamation locaux et les représentants de la Direction et des services Ressources Humaines.

Cette intervention consiste à :

• tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,

• générer les clefs USB de sécurisation externe des logiciels conservées par le prestataire,

• faire créer deux exemplaires de clef de chiffrement par le président de bureau de vote central, à remettre sous scellé à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle le conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle il pourra alors être remis au président du bureau.

Les membres à la formation sont invités par courriel par la Direction des Ressources Humaines à assister en visioconférence à cette opération de formation, contrôle et de scellement.

En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont remises sous scellés publiquement, les scellés sont confiés de nouveau à la Direction des Ressources Humaines jusqu'au jour du dépouillement du second tour, date à laquelle le scellé pourra alors être remis au président du bureau.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

CHAPITRE 3. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

1. Protocole d’accord préélectoral

   Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l'entreprise.

   Le protocole préélectoral rappellera les modalités de mise en œuvre du vote électronique.

2. Modalités relatives à l'ouverture et à la fermeture du scrutin

   Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

   Les électeurs pourront voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de résidence via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

   Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral, des dates et heures d'ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d'accord pré-électoral.

3. Caractéristiques du site internet de vote et affichage

   Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en-dessous.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site internet de vote.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes de candidats : le logo accompagné du nom de la liste, ou le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

Les formats et poids maximum des photos, logos et professions de foi seront définis dans le protocole d'accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos.

L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :

• Au premier tour : ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales

• Au second tour (éventuel) : les listes sans étiquettes sont placées à la suite des listes des organisations syndicales, par ordre alphabétique de la tête de liste.

  Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4. Modalités d'accès au serveur de vote garanties par le prestaire externe

   Chaque électeur recevra de la part du prestataire externe, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote

• des codes d'accès personnels au serveur de vote

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

  Les modalités d'envoi des codes d'accès seront définies dans le protocole d'accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

  L'électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

  Une fois connecté, pour l'élection tant des titulaires que des suppléants, l'électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

  En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d'accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée par le prestataire.

  Le prestataire s’assurera que le vote sera accessible à partir de tout moyen de connexion (ordinateur, tablette, smartphone) sans installation particulière de logiciel ou application.

5. Opérations de suivi et dépouillement par le bureau de vote

   Les membres du bureau de vote central et des bureaux de proclamation locaux pourront consulter en permanence les listes d'émargement et exclusivement à des fins de contrôle.

   A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement réalisées par chaque bureau local, les membres du bureau de vote central contrôleront la fermeture du scrutin.

   Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

   Le dépouillement se fera par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote central (Président, Assesseurs).

   Les membres de chaque bureau de proclamation local signeront les procès-verbaux et les listes d'émargement de leur établissement, avant la proclamation des résultats de leur établissement.

CHAPITRE 4 – DISPOSITIONS FINALES

Article 1. Entrée en vigueur – Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à la date de sa signature et se substitue à tout accord ou usage contraire ayant le même objet. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 2. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

La demande de révision peut intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des parties signataires et doit être adressée par écrit à chaque signataire.

Article 3. Dépôt - Publicité

Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

En outre, un exemplaire original sera transmis à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise. Mention de cet accord sera faite aussi sur les panneaux réservés à cet effet.

Fait à Paris, le 04/07/2023 (En 6 exemplaires)

Pour la Société SEGM 

XXXXXXXXX

Directeur Ressources Humaines Groupe SGM

Pour les organisations syndicales représentatives

XXXXXXXXX, Déléguée Syndicale Centrale CGT

XXXXXXXXX, Délégué Syndical Central CFE-CGC

XXXXXXXXXX, Déléguée Syndical Central CFDT

XXXXXXXXXX, Déléguée Syndical Central FO

Annexe : cahier des charges de consultation du prestataire externe

ANNEXE
A L’ACCORD RELATIF AU VOTE ÉLECTRONIQUE
CAHIER DES CHARGES

Objet

La société SEGM fait appel à un prestataire spécialisé dans le vote électronique par Internet qui se charge de la conception et de la mise en place du système de vote électronique dans le respect des dispositions ci-après.

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral, tout en conservant une dimension locale et décentralisée au vote

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

Article I. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

• Permettre un suivi du vote et une proclamation des résultats au niveau de chaque établissement

Article II. Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote par un bureau central ;

  • L’expression du vote par les électeurs ;

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote par des bureaux locaux décentralisés ;

  • L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés du bureau central ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Section III.01 Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Section III.02 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Section III.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote central et des bureaux de dépouillement locaux à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Section III.04 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Section III.05 Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Section III.06 Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les délégués de liste, les membres du bureau de vote central et les membres des bureaux de proclamation locaux bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Article IV. Déroulement des opérations de vote

Section IV.01 Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Section IV.02 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats.

Section IV.03 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote central et aux membres des bureaux de proclamation locaux et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Section IV.04 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote central contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote central (Président, Assesseurs).

Les membres des bureaux de proclamation locaux signent les procès-verbaux et les listes d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

Article V. Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.