Accord relatif à la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections du comité social et economique (CSE) de l’entreprise BIANCO

Entre les soussignés :

BIANCO SA - RCS CHAMBERY B 075 820 092 – La Plaine Marthod - 73400 MARTHOD

Dûment représentée par XXXXXXXXXX, agissant en qualité de XXXXXXXXXX

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives au sein de « la Société »,

• XXXXXX représentée par XXXXXXXXXX

Ci-après dénommées les « Organisations syndicales »

D’autre part,

Ci-après dénommé « CSE », d’autre part,

La Société et le CSE étant ci-après dénommées individuellement une « Partie » et collectivement des « Parties ».

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections il a été convenu de mettre en place le vote par voie électronique pour les élections professionnelles, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant en annexe au présent accord.

La Direction va confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Il est rappelé que ce dispositif est inscrit dans le processus de négociation du protocole d’accord préélectoral, organisé lors de chaque renouvellement des institutions représentatives du personnel.

Table des matières

1. Dispositions générales 3

2. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 3

3. Choix du prestataire 3

4. Cahier des charges du vote électronique 3

4.1 Confidentialité des données transmises 3

4.2 Contenu des fichiers et destinataires de ces informations 4

4.3 Sécurité des votes 5

4.4 Lieu et temps du scrutin 5

4.5 Modalités d’accès au site de vote 5

4.6 Déroulement du vote 6

4.7 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique 6

4.8 Cellule d’assistance technique 7

4.9 Droit d’accès aux informations 7

4.10 Conservation des fichiers après le scrutin 7

5. Information du personnel et de ses représentants 7

6. Dates et horaires des votes par voie électronique 7

7. Communication des codes de votes 8

8. Scellement du système et formation 8

9. Modalités du vote électronique en bureau ou centre de vote 8

10. Modalités du vote électronique à distance pour les salariés absents le jour du scrutin 9

11. Dépouillement des scrutins 10

12. Champ d’application du présent accord 10

13. Duree de l’accord 11

14. Adhésion 11

15. Révision 11

16. Dénonciation 11

17. Notification et publicité 12

Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation de tous scrutins postérieurs à son entrée en vigueur.

Toutefois, le principe du recours au vote électronique devra être, pour chaque scrutin, expressément prévu par le protocole d’accord préélectoral ou tout autre protocole organisant un scrutin.

Le protocole :

• Fera référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique ;

• Indiquera le nom du prestataire de service s’il est prévu d’en solliciter un ;

• Détaillera au travers d’une annexe technique la description détaillée du fonctionnement opérationnel du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le système retenu repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin soit :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité : le secret du vote.

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe, quel que soit le scrutin organisé.

Choix du prestataire

La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Direction de l’entreprise.

Le choix du prestataire retenu et ses coordonnées seront précisés pour chaque scrutin postérieur au présent accord dans le protocole d’accord correspondant.

Cahier des charges du vote électronique

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des votants ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• Les noms et prénoms des inscrits,

• Leur date d’entrée dans le groupe,

• Leur date de naissance,

• Leur collège d’appartenance,

• Leur matricule.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• Les civilités, noms, prénoms des électeurs,

• Leur collège d’appartenance,

• Leur adresse mail pour la transmission des codes de vote,

• Leur matricule,

• Leur date de naissance,

• L’établissement d’affectation (si plusieurs CSE dans l’entreprise).

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification doit lui permettre :

• De s’identifier et de voter,

• De compléter la liste d’émargement.

Pour les élections des représentants du personnel :

• Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

  • Le collège des électeurs,

  • Leurs noms et prénoms,

  • Leur matricule,

  • Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.

Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les représentants de la Direction RH et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

• Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

  • Le collège des candidats,

  • La mention « titulaires » ou « suppléants »,

  • Leur genre, noms et prénoms,

  • Leur matricule,

  • Leur date de naissance en cas d’égalité de voix,

  • Leur rang au sein de la liste,

  • Le rang de leur liste par rapport aux autres listes / l’ordre d’affichage des listes les unes par rapport aux autres,

  • Le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente,

  • Le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, la DRIEETS / DDETS, les syndicats, l’employeur et les représentants de la Direction RH.

• Les fichiers « listes des résultats » comportent exclusivement :

  • Les noms et prénoms des candidats, élus, non élus,

  • Le nombre de voix obtenues,

  • L’appartenance syndicale le cas échéant,

  • Le collège.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, la DRIEETS/DDETS, les syndicats, l’employeur et les représentants de la Direction RH.

3. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement doivent être conformes aux dispositions du Code du travail.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de :

• Son code d’accès

• Son mot de de passe

  4. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

5. Modalités d’accès au site de vote

Selon les situations de scrutin, le salarié pourra voter en bureau ou centre de vote ou à distance.

Le vote à distance pourra être prévu pour les salariés déclarés absents le jour du scrutin, chaque votant recevra alors, avant le scrutin, l’adresse du site et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ces codes sont modifiés pour un éventuel second tour.

La communication au salarié déclaré absent le jour du scrutin fera état de la date de début et de fin du vote électronique. Ces éléments seront transmis par 2 mails distincts ;

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’identification du votant est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès et éventuellement d’un code secret supplémentaire : date de naissance ou matricule.

Le votant déclaré absent le jour du scrutin a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

6. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité du votant et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

En cas de scrutin d’élection professionnelle, le votant a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément au code du travail.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par le votant et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

7. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis, avant sa mise en place ou avant toute modification substantielle, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

8. Cellule d’assistance technique

Le bureau de vote est également une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d’assistance technique.

9. Droit d’accès aux informations

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire en justifiant de leur identité.

10. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par le Code du travail.

A l’expiration des délais de recours et sans action contentieuse en cours, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.

Information du personnel et de ses représentants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Par tout moyen, la Direction mettra à disposition de chaque salarié une affiche détaillée sur le déroulement des opérations de scrutin précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera transmise par mail en même temps que les codes de vote.

Les organisations syndicales présentes dans l’entreprise seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Dates et horaires des votes par voie électronique

Conformément au Code du Travail, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les plages horaires de vote par internet pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les heures de vote seront communiquées aux salariés.

Aucun moyen n’est prévu pour modifier les plages horaires de vote déterminées par le protocole d’accord préélectoral. La plage horaire du vote est intégrée au mécanisme du scellement de la plate-forme de vote électronique, il est donc impossible de la modifier en cours de scrutin.

Communication des codes de votes

Ces codes seront remis à chaque électeur sous plis confidentiel lorsqu’il se présentera au bureau de vote dont il dépend.

Dans le cas où un électeur se serait rendu à un centre de vote autre que celui auquel il a été affecté, il lui sera possible de récupérer en quelques minutes ses moyens d’authentification par mail et/ou SMS. Pour cela, il devra préalablement justifier de son identité auprès du bureau de vote.

Pour les électeurs votant à distance, ces codes seront transmis par mail.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera avant l’ouverture du vote un représentant de la Direction et les membres du bureau de vote avant l'ouverture du site internet.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Sceller la plateforme de vote par les membres du bureau de vote. Le scellement nécessite la saisie de 4 clés secrètes avec un niveau de sécurité élevé.

La cérémonie de scellement sera animée par le prestataire en présence des représentants des listes de candidats après la formation du bureau de vote et le test de la plate-forme. Le scellement des urnes électroniques produit 3 effets :

• Figer toutes les données de l’élection empêchant toute modification en cours de vote : liste des électeurs, codes confidentiels de vote, liste des candidats, professions de foi, plage d’ouverture du site de vote, paramétrage global des scrutins.

• Remettre toutes les urnes à 0

• Créer la clé de chiffrement globale de l’élection

Il sera réalisé un seul scellement pour toutes les urnes.

Modalités du vote électronique en bureau ou centre de vote

Les salariés non visés par le vote électronique à distance votent obligatoirement en bureau ou centre de vote.

Afin de pouvoir se connecter en bureau ou centre de vote au système de vote électronique, chaque électeur se voit remettre un pli nominatif et confidentiel contenant ses moyens personnels d’authentification. Cette enveloppe sera remise sur justificatif d’identité.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Chaque isoloir sera équipé d’une tablette ou d’un terminal informatique, les codes confidentiels permettent à chaque électeur de se connecter à leur session de vote dans le système et de valider son vote.

Dans le cadre des élections professionnelle des représentants du personnel, une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter les listes des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE-E titulaires et CSE-E suppléants).

Le logo ou le nom de chaque liste seront affichés.

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs par ordre alphabétique, de haut en bas.

Le système de vote électronique fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur qui dispose toujours de la possibilité de modifier son choix tant qu’il n’a pas validé son vote. L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément au code du travail.

Une double validation de son vote par l’électeur est nécessaire, elle vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès au scrutin.

Avant de quitter le bureau de vote, l’électeur doit remettre aux membres du bureau ou du centre de vote le document contenant ses identifiants.

Dès que l’électeur quitte le bureau ou le centre de vote, son vote est réputé définitif. Il est interdit de rentrer une seconde fois dans le bureau de vote, même si l’électeur n’a pas fini son vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités du vote électronique à distance pour les salariés absents le jour du scrutin

Le vote à distance sera mis en place par exception pour les salariés déclarés absents les jours de scrutin et les expatriés.

Les motifs d’absence retenus sont les suivants : repos, RTT, préavis non effectués, congés payés, formation, maternité, paternité, parental, création d’Entreprise, sabbatique, maladie, accident du travail, en déplacement / rdv professionnel, mis à disposition ou détachés, en mutation (dont l’affectation n’est pas connue précisément à la date de l’envoi du matériel de vote à distance), les salariés sur un chantier éloigné du bureau de vote.

A cet effet, chaque électeur votant à distance recevra avant le jour des élections par mail les éléments nécessaires à sa connexion au système de vote.

Ces 2 mails seront envoyés par le prestataire à l’ouverture du scrutin.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Dépouillement des scrutins

Après clôture automatique des scrutins par le système de vote électronique, le bureau de vote central procède au descellement des élections en saisissant les clés électroniques du scellement afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

Le descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour procéder au dépouillement des bulletins et à la génération des résultats.

Sont blancs :

• Un bulletin blanc,

• Le bulletin sur lequel tous les noms de la liste de candidats ont été rayés.

Lorsque le nom d'un candidat a été rayé, les rayures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation.

Les PV de résultats sont automatiquement remplis par la plateforme de vote à l’issue du descellement. Le prestataire transmettra à chaque bureau de vote les PV de résultats.

Le bureau de vote d’établissement imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction dès le lendemain (jours ouvré) de la proclamation des résultats.

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions légales.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote central et deux assesseurs nominativement identifiés, saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distinctes.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Champ d’application du présent accord

Le présent accord s'applique aux salariés de la société BIANCO.

Duree de l’accord

Le présent accord est applicable à compter de sa signature.

Les dispositions du présent accord s’appliqueront pour une durée indéterminée.

Adhésion

Peuvent adhérer à une convention ou à un accord toute organisation syndicale représentative de salariés.

L'adhésion est notifiée aux signataires de la convention ou de l'accord et fait l'objet d'un dépôt conformément à l’article D2231-2 du code du travail.

Révision

En application du Code du travail, le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant sa période d'application, par accord entre les parties.

Chacune des parties signataires ou adhérente a la faculté d'en demander la révision par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée à toutes les autres parties signataires de l'accord. La demande de révision devra être accompagnée d'une proposition nouvelle sur les points à réviser.

En cas de disparition d’une partie signataire (démission, licenciement, élections professionnelles), l’avenant de révision pourra faire l’objet d’une négociation avec une partie non-signataire mais représentative au niveau de la Société.

Par conséquent, la condition relative au consentement unanime à la procédure de révision sera donc remplie même en cas de disparition de l’un des signataires.

La signature de l’accord de révision par une partie non-signataire mais représentative de l’accord devra nécessairement être précédée par l’adhésion préalable de cette partie à l’accord.

La discussion de la demande de révision devra s'engager dans les 3 mois suivant la présentation de celle-ci à la dernière des parties signataires.

Toute modification fera l'objet d'un avenant conclu dans les mêmes conditions, délais et formalités que le présent accord. Cet avenant déterminera sa date de prise d'effet.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par le Code du travail.

Notification et publicité

Il a été convenu par l’ensemble des parties que le présent accord devra être publié dans son intégralité et en version anonyme.

Conformément au Code du travail, le présent accord sera :

• Notifié à chacune des parties

• Déposé auprès de la DREETS et du greffe du Conseil des Prud'hommes dont relève la Société.

Fait à Marthod, en 3 exemplaires, le ………………………………………………………

Pour la Société Pour XXXXX

XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX