Accord d'entreprise "ACCORD ENTREPRISE DROIT A LA DECONNEXION" chez SIA HABITAT (Siège)

Accord d’entreprise relatif au droit à la déconnexion

La société SIA HABITAT, dont le siège social est situé 67, avenue des Potiers, CS 80649, 59506 DOUAI Cedex, représentée par , Directrice Générale

ci-après dénommée « l’entreprise »

D'une part

Et

Les organisations syndicales représentatives :

• Le syndicat CFDT, représenté par , déléguée syndicale

• Le syndicat CFE-CGC, représenté par , délégué syndical

• Le syndicat CGT, représenté par , délégué syndical

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le développement et l'évolution des outils numériques professionnels et leur accessibilité croissante, y compris au moyen d'outils personnels, permettant d’assurer efficacité et flexibilité, rendent nécessaires la maîtrise et le bon usage de ces outils afin de garantir le respect des temps de repos et de congés des collaborateurs, de leur vie personnelle et familiale et plus largement de veiller à préserver leur santé et la sécurité en assurant un environnement de travail respectueux de tous.

Aussi, suite à la conclusion d’un accord Télétravail, les organisations syndicales et la Direction de SIA HABITAT se sont rencontrées afin de définir les modalités d'exercice du droit à la déconnexion telles qu’issues de la Loi Travail du 8 août 2016.

Ainsi, le droit à la déconnexion est défini comme étant le droit pour un salarié de ne pas être, en permanence, joignable pour des motifs liés à l'exécution de son travail. Ce droit lui assure ainsi la possibilité, en dehors de ses heures de travail, de se couper temporairement des outils numériques lui permettant d'être contacté dans un cadre professionnel (smartphone, internet, email, etc.), selon des modalités définies à l'échelle de l'entreprise

Le présent accord fixe donc les modalités du droit à la déconnexion dans l’entreprise et rappelle :

• l’ensemble des recommandations applicable à tous les salariés, quel que soit leur temps de travail et leur statut professionnel,

• et les bonnes pratiques y compris managériales pour un bon équilibre vie professionnelle/vie personnelle.

Article 1 : Champ d’application

Les dispositions de celui-ci s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise utilisant des outils numériques dans le cadre de leur activité professionnelle.

Article 2 : Respect du droit à la déconnexion

En dehors de ses périodes habituelles de travail, tout salarié de l’entreprise doit bénéficier du droit de se déconnecter des outils numériques mis à sa disposition par l’entreprise. L’effectivité de ce droit suppose une régulation de l’utilisation des moyens de communication électroniques par les émetteurs et par les receveurs de messages électroniques et téléphoniques, dans le cadre défini par l’entreprise favorisant cette utilisation régulée.

Le droit à la déconnexion est défini, concrètement au sein de l’entreprise, comme étant le droit pour les collaborateurs :

• de ne pas être sollicités, que ce soit par courriel, sms ou encore appels téléphoniques à caractère professionnels en dehors de leurs heures habituelles de travail ;

• et de ne pas être connectés à un outil de communication professionnel ou personnel pour un motif professionnel pendant les temps de repos et de congés ;

Ce droit a pour objectif d'assurer le respect de la vie familiale et privée de tous les collaborateurs de l'entreprise, ainsi que d'imposer le respect au repos quotidien tel qu'il est prévu par l'article L.3131-1 du Code du travail.

Les heures habituelles de travail correspondent aux heures visées dans l’accord sur le temps de travail pour les salariés à l’horaire. Le droit à la déconnexion concerne également les salariés au forfait jours, pour lesquels les responsabilités liées à la mission nécessitent une autonomie dans la gestion de leur travail et de leur emploi du temps. Le droit à la déconnexion débute au départ du salarié de son poste jusqu’à son retour.

Ainsi, sauf en cas de nécessité impérieuse de service, le salarié veillera, pendant ses temps de repos, de congés, et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, à ne pas utiliser, pour exercer une activité professionnelle, les outils numériques professionnels mis ainsi à sa disposition ni à se connecter au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit.

Aussi, le salarié n’est également pas tenu, sauf en cas de nécessité impérieuse de service identifiée éventuellement dans l’objet de la communication de répondre aux appels et différents messages qui lui sont destinés.

Lorsqu’une nécessité impérieuse surviendra, tout collaborateur pourra donc décider volontairement de rester connecté et de le faire savoir à sa ligne hiérarchique.

Néanmoins, le droit à la déconnexion étant garanti et le collaborateur ne pouvant subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion notamment en cas de nécessité impérieuse, il est prévu :

• la mise en place d’une organisation par le manager et avec son collaborateur, en amont de toute absence prévisible, en vue de son remplacement

• La prise de relais par le cadre d’astreinte conformément aux règles en vigueur dans l’entreprise avec l’appui éventuel du directeur concerné.

La nécessité impérieuse s’inscrit dans le cadre de la sécurité des biens et des personnes constituant tout dommage ou danger rendant :

- impropre l’utilisation d’un bien, d’un bâtiment

- et/ ou impossible le maintien du locataire dans son logement.

Les dommages ou dangers visés sont à titre d’exemples : l’explosion, la fuite de gaz, l’incendie, la fuite d’eau non maitrisable et toutes autres situations équivalentes.

La Direction s’engage à faire respecter de manière large et stricte, le principe du droit à la déconnexion et du présent accord. Si un collaborateur décide volontairement de rester connecté, La Direction s’assurera du respect du volontariat, du cadre et de la proportionnalité de sa décision. Chaque situation fera l’objet d’une application au cas par cas. 

La DRH veille au respect de ce droit à la déconnexion. Elle y veillera en préconisant à tous les collaborateurs des actions de sensibilisation permettant de respecter le bien-être et l’équilibre vie professionnelle/ vie personnelle.

Ces actions peuvent être aussi un accompagnement à la gestion des priorités et de l’organisation individuelle et collective du travail.

Article 3 : Réciprocité du respect du droit à la déconnexion

Chaque salarié doit veiller au respect de son propre droit à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, sauf en cas nécessité impérieuse de service, le cadre de fonctionnement normal de la société est de ne pas contacter, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de l’entreprise en dehors de ses horaires de travail.

Article 4 : Utilisation raisonnée des outils numériques

Article 4-1 : Valorisation des modes alternatifs de communication en interne

Les parties souhaitent valoriser toutes les formes d’échanges entre les salariés. L’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir le seul vecteur d’échange et se substituer à toute autre forme d’échange.

Lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d’une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les salariés sont donc encouragés à recourir à des modes de communication alternatifs qui sont notamment les suivants :

• Point d’activités

• Réunions physiques

• Echanges informels, visites dans les bureaux

• Appels téléphoniques

• Messagerie instantanée pour des échanges bilatéraux rapides

• Visioconférence

• L’objet de l’accord est aussi d’encourager les modes collaboratifs dans le cadre des missions transversales et du mode projet : développement de l’utilisation des outils de gestion de projet, à ce jour Projexia, pour partager les documents au groupe projet et poser les questions afin d’éviter l’envoi de mails

• SMS

afin notamment d’éviter l’émergence de situations d’isolement et le risque de multiplication excessive de communications hors temps de travail.

Dans ces conditions, les parties conviennent que la communication par courrier électronique doit être un outil parmi d’autres, là où parfois elle devient la règle, et doit être utilisée qu’en l’absence d’autre mode de communication plus adapté.

Article 4-2 : Rationalisation de la communication numérique

De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques, chacun devra analyser la finalité et l’objet de cette utilisation et devra s’assurer de :

• délivrer une information utile,

• au bon interlocuteur,

• sous une forme respectueuse pour le destinataire.

A titre d’exemple, les courriels dits « parapluie » c’est-à-dire avec de multiples destinataires ou en copie sont à bannir.

Article 4-3 : Rationalisation de l’utilisation de la messagerie électronique

• Envoi différé de courrier électronique

Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf nécessité impérieuse de service, les salariés de l’entreprise sont encouragés à utiliser la fonction « d’envoi différé » des courriers électroniques. Cet outil d’envoi différé doit être utilisé de manière raisonnée afin de ne pas créer un flot de courriels inapproprié pour le récepteur à sa reconnexion (exemple : un mail unique reprenant toutes les demandes avec le formalisme approprié au lieu de X courriels ou forward).

• Information expresse des urgences

Si l’émetteur du courrier considère que la situation, par principe non habituelle, impose une réponse urgente de son destinataire, il indique, dans l’objet et dans le message, de façon synthétique, la nature de l’urgence ainsi que l’échéance souhaitée pour son traitement.

• Contenu et destinataires des courriers électroniques

Le champ « objet » des courriers électroniques doit être clairement identifié.

Il convient également d’éviter les courriers électroniques longs et / ou appelant des réponses quasi instantanées.

Par ailleurs, les courriers électroniques doivent être adressés au nombre le plus limité possible de personnes, au regard de son objet et de son contenu. L’usage de la fonction « Répondre à tous » devra être aussi limité que possible.

• Message d’absence

Préalablement à toute absence prévisible du salarié, celui-ci doit mettre en place un message informant ses interlocuteurs :

• de son absence ;

• de la date prévisible de son retour ;

• des personnes auxquelles ils peuvent s’adresser durant cette absence.

Le message d’absence devra être formulé ainsi : « Je suis absent jusqu’au …, Je ne prendrai connaissance de votre courrier électronique qu’à mon retour.

Pendant la durée de mon absence, en cas d’urgence, vous pouvez vous adresser à … à l’adresse suivante … »

• Retour de congés ou longue période d’absence

Il est préconisé de limiter l’envoi de mails pendant ces périodes. Il est donc conseillé d’effectuer des mails de synthèse afin de transmettre les informations nécessaires à la reprise d’activité et de laisser un temps suffisant, d’un à deux jours au collaborateur après son retour, pour en prendre connaissance et le traiter.

Article 4-4 : Appréciation des situations par les salariés

Le salarié émettant un message numérique doit avoir conscience de son éventuel impact sur les repos et congés de son destinataire. Lorsque l’émission d’un message est réalisée en dehors des jours et heures habituelles d’activité professionnelle, plus spécifiquement les week-ends, les jours fériés, l’émetteur doit apprécier l’urgence et la nécessité du message et notamment avoir à l’esprit que ce type de message doit respecter le cadre de la nécessité impérieuse définie plus haut.

Article 5 : Communication, formation et sensibilisation

Article 5-1 : Rôle des managers et des encadrants

Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, toute la ligne hiérarchique de l’entreprise est incitée à adopter une attitude conforme aux principes du présent accord.

En dehors des cas de situation de nécessité impérieuse, le manager ne fera pas de sollicitations directes ou indirectes en dehors des heures de travail habituelles ou si c’est le cas, il y aura une présomption de lecture du message envoyé au retour du collaborateur en tenant compte du temps de traitement.

En cas de constat d’envoi de courriers électroniques tardifs en dehors de situations de nécessité impérieuse de service, les managers pourront signifier à l’expéditeur que c’est une pratique non conforme à l’accord, et en cas de répétition en informer la Direction des Ressources Humaines.

Les entretiens d’évaluation annuels aborderont désormais la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué auprès des salariés placés sous sa responsabilité. Ce point sera abordé lors du questionnement autour de l’équilibre vie personnelle – vie professionnelle.

Article 5-2 : Actions d’information, de formation et sensibilisation du personnel

Des actions d’information, de formation et de sensibilisation seront mises en place au sein de l’entreprise, à destination des salariés et du personnel d'encadrement et de direction, au droit à la déconnexion et à un usage raisonnable et régulé des outils et moyens de communication numériques.

Les actions de formation seront déployées tout au long de l’année suivant l’entrée en vigueur du présent accord.

La Direction s’engage à mettre en place une fois par an une action d’information, de communication ou de sensibilisation touchant le thème du droit à la déconnexion, du bon usage des outils numériques et des bonnes pratiques en ce sens. Ces actions pourront être de différents ordres : formations, ateliers, webinar, articles dans le webzine, bonne pratique mise en avant, affichage…

Outre la mise en ligne de l’accord sur l’intranet, une action de communication spécifique des dispositions de cet accord sous forme de charte des bonnes pratiques sera effectuée dans les mois suivant la signature.

Cette charte relative à la communication électronique et le droit à la déconnexion sera remise également aux nouveaux collaborateurs arrivant dans la société.

La Direction Générale s’engage à réaliser un baromètre Flash sur le droit à la déconnexion à l’issue de la 1ère année d’application du présent accord.

Article 5-3 : Communication de l’accord

Le présent accord est mis à disposition du personnel sur l’Intranet de l’entreprise. Il sera également affiché au sein des différents locaux de l’entreprise.

Article 6 : Suivi et bilan

Un suivi annuel des effets des dispositions de l’accord sera effectué auprès du CSE en liaison avec la commission Santé Sécurité et Conditions de Travail.

Ce bilan sera communiqué aux organisations syndicales représentatives.

Il est convenu de la création d’un indicateur de suivi aidant à mesurer les avancées du présent accord :

Cet indicateur, généré par la DSI, est le nombre de mails envoyés et reçus au global pour l’entreprise. Un état des lieux au moment de la signature du présent accord sera effectué. Cet indicateur pourra ainsi être suivi mensuellement, et servir aussi de sensibilisation auprès des collaborateurs en étant relayé sur l’intranet entreprise.

Article 7 : Pratiques non conformes et alerte en cas de dérives numériques

En cas de pratiques non conformes aux dispositions de cet accord, les parties prévoient qu’il convient que le collaborateur qui le constate en réfère à son manager, ainsi qu’à la Direction des Ressources Humaines.

Si le manager est concerné, le collaborateur est encouragé à en échanger avec lui avant toute remontée auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Les représentants du personnel, CSE, CSSCT et syndicats, seront bien évidemment également le relai des dysfonctionnements potentiels en alertant la Direction des Ressources Humaines.

La Direction des Ressources Humaines sera chargée d’étudier l’information, d’en vérifier l’exactitude, et mènera le cas échéant les actions requises. Un suivi sera fait afin d’informer les représentants du personnel des actions menées.

Les parties conviennent également qu’en cas de comportement individuel d’un collaborateur hyperconnecté, d’une organisation collective défectueuse pouvant se traduire par une charge de travail excessive ou à l’inverse d’un isolement professionnel d’un salarié se traduisant par une sous-connexion, il convient collectivement de mettre en place tous les capteurs possibles au sein de la société :

• manager et ligne hiérarchique

• responsables Ressources Humaines

• Département santé sécurité et environnements de travail

• collègues de travail

• représentants du personnel dont les représentants de proximité.

Il convient alors pour ces capteurs de saisir la Direction des Ressources Humaines et/ou le département Santé Sécurité au Travail, ou directement la Direction Générale.

Suite à ce type d’alerte grave, si un collaborateur est nommément identifié, il sera reçu par un représentant de la Direction des Ressources Humaines dans les 8 jours de la réception de l’alerte et des mesures seront proposées et mises en place, constatées dans un compte-rendu écrit qui pourra faire l’objet d’un suivi.

Un bilan de ces alertes et des mesures prises pour les traiter sera présenté au plus tard dans le cadre du suivi annuel au CSE.

Article 8 : Protection des données et confidentialité

En cas de connexion en dehors des heures habituelles de travail, dans les conditions précitées, et notamment en cas de situation de nécessité impérieuse les salariés devront respecter les principes applicables qu’il s’agisse de la protection des données informatiques, y compris pour les modalités d’accès, de durée de conservation et de stockage des informations en application de la charte informatique, que du respect de la confidentialité des données qu’ils traitent, et ce, quel que soit l’outil qu’ils utilisent.

Article 9 : Dispositions finales

Article 9-1 : durée, entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à compter de son dépôt.

Il pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :

• toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,

• les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision,

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Article 9-2 : Modalités de suivi

L'application du présent accord sera suivie par le Comité Social et Economique, et sa commission Santé Sécurité et Conditions de Travail.

Le bilan annuel sera présenté au CSE et remis également aux Délégués Syndicaux.

Article 9-3 : Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du travail, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires, étant précisé qu’en principe, l’application de l’accord cessera alors au dernier jour des mandats des membres du CSE.

Une déclaration de cette dénonciation devra être déposée auprès de l’Unité Territoriale de la DIRECCTE.

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

Article 9-4 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt prévues par la loi, à la diligence de la Direction.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service du personnel.

Il sera également mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise.

Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Douai, le 23 mars 2021

En 5 exemplaires originaux

Pour la société, , Directrice Générale

Pour la CFDT, , déléguée syndicale,

Pour la CFE-CGC, , délégué syndical,

Pour la CGT, , délégué syndical,