accord relatif àu FONCTIONNEMENT DU Comité Social et Economique

ENTRE :

La société VELUX FRANCE, société par actions simplifiée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Evry sous le numéro 970 200 044, dont le siège social est situé 1, rue Paul Cézanne – 91420 MORANGIS,

Représentée par , agissant en qualité de Président, dûment habilité à l’effet des présentes,

D’UNE PART,

ET  :

Le Comité Social et Economique de la société VELUX France, à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel du comité.

D’AUTRE PART,

PREAMBULE

A la suite du renouvellement du Comité Social et Economique (CSE) le 6 décembre 2022, les Parties au présent accord se sont rencontrées pour échanger sur le fonctionnement du nouveau CSE, notamment pour entériner certaines règles qui assurent aujourd’hui un fonctionnement fluide de l’instance.

Plusieurs réunions de négociation se sont tenues aux dates suivantes :

• 26 janvier 2023 ;

• 13 février 2023 ;

• 21 février 2023 ;

L’objet du présent accord est de fixer les règles relatives à la composition, au fonctionnement, aux moyens et aux attributions du CSE, de déterminer les règles applicables à la Commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) ainsi que celles relatives à la base de données économiques sociales et environnementales (BDESE).

Le présent accord a vocation à se substituer aux dispositions conventionnelles, à tout usage, engagement unilatéral, et plus généralement à toutes règles ayant le même objet.

A cet égard, du fait de la conclusion du présent accord, le règlement intérieur du CSE a fait l’objet d’une révision.

Nombre de membres du CSE et crédit d’heures

Pour rappel, au regard de l’effectif de l’entreprise, le nombre de membres élus du CSE est de 11 élus titulaires et de 11 élus suppléants. Chacun des membres titulaires du CSE bénéficie d’un nombre mensuel d’heures de délégation de 22 heures.

Les membres titulaires peuvent reporter leurs heures de délégation et les mutualiser selon les modalités définies par la loi.

Il est rappelé à cet égard que les membres titulaires souhaitant mutualiser des heures de délégation doivent en informer l’employeur, moyennant un document écrit précisant l’identité des élus concernés et le nombre d’heures mutualisées. La mutualisation des heures est effective à l’issue d’un délai de 8 jours suivant la remise de ce document.

Cette mutualisation peut notamment être mise en œuvre au profit des membres du CSE qui seraient désignés pour siéger à la CSSCT selon les modalités définies au présent accord.

Conformément à la loi, est payé comme du temps de travail effectif et n’est pas déduit des heures de délégation :

• Le temps passé en réunion du CSE avec l'employeur,

• Le temps passé aux enquêtes menées après un accident grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave,

• Le temps passé à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure d'alerte en cas de danger grave et imminent,

• Les autres temps passés par les représentants du personnel dans le cadre de leurs mandats de représentation du personnel, y compris en réunion préparatoire ou en commission (autre que la CSSCT), sont imputés sur les heures de délégation dont ils disposent.

Le remplacement d’un membre titulaire empêché a lieu se fera conformément à l’article L. 2314-37, à savoir et par ordre de priorité :

• 1 : Suppléant élu, même collège, même catégorie ;

• 2 : Suppléant élu, même collège, autre catégorie ;

• 3 : Suppléant élu, autre collège ;

• 4 : Candidat non élu, même collège, venant sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou à défaut le dernier élu suppléant ;

• 5 : Suppléant élu, autre liste, même collège, même catégorie, et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Par principe, les temps de déplacement des représentants du personnel pour l’exercice de leur mandat ont vocation à s’imputer sur leur crédit d’heures.

Cela étant, lorsque le temps de déplacement pour se rendre à une réunion « obligatoire » se situe pendant le temps de travail, il donne droit à maintien de salaire comme si le salarié avait continué à travailler pendant ces heures.

Le temps de trajet, pris en dehors de l'horaire normal de travail et notamment le temps nécessaire pour se rendre aux réunions plénières du CSE, est rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

Par ailleurs, le temps consacré aux formations des membres du CSE est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

Budgets du comité social et économique

Budget de fonctionnement du CSE

La Société verse annuellement au CSE une subvention de fonctionnement, égale à 0,20% de la masse salariale brute, calculée conformément aux dispositions du Code du travail.

Cette subvention sera versée au mois de janvier. Le cas échéant, une régularisation interviendra en fin d'exercice.

Budget des activités sociales et culturelles

La contribution versée chaque année par l’employeur pour financer les activités sociales et culturelles du CSE est fixée à 0,65 % de la masse salariale brute, définie selon les dispositions légales en vigueur.

Cette subvention sera versée au mois de janvier. Le cas échéant, une régularisation interviendra en fin d'exercice.

Fonctionnement du comité social et économique

Réunions du CSE

Périodicité des réunions

Réunions ordinaires

Le Comité Social et Economique se réunit en principe chaque mois, sauf au mois d’août (soit 11 réunions ordinaires par an) sur convocation de son président, sauf circonstances exceptionnelles.

Au moins 4 de ces réunions annuelles seront consacrées, en tout ou partie, aux questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Réunions extraordinaires

L’Employeur peut prendre l’initiative d’une réunion extraordinaire lorsqu’il l’estime nécessaire ou si les circonstances l’exigent.

Le CSE est aussi réuni en séance extraordinaire, par l’Employeur, dans les hypothèses prévues par la loi.

Réunions préparatoires

Chaque réunion plénière ordinaire du CSE peut être précédée d'une réunion préparatoire entre élus.

Le Secrétaire est chargé de déterminer et de communiquer aux autres élus la date, l'heure et le lieu de cette réunion.

Pour prendre en compte l'éloignement géographique de certains élus et leur permettre leur implication, il est précisé que cette réunion préparatoire peut être organisée via un logiciel d'appel audio et/ou vidéo (type Teams).

Le temps passé en réunion préparatoire est décompté du crédit d’heures.

Participants aux réunions

Participent de plein droit aux réunions du CSE, les membres titulaires, les membres suppléants uniquement lorsqu’ils remplacent des membres titulaires absents, ainsi que les représentants syndicaux au CSE s’il en existe.

Le Président peut se faire assister d'au maximum 3 collaborateurs de l’entreprise. La qualité et l'identité des collaborateurs invités sont mentionnées sur l'ordre du jour adressé aux membres du CSE.

Il est rappelé la participation de droit aux séances du CSE de personnes extérieures au CSE dans les cas prévus par les dispositions légales et règlementaires (médecin du travail, inspecteur du travail, agent de services de prévention des organismes de sécurité sociale, ...).

La présence aux réunions du CSE d'une personne extérieure au CSE n'entrant pas dans l'une des catégories visées ci-dessus est subordonnée à un accord entre la majorité des membres du CSE et le président.

Votes

De manière générale, les votes pourront être effectués à main levée. Ils n’auront lieu à bulletin secret que dans les cas prévus par la loi.

Convocation et ordre du jour des réunions du CSE

S’agissant des réunions ordinaires, l’employeur s’efforcera d’adresser la convocation et l’ordre du jour dans un délai minimum de 5 jours ouvrés avant la date prévue pour la réunion.

S’agissant des réunions extraordinaires, l'ordre du jour sera adressé par l'employeur 3 jours au moins avant la réunion (72 heures minimum), conformément à la loi.

Procès-verbaux des réunions du CSE

Pour permettre sa diffusion rapide auprès des salariés, la procédure d'adoption et de diffusion du procès-verbal est la suivante :

• le Secrétaire du CSE établit et adresse par courriel aux membres du CSE, président inclus, dans les 15 jours suivant la réunion, le procès-verbal de chaque réunion plénière ;

• Le président de l'instance et les membres du CSE peuvent faire part de leurs éventuelles observations sur le procès-verbal jusqu’à la réunion plénière suivante :

• Lors de la réunion plénière suivante, le procès-verbal et les éventuelles observations du président de l’instance et de ses membres sont inscrits à l’ordre du jour en vue de leur adoption par l'ensemble des membres de l'instance ;

• Le procès-verbal adopté et signé par le Secrétaire du CSE sera mis en ligne par la Direction des Ressources Humaines dans les 5 jours ouvrés après son adoption, sous forme de fichier numérique, sur un espace dédié Intranet accessible à l'ensemble des Salariés. Le procès-verbal peut par ailleurs être affiché sur le panneau dédié au CSE.

Pour la prise de note et la rédaction du PV, le CSE peut faire appel à un prestataire externe, lequel n'a voix ni délibérative ni consultative, et le coût de ce dernier est imputable sur le budget de fonctionnement du CSE, conformément aux dispositions de l'art. D2315-27 du code du travail.

Le prestataire externe est tenu à une obligation de discrétion et de confidentialité, pour les délibérations qui portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l'art. L 2315-3 et présentées comme telles.

Les données confidentielles pourront ne pas figurer dans le procès-verbal.

Recours à la visioconférence

Principes

Le recours à la visioconférence est autorisé pour toutes les réunions du comité, sous réserve des cas dans lesquels l’employeur décide de convoquer une réunion en présentiel lorsqu’il estime que les circonstances le justifient.

Il est rappelé que, conformément aux dispositions réglementaires, le dispositif technique mis en œuvre dans le cadre des visioconférences, doit garantir l'identification des membres et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

Délibérations et modalité de vote

Lorsqu’il est procédé à un vote à main levée, la procédure de vote se déroule conformément aux étapes suivantes :

• soit par main levée de manière claire face à la caméra,

• soit par tout moyen électronique comme les outils de sondages proposés numériquement.

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le vote est électronique. Dans ce cas, conformément au Code du travail, le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Le système retenu doit ainsi assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

A cet effet, pour les votes qui doivent se tenir à bulletin secret en application de la loi, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé, comme pour les élections professionnelles.

Suspension de séance

Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à des suspensions de séance.

Dans ce cas, l’image et le son seront coupés temporairement pendant la durée de la suspension.

Attributions du comité social et économique

Consultations ponctuelles et récurrentes

Les consultations ponctuelles se tiennent dans les conditions définies par le Code du travail.

Les conditions récurrentes se déroulent selon la fréquence définie par l’accord du 16 décembre 2020, qui est reprise ci-dessous :

• La consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise interviendra une fois tous les trois ans ;

• La consultation sur la politique sociale de l’entreprise une fois tous les deux ans ;

• La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise interviendra une fois tous les ans.

Transmission des informations

Conformément aux dispositions légales, la base de données économiques, sociales et environnementales rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique.

Les parties conviennent toutefois que la transmission d'information peut se faire par tout autre moyen, et notamment par email avec accusé de réception.

Les commissions du comité social et économique

La commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Une commission santé, sécurité et conditions de travail a été instituée au sein du Comité Social et Economique (CSE) de la société VELUX par un accord du 21 décembre 2021, dont les dispositions sont reprises ci-après.

Cette commission exerce, sur délégation du CSE, ses attributions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Nombre de membres de la CSSCT

La CSSCT du CSE est composée d’au moins 3 membres désignés parmi les membres élus titulaires ou suppléants du CSE, dont 1 représentant du collège réservé aux cadres.

En cas d’empêchement temporaire ou définitif (notamment en cas de démission ou de perte de mandat pour quelque cause que ce soit) d’un membre de la CSSCT, le CSE pourra désigner un remplaçant parmi ses membres lors de la réunion suivante du CSE.

Les membres de la CSSCT sont désignés par une résolution adoptée à la majorité des élus titulaires présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Président et Rapporteur de la CSSCT

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de collaborateurs appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des membres élus de la CSSCT.

Un des membres de la CSSCT se voit conférer la qualité de rapporteur de la CSSCT, à qui il revient de rédiger un compte-rendu des réunions de la CSSCT à destination des membres du CSE et de la Direction pour information. Ce compte-rendu doit être transmis au plus tard 8 jours avant la réunion du CSE qui suit et qui est consacrée en tout ou partie aux questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail. Il doit en particulier permettre d’éclairer les membres du CSE lors des sujets présentés à la consultation du CSE. Il doit également permettre au président et au secrétaire du CSE d’identifier les points à faire figurer ou non à l’ordre du jour de la réunion du CSE consacrée en tout ou partie aux sujets SSCT, notamment dans l’optique d’éviter un double traitement des sujets.

Missions déléguées par le CSE à la CSSCT et modalités d’exercice

La CSSCT se voit confier, par délégation générale du CSE, ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, conformément aux dispositions de l’article L2312-9 du Code du travail.

Aussi, les attributions déléguées par le CSE à la CSSCT seront :

• Aider le CSE dans ses attributions consultatives dans les domaines relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail et notamment préparer les avis que doit rendre le CSE lorsqu’il est consulté sur les sujets relevant de la santé, la sécurité et les conditions de travail au titre des attributions définies aux 4° et 5° de l’article L. 2312-8 du code du travail;

• Formuler, à son initiative, et examiner, à la demande de l'employeur, toute proposition de nature à améliorer la santé, la sécurité et les conditions de travail des travailleurs ;

• Procéder à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L4161-1 du Code du travail ;

• Procéder à des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail ;

• Réaliser des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel ;

• Être informée par la Direction des visites de l’agent de contrôle de l’inspection du travail et pouvoir présenter ses observations. Un membre de la CSSCT pourra accompagner l’agent de contrôle si l’agent de contrôle et la CSSCT le souhaite ;

• Alerter l’employeur lorsqu’il constate une atteinte à la santé physique ou mentale au sens de l’article L2312-59 ou un danger grave et imminent d’un travailleur ou d’une atteinte en matière de santé publique et d’environnement au sens de l’article L2312-60 du Code du travail ;

• Invitation d’un membre de la CSSCT (de préférence appartenant au secteur dans lequel est survenu l’accident) aux réunions “arbre des causes” organisées par la Direction ;

• Être prévenue de la réalisation d’un plan de prévention pour l’intervention de sociétés extérieures 72h à l’avance (sauf en cas d’urgence) – Un membre du CSSCT est invité à participer à l’analyse des risques et au plan de prévention ;

• Être associée à la mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels en vue de la consultation du CSE.

Les membres de la CSSCT reçoivent de l’employeur les informations nécessaires à l’exercice de leurs missions et notamment les déclarations d’accident du travail, les rapports annuels d’activité des médecins du travail, les données statistiques mensuelles des arrêts de travail détaillées selon l’origine de l’arrêt (accident de travail, accident de trajet, maladie, congé maternité, etc…), le rapport annuel hygiène, sécurité et conditions de travail, le document unique d’évaluation des risques professionnels, le programme de prévention des risques et d’améliorations des conditions de travail.

Le CSE reste exclusivement compétent :

• Pour rendre tout avis dans le cadre des consultations menées par la Direction en matière de santé, sécurité et conditions de travail,

• Pour prendre, le cas échéant, la décision de recourir à un expert dans les conditions légales.

Réunions de la CSSCT

La CSSCT se réunit 4 fois par an sur convocation de l’employeur.

Par principe, les 4 réunions annuelles de la CSSCT se tiennent 1 fois par trimestre. Le calendrier annuel est établi chaque mois de janvier au plus tard et envoyé à tous les membres de la CSSCT et du CSE et intervenants extérieurs.

Elles permettent de traiter les sujets qui lui ont été délégués par le CSE, et identifier et préparer au mieux les sujets qui devront être traités lors des 4 réunions annuelles du CSE portant notamment sur les attributions du Comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

La Direction convoquera à ces réunions les membres de la CSSCT, y compris les membres visés aux articles L2314-3 et L2316-4 du Code du travail (médecin du travail, agent de contrôle de l’inspection du travail, etc.) en respectant un délai de prévenance de 5 jours.

L’ordre du jour de chaque réunion de la CSSCT est établi par principe conjointement par le président et le rapporteur et est adressé avec la convocation par le président.

Par exception, en cas de désaccord, le président fixera unilatéralement l’ordre du jour.

Fonctionnement et moyens des membres de la CSSCT

Est rémunéré comme du temps de travail effectif et n’est pas décompté du crédit d’heures :

• Le temps passé aux réunions de la CSSCT ;

• Le temps passé à la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité ;

• Le temps passé aux enquêtes après un AT grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle grave ou à caractère professionnel grave.

La CSSCT dispose des moyens mis à disposition du CSE.

Les frais de déplacements réalisés par les membres de la CSSCT dans le cadre des inspections et des enquêtes sont pris en charge par l’employeur dans les conditions en vigueur au sein de l’entreprise.

L’employeur prend en charge et fournit une documentation technique à jour en matière SSCT.

Formation des membres de la CSSCT

Les membres de la CSSCT bénéficient de la formation prévue à l’article L2315-18 du Code du travail.

Ces jours sont pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel.

Cette formation prend en compte les risques ou facteurs de risques spécifiques aux activités de la société.

Les autres commissions du comité social et économique

Au regard de l’effectif de l’entreprise, le CSE a vocation à se doter de commissions en matière de formation, de logement et d’égalité professionnelle. Pour tenir compte du mode de fonctionnement actuel du CSE, il est expressément convenu que les missions dévolues à ces commissions ont vocation à être assumées par chacun des membres du CSE, selon des modalités à définir entre eux. Il est également convenu que le temps passé par les membres à exercer les missions dévolues à ces commissions est décompté du crédit d’heures.

La base de données économique, sociale et environnementale (BDESE)

Architecture de la BDESE

La base de données économiques, sociales et environnementales créée au niveau de la société VELUX France rassemble toutes les informations nécessaires aux consultations récurrentes du Comité Social et Economique visées à l’article L.2312-17 du code du travail.

Aussi, les parties conviennent que l’architecture de la base correspondra aux consultations et négociations ci-dessus.

La BDESE est organisée autour des dix rubriques suivantes :

• l'investissement social ;

• l'investissement matériel et immatériel ;

• l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise ;

• les fonds propres ;

• l'endettement ;

• l'ensemble de la rémunération des salariés et dirigeants ;

• les activités sociales et culturelles ;

• la rémunération des financeurs ;

• les flux financiers à destination de l'entreprise ;

• les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise.

Contenu de la BDESE

Il a été convenu entre les parties que la société veillera à alimenter chacune des rubriques mentionnées à l’article précédent de façon à permettre au CSE d’exercer effectivement ses prérogatives, sans qu’elle ne soit tenue par le contenu prévu par l’article R. 2312-9 du code du travail.

Les membres élus du CSE auront la possibilité de solliciter la transmission de documents complémentaires sur les points pour lesquels cela leur apparaîtrait nécessaire. Le cas échéant, la société s’efforcera de mettre les informations qu’elle détient dans la base, ou d’exposer les raisons qui s’opposent à cette transmission.

Information régulière sur l’activité de l’entreprise

Les parties conviennent que le point d’actualité réalisé régulièrement en début de réunion satisfait à l’obligation résultant de l’article L2312-69 du Code du travail.

Cycle des informations

Les informations porteront sur l’année civile N (année de référence), les deux années civiles précédentes (N-1 et N-2) ainsi que l’année suivante (N+1).

Modalités de consultation et d’utilisation

Modalités de connexion

Les données de connexion à la BDESE (identifiant et mot de passe) sont strictement confidentielles et ne devront pas être communiquées à des tiers.

La perte du ou des mandats concernés entraîne la suppression immédiate des droits d’accès à la base de données économiques, sociales et environnementales.

Mise à jour de la base

Les informations contenues dans la base de données économiques sociales et environnementales sont mises à jour régulièrement, sur le principe d’une actualisation annuelle.

Confidentialité

Les personnes ayant accès à la BDESE sont tenues à une obligation de discrétion à l’égard des informations intégrées dans la base de données économiques sociales et environnementales, revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

Dispositions finales

Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le premier jour du mois suivant la réalisation des formalités de dépôt.

Le présent accord se substitue à l’ensemble des règles résultant des accords collectifs, engagements unilatéraux, usages ou accords atypiques en vigueur au sein de l’entreprise portant sur le CSE.

Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

En cas de difficulté dans l’application du présent accord, une réunion exceptionnelle pourra être organisée à la demande de l’une des Parties.

Révision et dénonciation

La procédure de révision du présent accord peut être engagée par la Direction ou le CSE en application des dispositions du Code du travail.

Information devra en être faite par la partie à l’initiative de la révision à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé-réception.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation totale ou partielle par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

Dépôt et publicité

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Un affichage sera, en outre réalisé, sur les panneaux de la Direction destinés à cet effet.

Fait à Morangis, le 21 février 2023, en autant d’exemplaires originaux que nécessaire,

Pour la Direction :

Pour la délégation du personnel au CSE :