ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

Entre

La Société HGSF, immatriculée au R.C.S. de Grenoble sous le numéro 913 269 973, dont le siège est situé 8 place de la Résistance – 38000 GRENOBLE, prise en la personne de son représentant légal,

D’une part,

Et

L’Organisation Syndicale suivante représentative au sein de l’entreprise au sens de l'Article L.2121-1 et L.2122-1 du Code du Travail, désignée ci-dessous :

• CFDT représentée par xx au sein de la Société HGSF

  D’autre part,

Dénommées ensemble « les Parties »,

Etant entendu entre les Parties que le présent accord a pour objet de pérenniser et rendre applicables les dispositions de l’accord relatif au droit à la déconnexion, actuellement en vigueur au sein de l’entreprise Hardis Group, aux salariés de la société HGSF,

PREAMBULE

Le développement et la multiplication des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC – notamment messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphonie mobile et smartphones…) ont notamment été à l’origine, depuis plusieurs années, d’un bouleversement des habitudes et des modes d’organisation du travail.

L’usage des outils numériques est aujourd’hui pleinement présent dans les pratiques des entreprises.

Hardis Group, acteur des services numériques et de la transformation digitale, accompagne ses clients dans cette mutation.
L’entreprise a également fait évoluer ces dernières années la façon de travailler de ses équipes, la rendant plus agile, collaborative, digitale, et a mis en place des outils comme Microsoft 365 (Outlook, Teams), Workplace, Salesforce, ACT’In, Notilus… ainsi que des espaces et postures de travail privilégiant les échanges et circulation de l’information.

La crise sanitaire de la Covid-19 a accéléré la dynamique du travail à distance et fait basculer, durant plusieurs mois, quasiment 100% des collaborateurs de l’entreprise dans l’utilisation de ces outils numériques et équipements liés. Ce mode de travail, quoiqu’efficace et positif, a également fait poindre des risques concernant une connexion prolongée et une frontière moins définie entre vie professionnelle et vie privée.

Ainsi, ces TIC sont au cœur de l’activité professionnelle quotidienne des salariés, pour l’organisation et le bon fonctionnement de l’entreprise, et elles sont également porteuses de lien social facilitant les échanges et l’accès à l’information. Elles doivent néanmoins être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de l’équilibre nécessaire entre leur vie privée et leur vie professionnelle.

Dans la poursuite de nos engagements, il est apparu nécessaire à chaque partie de prendre en compte ces changements dans l’optique de préserver la santé des salariés en leur garantissant de bonnes conditions et un bon environnement de travail. Une attention particulière est donc portée aux conditions d’utilisation des outils numériques afin qu’ils n’empiètent pas sur la vie personnelle des salariés.

Par suite des échanges et négociations engagées début juin 2021, entre la direction d’Hardis Groupe et les représentants des organisations syndicales au sein de l’entreprise, les parties ont décidé la mise en place d’un accord d’entreprise relatif au droit à la déconnexion qui s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’Accord National Interprofessionnel du 19 juin 2013 sur la Qualité de Vie au travail et la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels.

Ainsi et par le présent accord, HGSF souhaite

• Encadrer l’utilisation des technologies numériques et de communication par des pratiques qui concilient les intérêts des salariés et ceux de l’entreprise

• Assurer la pleine effectivité de l’exercice du droit à la déconnexion par les salariés au travers notamment de la mise en place de mesures précises et ciblées mais également d’une réflexion sur la bonne utilisation des outils numériques et la mise en œuvre d’actions d’information et de sensibilisation

• Réguler l’utilisation des outils numériques afin

  • De permettre le respect des temps de repos et congés des salariés de l’entreprise

  • D’assurer l’équilibre de leur vie personnelle et familiale avec leurs contraintes professionnelles

  • De préserver leur santé.

En conséquence, il est entériné le présent accord :

Table des matières

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 4

ARTICLE 2 - DEFINITIONS 4

ARTICLE 3 - PRINCIPES DU DROIT A LA DECONNEXION 4

ARTICLE 4 - GARANTIES DU DROIT A LA DECONNEXION 5

ARTICLE 5 - RECIPROCITE DE LA GARANTIE DU DROIT A LA DECONNEXION 6

ARTICLE 6 - REGLES DE BONNE PRATIQUE DANS L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES 6

6.1 Valorisation des modes alternatifs de communication en interne 6

6.2 Rationalisation de la communication numérique 6

6.3 Rationalisation de l’utilisation des outils numériques 7

6.4 Appréciation des situations par les salariés 8

ARTICLE 7 - ACTION DE SENSIBILISATION DES SALARIES 8

7.1 Rôle des managers 8

7.2 Actions et sensibilisation du personnel 8

ARTICLE 8 - INFORMATION ANNUELLE ET SUIVI DU RESPECT DU DROIT A LA DECONNEXION 9

ARTICLE 9 - PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE 9

ARTICLE 10 - SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENT 9

ARTICLE 11 - DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR DE L’ACCORD 9

ARTICLE 12 - RÉVISION 9

ARTICLE 13 - DENONCIATION DE L’ACCORD 10

ARTICLE 14 - DÉPÔT ET PUBLICITÉ 10

CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société HGSF en France, quels que soient

• la nature du contrat de travail,

• l’aménagement de la durée du travail,

• le lieu de leur activité (HGSF ou client)

• le statut cadre ou non cadre

utilisant des outils numériques dans le cadre de leur activité professionnelle.

En revanche, les dispositions du présent accord ne concernent pas les salariés en situation d’astreinte ou travaillant sur des projets en horaires non ouvrés ou horaires décalés.

Légalement applicables aux salariés de HGSF en France, les mesures génériques pourront néanmoins être un cadre pour l’ensemble des salariés de filiales éventuelles d’HGSF, situées sur le territoire national, ou hors du territoire français en veillant à respecter les législations nationales.

DEFINITIONS

Le droit à la déconnexion : le droit pour le salarié à pouvoir ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

Le droit à la déconnexion est encadré par l’article 55 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 -dite loi « Travail » - codifiée dans le Code du Travail à l’article L 2242-17 alinéa 7.

Il revient aux entreprises de définir les modalités pratiques d’exercice du droit à la déconnexion des salariés et les modalités de régulation d’utilisation des outils numériques.

Le temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés non travaillés, des jours de repos et des périodes de suspension du contrat de travail.

Les outils informatiques/numériques professionnels : outils numériques physiques (VPN distants, ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance.

Le Client : désigne un client de HGSF pour lequel le salarié réalise des prestations ou avec lequel le salarié est en contact dans le cadre de son travail.

PRINCIPES DU DROIT A LA DECONNEXION

Le droit à la déconnexion des outils numériques se traduit essentiellement par l’absence formelle d’obligation pour les salariés de se connecter, lire, et de répondre aux courriels/SMS, ainsi que de répondre à leur téléphone, en dehors de leur horaire habituel de travail (périodes de repos quotidien, de repos hebdomadaire, de congés payés, de congés exceptionnels, de jours fériés chômés, de jour de repos et de suspension de contrat de travail).

Salariés en télétravail

Il est reconnu au salarié en télétravail un droit à la déconnexion identique à celui des autres salariés travaillant sur un site de l’entreprise ou site client.

Le salarié en télétravail dispose de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à sa disposition par la Société ou par le client.
La hiérarchie doit veiller au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas contacter le salarié en télétravail en dehors des horaires de travail habituels et pendant les périodes de congés et de repos.

Les messages éventuellement adressés en dehors de ces horaires n’appellent aucune obligation d’une réponse en dehors des horaires de travail.

Salariés en mission chez un client

Si un accord de droit à la déconnexion existe chez le client, le salarié l’appliquera dans le cadre de sa mission.

Si le client n’a pas d’accord de droit à la déconnexion, alors le salarié suivra le présent accord.

GARANTIES DU DROIT A LA DECONNEXION

La volonté des parties signataires n’est pas de mettre en place des approches qui consisteraient à rendre la connexion impossible, mais de développer des actions de sensibilisation en prenant en compte les différents contextes de travail tout en garantissant le caractère volontaire d’une connexion choisie.

Chaque salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion et d’un droit à la « connexion choisie » en dehors de ses périodes habituelles de travail permettant de concilier vie personnelle et vie professionnelle.

Les parties s’accordent sur le fait que le droit à la déconnexion relève tant de la responsabilité collective que de la responsabilité individuelle de chaque salarié. Ainsi, il appartient à chaque salarié de décider de se connecter ou non en dehors des périodes habituelles de travail à condition de respecter les temps de repos de ses collègues et collaborateurs. De même le responsable concerné ne doit pas exiger d’un salarié qu’il se connecte en dehors des plages habituelles de travail ou pendant ses temps de pause (cadre légal). A ce titre, un salarié ne peut se voir reprocher de ne pas avoir utilisé les outils mis à sa disposition en dehors de ces plages habituelles de travail.

Les messages adressés en dehors de ces horaires ainsi que pendant les week-ends et les congés n’appellent aucune obligation d’une réponse immédiate.

Dans le cas d’une situation d’extrême urgence ou de nécessité impérieuse (incident grave de production ou de sécurité chez un client, attaque virale…), l’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone professionnel en dehors des horaires habituels de travail, pendant les périodes de repos ou les congés, peut être justifié. Il est demandé au collaborateur de répondre s’il le peut. Toutefois, le collaborateur conserve le choix de se connecter ou non.

Réciproquement, les parties insistent sur la nécessaire exemplarité managériale sur le sujet de la connexion et du repos choisi. Les responsables concernés se doivent d’être vigilants.
Si un responsable hiérarchique constate qu’un salarié placé sous sa subordination n’est pas en mesure d’exercer effectivement et de manière récurrente son droit à la déconnexion, notamment en raison de sa charge de travail, il doit alerter sa hiérarchie afin d’étudier les obstacles éventuels de mise en œuvre du droit à la déconnexion et le plan d’action pouvant être mis en œuvre. Ce sujet doit faire l’objet d’un échange avec le salarié concerné.

Par ailleurs, tout collaborateur qui pourrait rencontrer des difficultés à remplir sa mission en respectant ce droit à la déconnexion pourra demander un entretien avec son responsable hiérarchique ou/et à la Direction des Ressources Humaines. Les obstacles éventuels à la mise en œuvre du droit à la déconnexion seront étudiés afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail. Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra être envisagé.

Ce principe de droit à la « connexion choisie » fera l’objet d’une communication au moment de l’intégration.

RECIPROCITE DE LA GARANTIE DU DROIT A LA DECONNEXION

Chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service, il est souhaitable de ne pas contacter, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de l’entreprise en dehors de ses horaires de travail.

REGLES DE BONNES PRATIQUES DANS L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES

Valorisation des modes alternatifs de communication en interne

L’entreprise souhaite valoriser toutes les formes d’échanges entre les salariés. L’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir le seul vecteur d’échange et se substituer à une autre forme d’échange possible.

Lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d’une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les salariés sont donc encouragés à recourir à des modes de communication alternatifs (appel téléphonique, visite dans le bureau, réunions physiques sans consultation de la messagerie) afin notamment d’éviter l’émergence de situations d’isolement et le risque de multiplication excessive de communications hors temps de travail.

Rationalisation de la communication numérique

De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques, chacun devra analyser la finalité et l’objet de cette utilisation et devra s’assurer de :

• Délivrer une information utile

• Au bon interlocuteur

• Sous une forme respectueuse pour le destinataire

Rationalisation de l’utilisation des outils numériques

Afin d’encourager un usage raisonné des outils numériques professionnels, il est recommandé à tous les salariés de :

• Être précis dans l’objet du mail, cet objet devant permettre aux destinataires d’identifier immédiatement son contenu et l’éventuel degré d’urgence,;

• Limiter la liste des destinataires du courriel aux personnes pertinentes en utilisant avec modération les fonctions « CC », « Cci » ou « Répondre à tous » ;

• S’interroger systématiquement sur la pertinence de l’envoi d’un courriel ou SMS tardif, en dehors des horaires de travail, et, sauf situation urgente, différer l’envoi le lendemain matin, pendant les horaires de travail ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux emails et éviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Ne traiter que les mails dont on est destinataires et ne pas réagir systématiquement à ceux dont on est uniquement en copie ;

• Configurer systématiquement via la boîte e-mail professionnelle un message d’absence informant ses interlocuteurs de son absence, de la date prévisible de son retour et des personnes auxquelles ils peuvent s’adresser pendant son absence/en cas d’urgence ;

• Utiliser l’option de départ différé de la messagerie pour ne pas envoyer de messages en dehors des horaires habituels de travail;

• Paramétrer les téléphones portables professionnels sur le mode « ne pas déranger », le soir, le week-end ou pendant les congés ;

• Enregistrer un message d’absence sur le téléphone portable professionnel informant ses interlocuteurs de son absence et des personnes auxquelles ils peuvent s’adresser pendant son absence ;

• Préférer les SMS plutôt que les appels, pour les messages courts notamment dans le cadre d’une situation urgente;

• Se déconnecter des outils numériques lors des réunions pour faciliter la concentration de chacun (ou utiliser le statut « ne pas déranger ») sauf urgence et/ou nécessité de service ;

• Supprimer les notifications sonores (ordinateur/téléphone…) dans les espaces de travail communs (open-spaces, bureaux partagés, salles de réunions…) et durant les temps de repos ;

  Pendant les déplacements en voiture ou en deux roues, s’engager à ne pas donner ou prendre un appel téléphonique hors système mains libres, ni à lire ou écrire un SMS ou courriel afin de ne pas dégrader l’attention qui doit être portée à la conduite et à veiller à sa propre sécurité et celle des autres ;

• Planifier l’impératif de décalages horaires dans le cas de contraintes liées aux réunions inter-pays.

Appréciation des situations par les salariés

Chaque salarié est acteur dans la façon dont il utilise son environnement numérique à des fins professionnelles. Chacun doit donc avoir conscience qu’il s’inscrit dans une démarche collective au sein de l’Entreprise. Chacune de ses actions peut avoir une influence sur les autres salariés et leur travail.

Le salarié émettant un message numérique doit avoir conscience de son éventuel impact sur les repos et congés de son destinataire.
L’émetteur doit apprécier l’urgence et la nécessité du message avant tout envoi réalisé en dehors des jours et heures habituelles d’activité professionnelle, en évitant les messages hors de la plage 8h -19h et plus spécifiquement les week-ends et les jours fériés.

ACTION DE SENSIBILISATION DES SALARIES

Rôle des managers

Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les managers de salariés ou d’équipes de salariés de l’entreprise sont incités à adopter une attitude conforme aux principes du présent accord.

Les responsables managers se doivent d’être vigilants et de montrer l’exemple.

En cas de constat d’envoi de courriers électroniques tardifs en dehors de situations d’urgence ou de nécessité impérieuse de service, les managers pourront signifier à l’expéditeur que c’est une pratique non conforme au présent accord.

Les entretiens d’évaluation annuels aborderont désormais la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué auprès des salariés placés sous sa responsabilité.

Actions et sensibilisation du personnel

Afin de garantir le respect du droit à la déconnexion et des recommandations prévues par le présent accord, l’entreprise organisera des actions de sensibilisation à destination des managers et de l’ensemble des salariés, dans la mesure où la Direction des Ressources Humaines aurait été sollicitée pour différents cas.

Plus particulièrement, la Société s’engage à :

• Proposer un accompagnement personnalisé à chaque salarié qui souhaite mieux maitriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail ;

• Communiquer de manière régulière sur les bonnes pratiques relatives au bon usage du droit à la déconnexion.

Une communication sur intranet sera effectuée pour rappeler à tous la nécessité de se déconnecter du réseau professionnel en dehors des périodes habituelles de travail.

Un message sera intégré dans la trame officielle de la signature du courriel, stipulant :

« Si vous lisez ce message en dehors des horaires de travail ou pendant vos congés, vous n’êtes pas tenu de répondre immédiatement, sauf en cas d’urgence exceptionnelle ».

INFORMATION ANNUELLE ET SUIVI DU RESPECT DU DROIT A LA DECONNEXION

Lors des entretiens annuels de performance, les managers interrogeront les salariés sur leur perception de l’utilisation des outils de communication ainsi que sur leur équilibre vie personnelle et vie professionnelle.

PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE

En cas de connexion en dehors des heures habituelles de travail, dans les conditions précitées, les salariés devront respecter les principes applicables qu’il s’agisse de la protection des données informatiques, y compris pour les modalités d’accès, de durée de conservation et de stockage des informations en application de la charte informatique et de la Politique de sécurité du Système d’information, que du respect de la confidentialité des données qu’ils traitent, et ce, quel que soit l’outil qu’ils utilisent.

SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENT

Les manquements au présent accord pourront le cas échéant donner lieu à d’éventuelles sanctions disciplinaires conformément à la nature et l’échelle des sanctions prévues par le règlement intérieur.

DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le jour suivant son dépôt.

RÉVISION

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 3 mois à partir de l'envoi de cette lettre, les Parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.

En cas de contrôle de conformité effectué par la DREETS conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les Parties conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et l’organisation syndicale représentative se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord

DÉPÔT ET PUBLICITÉ

L’accord est soumis à la ratification du personnel afin de le rendre applicable à la Société.

Conformément à l'article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’organisation syndicale signataire.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Grenoble.

Fait à Grenoble, le 24 juin 2022

En 2 exemplaires originaux,

Pour la Société HGSF

xxx

Pour la CFDT,

xxx