UES HABITER LES HAUTS-DE-FRANCE

ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

Table des matières

Préambule 2

Article 1 – Dispositions générales 2

Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 3

Article 3 – Choix du prestataire 3

Article 4 -Adaptation de la propagande syndicale 3

Article 5 – Information du personnel et de ses représentants 4

Article 6 - Information des salariés 4

Article 7 - Durée de l’accord 4

Article 8 – Suivi et révision de l'accord 4

Article 9 – Dénonciation 5

Article 10 – Adhésion 5

Article 11 – Publicité – Dépôt 5

Entre les soussignés,

L’UES HABITER LES HAUTS-DE-FRANCE, composée des sociétés suivantes :

• La Société Anonyme d’Habitations à Loyer Modéré NOREVIE, représentée par XXX en sa qualité de Directrice Générale ;

• La Société Anonyme Coopérative d’intérêt collectif d’Habitations à Loyer Modéré à capital variable FLOREVIE, représentée par XXX en sa qualité de Directeur Général ;

• La Société Anonyme Coopérative d’Intérêt Collectif d’Habitations à Loyer Modéré à capital variable LOGIVAM, représentée par XXX en sa qualité de Directrice des Relations Humaines, par délégation de XXX, Directrice Générale, ayant tous pouvoirs à cet effet ;

D’une part,

Et les organisations syndicales suivantes :

Le syndicat CFE-CGC, représenté par XXX, agissant en sa qualité de déléguée syndicale.

Le syndicat C.F.D.T, représenté par XXX, agissant en sa qualité de délégué syndical.

Le syndicat C.F.T.C, représenté par XXX, agissant en sa qualité de délégué syndical.

Le syndicat UNSA SNPHLM, représenté par XXX, agissant en sa qualité de déléguée syndicale.

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Compte tenu de l'organisation du travail en vigueur dans l'UES et de l'existence d'un grand nombre de situations où les salariés pendant leur temps de travail, interviennent en partie hors des locaux de la société, il apparait aux parties signataires du présent accord, que la mise en place d'un système de vote électronique offrira les meilleures facilités et conditions de participation au scrutin de désignation des membres de la délégation du personnel du CSE.

A cet effet, et conformément aux stipulations du code du travail, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des garanties et dispositions relatives :

- aux modalités de vote applicables ;

- à la confidentialité des données ;

- au contrôle du fonctionnement du système.

Article 1 – Dispositions générales

Un protocole d'accord préélectoral réglant le détail des modalités d'organisation de l'élection des membres du CSE sera négocié avec les organisations syndicales représentatives au cours du processus d'organisation des élections des représentants du personnel.

D'ores et déjà, les signataires du présent accord s'accordent sur les éléments ci-dessous.

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance aura été doté d'un poste en libre accès.

Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 – Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 -Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction de l’UES le logo de son organisation. Cette dernière le transmettra alors au prestataire en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Le prestataire assure la réalisation des pages web relative au déroulement de l’élection, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des logos, conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des tracts syndicaux.

Chaque organisation syndicale pourra transmettre un tract, en même temps que les listes de leurs candidats, ainsi que les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Il est convenu que les listes de candidats seront présentées sur la plateforme dans l’ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la typographie utilisée soit identique pour toutes les listes et candidats.

Article 5 – Information du personnel et de ses représentants

Une note explicative, dans un style clair et accessible à tous, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6 - Information des salariés

Un exemplaire du présent accord sera mis à disposition de l’ensemble des collaborateurs sur le répertoire informatique commun :

O:\grpCommunAtous\_Infos_RH_\Elections Professionnelles 2022

Une communication sera également réalisée sur le réseau social interne TalkSpirit.

Article 7 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Article 8 – Suivi et révision de l'accord

Il est expressément prévu que, dans l’hypothèse où une disposition légale ou réglementaire viendrait modifier le cadre du présent accord ou imposer la modification de certaines de ses dispositions, les parties signataires se rencontreront le plus rapidement possible. À cet effet, elles étudieront l’impact de ces dispositions, ainsi que les modifications à apporter au présent accord.

Chaque partie signataire du présent accord peut demander la révision de tout ou partie selon les modalités définies ci-après :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires et comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la notification de la demande de révision répondant aux conditions de forme et de fond indiquées ci-dessus, les parties engageront une nouvelle négociation.

L'avenant portant révision du présent accord fera l'objet d'un dépôt légal dans les formes indiquées à l'article 11.

Les dispositions de l'avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu'elles modifient, et seront opposables aux signataires du présent accord, ainsi qu'aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l'avenant, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu'à l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l'hypothèse où les négociations d'un nouveau texte n'aboutiraient pas.

Article 9 – Dénonciation

Les parties conviennent que le présent accord constitue un tout indivisible et qu’il ne saurait, en conséquence, faire l’objet d’une dénonciation partielle.

L'accord pourra être dénoncé sous réserve de respecter un délai de préavis de 3 mois conformément à l'article L.2261-9 du code du travail.

La partie qui dénonce l'accord doit aussitôt notifier cette décision par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à l'autre partie ainsi qu'au Directeur Régional de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités.

La dénonciation prendra effet à compter de l’expiration du préavis de 3 mois.

Article 10 – Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la DREETS. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 11 – Publicité – Dépôt

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’UES.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt telles que prévues par la loi.

Plus précisément, la formalité de dépôt sera effectuée sur la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et sera également envoyée au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Douai.

Fait à Douai, le 06 octobre 2022, en 5 exemplaires originaux.

Pour NOREVIE, XXX, Directrice Générale

Pour FLOREVIE,

XXX, Directeur Général

Pour LOGIVAM,

XXX, Directrice des Relations Humaines

Pour les ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES :

Pour le Syndicat CFDT,

XXX, Délégué Syndical

Pour le Syndicat CFE-CGC,

XXX, Déléguée Syndicale

Pour le Syndicat CFTC,

XXX, Délégué Syndical

Pour le Syndicat UNSA SNPHLM,

XXX Déléguée Syndicale

UES HABITER LES HAUTS-DE-FRANCE

ANNEXE A L’ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE

Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’UES NOREVIE.

Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le serveur informatique commun :

O:\grpCommunAtous\_Infos_RH_\Elections Professionnelles 2022

Article 1 – Caractéristiques du système de vote électronique

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi "Informatique et Libertés" et de ses textes d'application.

Par conséquent, les diligences évoquées ci-dessous, et à destination des organismes, institutions ou personnes dont la liste suit, seront accomplies par le prestataire :

- vis-à-vis des représentants du personnel : information et consultation quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique ;

- vis-à-vis des salariés électeurs : information de chaque salarié quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique et aux conditions d'utilisation ou de transmission à des tiers d'éventuelles données personnelles le concernant ;

- inscriptions des fichiers dans le Registre des Activités de traitement tenue par le responsable du traitement ou son délégué à la protection des données (DPO) conformément au règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

Article 2 – Contrôle de la mise en œuvre du système

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 3 – Cellule d’assistance technique interne

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.

La cellule d’assistance technique sera composée :

- en tant que représentants de l'UES, d'un membre de la Direction des Relations Humaines et d’un membre de la Direction des Systèmes d’Information ;

- d’un représentant de chaque organisation syndicale dépositaire d’une candidature ou plus ;

- d’un représentant du prestataire désigné par celui-ci.

Le temps consacré au fonctionnement de la cellule du présent article est décompté et payé comme du temps de travail effectif.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4 – Système de secours

Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 5 – Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 – Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'UES ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 7 – Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 8 – Séparation des données nominatives des électeurs et des votes

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Ainsi, une fois le bulletin injecté dans l’urne et le vote validé, il sera impossible de rapprocher un électeur de son vote. Ce circuit garantit dès lors le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 9 – Données à enregistrer et destinataires de ces données

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'UES, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Article 10 – Clés de chiffrement

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Article 11 – Période de vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 12 – Opérations de vote électronique par l’électeur

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. Il est convenu que chaque électeur recevra ses codes de connexion par email.

Les codes d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. 

L'électeur accède seulement aux listes de candidats de son collège d’appartenance et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver. L’électeur devra voter, tour à tour, pour les titulaires et pour les suppléants, selon le même processus.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

Tout électeur en difficulté avec le système de vote électronique, ou atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter, peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

En cas de perte ou d’oubli, l’électeur pourra contacter l’assistance en ouvrant un ticket directement depuis la plateforme ou en appelant un numéro dédié à son élection.

Article 13 – Contrôle des heures du scrutin

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 14 – Résultats en cours de vote électronique

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 15 – Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 16 – Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 17 – Clôture du scrutin et dépouillement des votes

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Les électeurs ne pourront, dès lors, plus voter.

Les opérations de dépouillement seront effectuées par les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le vote par voie électronique permet un dépouillement plus rapide, par comparaison au vote physique. Les résultats apparaitront à la suite de l’opération de dépouillement

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. . Ces clés de chiffrement seront introduites sur la plateforme par les membres du bureau après que ces derniers se soient connectés sur leur espace. Il s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un procès-verbal de résultat en conformité avec les attentes du Ministère du Travail, du Plein Emploi et de l’Insertion.

Article 18 – Accès aux données

Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 19 – Conservation et archivage des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.