Accord portant sur la mise en place du télétravail

au sein de l’ARS Hauts-de-France

Entre :

L’Agence Régionale de Santé Hauts-de-France ci-après dénommée ARS HDF, représentée par son Directeur Général, ;

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’ARS HDF ci-dessous désignées.

Pour le public :

CFDT Fédération Interco, représentée par

SUD TAS, représentée par

UNSA Santé Cohésion sociale, représentée par

Pour le privé :

CFDT protection sociale, représentée par

SNFOCOS, représentée par

UNSA Fessad, représentée par

D’autre part.

Préambule

Faisant suite aux accords télétravail signés en juillet 2018 et décembre 2019, le présent accord vise à organiser le télétravail, en mode pérenne, en tant que l’un des modes d’organisation du travail pouvant être déployé au bénéfice du service public et des agents. Le télétravail offre en effet des possibilités d’organisation permettant notamment d’optimiser l’équilibre vie professionnelle – vie personnelle et l’impact environnemental par la réduction des trajets domicile travail, pour autant qu’il réponde aux impératifs de bon fonctionnement et de continuité du service public, d’éligibilité des activités, de volontariat et de réversibilité.

Cet accord a pour vocation de répondre aux nouveaux modes de fonctionnement de l’Agence et au développement des usages numériques dans le cadre de la modernisation et de l’amélioration des conditions de travail. Il intègre les nouvelles possibilités issues du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifiant le
décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature et s’appuie sur les accords suivants : l’accord national interprofessionnel adopté le 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail et l’accord sur la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique signé le 13 juillet 2021.

Cet accord rappelle les dispositions applicables et les principes à respecter pour la réussite de cette organisation du travail, tant pour l’agent, le supérieur hiérarchique direct, que pour l’équipe de travail.

Le télétravail est régi par les principes suivants :

• Le télétravail revêt un caractère volontaire et est soumis à un accord exprès ;

• Le télétravail s’inscrit dans une relation de travail fondée sur la confiance mutuelle, postulat fondamental ;

• Le télétravail correspond à un mode particulier d’organisation du travail et ne constitue pas un aménagement du temps de travail ;

• Le télétravail est pendulaire : il suppose une présence effective minimale sur site ;

• Le télétravail est réversible ;

• Le télétravail ne doit pas devenir un frein à la mobilité et ne doit pas porter préjudice au télétravailleur, correspondant à ses aptitudes professionnelles et à ses aspirations. L’agent en télétravail a les mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu d’affectation ;

• Le télétravail ne doit pas impacter la qualité et les conditions des missions exercées ;

• Le télétravail induit un management spécifique et adapté. Il nécessite une anticipation accrue de la planification des activités, des objectifs et une communication adaptée.

Ce présent accord négocié entre les organisations syndicales désignées supra et l’Agence régionale de santé Hauts-de-France définit les conditions de mise en œuvre de plusieurs dispositifs : le télétravail en jours fixes, le télétravail en jours flottants, le télétravail sur site distant et autres modalités de travail en cas de situation exceptionnelle perturbant l’accès au site ou le travail sur site.

Tout en développant des nouvelles méthodes de travail, cet accord répond à un double objectif : favoriser la qualité de vie au travail et contribuer à une meilleure efficacité du service public.

Modalités de mise en place du télétravail

Définition et principes généraux

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est affecté sont réalisées hors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Un agent qui exerce ses fonctions en télétravail ne doit pas être assimilé aux autres agents qui peuvent également être absents du bureau (au titre des congés, d’une autorisation de travail à temps partiel, d’un congé maladie ou encore d’une autorisation d’absence), car, contrairement à lui, ces derniers sont déchargés de toute obligation professionnelle.

Le télétravail peut être organisé au domicile de l’agent, dans un autre lieu privé ou dans tout autre lieu à usage professionnel.

La quotité des fonctions pouvant être exercées en télétravail ne peut être supérieure à 3 jours et le temps de présence sur le lieu d’affectation ne peut être inférieur à 2 jours.

L’autorisation de télétravail est donnée pour un recours régulier ou ponctuel au télétravail.

Elle peut prévoir l’attribution de jours de travail fixes au cours de la semaine ainsi que l’attribution d’un volume de 40 jours flottants de télétravail par an, dont l’agent peut demander l’utilisation à son manager. Un agent peut, au titre d’une même autorisation, mettre en oeuvre ces différentes modalités de travail.

Les parties s’accordent sur le fait que le télétravail, tel que prévu par le présent accord, correspond à une alternance de périodes passées sur le lieu de travail habituel et de périodes passées en dehors du lieu habituel de travail, en jours fixes et/ou en jours flottants.

Principe du volontariat

La demande de télétravail revêt un caractère volontaire. Le télétravail ne peut être imposé par l’Agence et réciproquement ne peut être obtenu par l’agent sans accord préalable de l’encadrant.

Pour des raisons d’assurance, l’agent n’est pas autorisé à débuter le télétravail sans autorisation expresse.

Cette autorisation est matérialisée par une décision du Directeur général.

Période d’adaptation

Une période d’adaptation de 3 mois, à compter de la décision, est prévue afin d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail et de définir les adaptations éventuelles.

Il appartient à l’encadrant de suivre de manière attentive cette période d’adaptation dans le cadre de l’organisation du service.

Un entretien est organisé entre l’agent et son encadrant direct avant l’arrivée du terme de cette période d’adaptation, afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail.

Principe de réversibilité

Les parties rappellent que l’accord de télétravail est réversible, il peut être mis fin à cette forme d’organisation à tout moment et par écrit, à l’initiative de l’agent ou de l’encadrement, en respectant les délais de prévenance suivants :

• Un délai de 2 mois qui pourra être réduit d’un commun accord. Lorsque qu’il est mis fin au télétravail pendant la période d’adaptation, le délai de prévenance est d’1 mois.

• Dans le cas où il est mis fin à l’autorisation de télétravail à l’initiative du n+1, le délai de prévenance d’un mois peut être réduit en cas de nécessité de service dûment motivée.

En cas de fin du télétravail à l’initiative du manager, celle-ci devra être précédée d’un entretien et faire l’objet d’une motivation écrite.

La fin de l’autorisation de télétravail implique le retour de l’agent dans les locaux de l’Agence, dans les conditions antérieures à la mise en place du télétravail.

Critères d’éligibilité du télétravail

Critères liés aux missions exercées

Tout agent en fonction, quel que soit son statut, peut demander à bénéficier du télétravail.

Les demandes de télétravail déposées par les agents à temps partiel sont examinées selon les mêmes critères que ceux applicables aux agents à temps plein.

En outre, le télétravail ne doit pas être un frein au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes. L’administration et les managers s’assurent de l’égalité d’accès au télétravail entre les femmes et les hommes.

Le télétravail peut être envisagé lorsque la nature du poste et le contenu des missions le permettent.

Pour bénéficier du télétravail, les agents doivent occuper un poste incluant des activités susceptibles d’être réalisées au moyen des technologies de l’information et de la communication et ne nécessitant pas une présence physique permanente sur le site. Ainsi, aucun métier n’est exclu a priori du dispositif, mais chaque demande est examinée afin de s’assurer que les tâches exercées représentent une proportion suffisante de son temps de travail et sont susceptibles d’être effectuées en télétravail.

Il appartient au supérieur hiérarchique de déterminer si l’agent peut effectuer son activité en télétravail, en tout ou partie.

Le télétravail n’a pas vocation à modifier la nature des missions confiées à l’agent, ni la charge de travail, ni les résultats attendus.

Rôle du responsable hiérarchique direct

Le supérieur hiérarchique direct s’assure préalablement que les tâches dévolues à l’agent sont réalisables en télétravail, de l’identification des outils à mettre à disposition de l’agent, de la détermination du jour ou des jours télétravaillés, de la quotité de temps de travail et de la mise en place d’une période d’adaptation.

Il doit être en capacité d’instaurer avec le ou les agents en télétravail des modalités managériales adaptées et accompagner la démarche. Il veille à la bonne intégration des agents en télétravail au collectif du travail et à ce que le télétravail n’entache pas les nécessités de continuité de service.

Statut du télétravailleur

Droits et obligations

L’agent en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux statutaires et conventionnels, et notamment le droit à la formation, le droit au déroulement de carrière, l’évolution professionnelle, les droits syndicaux.

Les règles applicables en matière de rémunération et de décompte de la durée de travail sont identiques.

S’agissant des modalités d’exécution de l’activité, le télétravailleur est soumis aux mêmes obligations que l’ensemble des agents, et continue à être évalué dans les mêmes conditions.

Concernant les relations avec les représentants du personnel, l’agent bénéficie de l’accès aux informations syndicales. Il bénéficie des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les intances representatives du personnel. Les télétravailleurs font partie, au même titre que les autres agents, des effectifs de l’ARS HDF pris en compte dans la détermination des seuils sociaux.

Durée du télétravail

L’agent en télétravail reste soumis aux règles applicables à son temps de travail.

Il continue de bénéficier de l’option de temps de travail choisie, conformément à l’Accord Aménagement du temps de travail.

Pour les agents en badgeage horaire, le système est maintenu quelle que soit la modalité choisie, de même que les horaires fixes et variables.

Pour ce qui concerne les agents relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée en télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

Si l’agent quitte son lieu de télétravail pendant la plage fixe sans autorisation de son employeur, il pourra s’exposer à une absence de service fait pour le temps passé en dehors, voire à des sanctions pour manquement au devoir d’obéissance hiérarchique.

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail pendant le ou les jours télétravaillés.

Dans le cadre de la garantie des temps de repos obligatoires, une pause méridienne minimum de 30 mn doit être respectée.

Dans le respect du droit à la déconnexion (droit de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors du temps de travail), il est rappelé que le télétravail n’a pas vocation à être mis en oeuvre en dehors des périodes de temps de travail effectif et des horaires habituels de travail.

Accidents du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la même couverture que les agents travaillant sur site.

L’accident de service sera présumé imputable s’il a lieu :

• Sur le lieu d’exercice du télétravail indiqué dans la décision,

• Pendant les jours prévus en télétravail dans la décision (qu’ils soient fixes, flottants ou sur site distant) et pendant les heures de service,

• Dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice des fonctions ou d’une activité qui en constitue le prolongement normal.

Concernant l’accident de trajet, seul un accident survenu sur le trajet entre le domicile habituel et le lieu de télétravail (site distant ou lieu privé différent du domicile habituel) pourra donner lieu à une reconnaissance d’accident de trajet.

En cas d’accident, l’agent doit dans les 24 heures avertir son supérieur hiérarchique par tous les moyens et prendre contact avec le service administration du personnel et paie pour les formalités relatives à la déclaration d’accident.

Restauration et prise en charge des coûts découlant directement du télétravail

Les agents en télétravail peuvent bénéficier de titres restaurants pendant le ou les jours effectifs de télétravail. Les agents en télétravail en ½ journée ne bénéficient pas de titres restaurants.

Dans le cadre du télétravail, l’ARS HDF prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail, sauf dans le cas d’un télétravail sur site distant, en octroyant une indemnité forfaitaire versée au prorata du nombre de jours travaillés dite “forfait télétravail”.

En cas de télétravail flottant, la compensation financière sera accordée sur la base du nombre de jours flottants réellement utilisés, soit 100 € annuels pour 40 jours. En cas de télétravail fixe, le montant du forfait télétravail est fixé à 2.5€ par journée de télétravail effectuée.

Dans la limite du plafond déterminé par arrêté pris pour l’application du décret n° 2021-1123 du 26 août 2021, soit 220€ par an, le versement du forfait télétravail s’effectue à la fin de chaque trimestre, au vu des jours de télétravail effectués. Les parties s’accordent sur le fait que le montant pris en compte comme plafond annuel pour le versement du forfait télétravail suivra l’évolution de la réglementation.

Autorisation de télétravail et jours télétravaillables

L’autorisation de télétravail

Durée et renouvellement de l’autorisation

L’autorisation est délivrée pour une durée de 12 mois, renouvelable par tacite reconduction.

Changement de fonctions

Une nouvelle demande doit être effectuée en cas de changement de fonctions.

Modification des modalités de télétravail (nombre de jours, jours télétravaillés,option jours fixes/flottants)

Une nouvelle demande doit être effectuée.

Fin de l’autorisation

(Cf. 1.1.3 relative au principe de réversibilité)

Le refus de l’autorisation

Le refus d’autorisation à une demande initiale ou un renouvellement pour un agent dont les activités sont éligibles doit faire l’objet :

• D’un entretien entre le supérieur hiérarchique direct et l’agent ;

• D’un écrit motivé du supérieur hiérarchique direct sur le formulaire de demande, transmis à la SDRH.

L’agent a la possibilité en cas de refus de demander un entretien au Référent RH de sa direction.

Pour les agents de droit public, l’agent a également la possibilité de faire un recours selon les voies habituelles (recours hiérarchique, CAP ou CCP ou tribunal administratif) en cas de refus opposé à une demande initiale ou de renouvellement dans un délai de deux mois à compter de la notification du refus.

Pour les agents de droit privé, un recours hiérarchique est possible auprès du directeur général.

Les jours télétravaillables

Nombre de jours d’autorisation de télétravail

Le télétravail peut être envisagé en journée complète ou en demi-journée.

Conformément à la réglementation, que ce soit pour le télétravail fixe, en jours flottants ou sur site distant, le temps de présence sur le lieu d’affectation ne peut être inférieur à 2 jours par semaine.

Les activités effectuées en mission (chez des partenaires extérieurs ou d’autres site de l’ARS), en formation, ne sont pas considérées comme du télétravail.

Que l’agent soit à temps complet, incomplet ou à temps partiel, le nombre de jours de télétravail possible est en fonction du nombre de jours de présence travaillés dans la semaine :

Nb de jours travaillés par semaine	Base hebdomadaire Nb maximum de jours de télétravail possible
5	3
4.5	2.5
4	2
3.5	1.5
3	1
2.5	0.5

(Annexe 1 – Exemples de formule de télétravail)

Il peut être dérogé à cette règle de 2 jours hebdomadaires obligatoires sur site :

• Pour une durée de six mois maximum (renouvelable), à la demande d’un agent dont l’état de santé ou le handicap le justifie et après avis du médecin du travail ;

• S’agissant des femmes enceintes, à leur demande et sans avis préalable du médecin du travail ;

• Pour les proches aidants, sous réserve que leurs activités soient télétravaillables et que ces dérogations ne durent pas plus de trois mois (renouvelables) ;

• De manière temporaire, à l’initiative de l’employeur, en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service ou le travail sur site.

Jours télétravaillables

Le(s) jour(s) télétravaillé(s) sont fixé(s) conjointement par l’agent et son supérieur hiérarchique direct, compte tenu des besoins du service, en tenant compte des réunions périodiques, notamment des réunions de service.

Ce(s) jour(s) peuvent être :

• Fixe sur toute l’année ;

• Flottant : l’agent se voit octroyer un maximum de 40 jours annuels flottants, qu’il utilise en accord avec le supérieur hiérarchique direct selon les nécessités de service, tout en respectant le nombre de jours de présence sur site. Ces jours ne sont pas reportables d’une année à l’autre.

Il est possible de cumuler les différentes formes de télétravail entre elles (jours fixes, jours flottants, sur site distant) dans la mesure où l’agent est présent sur son site d’affectation 2 jours par semaine.

Le nombre de jours en télétravail sous les différentes formes sont repris dans la décision.

En cas d’absence sur le jour télétravaillé (férié, fermeture, congé RTT, arrêt de travail, autorisation d’absence…), celui-ci n’est pas reportable.

En cas d’impossibilité temporaire d’exercer les fonctions en télétravail en raison d’un événement non programmé (panne de réseau informatique…), l’agent peut effectuer un retour temporaire sur site.

Télétravail et Horoquartz

Lors d’une journée de télétravail, deux modes de pointages sont disponibles sur Horoquartz :

Pour les jours fixes :

• Pointer sur l’applicatif Horoquartz via la fonction WBA « Badgeage » en utilisant le bouton « Télétravail » (A l’instar du motif mission).

• Déclarer la journée via la fonction « Absences à justifier », WBE pour les agents de droit public et WBF pour les agents de droit privé, grâce au motif « TELETRAVAIL ».

• Les agents au forfait devront déclarer leur présence sur le logiciel, selon les modalités habituelles.

Pour les jours flottants :

• Déclarer la journée via la fonction « Absences à justifier », WBE pour les agents de droit public (forfait et hors-forfait) et WBF pour les agents de droit privé (forfait et hors-forfait), grâce au motif « TELETFLOT ».

Vous noterez l’apparition d’un nouveau compteur « Télétravail flottant » permettant de suivre le nombre de jours de télétravail flottant dans l’année, pour un maximum de 40 jours.

Lieux d’exercice du télétravail

Deux possibilités d’exercice du télétravail sont proposées :

• Le télétravail au domicile ou dans un lieu privé

• Le télétravail sur site distant, sous réserve de la disponibilité d’un poste de travail.

Chacune de ces options présente des avantages, qui devront être examinés par l’agent volontaire.

Le(s) lieu(x) de télétravail sont fixe(s) et déclaré(s) dans la demande d’autorisation. L’agent peut ponctuellement changer de lieu de télétravail en informant la SDRH sur la boîte fonctionnelle télétravail.

Le télétravail au domicile ou dans un lieu privé

L’agent atteste sur l’honneur dans le dossier de candidature :

• Disposer d’une connexion internet ;

• Disposer d’un espace de travail adapté ;

• Disposer d’installations électriques conformes ;

• Disposer d’une assurance habitation étendue à l’exercice de ses fonctions à domicile et à l’utilisation du matériel informatique et de télécommunication à des fins professionnelles.

Dans le cas où la demande de télétravail est formulée par un agent en situation de handicap, l’ARS HDF met en oeuvre sur le lieu de télétravail de l’agent les aménagements de poste nécessaires.

Toute connexion au réseau et aux applications de l’ARS doit être effectuée via le matériel fourni par l’ARS.

Le télétravail sur site distant

Le télétravail sur site distant permet d’exercer ses activités dans des locaux relevant de l’autorité de l’ARS HDF mais sur un site distinct de celui de sa résidence administrative.

La date de prise d’effet du télétravail sur site distant est aménagée suivant la disponibilité, l’aménagement des locaux, en lien avec la SDRH.

Equipements mis à la disposition du télétravailleur

L’ARS fournit les équipements nécessaires au télétravail (tels que un ordinateur portable, un téléphone portable). Elle les met à disposition de l’agent et en conserve la propriété intégrale.

L’équipement nécessaire au télétravailleur est déterminé en amont par le supérieur hiérarchique direct et l’agent, lors de l’examen de la demande de télétravail, en fonction des missions et de l’organisation du télétravail.

La date de prise d’effet du télétravail est aménagée suivant la disponibilité du matériel. L’agent en télétravail doit en assurer la bonne conservation. Il s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

La SDSI dresse un descriptif de l’équipement alloué à l’agent, qui en accuse réception.

Pour une connexion sécurisée, un accès à la messagerie et aux lecteurs réseau, l’agent en télétravail utilisera l’application de connexion à distance préalablement installée et paramétrée.

L’agent est responsable de l’ordinateur professionnel confié : il doit donc être particulièrement vigilant par rapport aux risques de dégradation, de perte ou de vol.

En cas de vol ou de perte du matériel fourni, il doit en faire la déclaration sans délai auprès de la SDSI par téléphone, par mail (ars-hdf-ssi@ars.sante.fr). Si le matériel fourni comprenait des données à caractère personnel, un signalement doit également être effectué auprès du délégué à la protection des données (ars-hdf-dpd@ars.sante.fr).

En cas de vol, en plus des actions précédemment décrites, l’agent doit également déposer une plainte auprès du commissariat afin qu’une copie de ladite plainte soit annexée à la fiche incident.

(Annexe 2 – Règles d’usage du matériel informatique et de protection des données)

Procédure de demande de télétravail

Procédure de demande

L’agent renseigne sa demande de télétravail et la soumet à son responsable hiérarchique direct, qui émet un avis, puis la transmet à la SDRH pour décision avec copie au Référent RH de sa direction.

Une réponse écrite est donnée à la demande dans un délai d’un mois maximum à compter de la date de réception.

Formalisation de l’autorisation de télétravail

L’autorisation d’exercice en télétravail est formalisée par une décision du Directeur général.

Santé sécurité et conditions de travail

Les parties rappellent que l’employeur est tenu d’informer le télétravailleur des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail applicables. Il informe le télétravailleur de la politique en matière de santé et de sécurité au travail.

Tout agent peut demander à rencontrer l’assistant ou le conseiller de prévention, préalablement à la mise en place du télétravail ou au cours de celui-ci. Si une visite est nécessaire, elle sera conduite dans l’espace dédié aux activités professionnelles de l’agent et, le cas échéant, aux installations techniques y afférentes.

Si la situation le justifie et en particulier lorsque l’agent est reconnu travailleur handicapé, l’agent peut rencontrer le Référent handicap afin de s’assurer qu’il pourra exercer le télétravail dans les meilleures conditions. Si une visite est nécessaire, elle sera conduite dans l’espace de travail dédié aux activités professionnelles de l’agent et, le cas échéant, les installations techniques y afférentes.

Comme pour l’ensemble des lieux de travail / sites de l’ARS, les membres du CSSCT peuvent réaliser une visite au domicile du télétravailleur afin de s'assurer de l’application des règles en vigueur dans les limites du respect dû à la vie privée. Ainsi, ces visites ne concernent que l'espace de travail dédié aux activités professionnelles de l'agent et, le cas échéant, les installations techniques y afférentes. Ces visites doivent être subordonnées à l'information préalable de l'agent en respectant un délai de prévenance de 10 jours. Son accord écrit est requis. Les modalités de ces visites devront être préalablement définies.

En cas de refus de l’agent, l’employeur peut mettre fin au télétravail.

En cas de risques identifiés, la mise aux normes est à la charge de l’agent. La suspension du télétravail pourrait être envisagée jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

La liste nominative des télétravailleurs est transmise annuellement à la médecine du travail, aux conseiller et assistants de prévention et aux membres du CSSCT.

Le télétravail en cas de perturbations majeures

Cette modalité de télétravail permet de répondre aux situations inhabituelles ou d’urgence (grèves des transports, conditions climatiques exceptionnelles…) et aux difficultés potentielles pour se rendre sur le lieu de travail, en dérogeant à la règle des 2 jours de présence sur site.

Ce dispositif fera l’objet d’une note de service.

Particularités du télétravail sur site distant

Les dispositions précédentes s’appliquent aux agents autorisés à télétravailler sur site distant, y compris la procédure de demande.

Accompagnement des télétravailleurs et des managers de télétravailleurs

Modalités d’organisation du télétravail à distance entre l’agent et le responsable hiérarchique direct et prévention de l’isolement

Au même titre que les agents travaillant sur site, le télétravailleur doit pouvoir échanger régulièrement avec son manager. A ce titre, afin de permettre un véritable dialogue entre les agents et les managers, ils ont à leur disposition des outils d’audioconférences et de visioconférences.

L’agent doit pouvoir participer physiquement aux réunions avec les autres personnels, rencontrer règulièrement ses collègues et avoir accès aux informations et aux activités sociales. Ces mesures sont destinées à éviter l’isolement des personnels concernés.

Outre les jours de présence sur le site d’affectation, la présence de l’agent est requise afin de participer à une formation et, à titre exceptionnelle à des réunions. Ces réunions n’ayant pas de périodicité fixe, leur tenue fera l’objet d’une information et d’un accord préalable entre l’agent et son manager.

L’entretien professionnel annuel peut être un des temps privilégiés pour procéder à une évaluation du dispositif d’exercice en télétravail. Après ce bilan, il appartiendra au responsable hiérarchique direct de se prononcer sur la modalité de travail effectuée par l’agent et de son renouvellement ou pas.

Formations et accompagnement

Les managers et les agents s’engagent à suivre une formation dédiée au télétravail dans l’année suivant leur 1ère demande. Ces formations ont pour objectif de rappeler les conditions optimales pour télétravailler dans de bonnes conditions, comment s’organiser en amont de sa journée de télétravail, éviter le report de charge sur l’équipe qui est sur place, comment éviter l’isolement, la mauvaise ergonomie de travail afin d’éviter les troubles musculo-squelettiques notamment, comment rendre compte de son travail.

Dans le cadre de la mise en oeuvre de cet accord, des actions de communication afin de présenter les dispositifs de cet accord seront mis en place et des guides pratiques seront diffusés aux managers et aux agents.

Enfin, une réunion annuelle sera proposée aux managers afin d’échanger sur les éventuelles difficultés rencontrées et les bonnes pratiques mises en place.

Règles de gestion du présent accord

Règles de validation de l’accord

La validité d’un accord est subordonnée à sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés que ce soit pour le collège des agents de droit public ou le collège des agents de droit privé.

Application de l’accord

Le directeur général de l’agence s’engage à prendre une décision de mise en application du présent accord au bénéfice des agents de droit public et des agents de droit privé.

Pour les agents de droit privé, les règles de signature et de validité de l’accord sont régies par l’article L2232-12 du code du travail, visées dans l’article L 1432-11(en son IIèmement) du code de la santé publique.

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de sa signature dans les conditions définies ci-après.

Révision de l’accord

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes : toute demande de révision devra être adressée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Au plus tard dans le délai de deux mois suivant la réception de cette lettre, les parties susindiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord répondant aux conditions légales de validité, ou à défaut seront maintenues.

Modalités de suivi de l’accord

Afin de veiller à la bonne application de l’accord, un bilan quantitatif et qualitatif annuel est présenté en CSSCT, puis au CACT afin de procéder à une évaluation de cette organisation du travail et assurer le suivi du nombre d’agents en situation de télétravail.

Information et communication de l’accord

Pour une bonne appropriation des dispositifs en place, le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des agents selon les modalités de communication ci-après :

• Publication sur le site intranet de l’ARS HDF ;

• Présentation lors du parcours d’intégration ;

• Présentation au CODIR, à une réunion des référents RH des directions, à une matinale des managers, lors de réunions en visioconférence aux agents.

Publicité et dépôt

L’accord a été présenté pour consultation en Comité d’agence et des conditions de travail le 14 décembre 2021, après une présentation au CSSCT du 30 novembre 2021.

L’ARS HDF notifiera, sans délai, le présent accord, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’ARS HDF.

A l’expiration du délai d’opposition, le présent accord sera déposé par l’ARS HDF à la DREETS HDF, au Conseil des prud’hommes de Lille, à l’Ucanss et à la DRH Ministérielle.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties et réalisation des formalités de dépôt. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Champ d’application

Le présent accord s’applique au personnel de l’ARS HDF quel que soit son statut.

Signature

Fait en 12 exemplaires originaux, le

Directeur Général

Les organisations syndicales représentatives pour le public :

Déléguée syndicale CFDT Fédération Interco
Délégué syndical SUD TAS
Déléguée syndicale UNSA Santé Cohésion sociale

Les organisations syndicales représentatives pour le privé :

Déléguée syndicale CFDT Protection sociale
Déléguée syndicale SNFOCOS
Déléguée syndicale UNSA Fessad

Annexes :

1/ Exemples de formules de télétravail

Pour connaître le nombre maximum de jours en télétravail possible pour un agent (à temps complet, à temps partiel ou incomplet), il convient de se baser sur le nombre de jours travaillés par cet agent dans la semaine, comme suit  :

Nb de jours travaillés par semaine	Nombre de jours de télétravail possibles
5	3
4.5	2.5
4	2
3.5	1.5
3	1
2.5	0.5

• Si la formule horaire de l’agent est sur 5 jours par semaine et comme l’agent peut obtenir au maximum, 3 jours de télétravail sur la semaine, voici quelques exemples de demande :

  • Soit de 3 jours fixes de télétravail par semaine ;

  • Soit de 2 jours fixes de télétravail par semaine (ou sur site distant) avec une demande de télétravail en jours flottants (40 jours sur l’année) ;

  • Soit 2 jours fixes de télétravail et 1 jour sur site distant, chaque semaine ;

  • Soit 3 jours de télétravail sur site distant  par semaine ;

  • Soit une demande de 1 jour de télétravail (fixe ou sur site distant) par semaine avec une demande de télétravail en jours flottants (40 jours sur l’année) ;

  • Soit une demande uniquement de télétravail en jours flottants (soit 40 jours sur l’année).

• Si la formule horaire de l’agent est sur 4 jours les semaines paires et de 5 jours les semaines impaires, l’agent peut obtenir au maximum, 2 jours de télétravail les semaines paires et 3 jours de télétravail les semaines impaires.

2/ Règles d’usage du matériel informatique et de protection des données

Usage du matériel informatique

La configuration des matériels est assurée par la SDSI.

L’équipement informatique mis à disposition de l’agent pour le télétravail est réservé à un usage strictement individuel et professionnel. L’ordinateur du télétravailleur ne peut être utilisé que par l’agent.

Aucune application à usage privé ne peut être installée sur l’ordinateur professionnel. Les outils de protection et de sécurisation installés sur le poste ne peuvent être contournés ou désinstallés.

Les incidents en lien avec la configuration personnelle de la connexion internet du télétravailleur, ou les incidents rencontrés sur ses équipements personnels, ne sont pas pris en charge par le SDSI.

Protection des données

L’agent s’engage à respecter la confidentialité, l’intégrité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

A cet égard, l’obligation de discrétion professionnelle à laquelle sont soumis l’ensemble des agents s’impose également au télétravailleur.

Le télétravailleur s’engage à respecter la charte relative à la protection de l’information et à la sécurité numérique de l’Agence, et avoir une attention particulière sur les matériels mis à disposition et une vigilance face aux risques de perte ou de vol.

Il appartient à l’agent de prendre les précautions suivantes :

• Ne pas laisser des informations et équipements sans surveillance ;

• Protéger les informations dont il est amené à avoir connaissance sur tout support même papier  et équipements des indiscrétions ou du vol lorsqu’ils ne sont pas utilisés (mise sous clé) ;

• Utiliser des moyens de chiffrement pour l’envoi d’informations sensibles (chiffrement des pièces jointes, utilisation des moyens de connexion sécurisés au SI) ;

• Protéger les moyens d’identification (identifiants, mots de passe, code d’accès, carte de connexion, etc.) ;

• Mettre le matériel à la disposition de la SDSI pour les opérations de maintenance, de mise à jour ou pour toutes interventions utiles ;

• Sauvegarder régulièrement leurs données ;

• Activer un écran de veille avec verrouillage au bout de 10 minutes maximum ;

• Verrouiller la session en cas d’absence momentanée ;

• Utiliser un mot de passe conforme à la réglementation ;

• Ne pas communiquer les mots de passe à un tiers ;

En mobilité :

• Être attentif aux indiscrétions ;

• Ne pas consulter de documents sensibles depuis un lieu public ;

• Demander la dotation d’un filtre de confidentialité, en cas de besoin.

Toute sortie physique de documents de travail doit être évitée, et la confidentialité des données devra être garantie.