Accord d'entreprise "LE TELETRAVAIL POUR LES PERSONNELS DE DROIT PUBLIC ET DE DROIT PRIVE" chez ARS - AGENCE REGIONALE DE SANTE NORMANDIE (Siège)

Secrétariat Général

Références : avenant n°1 au protocole d’accord relatif au télétravail pour les personnels de droit public et de droit privé du 10 octobre 2018
décembre 2021

AVENANT N°1 AU PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL POUR LES PERSONNELS DE DROIT PUBLIC ET DE DROIT PRIVE DU 10 OCTOBRE 2018

Le présent avenant au protocole d’accord local relatif au télétravail, signé le 10 octobre 2018 au sein de l’Agence Régionale de Santé de Normandie, est conclu entre :

D’une part,

L’Agence Régionale de Santé (ARS) de Normandie, représentée par son directeur général

Et d’autre part,

Les organisations syndicales signataires :

La CFDT Interco,

L’UNSA,

La CFDT PSTE.

preambule

L’Agence Régionale de Santé de Normandie (ARS) a conclu en 2018, un accord avec les organisations syndicales CFDT Interco, CFDT PSTE et l’UNSA portant sur les modalités organisationnelles relatives au télétravail pour les personnels de l’ARS de Normandie relevant du droit public ou du droit privé.

La crise sanitaire liée à la Covid-19 a modifié les habitudes de travail et a entraîné le déploiement généralisé du télétravail pour l’ensemble du personnel. Ce mode d’organisation du travail a trouvé un écho favorable auprès d’une très grande majorité du personnel de l’ARS de Normandie confirmé à l’occasion du sondage réalisé par le secrétariat général fin août/début septembre 2021. Des évolutions de l’accord local de 2018 concernant le télétravail sont donc apparues nécessaires afin de répondre aux nouveaux besoins.

Forte de cette expérience, la direction de l’ARS de Normandie souhaite apporter des modifications à l’accord de télétravail de 2018 afin d’inscrire les nouvelles modalités de travail dans la durée.

Par ailleurs, le télétravail répond à l’engagement de l’ARS en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone induit par les moyens de transport et par, l’amélioration de l’articulation vie professionnelle et personnelle.

Aussi, les parties conviennent d’un commun accord de redéfinir, dans le présent avenant, les bases de la mise en œuvre réussie du télétravail au sein de l’ARS de Normandie, pour les agents dont l’activité se prête pour tout ou partie au télétravail. La volonté des parties est de déployer le télétravail sur la base de modalités élargies, tout en préservant l’équilibre des temps de vie, le droit à la déconnexion et les contraintes de service de l’ARS de Normandie.

Cet accord définit un mode de fonctionnement du télétravail en mode « normal », c’est-à-dire hors mode dégradé comme lors de l’activation d’un Plan de Continuité des Activités (PCA).

Le présent avenant s’appuie sur l’expérience de l’ARS Normandie, sur l’accord cadre relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique du 13 juillet 2021, sur l’accord relatif au télétravail en administration centrale relevant des ministères sociaux du 04 octobre 2021 et sur le protocole d’accord relatif au travail à distance dans les organismes de sécurité sociale du 28 novembre 2017.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION (modifié)

L’article 1.1 est modifié comme suit :

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’agence est effectué par un agent, hors de ces locaux de façon volontaire et sans limite géographique, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Sont concernées les situations de travail suivantes :

• Travail au domicile de l’agent

• Travail dans un autre lieu privé

• Travail dans des locaux professionnels distincts de l’ARS de Normandie

• Travail dans un tiers lieu compatible

L’article 1.2 est modifié comme suit :

On entend par télétravailleur, au sens du présent avenant, tout agent de l’ARS de Normandie :

• Fonctionnaire,

• Contractuel de droit public

• Contractuel de droit privé recruté sur l’une des trois conventions collectives du régime général de la Sécurité sociale

• Contractuel de droit privé recruté sur l’une des trois conventions collectives de la Mutualité Sociale agricole

• Contrat en alternance

• Stagiaires école d’une durée d’au moins 3 mois

Dès lors que tout ou partie des activités de l’agent peuvent être réalisées à distance, l’organisation de l’activité en mode télétravail peut être envisagée et doit faire l’objet d’une concertation avec le responsable hiérarchique (N+1) qui évaluera avec l’agent la faisabilité.

Les fiches de poste identifieront les activités qui se prêtent au télétravail.

Au-delà du contenu des activités à réaliser en télétravail, l’autonomie de l’agent pour le traitement de ces activités en télétravail sera évaluée par le responsable hiérarchique (N+1).

L’organisation du télétravail dans le cadre d’un Plan de Continuité des Activités (PCA) mis en œuvre dans des circonstances exceptionnelles fera l’objet d’adaptation en cohérence avec la situation rencontrée.

De même, les travaux relatifs aux astreintes hors site de l’ARS de Normandie n’entrent pas dans le champ d’application du présent avenant. Un régime spécifique est mis en place et couvert par des instructions spécifiques.

ARTICLE 2 – CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL (modifié)

L’article 2.1 est modifié comme suit :

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Lorsqu'un agent adresse une demande de télétravail, le responsable hiérarchique (N+1) étudie la demande et valide ou refuse celle-ci. Le dossier est ensuite instruit par le Secrétariat général pour contrôle au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu'organisationnelles au regard du poste de travail considéré, et de la maîtrise de l'emploi dont fait preuve l’agent, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome et procède enfin à la formalisation en lien avec la Direction générale.

La décision de la Direction générale fait l'objet d'une notification par le pôle des Ressources Humaines à l’agent concerné dans un délai maximum de 30 jours à compter de la date de dépôt de la demande de l’agent, sauf circonstances exceptionnelles (organisation dérogatoire du travail (ex PCA), besoin de complément d’informations pour instruire le dossier…).

L’article 2.11 est modifié comme suit :

En cas d'acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture par l’agent d’une attestation sur l’honneur stipulant que le lieu dans lequel il exerce le télétravail est un espace adapté, dédié et calme lui permettant de travailler dans de bonnes conditions.

Par ailleurs, l’agent doit s’assurer auprès de sa compagnie d’assurance que l’assurance multirisques habitation de son lieu de télétravail le couvre dans cette situation. L’agent devra produire une attestation le précisant.

En outre, l’agent doit disposer d’équipements électriques répondant aux normes en vigueur permettant le télétravail sans risque pour lui. Il fournira ainsi une attestation sur l’honneur de conformité répondant aux normes électriques (installation électrique et protection des circuits de la zone dédiée, assurant la sécurité des personnes).

Enfin l’agent doit disposer d’une connexion internet adaptée et compatible pour le transfert des données nécessaires à l’activité professionnelle (réception de mail, consultation d’application métier, …). Dans le cas où il n’en dispose pas, l’agence peut mettre à sa disposition une box 4G lui permettant de se connecter à distance. Dans ce cas, les conditions de prise en charge de ses frais liés au télétravail seront réévalués.

L’article 2.12 est modifié comme suit :

En cas d’avis défavorable du responsable hiérarchique (N+1), la demande de l’agent, accompagnée de l’avis du responsable hiérarchique (N+1), est adressée au Secrétariat général. Un échange a alors lieu entre le Secrétariat général et le responsable hiérarchique (N+1 et N+2) pour envisager si une organisation peut être envisagée ou si des moyens peuvent être proposés afin d’y répondre favorablement. En cas d’impossibilité, une notification de refus, motivée, sera adressée à l’agent par le Pôle ressources humaines.

Un agent de droit privé peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée au Secrétariat général dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. Après réexamen, une réponse écrite et motivée est adressée à l’intéressé dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier de l’agent.

Le cas échéant, l’agent peut aussi exercer un recours auprès de :

• L’inspecteur du travail,

• Le Conseil des Prud’hommes.

Un agent de droit public peut demander un réexamen de sa demande en saisissant au choix selon les règles de saisine réglementairement prévues :

• Le Directeur général de l’ARS de Normandie,

• La Commission Administrative Paritaire (fonctionnaires),

• La Commission Consultative Paritaire (contractuels),

• Le Tribunal Administratif compétent. A la date de signature de l’avenant, il convient de solliciter le Tribunal Administratif de Caen : 3 Rue Arthur le Duc, 14000 Caen.

L’article 2.13 est modifié comme suit :

Les autorisations de télétravail sont délivrées pour une durée maximale de 3 ans à partir de la première campagne de recensement en 2021. Une nouvelle campagne aura lieu tous les 3 ans.

Les agents absents ou qui ne se seraient pas manifestés lors de la campagne de recensement ont la possibilité de faire une demande en cours de période triennale. Dans ce cas, l’autorisation débutera obligatoirement le premier jour d’un trimestre civil et se terminera à la date de la fin de période triennale, de sorte que l’autorisation soit alignée sur les campagnes triennales.

L’article 2.21 est modifié comme suit :

Par principe, le télétravail s’opère par journée complète. Dans certaines situations, des adaptations peuvent être envisagées à titre exceptionnel. Des précisions sont apportées dans l’article relatif aux aménagements du télétravail dans des situations particulières (article 2.22).

L’agent peut choisir parmi l’une des 3 options de télétravail suivantes :

3 scenarios de télétravail sont proposés au choix :

• 3 jours maximum fixes par semaine,

Les jours sont fixes chaque semaine et au nombre maximum de 3. Ces jours font l’objet d’un accord à l’occasion de la demande initiale de télétravail. Le choix des jours relève d’un accord entre l’agent et le responsable hiérarchique (N+1). Une fois formalisés, ces jours ne sont plus remis en cause sauf circonstances exceptionnelles (cf. articles 2 et suivants).

• 3 jours maximum modulables par semaine,

Le nombre de jours chaque semaine est modulable et au nombre maximum de 3. L’agent à la possibilité de changer ses jours de télétravail à la quinzaine. Les jours de télétravail modulés sont soumis à l’avis du responsable hiérarchique (N+1) au plus tard 7 jours avant.

• 39 jours forfaitisés par trimestre civil.

Les jours de télétravail peuvent varier d’une semaine à l’autre pendant tout le trimestre, l’agent peut télétravailler jusqu’à 5 jours par semaine dans la limite du forfait de 39 jours trimestriel et doit être présent sur site au moins 2 jours la semaine suivant 5 jours de télétravail. Les jours de télétravail sont soumis à l’avis du responsable hiérarchique (N+1) au plus tard 15 jours avant chaque début de mois. Les jours non pris ne sont pas reportables sur les trimestres suivants.

A noter : un agent qui télétravaillerait 5 jours durant une semaine et qui serait absent au moins une semaine à la suite, doit revenir travailler sur site au moins 2 jours à son retour.

Le détail des 3 scenarios est décrit en annexe 1.

Si une journée de télétravail n’est pas réalisée sur demande du responsable hiérarchique (N+1), l’agent a la possibilité de reporter cette journée dans les 15 jours qui suivent.

Un agent qui souhaiterait décaler une journée préalablement fixée en concertation avec le responsable hiérarchique (N+1), doit lui demander son accord en observant un délai de prévenance de 5 jours, de sorte que la demande puisse être prise en compte dans un délai raisonnable.

S’agissant des agents à temps partiel, et au regard des éléments précités, les conditions suivantes s’appliquent :

Quotité de temps partiel	Jours non travaillés au titre du temps partiel	Quotité maximale de télétravail hebdomadaire possible : option fixe ou modulable	Quotité maximale de télétravail hebdomadaire possible : option base forfaitaire trimestrielle
			Semaine complète de télétravail	Semaine qui suit une semaine complète de télétravail
50%	2,5	0,5	2,5	0,5
60%	2	1	3	1
70%	1,5	1,5	3,5	1,5
80%	1	2	4	2
90%	0,5	2,5	4,5	2,5

L’article 2.22 est modifié comme suit :

Quand le télétravail est de nature à favoriser l'emploi de l’agent dans certaines situations listées ci-après, ou quand il est préconisé par le médecin du travail ou de prévention selon le statut de l’agent, en accord avec l’agent, afin de permettre de maintenir celui-ci en activité, l'Agence, en lien avec la commission (CSSCT), peut être amenée à examiner les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées et faire l’objet d’une dérogation temporaire aux scenarios proposés.

• Agent porteur de handicap ou en situation de vulnérabilité : le dispositif sera adapté en fonction des préconisations du médecin du travail (nombre de jours de télétravail, durée de l'autorisation nécessaire…).

• Agent en situation d’aidant : le télétravail peut constituer une mesure de prévention primaire qui est de nature à favoriser le maintien en emploi de l’agent concerné. A sa demande, et sous réserve que ses activités se prêtent au télétravail, la direction de l’agence peut autoriser un proche aidant à bénéficier du télétravail au-delà des options décrites ci-dessus. Cette autorisation a une durée de trois mois, renouvelable.

• Femme enceinte : à compter de la déclaration de grossesse auprès du Pôle ressources humaines jusqu’au départ en congé de maternité, l’agent a la possibilité de télétravailler jusqu’à 5 jours par semaine.

• Agent de retour d’un congé de maternité ou de paternité : dans le cadre du soutien à la parentalité, à l’issue de son congé de maternité ou de paternité, l’agent a la possibilité de télétravailler jusqu’à 4 jours par semaine, pendant 2 mois à compter de son retour.

• Agent en situation de garde alternée de ses enfants : dans le cadre du soutien à la parentalité, sur la base de la production d'un justificatif du mode de garde (jugement ou déclaration sur l'honneur), l’agent qui a la garde alternée de ses enfants à la possibilité de télétravailler jusqu'à 4 jours par semaine pendant la période où il a la garde du ou des enfant(s). Cette possibilité est ouverte pour la garde d’enfants scolarisés jusqu'à la fin du 1er cycle de l'enseignement secondaire (classe de 3ème).

• Agent en situation de mobilité géographique : dans le cadre d’une mobilité géographique, l’agent concerné pourra télétravailler en alternance à hauteur de 5 jours puis 3 jours par semaine pendant une durée de 6 mois renouvelable dans la limite d’une année.

• Agent absent de son poste de travail pendant une demi-journée (temps partiel, mission ou absence) : avec l’accord du responsable hiérarchique (N+1), l’agent peut être autorisé de façon exceptionnelle à télétravailler pendant la demi-journée restante.

L’article 2.23 est modifié comme suit :

Afin de garantir l'information et le lien avec l'Agence, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres agents aux formations et aux réunions de service.

En cas de réunion de service planifiée un jour télétravaillé, l’agent a la possibilité de reporter ce jour selon le scénario retenu par l’agent.

L’article 2.31 est modifié comme suit :

Pour les fonctionnaires, préalablement à la mise en œuvre du télétravail, la Direction générale prend une décision individuelle autorisant l’exercice des fonctions en télétravail et l’agent signe un protocole individuel de télétravail qui fait référence au présent accord.

Pour les agents de droit privé et les contractuels de droit public, préalablement à la mise en œuvre du télétravail, l’agent signe un avenant à son contrat de travail.

Les actes autorisant l'exercice des fonctions en télétravail mentionnent :

• Les fonctions de l'agent exercées en télétravail ;

• Le lieu ou les lieux d'exercice en télétravail ;

• Les jours de référence travaillés, d'une part, sous forme de télétravail et, d'autre part, sur site, compte tenu du cycle de travail applicable à l'agent, ainsi que les plages horaires durant lesquelles l'agent exerçant ses activités en télétravail est à la disposition de l'agence et peut être joint, par référence au cycle de travail de l'agent ou aux amplitudes horaires de travail habituelles conformément à l’accord en vigueur sur l’aménagement du temps de travail ;

• La date de prise d'effet de l'exercice des fonctions en télétravail et sa durée ;

• Le cas échéant, la période d'adaptation prévue à l'article 2.32 et sa durée.

Ces actes sont conclus pour une durée comprise entre un et trois ans et peuvent être renouvelés autant de fois que de besoin dans les conditions prévues à l’article 2.13 modifié.

L’article 2.36 est modifié comme suit :

Le choix des jours de télétravail résulte d'un accord entre les parties (l’agent et son responsable N+1), qui doit permettre d'assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d'affectation de l’agent.

L’article 2.37 est supprimé (cf. article 2.21 modifié).

ARTICLE 3 – ASSURANCE (modifié)

L’article 3 est modifié comme suit :

Lorsqu'il exerce ses fonctions en téletravail, l'agent fourni une attestation sur l’honneur certifiant qu’il est assuré et couvert pour l'exercice professionnel en télétravail dans le(s) lieu(x) autorisé(s) communiqué(s) au pôle RH (cf. article 1.1 modifié).

ARTICLE 4 – EQUIPEMENTS DE TRAVAIL (modifié)

L’article 4 est modifié comme suit :

Le lieu d'exercice du télétravail doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle et au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.

L’agent doit s’assurer de disposer d’une connexion internet adaptée et compatible pour le transfert des données nécessaires à l’activité professionnelle (réception de mail, consultation d’application métier, …). Dans le cas où il n’en dispose pas, l’agence peut mettre à sa disposition une box 4G lui permettant de se connecter à distance. Dans ce cas, les conditions de prise en charge de ses frais liés au télétravail seront réévalués.

L’agent transmet au pôle RH préalablement à la signature de l'acte autorisant le télétravail, une attestation sur l’honneur certifiant qu’il s’est assuré de la conformité des installations et des locaux, notamment des règles de sécurité électrique. Il doit préciser que l'installation électrique du lieu de télétravail est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d'exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes restent à la charge de l’agent.

L'Agence fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s'il était à son poste de travail. A ce titre, un ordinateur, ainsi qu’un téléphone portable sont mis à disposition du télétravailleur. L’Agence assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement le pôle Informatique de l'Agence, ainsi que son responsable hiérarchique. Par ailleurs, en tant que de besoin, afin d'assurer l'ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l'Agence met à sa disposition un mobilier adapté.

Les équipements utilisés de manière inadaptée ou dégradés (casse écran, tombé, immergé, …) ne feront pas l’objet d’une prise en charge par les services de l’ARS. Les pannes ou dysfonctionnement sont quant à eux pris en charge.

L'utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de l'activité professionnelle. Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. L’agent s'engage à prendre soin de ces équipements et à restituer le matériel lié à son activité de télétravail en bon état de fonctionnement lorsqu'il est mis fin au télétravail.

ARTICLE 5 – FRAIS PROFESSIONNELS (modifié)

L’article 5 est modifié comme suit :

Une indemnité journalière est versée en fonction du nombre de jour(s) effectivement télétravaillé(s) et déclaré(s) sous Kelio, afin de prendre en compte les frais professionnels découlant de l'exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).

Le montant de l’indemnité journalière est défini selon la lettre circulaire adressée chaque année par l’UCANSS dans le cadre du Protocole d'accord du 28 novembre 2017 relatif aux travail à distance. A la date de signature de l’avenant, le montant est de 2,60 euros par journée complète télétravaillée.

ARTICLE 9 – CONSULTATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL (modifié)

L’article 9 est modifié comme suit :

La mise en œuvre du présent accord fait l'objet d'une information au Comité d’Agence et des Conditions de Travail (CACT). Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l'Agence leur est présenté.

Par ailleurs, il est convenu qu’un bilan intermédiaire relatif au nombre de demandes de télétravail ainsi que les suites réservées à celles-ci sont transmises au CACT chaque trimestre.

En outre, la liste nominative des agents en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ou de prévention selon le statut de l’agent ainsi qu’au CACT dans le respect de la réglementation RGPD.

ARTICLE 12 – ENTREE EN VIGUEUR

Le présent avenant prend effet à compter du 07 décembre 2021.

Document établi en 7 exemplaires, A Caen, le 07 décembre 2021,

Le Directeur général de l’ARS de Normandie,

Pour les fonctionnaires et personnels de droit public,

Pour les articles qui les concernent,

Pour la CFDT-Interco

Pour l’UNSA

Pour les personnels de droit privé,

Pour les articles qui les concernent,

Pour la CFDT-PSTE