Accord d'entreprise "Pprotocole d'accord pré-électoral pour les élections professionnelles des représentants du personnel" chez ARS - AGENCE REGIONALE DE SANTE NOUVELLE-AQUITAINE (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD PRE-ELECTORAL

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU SEIN

DU COMITE D’AGENCE ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL

Entre d’une part,

L’Agence Régionale de Santé (ARS) de Nouvelle-Aquitaine dont le siège est situé 103 bis rue Belleville 33063 Bordeaux Cedex - représentée par M. Michel LAFORCADE, Directeur général,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales suivantes :

• Pour le public :

• Le syndicat CFDT représenté par XX, dûment mandaté,

• Le syndicat SNASS CGT représenté par XX, dûment mandaté,

• Le syndicat SNPASS FO représenté par XX, dûment mandaté,

• Pour le privé :

• Le syndicat CFTC PSE représenté par XX et XX, dûment mandatés,

Est conclu le présent protocole préélectoral en vue de l’élection des représentants du personnel au sein du Comité d’Agence et des Conditions de Travail de l’ARS Nouvelle-Aquitaine.

Article 1 - Date du scrutin

La date du scrutin est fixée au jeudi 26 novembre 2020.

Article 2 – Détermination de l’effectif

A la date de signature du présent protocole, l'effectif total de l’Agence prévu sera de 790 agents le jour du scrutin dont :

• 617 agents mentionnés au 1° de l’article L.6152-1 du Code de la santé publique et agents contractuels de droit public, dont : 498 fonctionnaires, 71 CDD de droit public, 33 CDI de droit public, 14 MAD entrants et 1 emploi CIFRE, qui bénéficient d’un contrat de droit public.

• 173 agents de droit privé dont : 168 agents de droit privé régis par les conventions collectives, 5 emplois d’avenir et contrats d’apprentissage, qui bénéficient d’un contrat de droit privé.

Article 3 - Répartition des sièges entre les collèges et nombre de sièges à pourvoir

En application de l’article R 1432-78 du Code de la santé publique, relatif à la représentativité des personnels au sein des comités d’agence et des conditions de travail, il est institué 2 collèges :

• Le 1^er collège, qui comprend les fonctionnaires, les praticiens mentionnés au 1° de l’article L 6152-1, et les agents contractuels de droit public,

• Le 2^nd collège, qui comprend des agents de droit privé régis par les conventions collectives applicables au personnel des organismes de sécurité sociale.

Le nombre total de sièges à pourvoir au sein du comité d’agence et des conditions de travail de l’ARS Nouvelle-Aquitaine est fixé comme suit :

Pour le 1^er collège :

- 12 titulaires

- 12 suppléants

Pour le 2^nd collège :

- 4 titulaires

- 4 suppléants

Article 4 – Information des agents

Le personnel est informé, par tout moyen, du déroulement des élections au plus tard le vendredi 18 septembre 2020.

Article 5 – Liste électorale

L’ARS établit, par collège, la liste des électeurs remplissant les conditions de l’article R 1432-89 du Code de la santé publique.

Sont électeurs les personnels âgés de seize ans révolus et ne faisant l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques. La qualité d’électeur s’apprécie au jour du scrutin.

Le Directeur général de l’Agence ne prend pas part au vote.

Sont électeurs au titre du 1^er collège :

- les fonctionnaires titulaires ou les praticiens mentionnés au 1° de l’article L.6152-1 du Code de la santé publique, en position d’activité ou de congé parental ou accueillis en détachement ou par voie de mise à disposition ;

- les fonctionnaires stagiaires, en position d’activité ou de congé parental ;

- les agents contractuels de droit public qui bénéficient d’un contrat à durée indéterminée ou d’un contrat d’une durée minimale de six mois et qui sont employés depuis au moins 3 mois à la date du scrutin par l’Agence, en activité ou en congé rémunéré ou en congé parental ;

Sont électeurs au titre du 2^nd collège :

- les agents de droit privé régis par les conventions collectives applicables au personnel des organismes de sécurité sociale bénéficiant d’un contrat à durée indéterminée ou d’un contrat d’une durée minimale de six mois et employés depuis au moins 3 mois par l’Agence, en activité ou en congé rémunéré ou en congé parental ;

- les agents bénéficiant d’un contrat CAE ou PEC, d’un contrat d’apprentissage, employés depuis au moins 3 mois à la date du scrutin par l’Agence, en activité ou en congé rémunéré ou en congé parental et dont le contrat est assimilé à un contrat de droit privé.

La liste des électeurs mentionnant le nom, le prénom et la date de naissance de chaque électeur, est portée à leur connaissance par tout moyen au moins un mois avant le scrutin, soit le mardi 20 octobre 2020 au plus tard.

Dans les 8 jours suivant la publication de cette liste, soit jusqu’au mercredi 28 octobre 2020, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d’inscription. Dans ce même délai et dans les trois jours suivants, soit jusqu’au samedi 31 octobre 2020, des réclamations peuvent être formulées contre les inscriptions ou omissions sur la liste électorale. Le Directeur général statue sans délai sur ces réclamations.

Article 6 - Candidatures

Conditions d’éligibilité :

Sont éligibles les personnels remplissant les conditions requises pour être électeur à ce comité, âgés de dix-huit ans révolus, au jour de l’élection.

Toutefois, ne sont pas éligibles le conjoint du Directeur général de l’Agence, son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, son concubin, ses ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré.

Lorsque le Directeur général de l’Agence constate qu’un candidat ne satisfait pas aux conditions énoncées au présent article, il prend une décision motivée relative à son inéligibilité, qu’il notifie à l’intéressé et à l’organisation syndicale ayant présenté le candidat.

Conditions de présentation des candidatures par les organisations syndicales :

Chaque organisation syndicale ne peut présenter qu’une liste de candidats pour un même collège. Une même organisation syndicale peut présenter une liste pour chacun des collèges.

Cette liste peut être incomplète (article R.1432-87 du code de la santé publique).

Pour une liste complète, elle doit comporter un nombre de candidats égal au nombre de sièges de titulaires et de suppléants à pourvoir.

Aucune candidature ne peut être déposée ou modifiée après la date de dépôt des listes. De même, aucun retrait de candidature ne peut être opéré après le dépôt des candidatures, conformément à l’article R 1432-94 du code de la santé publique.

Cependant, si un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, le Directeur général a alors 3 jours (soit le mardi 13 octobre 2020) suivant la date limite de dépôt des listes pour informer sans délai le représentant de la liste concernée.

Celui-ci peut alors procéder dans un délai de 6 jours (soit le lundi 19 octobre 2020) suivant la date limite de dépôt des listes aux rectifications nécessaires. A cette occasion, le représentant désigné par l’organisation syndicale pour l’ensemble des opérations électorales peut modifier l’ordre de la présentation de la liste.

Si le fait motivant l’inéligibilité est intervenu après la date limite de dépôt des candidatures, le candidat inéligible peut être remplacé jusqu’au 15^ème jour (soit le jeudi 5 novembre 2020) précédant la date du scrutin.

Peuvent présenter des listes de candidats, les organisations syndicales qui remplissent les conditions suivantes :

• pour le premier collège, celles prévues par l’article 9 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires et par l’article R.1432-11 du code de la santé publique ;

Lorsque pour une même élection, plusieurs organisations syndicales affiliées à une même union de syndicats ont déposé des candidatures concurrentes dans le 1^er collège, le Directeur général en informe dans un délai de 3 jours (soit le mardi 13 octobre 2020), à compter de la date limite de dépôt des candidatures, les représentants de chacune des listes concernées.

Ces derniers disposent alors de 3 jours (soit le vendredi 16 octobre 2020) pour procéder aux modifications ou retraits de candidatures nécessaires.

Si à l’expiration de ce délai, ces modifications ou retraits ne sont pas intervenus, le Directeur général en informe, dans un délai de 3 jours (soit le mardi 20 octobre 2020) l’union de syndicats dont les organisations se réclament.

Celle-ci dispose alors d’un délai de 5 jours (soit le lundi 26 octobre 2020) pour indiquer au Directeur général par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la candidature qui pourra se prévaloir de l’appartenance à l’union (article R.1432-96 du code de la santé publique).

En l’absence de cette indication, les organisations syndicales ayant présenté des candidatures concurrentes ne peuvent bénéficier des dispositions de la reconnaissance de la représentativité en raison de leur affiliation à cette union et ne peuvent se prévaloir sur les bulletins de vote de l’appartenance à une union (article R.1432-96 du code de la santé publique).

Lorsque la recevabilité d’une des listes n’est pas reconnue par l’administration, la procédure décrite ci-dessus est mise en œuvre dans un délai de 3 jours francs à compter de la notification du jugement du tribunal administratif lorsque celui-ci est saisi d’une contestation de la décision de l’administration, en application des dispositions du dernier alinéa de l’article 9 bis de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 susmentionnée (article R.1432-96 du code de la santé publique).

• pour le second collège, celles prévues par les articles R.1432-11 du code de la santé publique et L.2314-5 du Code du travail.

Répartition femmes-hommes :

Les candidatures doivent respecter les parts respectives de femmes et d'hommes telles que définies à l'article R 1432-93 du Code de la Santé Publique, appréciées au 1^er janvier de l’année de l’élection.

Au 1^er janvier 2020, la proportion de femmes et d'hommes correspondant à chaque collège se répartit comme suit :

• 1^er Collège : 464 femmes (71,8%) et 182 hommes (28,2%)

• 2^ème Collège : 133 femmes (75,6%) et 43 hommes (24,4%)

Pour chaque liste, le pourcentage de femmes et d’hommes est appliqué à l’ensemble des candidats inscrits sur la liste.

Lorsque le calcul de ce pourcentage n’aboutit pas à un nombre entier, l’organisation syndicale procède indifféremment à l’arrondi inférieur ou supérieur ; dans tous les cas, il convient d’assurer une représentativité mixte.

Modalités de dépôt des candidatures :

Les organisations syndicales représentées par le délégué syndical ou un agent dûment mandaté par son organisation syndicale, communiquent leur liste de candidats au plus tard le vendredi 9 octobre 2020 à 12 heures.

Ces listes sont établies par collège et adressées par lettre recommandée avec accusé de réception ou remises en main propre contre récépissé au secrétariat général, direction des ressources humaines de l’Agence (auprès XX ou XX – site de Bordeaux). Elles doivent être adressées par messagerie sous format PDF à l’adresse suivante :

ARS-NA-SG-ELECTIONS@ARS.SANTE.FR.

L’ARS retourne par courriel l'accusé de réception signé, comportant la date et l'heure à son expéditeur.

Les candidatures sont présentées numérotées, sous forme de liste, en indiquant les nom (nom d'usage), prénom, civilité et site, de chaque candidat et indiquent le pourcentage du nombre de femmes et d'hommes.

Les représentants au comité d’agence et des conditions de travail, titulaires et suppléants, sont élus dans l’ordre de la liste.

Le dépôt de chaque liste doit être accompagné d’une déclaration individuelle de candidature (selon le modèle annexé) signée par chaque candidat. Chaque liste désigne un délégué de liste et éventuellement son suppléant, référent auprès de l’ARS.

Ces listes de candidats sont portées à la connaissance des électeurs, par tout moyen dont sur le site électronique de vote.

Article 7 - Campagne électorale

L’article 5 du décret n°82-447 précise que pendant la période de 6 semaines précédant le jour du scrutin, soit du vendredi 9 octobre au jeudi 19 novembre 2020, chaque agent peut assister à toute réunion d’information spéciale, dont la durée ne peut excéder une heure, en présentiel dans le respect des gestes barrières de prévention de la COVID-19 ou à distance par audio ou visioconférence. L’ARS s’engage à mettre à la disposition des organisations syndicales des codes d’accès aux différents outils existants. Cette réunion spéciale peut être organisée par toute organisation syndicale candidate à l’élection (dont la candidature a été acceptée).

A cet effet, les organisations syndicales informent le secrétariat général, direction des ressources humaines par messagerie électronique à l’adresse suivante  ARS-NA-SG-ELECTIONS@ARS.SANTE.FR une semaine avant la date de la réunion.

Durant la campagne électorale, les organisations syndicales peuvent distribuer au personnel ou faire parvenir par voie électronique, toute documentation ayant trait aux élections.

L’ARS met à disposition de chaque organisation syndicale sur le site intranet une page d’information syndicale qui est transmise sous format PDF par messagerie électronique à l’adresse suivante : ARS-NA-SG-ELECTIONS@ARS.SANTE.FR.

Article 8 – Déplacements dans le cadre de la campagne électorale

Les organisations syndicales candidates sont autorisées à disposer d'une salle sur chacun des 13 sites pour l’organisation des réunions avec le personnel en présentiel dans le respect des gestes barrières de prévention de la COVID-19, ou à distance par audio ou visioconférence. L’ARS s’engage à mettre à la disposition des organisations syndicales des codes d’accès aux différents outils existants.

Chaque organisation syndicale candidate bénéficie, pour chacun des deux collèges, de la prise en charge d'un déplacement dans chacun des sites, pour deux de ses membres. Les déplacements peuvent notamment être effectués en véhicule de service dans les conditions habituellement applicables au sein de l’Agence.

Les remboursements des frais de déplacement sont effectués sur la base des règles applicables dans l’Agence.

L’ARS met à disposition de chaque organisation syndicale, les fournitures et le matériel nécessaires à l’impression des tracts syndicaux.

Article 9 - Professions de foi

Chaque organisation syndicale adresse par lettre recommandée avec accusé de réception ou remet en main propre contre récépissé au secrétariat général, direction des ressources humaines (auprès XX ou XX – site de Bordeaux) un exemplaire de la profession de foi par collège au plus tard le vendredi 9 octobre 2020 avant 12h. Elle doit être adressée par messagerie sous format PDF à l’adresse suivante :

ARS-NA-SG-ELECTIONS@ARS.SANTE.FR.

L’ARS retourne par courriel l'accusé de réception signé, comportant la date et l'heure à son expéditeur.

Elles sont d'un type uniforme pour toutes les listes :

format papier : 4 pages en couleur A3 recto/verso

format PDF : 4 pages en couleur

Les professions de foi sont portées à la connaissance des électeurs, par tout moyen dont sur le site électronique de vote, par l’employeur.

L’ARS diffuse, par le moyen le plus approprié, une information rappelant la date des élections et les modalités de vote le lundi 9 novembre 2020, le lundi 16 novembre 2020 et de manière journalière du vendredi 20 novembre au jeudi 26 novembre 2020.

Article 10 – Modalités de vote

En application du décret 2020-943 en date du 29 juillet 2020 relatif à la fusion des instances représentatives du personnel dans les ARS, le scrutin pour l’élection du CACT Nouvelle-Aquitaine est organisé exclusivement par vote électronique, dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales, notamment la sincérité de la procédure, l’accès au vote de tous les électeurs, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l’intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin et le contrôle a posteriori.

La conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique par internet sont confiées à un prestataire choisi par la Direction Générale sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions en vigueur.

Chaque électeur reçoit au plus tard le vendredi 6 novembre 2020, par le prestataire de vote électronique, l’adresse de l’interface de vote web ainsi que ses identifiants par messagerie professionnelle pour les agents présents et par courrier pour les agents absents de leur poste de travail à cette période.

Le prestataire de vote électronique met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet et en capacité de prendre en charge les problèmes rencontrés par les utilisateurs. Cette plateforme est installée sur un numéro vert dédié accessible 7j/7 ou 24h/24.

De plus, pour toute interrogation ou demande de renseignement, les agents peuvent s’adresser au secrétariat général, direction des ressources humaines (XX ou XX – site de Bordeaux) ou par messagerie à l’adresse suivante : ARS-NA-SG-ELECTIONS@ARS.SANTE.FR.

Sur l’interface de vote, les listes de candidats et les professions de foi sont accessibles en version PDF.

Pour exprimer son choix, chaque électeur à l’aide de son identifiant et de son mot de passe se connecte sur le site électronique de vote entre le vendredi 20 novembre 2020 14 heures et le jeudi 26 novembre 2020 16 heures.

Un accusé de vote est ensuite accessible en consultation à l’écran ou en impression.

Article 11 – Création et composition du bureau de vote centralisé

Il est créé un bureau de vote centralisé au siège de l’Agence - situé Espace Rodesse, 103 bis rue Belleville, 33000 Bordeaux.

Le bureau de vote est composé d’un président désigné par le Directeur général de l’ARS assisté d’un secrétaire, désignés parmi les électeurs à l’exception des candidats et, le cas échéant, d’un ou plusieurs assesseurs proposés par les organisations syndicales candidates, choisis parmi les électeurs. Les membres du bureau peuvent se faire suppléer par des suppléants dûment mandatés (1 suppléant par membre).

La composition du bureau de vote centralisé (titulaires et suppléants) fait l’objet d’une décision formelle du Directeur général.

Les organisations syndicales peuvent désigner, en plus du représentant de leur liste, un scrutateur pour assister au dépouillement.

Les organisations syndicales transmettent les noms des assesseurs et des scrutateurs au plus tard le vendredi 6 novembre 2020 par messagerie à l’adresse suivante : ARS-NA-SG-ELECTIONS@ARS.SANTE.FR.

Article 12 – Déroulé du dépouillement

Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique par le prestataire choisi par la Direction générale.

Les membres du bureau de vote effectuent des tests à blanc pour se familiariser avec l’interface de vote. A l’issue de ces tests, ils procèdent au scellement du système de vote à l’aide de codes d’accès strictement confidentiels.

Dès la clôture du scrutin, les membres du bureau de vote sont chargés de procéder au descellement du système de vote pour accéder au dépouillement, aux états courants de résultats et aux listes d’émargement.

Le nombre de sièges attribués à chaque liste est déterminé selon la règle de la proportionnelle à la plus forte moyenne.

Les représentants titulaires sont désignés selon l’ordre de présentation sur la liste des candidats.

Les représentants suppléants sont ensuite désignés toujours selon l’ordre de présentation sur la liste des candidats.

En cas d'égalité de moyenne pour un siège restant à attribuer, l'attribution se fait à l'organisation syndicale ayant obtenu le plus grand nombre de suffrages. Si les listes en cause ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué à celle qui a présenté le plus grand nombre de candidats au titre du comité d'Agence et des conditions de travail. Si plusieurs de ces listes ont obtenu le même nombre de voix et ont présenté le même nombre de candidats, le siège est attribué par voie de tirage au sort.

Article 13 – Proclamation et publication des résultats

A l’issue des dépouillements, le Président du bureau de vote centralisé procède à la proclamation des résultats à voix haute.

Les membres du bureau de vote centralisé signent le procès-verbal des opérations électorales. Les délégués de liste peuvent mentionner des observations sur le procès-verbal.

Les résultats des élections sont portés à la connaissance de tous les agents, par tout moyen, au plus tard dans les 48 heures suivant les opérations de dépouillement (article R.1432-97 du code de la santé publique) et aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole préélectoral.

Les contestations relatives aux opérations électorales sont portées, dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats, devant le directeur général de l’Agence. Celui-ci se prononce dans un délai de cinq jours. Sa décision peut être contestée devant le tribunal administratif de Bordeaux dans un délai de cinq jours.

Article 14 – Durée du protocole

Le présent protocole vaut pour l’élection 2020 du Comité d’Agence et des Conditions de Travail.

Article 15 - Clauses non prévues

En ce qui concerne les clauses non prévues dans le présent protocole, les parties signataires se reportent aux termes de la réglementation en vigueur dans les Agences Régionales de Santé.

Fait à Bordeaux, le

En 8 exemplaires originaux

Pour le syndicat CFDT XX
Pour le syndicat SNASS CGT XX
Pour le syndicat SNPASS FO XX
Pour le syndicat CFTC PSE XX
Le Directeur général de l’ARS Nouvelle-Aquitaine :