Accord d'entreprise "Accord télétravail" chez H2P - HABITATIONS DE HAUTE-PROVENCE (Siège)

ACCORD A DUREE DETERMINEE

SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Entre les soussignés,

D'une part, la Société HABITATIONS DE HAUTE-PROVENCE dont le siège social est situé 2 rue du Docteur Simon Pietri - 04000 Digne-Les-Bains, représentée par le Directeur Général,

Et d'autre part, les élus titulaires au CSE non mandatés, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 18 octobre 2022.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail privilégiant la responsabilisation des acteurs, l’entreprise a souhaité expérimenter la mise en place du télétravail.

L’accord expérimental arrivant à son terme et à la suite d’une étude sur cette pratique, les partis ont décider d’officialiser la culture du télétravail au sein de l’entreprise.

Le télétravail doit continuer de permettre à Habitations de Haute Provence de développer sa performance et son attractivité, au bénéfice de sa mission d’intérêt général tout en prenant en considération les aspirations actuelles des salariés à une organisation du travail se traduisant par un meilleur équilibre vie professionnelle et personnelle.

Le télétravail est une facilité offerte qui doit s’inscrire dans une relation de confiance entre l’employeur et le salarié et qui ne peut avoir pour effet de pénaliser le fonctionnement de l’entreprise.

Chapitre I – Dispositions générales

Article 1 : Champ d’application

Cet accord a vocation à s'appliquer à tous les collaborateurs composant l'entreprise, à l’exception des responsables territoires, chargés de secteur et de sites, agents espaces extérieurs, employés d’immeubles.

Article 2 : Formes de télétravail concernées

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Article 3 : Critères d’éligibilité au télétravail

Article 3.1 : Activités de l’entreprise concernées

Toutes les activités de l’entreprise sont partiellement éligibles au télétravail à l’exclusion des activités qui répondent à l'un des critères suivants :

• Activités nécessitant une présence physique avec la clientèle,

• Activités nécessitant une présence physique sur le patrimoine de l’entreprise,

• Activités nécessitant l’utilisation de logiciels, outils ou matériels ne pouvant être utilisés en dehors de l’entreprise.

Le domicile du salarié doit répondre aux critères techniques permettant le télétravail. Le domicile du salarié est l’adresse déclarée auprès du service RH, sauf exception accordée expressément par la Direction.

Article 3.2 : Critères d’éligibilité au télétravail

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent être employés dans le cadre d’un contrat de travail dont la durée est supérieure ou égale à 80%.

Les salariés en période d’essai, en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage. De même que les salariés dont le manager n’estime pas que l’expertise ou le degrés d’autonomie sont suffisants pour télétravailler.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de service ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères, ou à la mise en place du télétravail.

Article 4 : Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Le passage en télétravail repose sur la base du volontariat.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique par remise en main propre contre décharge.

Ce dernier a un délai de 1 mois pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé au regard des critères d’éligibilité définis dans le présent accord.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, un avenant au contrat est conclu pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail adaptées à la situation du télétravailleur, à savoir notamment :

• la fréquence du télétravail et les jours télétravaillés

• la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable

• l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail

• les équipements mis à disposition

• les conditions de réversibilité du télétravail à domicile

• les droits et devoirs du salarié

Article 5 : Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 2 mois. 

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 48 heures.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste en présentiel dans les locaux de l’entreprise, aux mêmes charges et conditions qu’avant la mise en œuvre du télétravail. Il devra restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par l’entreprise pour les besoins du télétravail.

Article 6 : Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Article 6.1 : Retour à une situation sans télétravail à l’initiative du salarié

Le télétravailleur retrouve son emploi à l’issue de la situation de télétravail ou sur simple demande sous 48 heures.

La demande est effectuée par la salarié par écrit à son supérieur hiérarchique par courrier remis en main propre contre décharge.

Article 6.2 : Retour à une situation sans télétravail à l’initiative de l’employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison de condition d'éligibilité non remplie, réorganisation de l'entreprise, déménagement du salarié en dehors du département, etc…

Cette décision est notifiée par écrit au salarié par courrier remis en main propre contre décharge.

La fin du télétravail prendra effet une semaine à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Article 6.3 : Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu à la demande du manager ou d’un membre de la direction.

Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de besoin lié à l’activité professionnelle, de remplacement d’un salarié absent, de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou de toute autre mission liée à l'activité professionnelle et dans tous les cas qui ne sont pas prévisibles.

Dans tous ces cas, le supérieur hiérarchique doit informer son collaborateur 24 heures avant.

Article 7 : Lieu du télétravail

Le télétravail est effectué au domicile habituel du salarié, tel que déclaré au service RH, sauf autorisation expresse de la direction.

Le télétravailleur devra affecter un espace à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice de ses missions en télétravail, à savoir disposer d’installations informatiques et numériques nécessaires au bon déroulement de l’activité professionnelle.

En cas de changement de lieu de télétravail, le salarié prévient l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 4.

Article 8 : Modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les conditions de l’accord collectif en vigueur.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses horaires de travail en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail installé sur son ordinateur.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.

Article 9 : Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Pour un salarié éligible au télétravail, le nombre de jour télétravaillable est fixé à 1 jour maximum par semaine.

Pour maintenir une cohésion d’équipe au sein du service, il est demandé au manager d’avoir au moins deux jours par semaine tous les collaborateurs en même-temps en présentiel.

En cas d’absence ponctuelle d’un collaborateur dans la semaine, le télétravail peut être suspendu pendant ladite semaine.

De manière générale, le télétravail sera refusé si le collaborateur est déjà absent au moins 2 jours dans la semaine.

Les jours de télétravail sont fixés par le manager, en concertation avec les salariés.

Article 10 : Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail définies par l’accord collectif en vigueur pendant lesquelles il doit être joignable.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 11 : Equipements du télétravail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail.

La conformité des installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra attester sur l’honneur dans l’avenant à contrat de travail de la conformité des installations (l’entreprise pourra éventuellement demander une attestation).

Les équipements fournis par l’entreprise sont :

• un ordinateur portable et sa sacoche

• un téléphone portable comprenant un forfait pour les appels téléphoniques et une connexion internet

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il doit être restitué dès la fin de la période de télétravail, à l’exception de l’ordinateur portable et du téléphone portable qu’il continuera d’utiliser.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat et pourra être amené à le restituer sur simple demande de l’entreprise.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en contactant le service informatique par les moyens dédiés (ITOP ou appel téléphonique). Il doit en informer également immédiatement son manager qui pourra demander au télétravailleur de revenir sur son lieu de travail, ce temps de « latence » étant considéré comme du temps de travail effectif.

Les interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord. L'employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par tout autre moyen écrit au minimum 1 jour avant l'intervention.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Article 12 : Frais liés au télétravail

L'entreprise maintient le titre restaurant pour le salarié en situation de télétravail sur la journée entière (mêmes conditions d’attributions qu’en présentiel).

Les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail font l’objet de l’attribution d’un montant forfaitaire de 2,50€ par jour de télétravail.

Ce forfait prend en compte l’ensemble des frais générés par la situation de télétravail, au-delà du matériel fournit par l’entreprise, comme par exemple :

• frais complémentaires de communication (abonnement, souscription à une offre internet...) ;

• frais éventuels de fournitures et d'imprimés (dépenses de cartouches d'encre, de ramettes de papier) ;

• frais complémentaire liés à l'utilisation de l’espace privé (frais d'électricité, d'eau, de chauffage, d'assurance habitation, de diagnostic de conformité électrique...) ;

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre sur demande à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant le risque lié.

Article 13 : Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de respecter les dispositions légales (RGPD notamment) ainsi que les consignes en vigueur dans l’entreprise, mises à disposition dans la « boite à outils du salarié », et qu’il s’engage à respecter scrupuleusement.

Le télétravailleur s'engage, notamment, à respecter les consignes au regard de la protection des données ainsi que celles qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement.

Article 14 : Santé et sécurité au travail

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer son supérieur hiérarchique et le cas échéant le service des ressources humaines, suivant le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise.

L'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.

Article 15 : Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les salariés qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, suivant la situation et après avis du médecin du travail.

Chapitre II – Dispositions diverses

Article 16 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Il entrera en vigueur à compter du 01/07/2023.

Article 17 : Suivi-interprétation

Afin d'assurer le suivi du présent accord, il est prévu que le sujet soit porté à l’ODJ du CSE abordant les conditions de travail (SSCT), pendant la durée du présent accord afin que les élus comme la direction puissent faire part de leur évaluation de l’expérimentation.

En outre, en cas de difficultés d'interprétation d'une clause de cet accord, il est prévu que le sujet soit porté à l’ordre du jour du CSE pour échange et arbitrage de la direction générale.

Article 18 : Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur.

Article 19 : Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l'article  D. 2231-7 du code du travail.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Digne les Bains.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.