PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORAL
elections 2023 des représentants du personnel
au Comité Social et Economique de PIERRE GUERIN SAS

Entre, d'une part,

La Société PIERRE GUERIN SAS – 179 Grand Rue – 79210 MAUZE SUR LE MIGNON, représentée par xxxxxxxxxxxxxx en qualité de Directeur Général, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 025 980 186,

Ci-après dénommée « la Société »,

et, d'autre part,

Les Organisations Syndicales représentatives du personnel, signataires de l'accord,

Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »,

Préambule

Le mandat des membres du Comité Social et Economique de la société Pierre Guérin va expirer le 05 décembre 2023. Dès lors, la Direction a invité les Organisations Syndicales intéressées à négocier le protocole préélectoral fixant notamment :

• le calendrier du processus électoral ;

• le nombre et la composition des collèges électoraux ;

• la répartition des effectifs dans lesdits collèges ;

• la répartition des sièges à pourvoir au sein des différents collèges ;

• les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

Les Organisations Syndicales intéressées à la présente négociation ont ainsi été invitées, par courrier recommandé en date du 13 septembre 2023.

Conformément à l’article L. 2314-26 du Code du travail et à l’accord en date du 20 septembre 2023, les parties ont souhaité utiliser, pour les élections à venir, un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société VOXALY.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique, et modifiant le Code du travail

• à la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique

Les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique seront organisées dans le cadre des dispositions légales et selon les modalités qui suivent.

Date, lieu et heure des élections

L’objet du présent protocole porte sur les élections des membres de la délégation du personnel composant le Comité Social et Economique (ci-après désigné le CSE) de PIERRE GUERIN.

Le 1^er tour aura lieu du mardi 21 novembre 2023 à 10h au jeudi 23 novembre 2023 à 15 h. Le site internet de vote sera ouvert sur cette période et des ordinateurs seront mis à disposition de tous les électeurs près de la salle de pause (bout du bâtiment C) de Niort sur cette même période. Les salariés de Mauzé sur le Mignon étant équipés de PC, il ne sera pas mis à disposition d’ordinateurs complémentaires à Mauzé.

Le 2^nd tour éventuel aura lieu du mardi 05 décembre 2023 à 10h au jeudi 07 décembre 2023 à
15 h. Le site internet de vote sera ouvert sur cette période et des ordinateurs seront mis à disposition de tous les électeurs près de la salle de pause (bout du bâtiment C) de Niort sur cette même période. Les salariés de Mauzé sur le Mignon étant équipés de PC, il ne sera pas mis à disposition d’ordinateurs complémentaires à Mauzé.

Durée des mandats

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-33 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sont élus pour quatre (4) ans, commençant à courir à compter de la proclamation des résultats définitifs et au plus tôt à l’échéance des mandats en cours, soit au 05 décembre 2023.

Effectif de l’entreprise, nombre de sièges à pourvoir, collèges électoraux et répartition du personnel entre les collèges

Effectif de l’entreprise

L’effectif de l’entreprise, apprécié à la date du 1^er tour de scrutin, s’élève
à 380.41 salariés, calculé selon les règles légales de décompte des effectifs.

Nombre de sièges à pourvoir

Le nombre de membres de la délégation du personnel du CSE à élire, compte tenu de l’effectif et de la négociation du présent Protocole, est de : 12 titulaires et 12 suppléant(e)s.

Répartition du personnel entre les collèges

La répartition, dans les collèges électoraux, du personnel votant inscrit sur les listes électorales est faite de la façon suivante :

• Votent dans le premier collège les membres du personnel ouvriers, employés administratifs niveaux I, II et III inclus et techniciens niveaux I, II et III inclus

• Votent dans le second collège les membres du personnel agents de maîtrise, employés administratifs niveaux IV et V, techniciens niveaux IV et V

• Votent dans le troisième collège les membres du personnel classés cadres

Répartition des sièges entre les catégories

Les parties conviennent, pour l'élection 2023, de répartir les sièges entre les collèges au prorata de la répartition entre les collèges des 349 salariés de la liste électorale.

Il est convenu entre les parties de répartir les sièges de la façon suivante :

• Collège 1 : 4 titulaires – 4 suppléant(e)s

• Collège 2 : 4 titulaires – 4 suppléant(e)s

• Collège 3 : 4 titulaires – 4 suppléant(e)s

Proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral

La représentativité entre les femmes et les hommes sera conforme à l’article L. 2314-30 du Code du travail. La proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège est la suivante :

Collège 1 : Nombre d’inscrits sur la liste électorale : 127 salariés

Nombre de femmes = 16 => proportion de femmes dans le collège 1 = 12.6 %

Nombre d’hommes = 111 => proportion d’hommes dans le collège 1 = 87.4 %

Collège 2 : Nombre d’inscrits sur la liste électorale : 118 salariés

Nombre de femmes = 20 => proportion de femmes dans le collège 2 = 16.95 %

Nombre d’hommes = 98 => proportion d’hommes dans le collège 2 = 83,05 %

Collège 3 : Nombre d’inscrits sur la liste électorale : 104 salariés

Nombre de femmes = 18 => proportion de femmes dans le collège 3 = 17.31 %

Nombre d’hommes = 86 => proportion d’hommes dans le collège 3 = 82.69 %

La direction portera, par tout moyen permettant de donner une date certaine à cette information, cette proportion à la connaissance des salariés.

Critères de l’électorat

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-18 du Code du travail, pour être électeur, un salarié doit être âgé d’au moins 16 ans, avoir travaillé au moins 3 mois dans l’entreprise et ne pas avoir fait l’objet d’une interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques

Critères d’éligibilité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-19 du Code du travail, pour être éligible, un salarié doit être électeur dans le même collège, âgé d’au moins 18 ans, avoir travaillé au moins un an dans l’entreprise, ne pas être conjoint, partenaire lié par un PACS, concubin, descendant, ascendant, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur, ne pas avoir fait l’objet d’une interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques, et ne pas disposer d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés à l'employeur ou ne pas le représenter effectivement devant le CSE.

Dépôt des candidatures

Les listes de candidatures proposées au 1^er tour par les Organisations Syndicales seront présentées par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en
main propre contre récépissé ou mail avec avis de réception et de lecture) au plus tard le
mardi 31 octobre à 15 heures, auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le cas échéant, les listes de candidatures proposées au 2^nd tour par tout candidat libre ou une Organisation Syndicale seront présentées par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre récépissé ou mail avec avis de réception et de lecture) au plus tard le lundi 27 novembre 2023 à 11 heures, auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Elles seront adressées à l'adresse postale : PIERRE GUERIN SAS - 179, GRAND RUE - B.P. 40012 - 79210 MAUZE-SUR-LE-MIGNON (FRANCE) – A l'attention de la DRH ou à l'adresse mail : melanie.georget-truchi@pierreguerin.equans.com.

La direction affichera les listes déposées sur les panneaux réservés aux communications de la direction, le 31 octobre 2023 pour le 1er tour et le 27 novembre 2023 pour le 2nd tour éventuel.

Les listes de candidatures, établies par collège, doivent préciser :

• s’il s’agit du 1^er ou du 2^nd tour des élections,

• le cas échéant, pour le 1^er tour, le nom de l’Organisation Syndicale,

• s’il s’agit de la liste des titulaires ou des suppléants,

• le nom et prénom du candidat, contresigné par l’intéressé.

Il est précisé que les Organisations Syndicales sont seules habilitées à présenter des candidats au 1er tour des élections professionnelles.

Au second tour, les candidatures sont libres.

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, les listes comportant plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale et présenter alternativement un candidat de chaque sexe, jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Une liste ne peut comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats.

Les doubles candidatures titulaire/suppléant sont admises. Dans le cas où le candidat est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant.

Listes électorales

A compter du 17 octobre 2023, la liste électorale établie pour chaque collège sera disponible sur le panneau de la Direction au rez-de-chaussée du site de Niort et dans la zone d'affichage sur le site de Mauzé.

Elle comprend pour chaque salarié : son nom, son prénom, son âge, son ancienneté, son poste, s'il est électeur, s'il est éligible et son collège.

Diffusion de la propagande électorale

Les Organisations Syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise.

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé du prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne. Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• format PDF de 2 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso

• Couleur ou noir et blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo devra être au format png, de taille
200 pixels x 200 pixels.

Les professions de foi et logos doivent être déposés auprès de Mélanie GEORGET-TRUCHI,
DRH, par e-mail à l'adresse melanie.georget-truchi@pierreguerin.equans.com avant le
31 octobre 2023 15 h, pour le 1er tour, et avant le 27 novembre 2023 11 h, pour le 2ème tour.

Les Organisations Syndicales représentatives de l'entreprise pourront afficher leur profession de foi sur leurs panneaux d'affichage. Pour les autres Organisations Syndicales, leurs professions de foi pourront être affichées par la Direction sur un panneau "élections" ajouté spécifiquement pour l'occasion et pour la durée de l'élection.

Les parties conviennent que les Organisations Syndicales présentant des candidats
arrêteront leur campagne électorale le 20 novembre (veille de l’ouverture du 1er tour) à 17h00 et le 4 décembre (veille de l’ouverture du 2nd tour) à 17h00.

Le vote électronique

L'accord d'entreprise signé en date du 20 septembre 2023, prévoit le recours au vote électronique comme modalité exclusive d’expression des suffrages. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Des ordinateurs seront mis à disposition de tous les électeurs près de la salle de pause (bout du bâtiment C) de Niort pendant les deux tours de scrutins. Les salariés de Mauzé sur le Mignon étant équipés de PC, il ne sera pas mis à disposition d’ordinateurs complémentaires sur ce site.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections des membres de la délégation du Personnel au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires. Le président et le 1er assesseur seront choisis parmi les salariés les plus âgés et le 2ème assesseur sera choisi parmi les salariés les plus jeunes

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation le bureau de vote générera trois clés de dépouillement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement en possession des membres du bureau de vote sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Matériel de vote

Le matériel de vote est envoyé à chaque salarié par courrier à l'adresse fournie par lui auprès du service RH ainsi qu'une notice explicative reprenant les modalités pratiques de vote.

Ce matériel est constitué d’un courrier appelant à voter et qui comporte une adresse internet à joindre pour obtenir des codes de connexion par e-mail ou SMS.

En cas de perte de l’identifiant ou du mot de passe, l’électeur devra effectuer une demande de nouveaux codes de connexion en ligne, directement depuis le site de vote ou par téléphone auprès de la cellule d'assistance accessible pendant toute la durée du scrutin.

Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse suivante :

https://pierreguerin.voxintime.com

Le déroulement est le suivant :

• L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• L’électeur devra répondre à un ensemble de questions personnelles, afin de pouvoir recevoir ses codes de connexion personnels sur l’adresse e-mail ou le n° de téléphone mobile de son choix.

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des membres de la délégation au Comité Social et Economique aura lieu après chaque scrutin.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote, un représentant de chaque liste ayant présenté des candidats pourra être présent.

Le résultat de vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• Impression et signature des procès-verbaux,

• Proclamation des résultats.

Procès-verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présenté des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.

Dès le jour ouvré suivant les élections, les résultats sont affichés sur les panneaux dédiés. Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

Une copie des procès-verbaux sera remise à chaque Organisation Syndicale ayant participé à la négociation du présent protocole dans les 15 jours suivant la fin des élections.

Durée du protocole et affichage

Le présent protocole, conclu uniquement pour ces élections et pour la durée des mandats des représentants, sera affiché sur le panneau du personnel le lendemain de sa signature.

Publicité de l'accord

Le présent accord sera notifié à chaque Organisation Syndicale puis déposé en
1 exemplaire en version électronique sur la plateforme Téléaccords et en 1 exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes.

Les parties conviennent que la version destinée à être publiée via internet le sera en anonymisant les noms des parties prenantes.

Il sera transmis à sa demande à l’Inspection du travail.

Fait à Niort, le 05 octobre 2023,

En 8 exemplaires originaux dont un pour chaque Organisation Syndicale signataire.

Pour la société : Pour la CGT : Pour la CFE-CGC :

x x x

Pour la CFDT Pour la CFTC Pour FO

x x x

ANNEXE 1 – Cahier des charges de la solution de vote VOXALY (prestataire retenu)

Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible. Le mot de passe est généré par l’électeur.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission.

Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en oeuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test).

Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.