Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en oeuvre du télétravail" chez EPSF - ETS PUBLIC DE SECURITE FERROVIAIRE (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

EPSF

Entre :

D’UNE PART :

L’Etablissement public de sécurité ferroviaire (ci-après EPSF) dont le siège est situé 60, rue de la Vallée, CS 11758 – 80017 AMIENS Cedex 1, représenté par Monsieur en sa qualité de directeur général, dument habilité pour conclure le présent accord,

Et

D’AUTRE PART :

L’organisation syndicale C.F.D.T., représentée par sa déléguée syndicale Madame

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Préambule :

L’EPSF est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du ministère des transports.

Il est chargé d’une mission de service public dont il a l’obligation d’assurer la continuité.

Le télétravail fait partie des sujets sur lesquels direction et organisations syndicales ont souhaité discuter dans le cadre de la négociation relative à la qualité de vie au travail au sein de l’établissement.

Les parties signataires ont souhaité tenir compte des évolutions de la société, des nouvelles technologies et de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle dans un objectif commun de performance.

Cette nouvelle modalité de travail permet de réduire les temps de trajet domicile-travail et de renforcer la prévention (diminution des risques et du stress lié au trajet).

Elle témoigne, par ailleurs, de l’action de l’établissement en faveur du développement durable.

Cet accord a été conçu en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement.

La réussite du dispositif repose, notamment, sur la qualité des relations de travail entre le salarié, son responsable hiérarchique et l'ensemble du collectif.

Les parties rappellent que la mise en place du télétravail ne saurait remettre en cause les principes essentiels suivants :

• Le respect de la vie privée ;

• La préservation du lien social avec l’entreprise ;

• Le respect du principe de non-discrimination et d’égalité de traitement entre le télétravailleur et les autres salariés de l’entreprise ;

• Le droit à la déconnexion

Les droits et obligations du télétravailleur sont identiques à ceux des salariés qui exercent leur activité en présentiel.

Article 1. Définition du télétravail

Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du travail.

Il désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Il s'agit pour l’EPSF de donner aux agents volontaires et répondant aux conditions décrites par l'accord, la possibilité d'exercer des activités « télétravaillables » à leur domicile.

Le lieu du télétravail (domicile) est obligatoirement déclaré au service des Ressources Humaines par le salarié au moment de son entrée en télétravail, et ce lieu devra être spécifiquement mentionné dans l’avenant conclu entre le télétravailleur et l’employeur.

Le salarié s’engage par ailleurs à informer le service des Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.

Lorsque le salarié et l’employeur conviennent de recourir au télétravail, un avenant au contrat de travail est rédigé par le service Ressources Humaines.

Article 2. Conditions d’éligibilité

Le dispositif est ouvert, à tous les salariés de l’établissement volontaires (quelle que soit leur catégorie professionnelle d'appartenance et qu'ils exercent ou non une fonction d'encadrement, qu'ils soient de droit public ou de droit privé), et répondant aux critères d'éligibilité suivants :

• Être salarié de droit privé en CDI ou en CDD d’une durée de plus de six mois, en détachement de la SNCF, de la RATP ou de la fonction publique ;

• Avoir dépassé le terme de la période d’essai ;

• Travailler au minimum à 80% d’un temps plein ;

• Exercer des activités « télétravaillables » (Cf. article 3) ;

• Disposer des conditions matérielles requises (Cf. article 10), en particulier : un endroit adapté au télétravail, au calme, correctement aéré et éclairé afin de pouvoir travailler dans un environnement propice au travail et à la concentration ; une assurance adéquate du domicile, une couverture réseau internet et téléphonique, un équipement électronique conforme à la norme).

Article 3. Activités télétravaillables

Le télétravail à domicile est ouvert :

• aux activités compatibles avec cette forme d'organisation,

• aux activités pouvant se réaliser à distance sur au moins une journée.

En ce sens, les activités qui exigent une présence physique sur le lieu habituel de travail, l'usage d'équipements uniquement disponibles sur le lieu habituel de travail, ainsi que les activités d'accueil téléphonique, ne sont pas compatibles avec le télétravail.

L’éligibilité du poste au télétravail est soumise à la validation du responsable hiérarchique et du secrétariat général.

Article 4. Organisation du télétravail

Le télétravail est limité à une journée par semaine et s’effectue exclusivement par journée entière.

Pour les personnels à temps partiels, le télétravail est limité à une journée par quinzaine.

Pour les personnels bénéficiant d’une journée de télétravail dans le cadre de l’application du plan senior, il est possible de bénéficier d’une journée de télétravail supplémentaire par quinzaine.

Les journées télétravaillées sont déterminées d’un commun accord avec le responsable hiérarchique au moins une semaine à l’avance en adéquation avec la bonne organisation du service et sont saisis dans un outil adapté ainsi que dans l’agenda électronique.

En cas de nécessité pour le bon fonctionnement de l’EPSF et de contraintes de services, par exemple en cas de déplacement professionnel, d’évènements graves de sécurité nécessitant une mobilisation particulière, de réception d’entreprises du secteur dans les locaux de l’établissement, etc., il peut être demandé au salarié en télétravail d’être présent physiquement (au sein des locaux de l’EPSF ou à l’extérieur) la semaine complète.

Dans cette hypothèse, le manager étudie l’opportunité d’attribuer deux journées de télétravail la semaine suivante, sans que ce report soit systématique.

En dehors du cas particulier mentionné ci-dessus, les journées de télétravail ne sont pas cumulables d’une semaine à l’autre.

Il n’est pas possible de télétravailler le lundi.

Il n’est pas non plus possible de télétravailler les jours où sont organisés des évènements intéressant l’ensemble des personnels.

Les personnels ayant des enfants de moins de douze ans et souhaitant faire du télétravail le mercredi doivent fournir un justificatif de garde d’enfant(s).

En cas de semaine incomplète (congés, RTT, maladie, etc.), la journée de télétravail ne doit pas amener le salarié concerné à être présent physiquement (au sein des locaux de l’EPSF ou à l’extérieur) moins de trois jours dans la semaine.

Article 5. Procédure

La demande de mise en place du télétravail est à l’initiative du salarié qui la formalise par écrit (courriel ou courrier).

La demande formelle est à adresser au secrétariat général sous couvert de la hiérarchie.

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et du secrétariat général.

La demande est instruite à la lumière des éléments suivants :

• les conditions d’éligibilité,

• la capacité de l'agent à exercer ses activités hors des locaux habituels de travail et en dehors du collectif de travail,

• l’organisation du service.

A la suite de sa demande, le salarié reçoit une réponse écrite dans un délai d’un mois.

En cas de refus, la réponse est motivée et les raisons sont explicitées au salarié dans le cadre d’un entretien avec le responsable hiérarchique.

Le passage au télétravail fait l’objet d’un avenant au contrat de travail.

Cet avenant présente les informations relatives aux conditions d'exécution du travail et spécifiques à la pratique du télétravail, notamment :

• les fonctions du salarié exercées en télétravail ;

• le lieu d’exercice du télétravail (domicile) ;

• les modalités de mise en œuvre du télétravail ;

• les équipements mis à disposition

• la date de prise d’effet de l’exercice des fonctions en télétravail ;

• la période d’adaptation, le cas échéant.

Article 6. Temps de travail et plages de disponibilité

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des dispositions du titre V du règlement du personnel.

Le responsable hiérarchique fixe en concertation avec le salarié les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur peut être contacté, celles-ci devant être en cohérence avec l’horaire habituel de fonctionnement du service.

Le responsable hiérarchique veille au respect des temps de travail et à la régulation de la charge de travail de ses collaborateurs y compris ceux bénéficiant du télétravail.

Article 7. Participation du télétravailleur à la communauté de travail

L’EPSF veille à maintenir le lien social entre le télétravailleur et son collectif de travail.

Dans cet objectif, le responsable hiérarchique s'assure :

• par le biais d'échanges réguliers, que le télétravailleur reste bien intégré dans son collectif de travail et ne rencontre pas de difficulté particulière en lien avec cette nouvelle modalité de télétravail, et notamment en matière de charge de travail.

• de la mise à disposition d'informations permettant au télétravailleur d'avoir accès, comme les autres salariés, à toutes les informations nécessaires à son activité et à la vie de l'établissement.

Les salariés en télétravail doivent donner le même niveau de visibilité sur leurs activités qu'un agent travaillant sur site, et selon les mêmes modalités de suivi de l'activité.

A minima annuellement, le salarié en télétravail échange avec son encadrant lors de l’entretien individuel annuel (EIA) sur les conditions d'exercice de son activité en télétravail.

A cette fin, le document de support de l’EIA prévoit un temps d’échange consacré au télétravail pour les salariés concernés.

Article 8. La période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, une période d’adaptation au télétravail d’une durée de 3 mois est systématiquement prévue dans l’avenant au contrat de travail.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre un terme au télétravail par un écrit précédé d'un entretien en respectant un délai de prévenance d’un mois.

Cette période devant correspondre à une période de travail effectif, elle est suspendue en cas d'absence de l’intéressé pour quelques motifs que ce soit.

Article 9. Réversibilité

Un droit à la réversibilité est prévu pour chacune des parties permettant un retour à la situation antérieure.

Ce droit peut s'exercer à la suite d’un entretien entre le salarié et son responsable hiérarchique, et est formalisé par un écrit motivé émanant du secrétariat général respectant un délai de prévenance de deux mois.

Dans le cas où il est mis fin à l’autorisation à l’initiative de l’employeur, le délai de prévenance peut être réduit à un mois en cas de nécessité de service dûment motivée.

Dans ce cas, l'agent reprend son activité, selon les conditions précédant le passage au télétravail.

Il peut être mis un terme au télétravail à l’initiative de l’employeur dans les cas suivants :

• non-respect des règles de sécurité, confidentialité ou protection des données,

• survenance de problèmes techniques ou absence de lieu de télétravail adapté,

• changement d’organisation du travail au sein de la division / du service,

• organisation en télétravail non optimale / efficacité du collaborateur dans l’exercice d’un travail à distance ne donnant pas entièrement satisfaction,

• non-respect des consignes d’exercice et de joignabilité édictées par le manager.

Tout changement de fonction et/ou de poste met également fin de plein droit au télétravail sans qu’il y ait lieu de respecter un délai de prévenance. Si le salarié changeant de fonction et/ou de poste souhaite continuer à faire du télétravail, il doit faire une nouvelle demande.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 10. Équipements et logistique

L'espace de travail utilisé au domicile doit répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d'une organisation en télétravail, notamment la mise à disposition d'un espace de travail adapté à l'activité réalisée, propice au travail et à la concentration, une connexion internet à haut débit ainsi qu'une installation électrique conforme.

Cette conformité est attestée soit par un certificat de conformité électrique soit, à défaut, par une attestation sur l'honneur justifiant de la conformité de l'installation électrique de l'espace de travail, à la norme NF C 15-100 relative aux installations électriques basse tension en France, que le salarié remet au secrétariat général avec la demande de télétravail.

Un nouveau certificat ou une nouvelle attestation doit être fournie en cas de changement de domicile du télétravailleur.

Le salarié s'engage également à souscrire et maintenir en vigueur une police d'assurance habitation dans laquelle il déclare son activité de télétravail. Il fournit à cet effet une attestation d'assurance au secrétariat général dans les 15 jours qui suivent la mise en place du télétravail.

L’EPSF met à la disposition de l’intéressé les équipements nécessaires au travail à domicile, en particulier l'ensemble complet des systèmes informatiques et des systèmes de communication lui permettant de réaliser ses fonctions et plus précisément :

• un ordinateur portable (un nouveau si le salarié n’en est pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, sinon celui qu’il utilise déjà) avec les applications de base et un système de connexion à distance pour un accès sécurisé au réseau de l’entreprise ;

• le bloc et le câble d’alimentation de l’ordinateur portable ;

L’attribution d’un téléphone portable est examinée et décidée par le secrétariat général, en lien avec la direction des systèmes d’information et le responsable hiérarchique, au cas par cas.

Le télétravailleur s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à les à utiliser dans le cadre exclusif de son activité professionnelle.

L’utilisation du matériel est restreinte au seul télétravailleur pour les besoins du service. Il ne peut être prêté à un tiers y compris au sein de la famille.

Dans le cas où la demande de télétravail est formulée par un agent en situation de handicap, l’établissement met en œuvre sur le lieu de télétravail du salarié concerné les aménagements de poste nécessaires, sous réserve que les charges consécutives à cette mise en œuvre de ces mesures ne soient pas disproportionnées, notamment compte-tenu des aides qui peuvent compenser, en tout ou partie, les dépenses engagées à ce titre par l’employeur.

Article 11. Gestion des pannes et incidents informatiques

Le télétravailleur à domicile bénéficie d'un support technique ad'hoc auprès de la DSI.

Le télétravailleur informe immédiatement l’établissement en cas de panne, mauvais fonctionnement, mauvaise connexion, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

Le responsable hiérarchique prend alors les mesures appropriées, en lien avec le télétravailleur, pour assurer l'organisation de l'activité et créer les conditions de la remise en état du matériel.

En cas de dysfonctionnement, l’intéressé ne peut être tenu responsable de l'inexécution de son travail.

Article 12. Confidentialité et protection des données

Le matériel fourni au télétravailleur est soumis aux mêmes règles de sécurité que lors de son utilisation à l’EPSF.

La protection des données de l’EPSF revêt un caractère particulièrement important.

Le salarié s'engage à respecter à préserver la confidentialité des accès et des données et s'interdit toute utilisation abusive ou frauduleuse du matériel mis à sa disposition.

À ce titre, il doit notamment veiller à ce qu'aucune information ne puisse être accessible par un tiers et à ce que tout document qui ne doit pas être conservé soit rapporté sur le lieu de travail pour être détruit.

Ainsi, le télétravailleur veille, en cas d’absence à son poste de télétravail au sein du domicile, à ce que sa session soit verrouillée ou l’ordinateur éteint.

Pour mémoire, le mot de passe de login est confidentiel et personnel. Il ne doit être confié à personne d’autre et ne doit pas être copié sur un support papier.

Le télétravailleur veille également à ce qu’il n’y ait pas d’échange entre ses ordinateurs professionnel et personnel (notamment par clef USB).

Le télétravailleur doit privilégier l’utilisation des ressources partagées en réseau (via VPN) et ne rien enregistrer sur le disque dur.

Tout manquement à la protection des données peut être une cause de cessation du télétravail.

Avant le passage en télétravail, le salarié doit avoir suivi un parcours de sensibilisation à la sécurité des systèmes d'information.

Article 13. Déontologie

De manière générale, les dispositions de la charte de déontologie de l’EPSF s’appliquent à l’ensemble des salariés, y compris en télétravail.

Le salarié s'engage à appliquer les règles de comportement et de respect de l'image de l’EPSF identiques à celles qui s'appliquent sur son lieu habituel de travail, notamment dans le cas où il réalise des entretiens en visioconférence durant sa période télétravaillée.

Article 14. Frais liés au télétravail

L’EPSF prend en charge les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci.

A ce titre, l’EPSF octroie une allocation forfaitaire exonérée de cotisations et de contributions sociales, à raison de 10 euros par mois pour les personnels à temps complet et 5 euros pour les personnels à temps partiel.

Article 15. Sécurité et santé du télétravailleur

Les dispositions légales et réglementaires relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Le non-respect des règles de sécurité par le télétravailleur peut entrainer l'arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.

Une sensibilisation sur les risques inhérents au télétravail et mesures mises en œuvre dans le cadre de la prévention (ergonomie du poste de travail, relations de travail à distance...) est apportée aux salariés concernés.

Le document unique prend également en compte ces risques spécifiques et des mesures de prévention individuelles et collectives sont mises en œuvre au niveau local et au niveau régional dans le cadre du plan de prévention des risques.

Le télétravailleur doit s'assurer que son domicile (lieu de travail) permet l'exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie et décès que les autres agents de l'établissement durant ses périodes de télétravail.

Le télétravailleur doit informer l’EPSF de tout arrêt de travail ou de la survenance d'un accident du travail pendant les jours de télétravail dans les mêmes conditions que lorsqu'il effectue son travail dans les locaux de l'établissement.

Sous réserve strict de l'accord préalable du télétravailleur, l’EPSF ou les membres du CSE peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu où s'exécute le télétravail.

Le télétravail fait l’objet d’un bilan annuel présenté en CSE.

Article 16. Formation et accompagnement

L’EPSF propose un accompagnement à la mise en œuvre du télétravail au travers des dispositifs suivants :

• Sensibilisation des télétravailleurs sur les risques du travail à domicile (ergonomie du poste de travail à domicile, relation de travail à distance, etc.),

• Formation des managers de télétravailleurs sur le management à distance.

Article 17. Modalités de mise en œuvre du dispositif

Les parties conviennent que la mise en œuvre effective du télétravail pour les agents débutera au 1^er février 2021.

Sous réserve d’une délibération du Conseil d’administration en ce sens, les demandes de télétravail pourront être formulées par les salariés à compter de l’entrée en vigueur du présent accord.

Article 18. Prise en compte de situations particulières et temporaires

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée, car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des salariés et permettre la continuité de l’activité de l’établissement.

De même, en cas d’épisode de pollution mentionnée à l’article L.223-1 du Code de l’environnement, l’établissement pourra imposer le télétravail au salarié.

Dans ce cadre, le passage au télétravail pourra résulter d’une simple communication de l’établissement via la boîte mail des collaborateurs. Il pourra y être mis fin de la même manière.

Article 19. Clause de rendez-vous

Les parties au présent accord conviennent de se réunir afin de faire un premier point sur l’application du présent accord en juin 2021 ainsi qu’à l’issue de la première année d’application, soit en fin d’année 2021.

Article 20. Entrée en vigueur et durée

Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt auprès des administrations compétentes, pour une durée indéterminée.

Il pourra faire l’objet d’une dénonciation sous réserve d’un préavis de trois mois, dans le respect des dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail.

Article 21. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment par accord entre les parties.

Chaque signataire pourra demander la révision de l’accord par lettre recommandée avec accusé de réception. Les négociations sur le projet de révision devront alors s’engager au plus vite et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la présentation du courrier de demande de révision.

Article 22. Dépôt et publicité de l’accord

Conformément à l'article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'établissement et ce à l'issue de la procédure de signature.

Il sera également déposé à la diligence de l’établissement sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail prévue à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/).

Un exemplaire sera également adressé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes d’Amiens.

Fait à Amiens, le , en 4 exemplaires originaux,

Pour la Direction

Directeur général

Pour les organisations syndicales

Déléguée syndicale C.F.D.T.