Accord d’entreprise relatif à la gestion des frais de déplacement des salariés

Le présent accord est conclu

ENTRE :

Le GIP (groupement d’intérêt public), LABÉO dont le siège sociale est situé 1 route de rosel - SAINT CONTEST 14053 CAEN CEDEX 4, représenté par son directeur général,

Ci après, désigné « LABÉO »,

D’une part,

ET

L’organisation syndicale représentative au sein de LABÉO, FAFPT, représentée par son délégué syndical,

D’autre part,

Ci-après dénommés ensemble « les parties »

Champ d’application de l’accord :

Le présent règlement fixe les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement temporaires effectués dans le cadre de missions par les salariés/fonctionnaires mis à disposition de LABÉO, à savoir :

-personnels fonctionnaires mis à disposition par un des conseils départementaux membres du GIP ou détachés de la fonction publique d’état

-CDI

-CDD

-stagiaires recevant ou non une gratification.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs présents au moment de sa conclusion ainsi que pour tous les nouveaux entrants dans le GIP à compter de cette même date.

Le présent accord se substitue à l’ensemble des usages et engagements unilatéraux pouvant exister au sein du GIP LABÉO.

Type de frais :

Remboursement des frais de repas :

En principe :

Le salarié perçoit l’indemnité pour frais supplémentaires de repas s’il se trouve en mission, en dehors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale (confère glossaire), pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 19 heures et 22 heures pour le repas du soir et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement.

Ainsi, le remboursement du repas est attribué par journée de travail respectant ces 2 critères cumulatifs :

• Journée organisée en deux vacations entrecoupées d’une pause réservée à la prise d’un déjeuner de ¾ d’heures au moins

• La période de déplacement devra être comprise entre 12h00 et 14h00 pour le repas de midi et entre 19h00 et 22h00 pour le repas du soir.

En conséquence, le salarié, le fonctionnaire mis à disposition ou détaché, le stagiaire ne devra pas être à temps partiel une des deux demi-journées, ou en congés, ou en récupération, ou en RTT ou tout autre motif d’absences sur l’une des deux demi-journées. Il ne pourra prétendre alors à la prise en charge de son repas.

S’agissant des préleveurs qui ont par essence un métier impliquant des déplacement permanents sur la journée, la prise en charge des repas est conditionnée aux critères cumulatifs suivants :

1. Qu’ils soient en déplacement hors de leur résidence administrative et de leur résidence familiale pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi

2. Qu’ils soient dans l’impossibilité de rentrer manger chez eux ou au laboratoire

3. Que la journée soit organisée en deux vacations entrecoupées d’une pause déjeuner de 20 minutes minimum réservée à la prise d’un repas conformément au schéma ci-dessous.

Hygiène et Sécurité : Un salarié ne doit pas travailler plus de 6 heures de suite dans une journée. Dès que le salarié travaille 6 heures de suite, il doit bénéficier obligatoirement d'une pause d'au moins 20 minutes consécutives (article L3121-16 du code du travail). Cette pause devra être consacrée à la pause déjeuner. Selon l'article L. 4121-1 du Code du travail, l'employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés. Aussi, si le salarié n’a pas badgé sa pause déjeuner conformément au schéma ci-dessous, il devra fournir un justificatif de prise de repas afin de garantir l’employeur en cas de contrôle du respect de la réglementation.

4. Que les repas ne leur soient pas fournis gratuitement.

En conséquence tout motif d’absences (congés payés, temps partiel, RTT, récupération…) sur l’une des deux demi-journées (mission 1 ou mission 2) ne permettra pas la prise en charge du repas.

Remboursement des frais d’hébergement :

L’agent perçoit l’indemnité des frais d’hébergement s’il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures et si le salarié n’est pas hébergé gratuitement.

Remboursement des frais de transport :

Le responsable ayant reçu délégation pour signer l’ordre de mission qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et lorsque l’intérêt du service l’exige, le plus adapté à la nature du déplacement.

Début et fin du déplacement professionnel :

Le déplacement professionnel débute au moment où le salarié quitte sa résidence administrative pour se rendre en mission.

Pour des raisons pratiques, en particulier de proximité, le salarié peut être autorisé par son supérieur hiérarchique à se déplacer depuis sa résidence familiale.

Dans ce cas, le départ de la mission depuis la résidence familiale doit être mentionné sur l’ordre de mission.

Calcul du trajet en début ou fin de journée :

Lorsque la mission commence en fin de journée ou s’achève en fin de journée, les frais de déplacement se calculent en fonction de la distance la plus courte entre le lieu de la mission et, soit la résidence administrative, soit la résidence familiale.

Exemple : un salarié de LABÉO habite Cherbourg (résidence familiale) et se rend chaque jour à LABÉO Manche, avec son véhicule personnel, à Saint Lô (résidence administrative). Un RDV a été fixé à 09h00 à Beaumont Hague. Le salarié va évidemment s’y rendre directement depuis son domicile avec son véhicule personnel.

Dans ce cas, il sollicitera un remboursement de frais sur la base de la distance kilométrique aller et retour entre sa résidence familiale (Cherbourg) et Beaumont Hague et non pas entre sa résidence administrative (Saint Lô) et Beaumont Hague.

En revanche si la réunion a lieu à Avranches, le remboursement sera sollicité sur la base du trajet aller et retour Saint Lô- Avranches et non pas Cherbourg- Avranches.

Cette règle s’applique aux déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur de la région Normandie et ce, quel que soit le moyen de transport utilisé.

En cas de mission se déroulant dans un lieu éloigné et nécessitant un départ avant 6 heures du matin, (par transport ferroviaire) et débutant avant 09h30, le salarié peut être autorisé par son supérieur hiérarchique à effectuer le trajet la veille. L’ordre de mission devra être en adéquation avec les dates et heures réelles de départ.

Le retour doit s’effectuer le plus immédiatement possible à l’issue de la mission ou de l’action de formation.

Le temps de trajet quotidien pour se rendre au travail n’est pas considéré comme du temps de travail. Ce dernier ne peut donc faire l’objet de récupération ou de rémunération au titre des heures supplémentaires, sauf actions de formation validées au cas par cas par le service des ressources humaines. Il s’agira notamment des cas où le temps de trajet dépassera le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail. La journée de formation sera décomptée au réel, et le temps de trajet sera ajouté au temps de travail uniquement si le stagiaire reporte le véhicule à sa résidence administrative. Ainsi, le service formation à l’issue du stage de formation se chargera d’indiquer à la personne en charge de la gestion des temps la liste des stagiaires pouvant faire l’octroi d’un ajout de temps dans la badgeuse, en fonction du retour de l’organisme du temps de formation réel.

Lorsque le stagiaire se rendra directement en formation avec son véhicule personnel, le calcul sera basé sur la différence entre le temps de trajet habituel domicile-travail et le temps de trajet domicile-formation sur la base de via michelin + temps de formation indiqué par l’organisme de formation dans le cadre des attestations de présence. Cette option doit rester exceptionnelle, pour rappel, les véhicules de service doivent être privilégiés dans la mesure du possible.

Lorsque le stagiaire partira de sa résidence administrative, nous ferons la différence entre 7h48 et le temps de formation réel communiqué par l’organisme de formation et le temps de trajet.

Dans tous les cas, ce calcul pourra amener le service des RH à créditer ou à débiter du temps sur la badgeuse. Ces régularisations seront faites après coup à réception des documents des organismes de formation.

Frais divers :

Les frais suivants peuvent donner lieu à remboursement sur présentation des pièces :

-les frais d’utilisation d’un taxi, de transports en commun, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un véhicule à moteur, quand l’intérêt du service le justifie,

-les frais liés à la délivrance d’un passeport ou d’un visa, aux vaccinations et aux traitements médicaux prophylactiques obligatoires ou recommandés par l’Institut Pasteur, les taxes d’aéroport et autres taxes et impôts touchant les voyageurs.

Demande d’avance sur frais de déplacement :

Il est possible à tous salariés ou fonctionnaires mis à disposition de faire une demande d’avance sur frais de déplacement, dès lors que les montants engagés/estimés dépasseront la somme de 100 €.

Cette demande doit être faite sur le formulaire dédié, signé du supérieur hiérarchique et du demandeur, transmis ensuite au service comptabilité.

Le montant de l’avance sera de 80% du montant estimé.

Au retour, à la fourniture du formulaire de déplacement complété, le service comptabilité ajustera les montants à devoir. Le salarié devra alors indiquer dans ce dernier document, la somme versée en avance.

Nature des frais de déplacement :

Les frais de déplacement engagés par chaque collaborateur, quelle que soit leur mission, pour le compte du GIP LABÉO peuvent être de natures diverses et remboursés selon les modalités suivantes :

• Les repas pris au restaurant, cafétéria et fast-food sont remboursés aux frais réels et à hauteur maximum de 15,25 € par repas,

• Les repas emportés ou achetés en supermarché (boissons, sandwichs, yaourt) équivalent au repas d'une personne sont remboursés aux frais réels avec un maximum de 9.40 €, sur présentation d'un ticket comprenant uniquement les dépenses d'un repas,

• Les frais d'hôtel sont remboursés aux frais réels et selon un montant maximum de 120 € la nuitée (chambre d'hôtel et petit-déjeuner) pour les déplacements à Paris, la région Parisienne, et les grandes villes de Province (villes de plus de 200 000 habitants), et selon un forfait de 88 € la nuitée (chambre d’hôtel et petit déjeuner) pour les déplacements en dehors des grandes villes de Province.

• Les réservations de train sont remboursées, sur la base de billets de deuxième classe en bénéficiant de tarifs à titre personnel (cartes de famille nombreuse ou autre réduction). Le service comptabilité doit disposer des originaux des titres de transports compostés ou validés, de façon à pouvoir les présenter lors de tout contrôle URSSAF. A cet effet ces titres de transport doivent être remis via la fiche de frais de déplacement au service comptabilité.

• Les déplacements en avion sont acceptés, après validation par la Direction, dès lors qu'ils sont économiquement plus avantageux que le train.

• Les indemnités kilométriques véhicule sont remboursées selon le barème kilométrique fixé par la fonction publique (textes en vigueur dans la fonction publique au jour de l’application dudit règlement). Doivent être joints aux demandes de remboursement les justificatifs des kilomètres parcourus (site internet via Michelin).

Utilisation du véhicule personnel : les salariés peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur sur autorisation du responsable ayant reçu délégation pour signer l’ordre de service, quand l’intérêt du service le justifie. L’utilisation du véhicule de service doit être privilégiée.

Le salarié qui utilise son véhicule personnel n’a pas droit au remboursement des impôts, taxes et assurances qu’il acquitte pour ce dernier.

Le salarié qui a utilisé son véhicule personnel est remboursé, sur autorisation du responsable ayant reçu délégation pour signer l’état de frais et quand l’intérêt du service le justifie, des frais kilométriques, d’utilisation des parcs de stationnement, dans la limite de 72 heures, et de péage d’autoroute sur présentation des justificatifs.

En cas d’utilisation du véhicule personnel pour convenance personnelle et même si ce moyen de transport est accordé par la hiérarchie, le remboursement des frais se fera sur la base du moyen de transport qui aurait été le plus économique pour LABÉO.

Lorsqu'aucun véhicule de service n'est disponible, le salarié pourra utiliser son véhicule personnel. Pour mémoire l'utilisation de tout véhicule personnel demeure exceptionnelle et nécessite d'avoir transmis au préalable la carte grise et l'assurance du véhicule auprès du service comptabilité.

Pour les préleveurs en CDI, en CDD de plus de six mois ou sous statut de la fonction publique, il sera fait exception au remboursement au réel, l’employeur accepte de forfaitiser la prise en charge des frais de repas à hauteur d’un montant de 9.40 € forfaitaire, aux conditions fixées à l’article II A 2.

Les préleveurs en contrats courts (CDD de moins de 6 mois) et les préleveurs saisonniers seront remboursés au réel sur la base des règles fixées pour l’ensemble du personnel.

Fiche de frais de déplacement :

En cas de déplacements peu fréquents, ou de frais mensuels de faible montant, les collaborateurs sont invités à regrouper les frais engagés sur plusieurs mois. En revanche, le service comptabilité doit avoir réceptionné trimestre par trimestre les frais engagés. Au-delà du trimestre, les frais ne seront plus remboursés.

Exemple : les frais de janvier, février et mars devront avoir été transmis au plus tard le 05 avril au service comptabilité. Ceux du 2^nd trimestre, au plus tard, le 05 juillet et ainsi de suite.

Les frais engagés au cours du dernier trimestre de l’année, devront avoir été réceptionnés, au plus tard, mi-décembre. Au-delà de cette date limite annuelle, les frais ne seront plus remboursés, exceptés les déplacements effectués sur les deux dernières semaines de décembre, pour lesquels les frais devront être transmis au service comptabilité au plus tard à la fin de la première semaine de janvier N+1.

Le collaborateur est chargé de :

• Rédiger sa fiche de frais de déplacement en utilisant le fichier Excel élaboré par le PIO et joindre toutes les pièces justificatives : factures de restaurant, hôtels, titres de transport (billets de train, transports en commun, bateau, avion, justificatifs de stationnement et d’autoroute…). Les titres de transport doivent être compostés ou validés. Un ticket de carte bleue ne vaut pas facture.

• Photocopier cette fiche de frais ainsi que les justificatifs,

• Attacher les justificatifs à la fiche de frais de déplacement,

• Signer l’exemplaire de la fiche de frais de déplacement,

• Remettre cet exemplaire à son supérieur hiérarchique en vue de leur validation

Chaque salarié engage sa responsabilité sur la réalité des dépenses engagées et sur le caractère de frais strictement professionnels. Il devra en rendre compte en cas de contrôle interne.

Le supérieur hiérarchique est chargé de :

• Vérifier les dates, les heures, la résidence administrative du salarié/agent et lieux de déplacement,

• Signer l’exemplaire de la fiche de frais de déplacement pour signifier son accord

Tickets restaurant – déduction de la part employeur tickets restaurant de la prise en charge des frais

La part employeur de 4€ des tickets restaurant sera déduite des montants remboursables. Ce montant déductible est quotidien et calculé au prorata temporis.

Exemple : la part employeur des tickets restaurant représente 4 €. J’ai dépensé pour 5 €, les frais pris en charge par l’employeur seront de 5-4 = 1 €.

En conséquence, un salarié ou un fonctionnaire mis à disposition, en déplacement ou en formation sur plusieurs jours, et pour lequel l’ensemble des repas pris dans la journée seront pris en charge par l’employeur, ne se verra appliquer la déduction que pour un repas par jour.

Missions permanentes ou ponctuelles :

De par leur mission, certains collaborateurs au sein du GIP LABÉO se déplacent régulièrement. Une autorisation de déplacement permanente sur le territoire normand, soumise en début d'année par le secrétariat de direction, est validée tous les ans par le directeur général de LABÉO.

Les collaborateurs qui doivent exceptionnellement se déplacer (visite clientèle, fournisseurs, formations ...) ou se déplacer en dehors du territoire normand remettent à leur supérieur hiérarchique pour signature une demande de mission ponctuelle avant tout déplacement pour validation. Cette fiche de mission sera ultérieurement annexée à la fiche de frais de déplacement.

Déplacements et congrès à l'étranger:

Les déplacements à l'étranger ainsi que les congrès doivent faire l'objet d'une autorisation signée du directeur de pôle.

Les frais de déplacement engagés dans le cadre de congrès pour se rendre à l‘étranger seront remboursés aux frais réels et sans limite de plafond. Ces derniers devront préalablement être validés par le directeur de pôle.

Durée, révision et dénonciation

Durée : le présent accord entrera en vigueur le 1^er janvier 2022 et est conclu pour une durée indéterminée.

Révision : chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

-toute démarche de révision devra être adressée par LRAR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

-le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

-les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

-les dispositions de l’avenant portant révision se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à LABÉO et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui aura été expréssement convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

Dénonciation : l’accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, et selon les modalités suivantes :

-la dénonciation est notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article D 2231-2 du code du travail.

-la dénonciation prend effet au terme d’un préavis de 3 mois. A cette date, l’accord dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant un an, sauf application d’un accord de substitution.

-en cas de dénonciation, du présent accord collectif et en l’absence de conclusion d’un nouvel accord, dans le délai requis, le présent accord cessera de produire effet.

Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord a été signé au cours d’une séance de signature qui s’est tenue le 21 octobre 2021 après consultation du comité social et économique au cours de la réunion du 19 octobre 2021.

Le présent accord sera soumis aux formalités légales de dépôt prévues à l’article L.2231-6 du Code du Travail. Il sera déposé conformément aux dispositions légales en la matière à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétents.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord sera rendu public. Il alimentera la base de données nationale dont le contenu est publié en ligne. Le présent accord est signé en 5 exemplaires originaux dont un exemplaire sera remis à chaque signataire et un affichage sera effectué, sur le site intranet.

Afin de protéger les intérêts de LABÉO, la Direction et les organisations syndicales signataires conviennent que le présent accord sera publié dans une version anonymisée.

Le présent accord sera communiqué à l’ensemble du personnel pour affichage.

Fait en 5 exemplaires originaux,

A Saint-Contest, le 21 octobre 2021.

Pour l’organisation syndicale FAFPT,	Pour le GIP LABÉO,
Le délégué syndical	Le directeur général

GLOSSAIRE

DEFINITIONS:

Sont considérées comme :

-salarié en mission : le salarié en service, muni d’un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder 12 mois, qui se déplace pour l’execution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale.

-résidence administrative : territoire de la commune sur lequel se situe à titre principal, le service ou le site, où le salarié est affecté. Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs. Le GIP décide de ne pas étendre à toutes les communes comme le disposent les textes, et retiendra les communes suivantes en qualité de résidence administrative :

1. pour le site du Calvados : les communes de Caen et Saint Contest. Pour les préleveurs situés en Haute normandie, les communes de Yvetot et Valliquerville 

2. pour le site de la Manche : la commune de Saint Lô. Pour les préleveurs situés à l’agence de Valognes, la commune de Valognes

3. pour le site de l’Orne : la commune d’Alençon

4. pour le site de l’Eure : la commune d’Evreux

-résidence familiale : le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile du salarié.

Les Grandes Villes de Province de plus de 200 000 habitants sont :

Bordeaux,

Lille,

Lyon,

Marseille,

Montpellier,

Toulouse,

Nice,

Nantes,

Rennes,

Strasbourg

La Region Parisienne comprend les départements des Hauts de Seine, de Seine Saint Denis, du Val de Marne et de Seine et Marne.

Table des matières

Accord d’entreprise relatif à la gestion des frais de déplacement des salariés 1

I. Champ d’application de l’accord : 2

II. Type de frais : 2

A. Remboursement des frais de repas : 2

1. En principe : 2

2. S’agissant des préleveurs qui ont par essence un métier impliquant des déplacement permanents sur la journée, la prise en charge des repas est conditionnée aux critères cumulatifs suivants : 3

B. Remboursement des frais d’hébergement : 4

C. Remboursement des frais de transport : 5

III. Début et fin du déplacement professionnel : 5

IV. Calcul du trajet en début ou fin de journée : 5

V. Frais divers : 6

VI. Demande d’avance sur frais de déplacement : 7

VII. Nature des frais de déplacement : 7

VIII. Fiche de frais de déplacement : 9

IX. Tickets restaurant – déduction de la part employeur tickets restaurant de la prise en charge des frais 10

X. Missions permanentes ou ponctuelles : 10

XI. Déplacements et congrès à l'étranger: 10

XII. Durée, révision et dénonciation 11

XIII. Publicité et dépôt de l’accord 12

GLOSSAIRE 13

DEFNITIONS: 13