Accord collectif d’entreprise

de mise en place du vote électronique

Entre :

La Société JNTL Consumer Health (France), Société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au RCS d’Evreux sous le numéro 908 461 916, dont le siège social est situé Domaine de Maigremont – 27 100 Val-de-Reuil, représentée par Madame XXX, agissant en qualité d’Head of ER/LR Southern Europe and France.

Ci-après désigné « la Société » ou « JNTL»,

D'une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

Ci-après désignées les « Organisations syndicales »,

D'autre part

Ci-après collectivement dénommés « Les Parties ».

PREAMBULE : 3

ARTICLE 1 - Principes généraux 4

ARTICLE 2 - Champ d’application 4

2.1. Champ d’application : 4

2.2. Elections concernées 4

2.3. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 4

ARTICLE 3 - Modalité d’organisation des opérations de vote 4

3.1. Protocole d’accord préélectoral 4

3.2. Formation au système de vote électronique 4

3.3. Expertise indépendante 5

3.4. Cellule d’assistance technique 5

3.5. Cahier des charges et notice d’information 5

ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote 6

4.1. Établissement des listes électorales et transmission 6

4.2. Lieu et temps du scrutin 6

4.3. Modalités d’accès au site de vote 6

4.4. Déroulement du vote 7

4.5. Programmation du site 7

ARTICLE 5 - Clôture et Résultats 7

5.1. Clôture 7

5.2. Décompte 7

5.3. Délais de recours et destruction des données 8

ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité 8

6.1. Anonymat et confidentialité des suffrages 8

6.2. Le dispositif de secours 8

ARTICLE 7 - Durée de l’accord et entrée en vigueur 8

ARTICLE 8 - Adhésion et Révision de l’accord 8

ARTICLE 9 - Dénonciation de l’accord 9

ARTICLE 10 - Formalités et Publicité 9

ANNEXES

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité de recourir à un système de vote par voie électronique.

Cette mise en place du vote électronique favorise :

• Le vote des salariés non présents dans les locaux de l’entreprise,

• le taux de participation,

• la sécurité et la simplification le processus électoral,

• le décomptage final des résultats.

Ainsi, le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• le caractère personnel, anonyme et libre du vote,

• la sincérité des opérations électorales,

• l’intégrité, l’unicité et le secret du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les conditions d’organisation du vote électronique,

• les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif,

• les modalités de contrôle du système.

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

Les Parties veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

- au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

- à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

- au Code du travail ;

- aux principes généraux du droit électoral ;

- à l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ;

- aux délibérations de la CNIL ;

- à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Les Parties conviennent notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordées par le présent accord.

Les Parties conviennent enfin de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisi par la Société sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Principes généraux

Le système retenu par JNTL Consumer Health (France) repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

• La confidentialité : le secret du vote.

2. Champ d’application

   1. Champ d’application :

Le présent accord s’applique au sein de JNTL Consumer Health (France) concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion notamment de l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE), mais également d’éventuelles consultations des salariés (ex. référendum).

Elections concernées

Conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les Parties ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance), sauf exceptions validées entre la direction et les organisations syndicales représentatives et intéressées.

Modalité d’organisation des opérations de vote

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élection relatives au renouvellement du CSE, les Parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires, les collèges et la répartition des sièges entre les collèges au sein des établissements.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Formation au système de vote électronique

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, les membres de la délégation du personnel du CSE et du bureau de vote bénéficient d’une formation-présentation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu fournit une expertise indépendante du système de vote électronique.

Cette expertise indépendante est destinée à vérifier le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R. 2314-5 à R. 2314-8, et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Conformément au Règlement (UE) Général sur la Protection des Données du 25 mai 2018, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.

Cellule d’assistance technique

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Cahier des charges et notice d’information

Le cahier des charges, annexé au présent accord, est tenu à la disposition des salariés de manière dématérialisée et sur les panneaux prévus à cet effet.

Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, des collèges électoraux, la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Si le choix du prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera remise au salarié.

Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des données relatives aux listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de JNTL Consumer Health (France).

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera notamment précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Conformément aux exigences légales et réglementaires, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin, et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin (taux de participation).

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est notamment déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter à plusieurs reprises pour prendre connaissance du site de vote et des différentes organisations syndicales. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Pendant les heures d’ouverture de l’entreprise, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder. Ces modalités seront déterminées au niveau de chaque établissement, afin de tenir compte de leurs spécificités, dans le protocole d’accord préélectoral.

Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour prendre connaissance du site de vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran. Il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour la société JNTL.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise procède à la destruction des fichiers supports. A cette échéance, et sans avis contraire de la société, le prestataire procède à la destruction complète et de manière automatique de l’ensemble des éléments du système de vote et des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une attaque du système par un tiers ou d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. La Direction est informée de la situation et est partie prenante de la décision.

Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de la date de signature.

Adhésion et Révision de l’accord

Conformément à l’article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au niveau de l’entreprise, qui n’est pas signataire de présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion prendra effet à partir du jour suivant son dépôt au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes et sur la plateforme « TéléAccords ».

Une notification en sera également faite, dans un délai de huit jours, aux parties signataires.

L’une quelconque des parties signataires ou adhérant peut demander la révision totale ou partielle du présent accord conformément aux dispositions légales.

Dénonciation de l’accord

L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires, sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

La partie qui dénonce l’accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l’accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales.

Conformément aux dispositions des articles L.2261-10 et L.2261-11 du code du travail, une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.

Formalités et Publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » accompagné des pièces prévues par les dispositions légales et réglementaires.

Un exemplaire du présent accord sera adressé par la société au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de signature.

Un exemplaire signé sera adressé par la société aux délégués syndicaux.

Un exemplaire sera transmis par voie électronique au secrétaire du CSE.

L’accord sera affiché sur les panneaux de la direction dédiés à cet effet.

Fait à Val-de-Reuil, le 12 septembre 2023,

En 6 exemplaires originaux,

Pour la Direction :

Pour les organisations syndicales représentatives :

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DES

INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R.2314-7 du Code du Travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Expertise

Article R.2314-9 du Code du Travail

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R.2314-11 du Code du Travail

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Cet article du Code du Travail est obsolète depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données.

Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.

Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du Code du Travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Vote sous enveloppe

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 2 sur 2)

Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.