Accord d'entreprise "Conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles 2019 des CSE" chez SAPRR - APRR (Siège)

ACCORD D'ENTREPRISE N° 2019.3 RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019 DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES

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ENTRE :

APRR,

D'UNE PART,

ET :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

- U.N.S.A. Autoroutes

• C.F.D.T. représentée par

• C.F.E – C.G.C. représentée par

• C.G.T. représentée par

• C.G.T – F.O. représentée par

• SUD représentée par

D'AUTRE PART,

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

ARTICLE I : OBJET – CHAMP D’APPLICATION 4

ARTICLE II : PRINCIPES GENERAUX 4

ARTICLE III : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 5

III – A : Recours à un prestataire extérieur 5

III – B : Choix du moyen de vote 5

ARTICLE IV : PREPARATION DES OPERATIONS ELECTORALES 5

IV – A : Protocole d’accord préélectoral 5

IV – B : Listes électorales 5

IV – C : Listes de candidats – Logos – Professions de foi 6

IV – D : Programmation du site Internet de vote 6

IV – E : Formation au système de vote électronique 6

IV – F : Test du système de vote électronique 6

ARTICLE V : DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES 7

V – A : Information des électeurs 7

V – B : Transmission du matériel de vote 7

V – C : Modalités d’accès au site de vote 7

V – D : Lieu et temps du scrutin 7

V – E : Déroulement du vote 8

V – F : Assistance technique et téléphonique 9

ARTICLE VI : CONTROLES DU PROCESSUS ELECTORAL 9

VI – A : Expertise 9

VI – B : Bureau de vote 9

VI – C : Cellule d’assistance technique 10

VI – D : Prestataire 10

ARTICLE VII : CLOTURE ET RESULTATS 10

VII – A : Clôture du scrutin 10

VII – B : Dépouillement – Décompte et attribution des sièges 11

VII – C : Proclamation des résultats – Signature des procès-verbaux 11

ARTICLE VIII : SECURITE – CONFIDENTIALITE 11

VIII – A : Anonymat et confidentialité des suffrages 11

VIII – B : Contenu des fichiers 11

VIII – C : Dispositif de secours 12

VIII – D : Clés de déchiffrement 12

VIII – E : Destruction des données 12

ARTICLE IX : DISPOSITIONS FINALES 12

ANNEXE – CAHIER DES CHARGES 14

PREAMBULE

La direction et les organisations syndicales représentatives ont mis en place, à l’occasion des élections professionnelles intervenues en 2017, un vote électronique par Internet généralisé et exclusif afin de simplifier l’organisation des élections, de sécuriser le processus électoral et de favoriser la participation des salariés.

Les parties signataires du présent accord décident de recourir de nouveau à ce mode de vote pour les élections professionnelles 2019, à l’occasion desquelles un Comité Social et Economique
(ci-après « CSE ») sera mis en place au sein de chacun des 4 établissements distincts de la société.

Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions du code du travail relatives au vote électronique, modifiées en dernier lieu par l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 régissant les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE I : OBJET – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet :

• D’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des membres des délégations du personnel des CSE de la société, qui se déroulera en 2019 ;

• De définir les principales modalités de fonctionnement du système de vote.

Il s’applique à l’ensemble des électeurs appelés à voter à l’élection des membres des délégations du personnel des CSE.

ARTICLE II : PRINCIPES GENERAUX

Le scrutin électronique devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral suivants :

• Intégrité et sincérité du vote ;

• Anonymat, confidentialité et secret du vote ;

• Unicité du vote ;

• Publicité du scrutin.

ARTICLE III : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

III – A : Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par une autre société.

La direction prendra contact avec un prestataire spécialisé dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné « le prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges (cf. annexe) respectant les dispositions du présent accord et celles du code du travail.

Les parties signataires font part de leur attachement à ce que le prestataire propose un site Internet de vote accessible à tous et soit certifié RGAA (Référentiel Général d’Accessibilité pour les Administrations), conformément à la politique Diversité et égalité des chances de l’entreprise.

III – B : Choix du moyen de vote

Les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Par conséquent, tout vote à bulletin secret sous enveloppe, physique ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE IV : PREPARATION DES OPERATIONS ELECTORALES

IV – A : Protocole d’accord préélectoral

La direction et les organisations syndicales intéressées négocieront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le nombre de sièges à pourvoir et leur répartition selon les collèges, le calendrier et les modalités des différentes opérations électorales.

A défaut d’accord, la direction organisera le processus électoral dans le respect des dispositions prévues par le code du travail.

Le protocole d’accord préélectoral actera le choix du prestataire et comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu.

IV – B : Listes électorales

Les listes électorales (listes des salariés électeurs et éligibles) seront affichées sur les lieux de travail et communiquées aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, pour vérifications, dans les conditions prévues par ledit protocole.

Sous la responsabilité de la Direction des ressources humaines, qui a en charge le contrôle de leur conformité, ces listes électorales seront transmises au prestataire aux fins d’être intégrées dans le système de vote électronique.

IV – C : Listes de candidats – Logos – Professions de foi

Les listes de candidats, ainsi que les éventuels logos et professions de foi, seront, selon ce qui sera convenu dans le protocole d’accord préélectoral :

• Soit remis par les organisations syndicales ou leur représentant à la direction qui, après vérifications, les transmettra au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique ;

• Soit saisis par les organisations syndicales ou leur représentant sur une plateforme sécurisée placée sous la responsabilité du prestataire.

IV – D : Programmation du site Internet de vote

Le prestataire assurera la programmation des pages web.

Les professions de foi et logos devront être affichés sur le site de vote. Leur format sera défini par le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la taille et de la police de caractères.

Les listes de candidats des organisations syndicales seront présentées par ordre alphabétique.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Il permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

IV – E : Formation au système de vote électronique

Le prestataire dispensera une formation sur le système de vote retenu aux membres du bureau de vote, ainsi qu’aux représentants du personnel qui le souhaiteront.

La date et les modalités de la formation seront convenues dans le protocole d’accord préélectoral.

IV – F : Test du système de vote électronique

En présence du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, il sera procédé à un test du système de vote électrique et du système de dépouillement, avant que le vote ne soit ouvert.

La date et les modalités du test seront convenues dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE V : DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

V – A : Information des électeurs

La direction et les organisations syndicales s’accordent sur l’importance de communiquer largement sur le vote électronique pour inciter les salariés à participer au scrutin.

Les modalités de cette communication, qui inclura notamment une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et une vidéo de présentation, seront fixées par le protocole d’accord préélectoral.

V – B : Transmission du matériel de vote

Chaque électeur recevra à son domicile, de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, un courrier simple faisant état de :

• L’adresse Internet du site de vote ;

• Ses moyens personnels d’authentification (code d’accès et mot de passe), générés de manière aléatoire pour garantir la confidentialité et valables pour les deux tours.

En cas de perte ou de non réception des moyens personnels d’authentification, l’électeur pourra en obtenir de nouveaux selon une procédure définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une troisième information personnelle, non contenue dans le courrier et censée être connue de l’électeur seul, appelée « code de défi », sera demandée à l’électeur au moment de valider son vote, dans un objectif de sécurisation. Le « code de défi » sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

V – C : Modalités d’accès au site de vote

L’adresse du site de vote (dite « URL ») sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. Elle sera précisée dans le courrier simple comportant les moyens personnels d’authentification.

Pour faciliter les opérations de vote depuis un smartphone, une tablette, ou tout autre équipement informatique nomade, un « QR Code » pouvant être flashé sera intégré dans ce courrier. Il permettra un accès direct au site de vote, sans saisie de l’adresse.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son code d’accès et son mot de passe.

V – D : Lieu et temps du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, depuis n’importe quel terminal relié à Internet (ex : ordinateur, smartphone, tablette).

Ainsi, le vote pourra être effectué :

• Depuis le domicile ;

• Depuis tout lieu en dehors de l’entreprise ;

• Dans le respect des contraintes d’exploitation, sur le lieu de travail (ou à proximité), pendant le temps de travail. A cette fin, la société mettra à la disposition des salariés des postes informatiques, avec une connexion Internet, dans des conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs seront informés des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

V – E : Déroulement du vote

A l’aide du code d’accès, du mot de passe et du « code de défi », l’électeur pourra se connecter et voter en toute confidentialité. Toute personne ne disposant pas simultanément de ces trois informations ne pourra pas voter.

Son identification sera assurée par un serveur extérieur dédié qui vérifiera l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, par exemple une première fois pour le scrutin des titulaires, puis lors d’une autre connexion pour le scrutin des suppléants.

Une fois connecté, tant pour l’élection des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son collège.

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix apparaîtra clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation.

Après validation, son vote sera crypté et stocké dans une urne électronique.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaudra signature de la liste d’émargement, et ce dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôturera définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote aura été réalisé.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver. Cet accusé de réception pourra être téléchargé à tout moment par chaque électeur depuis le site de vote.

Les électeurs votant sur le lieu de travail et souhaitant conserver cet accusé de réception, car ne pouvant le télécharger ultérieurement depuis leur domicile ou un autre lieu en dehors de l’entreprise, devront se munir d’un matériel de stockage (ex : clé USB) pour permettre son enregistrement. Ils pourront solliciter un membre de l’encadrement ou une secrétaire pour obtenir une impression de l’accusé de réception.

V – F : Assistance technique et téléphonique

Un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs ou de réexpédier un nouveau code d’accès et mot de passe, dans les conditions précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Le numéro de téléphone ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture de ce service seront précisés dans les documents d’information mis à la disposition des salariés.

Une « aide en ligne » sera également présente sur le site Internet de vote.

ARTICLE VI : CONTROLES DU PROCESSUS ELECTORAL

VI – A : Expertise

Le prestataire devra être en mesure de justifier d’une expertise indépendante de son dispositif de vote.

Celle-ci devra mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique à répondre aux principes de confidentialité des données, de sincérité du scrutin, d’anonymat du vote, de sécurité, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

Le rapport de cette expertise sera communiqué aux organisations syndicales.

Par ailleurs, la société mandatera un expert indépendant qui sera chargé d’expertiser la solution de vote retenue. Le rapport d’expertise sera communiqué aux organisations syndicales.

VI – B : Bureau de vote

Pour assurer le bon déroulement des opérations électorales et en contrôler la régularité, un bureau de vote unique pour l’ensemble des scrutins sera mis en place.

Les modalités de désignation de ce bureau de vote, qui comportera un président et deux assesseurs, seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Le bureau de vote pourra notamment contrôler :

• Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, étant rappelé que cette possibilité sera également reconnue à la cellule d’assistance technique et aux personnes habilitées ou désignées pour assurer le contrôle des opérations électorales ;

• Périodiquement, le scellement des urnes, après ouverture du vote et jusqu’à la clôture du scrutin ;

• En temps réel, le taux de participation, étant rappelé qu’aucun résultat partiel ne pourra être généré pendant le déroulement du vote. Ce taux de participation sera également accessible à la Direction des ressources humaines et à un représentant de chaque organisation syndicale ayant présenté au moins une liste de candidats.

Il aura également en charge le lancement des opérations de dépouillement et la proclamation des résultats, dans les conditions fixées aux articles VII-B et VII-C.

En cas de dysfonctionnement informatique (ex : infection virale, intrusion), le bureau de vote aura compétence, après avis de la cellule d’assistance technique et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et pour décider, le cas échéant, la suspension des opérations de vote.

VI – C : Cellule d’assistance technique

La société mettra en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprendra des représentants de la Direction des ressources humaines et du prestataire.

En présence du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, elle aura pour missions de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de dépouillement à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

VI – D : Prestataire

La mise en œuvre du système de vote électronique sera, s’agissant des moyens informatiques, opérée sous le contrôle des représentants du prestataire, en lien avec la Direction de l’informatique et des systèmes d’information.

Toutes les mesures seront prises pour permettre au prestataire de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des membres du bureau de vote, de la Direction des ressources humaines et de la Direction de l’informatique et des systèmes d’information.

ARTICLE VII : CLOTURE ET RESULTATS

VII – A : Clôture du scrutin

La clôture du scrutin interviendra automatiquement à l’heure convenue dans le protocole d’accord préélectoral. Le site de vote ne sera alors plus accessible pour voter.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

VII – B : Dépouillement – Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois clés générées.

Les sièges seront attribués conformément au protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement, jusqu’à l’éventuel second tour, afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

VII – C : Proclamation des résultats – Signature des procès-verbaux

Le bureau de vote procèdera à la proclamation des résultats à l’issue du scrutin.

Il validera et signera les procès-verbaux, dont une copie numérique sera remise sur le champ aux organisations syndicales et adressée par courrier électronique.

ARTICLE VIII : SECURITE – CONFIDENTIALITE

VIII – A : Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Il sera donc impossible de rapprocher un bulletin de vote d’un salarié figurant sur la liste d’émargement.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement, dès leur émission sur le poste de l’électeur et jusqu’au dépouillement. Elles ne seront donc jamais lisibles.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Afin de garantir la confidentialité du vote, les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l’identification des électeurs.

VIII – B : Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées seront :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’embauche dans l’entreprise (ou le groupe), emploi, date de naissance, collège, lieu de prise de poste, genre ;

• Pour le fichier des électeurs : civilité, nom et prénom des électeurs, date de naissance, collège, lieu de prise poste, « code de défi », adresse postale, genre ;

• Pour les listes et le fichier des candidats : nom et prénom des candidats, date de naissance, collège, « titulaire » ou « suppléant », appartenance syndicale le cas échéant, genre ;

• Pour les listes d’émargement : nom et prénom des électeurs, date et heure d’émargement, collège, lieu de prise de poste ;

• Pour les résultats : nom et prénom des candidats, « élu » le cas échéant, collège, appartenance syndicale le cas échéant, nombre de voix obtenues, genre. 

VIII – C : Dispositif de secours

Le système de vote électronique devra comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.

VIII – D : Clés de déchiffrement

Au terme de la session de test et de scellement du dispositif de vote, trois clés de déchiffrement seront générées publiquement par le dispositif informatique.

Une clé sera remise publiquement à chaque membre du bureau de vote.

Chaque membre du bureau de vote créera un mot de passe, connu de lui seul, permettant d’activer sa clé de déchiffrement le jour du dépouillement.

Ces clés seront indispensables pour lancer le dépouillement.

Pour parer à toute éventualité (ex : perte d’une clé, absence d’un ou plusieurs membre(s) du bureau de vote), chaque clé de déchiffrement sera copiée et placée sous scellé dans un coffre-fort de la société. En cas de nécessité et à la demande du bureau de vote, le scellé sera remis à un membre du bureau de vote.

VIII – E : Destruction des données

Le prestataire conservera sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, dans le cas où une action contentieuse serait engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive :

• Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables ;

• Les matériels de vote ;

• Les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE IX : DISPOSITIONS FINALES

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Il prend effet à la date de sa signature et est conclu au titre du processus électoral 2019.

Il cessera de produire effet dès après l’élection des membres des CSE.

Toute organisation syndicale non signataire pourra y adhérer conformément aux dispositions légales.

Il pourra être révisé dans les formes et conditions prévues par le code du travail.

Le présent accord sera déposé de manière dématérialisée auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) – Unité territoriale de la Côte d’OR. Un exemplaire sera également transmis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon.

Fait à Saint-Apollinaire, le 18 juillet 2019

Le PDG, Le DRH GROUPE,

CFDT	C.F.E – C.G.C	C.G.T	C.G.T – F.O	SUD

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire a en charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des ressources humaines d’APRR ;

• La mise en œuvre du système de vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

   1. Fonctionnalités générales

      1. Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez le prestataire.

Il est rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, via le réseau Internet.

2. Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

Durant cette période, les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont les élections professionnelles 2019 des 4 Comités Sociaux et Economiques d’APRR.

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes fixées par la réglementation :

• Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les « clés de chiffrement » et de « déchiffrement » et le contenu de l'urne ne sont accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Le prestataire s’engage à fournir à APRR les conclusions du dernier rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique. Par ailleurs, une expertise spécifique sera diligentée par APRR.

2. Scénario de vote

   5. Etapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code d’accès (code identifiant) et un mot de passe.

• Une étape de présentation des listes de candidats en présence.

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc ».

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés le cas échéant.

• La confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un « code de défi » pour sécuriser son vote.

• La confirmation à l’électeur, par le système, de la prise en compte de son bulletin de vote.

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer ou de télécharger un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (principe d’unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :

• L’unicité et la confidentialité du vote. Le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système. La sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite, à partir des votes enregistrés, doit être assurée. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire et est contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’APRR.

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• Le contrôle des urnes électroniques, qui doivent être vides.

• Le contrôle de la liste des émargements, qui doit être vierge.

• Le contrôle du scellement du système de vote électronique.

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est réalisée par le prestataire, qui sera présent dans les locaux d’APRR, sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La procédure de clôture de l’élection implique un contrôle du scellement du système de vote électronique.

5. Dépouillement des urnes électroniques

La procédure de dépouillement des urnes électroniques, opérée par le prestataire sous le contrôle du bureau de vote, en présence de toutes les personnes intéressées au sens des dispositions du code électoral et du code du travail, comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement.

• L’édition de la liste des émargements.

• Le déchiffrement des suffrages.

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote : tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

• L’édition des procès-verbaux au format CERFA ainsi que le calcul de la représentativité au niveau de la société et de chaque établissement distinct.

  6. Scellement du système

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit être scellé de l’ouverture à la clôture du scrutin.

7. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du terminal informatique sur lequel il vote jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n’est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL ou TLS (au choix d’APRR).

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton « JE VOTE », donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

8. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin, les listes des émargements sont accessibles aux membres du bureau de vote, aux organisations syndicales ayant présenté au moins un candidat et à la Direction des ressources humaines.

Pendant la période du scrutin, les listes des émargements ne sont pas accessibles. Le taux de participation est accessible aux membres du bureau de vote, à la Direction des ressources humaines et à un membre de chaque organisation syndicale ayant présenté au moins une liste de candidats.

9. Assistance technique et téléphonique

Le prestataire assure la formation du bureau de vote, des membres de l’entreprise intégrant la cellule d’assistance technique et des représentants du personnel dans les conditions définies dans l’accord d’entreprise et/ou le protocole d’accord préélectoral.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tient également à la disposition des représentants de la société et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, les électeurs d’APRR ont à leur disposition une assistance téléphonique dont les conditions seront définies dans le protocole d’accord préélectoral. Elle permet de leur apporter une assistance technique et de leur transmettre, si nécessaire, un nouveau code d’accès et mot de passe par email ou par SMS.

Cette dernière fonctionnalité est également accessible depuis le site de vote en ligne.

10. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de la cellule d’assistance technique et des organisations syndicales ayant présenté au moins un candidat, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   11. Préparation de l’élection

       8. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par APRR.

Elles comportent les informations nominatives concernant les électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection.

Elles sont établies par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par APRR et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur, la civilité, les nom et prénom(s), la date de naissance, le lieu de prise poste, le collège, les coordonnées postales (adresse du domicile) et le « code de défi ».

9. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé.

• Contrôler les accès au système de vote électronique.

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur.

• Editer les listes d’émargement.

  10. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire propose un processus d’échanges sécurisé des informations et des données par l’intermédiaire d’un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique. Ce dispositif permet les échanges sécurisés de fichiers entre APRR et le prestataire.

11. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ces données.

12. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture d’un code d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans l’accord d’entreprise et/ou le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

13. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit :

• Un code d’accès (code identifiant) unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes ;

• Un mot de passe, qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur un « code de défi » avant de valider définitivement son vote.

L’accès à l’application est également possible, depuis un « smartphone », une tablette ou tout autre équipement informatique nomade, en flashant un « QR code » figurant dans le courrier adressé à chaque électeur (voir 3.1.7).

14. Envoi des moyens d’authentification

Le prestataire assure la transmission à chaque électeur du codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à son domicile.

En cas de non réception ou de perte du code d’accès et/ou du mot de passe par l’électeur, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de son site de vote ou de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire assure la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

15. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Direction des ressources humaines et les membres du bureau de vote, le prestataire, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, fournit une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

16. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales d’APRR ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole d’accord préélectoral.

Elles seront transmises par la Direction des ressources humaines au prestataire ou renseignées directement par les organisations syndicales (ou candidats libres en cas de second tour) sur une plateforme sécurisée, selon ce qui sera décidé dans le protocole d’accord préélectoral. Ces listes permettront de paramétrer le système de vote électronique pour être présentées aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats mentionnent l’élection concernée (titulaires ou suppléants, collège), le cas échéant l’appartenance syndicale, les nom et prénom(s) de chaque candidat, l’ordre de présentation des candidats dans les listes.

17. Contrôle de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la Direction des ressources humaines et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

12. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    18. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence du bureau de vote, des représentants des listes de candidats et de la cellule d’assistance technique.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

L’objectif est de permette aux membres du bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génère et communique trois clés de déchiffrement qui sont remises aux membres du bureau (président(e) et deux assesseurs) ainsi qu’une clé de déchiffrement dite de « secours » qui sera placée sous scellé dans un coffre-fort.

19. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• Réalisation de plusieurs votes ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôle de la conformité des résultats obtenus ;

• Validation du dispositif de vote ;

• Scellement de l’application de vote électronique.

  13. Mise à disposition d’états

      20. Listes des émargements

Les listes des émargements définitives sont remises à APRR et au bureau de vote sur support numérique à l’issue de l’élection.

21. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres du bureau de vote et de la Direction des ressources humaines ont accès à ces résultats « en ligne ».

22. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la Direction des ressources humaines les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format « .pdf ».

La Direction des ressources humaines remettra une copie de ces procès-verbaux aux organisations syndicales.

14. Prestation de conseil et d’assistance

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des ressources humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• La formation des représentants du personnel et du bureau de vote ;

• L’établissement des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs ;

• Eventuellement, la validation de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique et le protocole d’accord préélectoral, ainsi que les éventuelles formalités déclaratives.

  15. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

      23. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

La durée de la période d’élection est définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Durant cette période, le système est disponible 24 heures sur 24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

24. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer ou de télécharger un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

25. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers des émargements, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.