ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET (vote electronique)

ENTRE :

L’A.C.O.S.S.

Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale, 36 rue de Valmy – 93108 MONTREUIL CEDEX, prise en la personne de ***agissant en qualité de Directeur Général.

ET 

Les Organisations syndicales soussignées:

La CFDT, la CGT-FO

SOMMAIRE

PREAMBULE………………………………………………………………………………………………………………………………………….3

ARTICLE 1 : CONFORMITE DU système DE VOTE………………………………………………………….….………………… 3

ARTICLE 2 : MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE………………………………………………………….………………3

ARTICLE 3 : MODALITES DE VOTE………………………………………………………………………………………….……………..3

ARTICLE 4 : ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE…………………………….……………….4

ARTICLE 5 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION ELECTORALE……………………………………………….……………..5

ARTICLE 6 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE………………………………………………………….……………5

ARTICLE 7 : MODALITES SPECIFIQUES LIEES AUX OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE D’UN REFERENDUM………………………………………………………………………………………………………………………..……7

ARTICLE 8 : DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE…………………………………………………………………..……7

ARTICLE 9 : DISPOSITIONS GENERALES………………………………………………………………………………………..……….7

ARTICLE 10 : REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD…………………………………………………………………....7

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE……………………………………………………………………...9

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’ACOSS pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) et des représentants du personnel au Conseil d’Administration (CA) ainsi que pour les référendums organisés en cas d’accords collectifs minoritaires, conformément aux dispositions des articles L. 2232-12 et L. 2314-26 du Code du Travail et D. 231-15 du Code de la Sécurité Sociale.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) élus au sein de l’ACOSS relève du protocole d’accord préélectoral (PAP). A ce titre, l’accord et le cahier des charges énoncera les principes attendus pour ce vote. Les modalités concrètes seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral à l’aune des possibilités techniques telles que prévues dans le cahier des charges cadre national relatif à la procédure de marché public puis précisées et retenues lors de la procédure de consultation locale dans le cadre de ce même marché.

ARTICLE 1- CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) et des représentants du personnel au Conseil d’Administration (CA) ainsi que pour les référendums organisés en cas d’accords collectifs minoritaires au sein de l’ACOSS.

Avec les organisations syndicales représentatives de l’ACOSS et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

ARTICLE 2- MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’ACOSS sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Le choix du prestataire sera également conforme aux règles relatives aux marchés publics. Les critères de choix du prestataire seront communiqués aux partenaires sociaux.

Le prestataire qui sera choisi sera dénommé ci-après « LE PRESTAIRE ».

Les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées conformément à l’article R. 2314-11 du code du Travail de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés dès lors que le Prestataire aura été retenu.

ARTICLE 3- MODALITES DE VOTE

Les électeurs voteront exclusivement par internet. Il est aussi convenu que le vote physique en isoloir et le vote par correspondance sont exclus.

ARTICLE 4-ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Le prestataire mettra à disposition de l’ACOSS deux plateformes distinctes : une pour les électeurs et une autre pour les gestionnaires de l’élection dont les fonctionnalités seront différentes.

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (quel que soit le navigateur et le système d’exploitation dont dispose l’électeur), de leur lieu de travail et /ou à distance. Ce vote pourra être effectué durant le temps de travail comme en dehors de celui-ci, quelle que soit l’heure, durant l’intégralité de la période de vote définie par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter aussi bien de leur poste de travail sur leur site habituel de travail ou bien à distance mais aussi via tout autre moyen dont ils disposent en propre (Smartphone, tablette, ordinateur personnel).

Les salariés atteints d’un handicap ne leur permettant pas d’effectuer seul leur vote pourront être assistés par une personne de leur choix.

Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture du bureau de vote. Ils disposeront d’une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans un ordre qui sera défini dans le protocole d’accord préelectoral. Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails ou sms pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inviter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. Les conditions de mise en place de ces relances ainsi que les personnels habilités à effectuer ces relances seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 5- LA COMMISSION ELECTORALE

La commission électorale :

Aux fins de s’assurer du bon déroulement des opérations électorales, les parties décident de mettre en place une commission électorale. Les membres de la commission électorale pourront réaliser leur mission à distance.

La commission électorale est composée comme suit :

• Des membres du bureau de vote tels que définis dans le protocole d’accord préélectoral,

• De deux représentants de chaque organisation syndicale présente à l’ouverture des négociations relatives au protocole d’accord préélectoral,

• D’un ou deux représentants de la direction

La commission pourra se faire assister d’un expert du vote électronique représentant le prestataire (chef de projet) et d’un expert de la DSI, lesquels ne seront pas membres de la commission.

La définition du rôle de chacun

La définition du rôle de chacun et ainsi l’attribution des différents droits sur le système seront définis au sein du protocole d’accord préélectoral.

Les moyens

Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les membres de la commission électorale, ces derniers seront informés par le prestataire lors des opérations de tests à blanc sur le fonctionnement du système de vote électronique.

ARTICLE 6-DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les électeurs, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique leur sera adressé suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

L’identification pour accéder aux pages du serveur de vote nécessite plusieurs éléments soit :

• un code ou identifiant,

• un mot de passe

• la réponse à une question « défi ».

Aussi, afin d’assurer la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile deux courriers simples à fenêtre laissant apparaître le logo de l’ACOSS, l’un contenant l’identifiant ou code et l’autre le mot de passe.

Préalablement au scrutin, la direction réalisera une communication auprès de l’ensemble du corps électoral afin de rappeler l’envoi de l’identifiant et du mot de passe et la mise à disposition d’une adresse mail en cas de non réception de l’identifiant et du mot de passe.

Une question « défi » propre à chaque électeur pourra être paramétrée permettant ainsi un accès plus sécurisé à la plate-forme de vote pour chaque électeur. Le protocole d’accord préélectoral précisera son souhait de mettre en place ce niveau de sécurité supplémentaire et si oui, définira l’objet de cette question.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants, mot de passe et réponse à la question défi (en fonction des choix précisés dans le protocole d’accord préélectoral) permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège, ce pour l’élection concernée.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

La commission électorale pourra suivre le taux de participation tout au long du scrutin.

Informations relatives à la plate-forme de vote :

Le Protocole d’accord préélectoral définira les informations et la périodicité de ces dernières qui pourront être communiquées par mail aux électeurs (ouverture de la plate-forme de vote, relance vers les électeurs n’ayant pas encore voté…).

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données :

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-10 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 7-MODALITES SPECIFIQUES LIEES AUX OPERATIONS DE VOTRE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE D’UN REFERENDUM

Les référendums organisés en cas d’accords collectifs minoritaires tels que prévus à l’article L. 2232-12 du Code du travail se traduisent par une consultation pendant le temps de travail, au scrutin secret par vote électronique. Ces derniers font l’objet d’un protocole d’accord préélectoral.

Les articles du présent accord relatif à la commission électorale ne s’appliquent pas.

Un bureau de vote unique sera mis en place.

ARTICLE 8- DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R. 2314-18 et R. 2324-14 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement global se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour pallier l'absence d'un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament le résultat global.

Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 9- DISPOSITIONS GENERALES

Le présent protocole est conclu pour une durée indéterminée.

Une fois signé, le présent accord sera notifié par courriel avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires.

Il donnera lieu aux mesures de publicité et de dépôt postérieurement à l’obtention de l’agrément de la Direction de la Sécurité Sociale dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail.

ARTICLE 10-REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord peut être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Il peut être révisé, dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7 du Code du travail, en cas de modification des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles relatives à son objet ou à la demande de l’une des parties, en le notifiant par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception, à l’ensemble des parties signataires.

Fait à Montreuil, le 12/10/2020

En 4 exemplaires.

Signatures :

Directeur

Les Délégués Syndicaux:

Syndicat	Représenté par	Signature
CFDT
FO
CGT

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration ainsi que dans le cadre des référendums organisés en cas d’accords collectifs minoritaires tels que prévus à l’article L. 2232-12 du Code du travail, la Direction de l’ACOSS a souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

Une société spécialisée dans les opérations de vote par internet sera choisie via une procédure de mise en concurrence dans le cadre d’un marché public national et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Le prestataire qui sera choisi sera dénommé ci-après « LE PRESTAIRE ».

Article 1 : Missions du prestataire

Le Prestataire, aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet,

• L’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges ou l’identification de l’approbation ou non d’un accord dans le cadre d’un référendum,

• La production à l’issue du vote des documents règlementaires et /ou d’affichage,

• La production de procès-verbaux, y compris les procès-verbaux de dépouillement,

• La production des éléments permettant le calcul de la représentativité pour les élections du Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le Prestataire sera conforme en tous points aux dispositions du Code du travail relatives aux élections professionnelles, notamment aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Le système de vote qui sera mis en œuvre par le Prestataire répond aux :

• exigences de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi qu’aux exigences du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique,

• recommandations de la délibération n°2017-019 du 19 janvier 2017 relative aux identifiants d’authentification,

• évolutions règlementaires en vigueur au moment de la tenue des élections, si des évolutions ont lieu entre la publication de la consultation et les élections.

Les principes généraux du droit électoral seront strictement respectés.

Le système de vote électronique sera intégralement en langue française et personnalisable selon la charte graphique de l’organisme bénéficiaire. Il devra être accessible aux électeurs malvoyants.

Le prestataire devra garantir l’existence d’un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 2 : Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.

Article 3 : Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Il devra en outre :

• Assurer la disponibilité des fonctionnalités du vote électronique,

• Protéger les informations personnelles des électeurs,

• Protéger le secret du vote au plan de l’anonymat et de la confidentialité,

• S’assurer que des résultats partiels ne soient pas établis de manière anticipée,

• Garantir des résultats fiabilisés,

• Garantir que tous les électeurs puissent voter, en se faisant assister le cas échéant,

• Assurer la traçabilité de toutes les opérations réalisées sur la plateforme de vote,

• Garantir et contrôler la sécurité des flux et des échanges de données, l’accessibilité sur tous les systèmes d’exploitation et sur tous les navigateurs utilisés par les électeurs, ainsi que l’intégrité du système en permanence.

Le Prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Le prestataire met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le Prestataire s’engage à stocker l’ensemble des données et résultats issus du scrutin sur un coffre-fort électronique prévu par le Prestataire pendant toute la durée légale de recours ainsi que des éventuels contentieux, et à les détruire à l’échéance de ces derniers.

En outre, le système de vote électronique mis en place par le Prestataire doit permettre de prouver a minima, que :

• Le scellement est resté fiable pendant l’ouverture du scrutin,

• Le vote est anonyme,

• La liste d’émargement ne comprend que les électeurs ayant voté,

• L’urne ne contient que les votes relatifs à l’élection en cours,

• Le journal de traçabilité des actions est fiable et horodaté.

Article 4 : Cellule d’assistance technique

Le prestataire veille à ce que le système de vote fonctionne correctement et intervient immédiatement en cas de problématique liée à celui-ci.

Les problématiques liées à l’accès à internet ou à l’accessibilité au site sont traitées par le service informatique de l’ACOSS.

Pour le déroulement des opérations électorales et afin de vérifier que le système fonctionne conformément à la commande et que les éléments de vote sont paramétrés correctement, le prestataire, en présence de la commission électorale :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

• Durant le scrutin un interlocuteur dédié du Prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Article 5 : Cellule d’assistance au VOTE

Une cellule d’assistance au vote est mise en place. Elle a pour missions l’assistance aux électeurs pendant la période de vote ainsi que son accompagnement en cas de perte des mots de passe ou de questionnement / d’accompagnement sur les modalités de vote.

Les modalités d’organisation et d’accès par tout utilisateur à cette cellule de l’assistance au vote seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 6 : Paramétrage général

Le Prestataire met à disposition de l’ACOSS un ensemble de deux serveurs distincts dédiés au vote électronique par internet pour la durée totale de l’élection conformément au Code du travail :

• Un système informatique pour le fichier des électeurs ;

• Un système informatique pour le contenu de l’urne électronique.

Le paramétrage doit être strictement conforme aux exigences règlementaires, fonctionnelles et techniques telles que précisées dans le présent cahier des charges.

Le Prestataire met à disposition de l’ACOSS deux plateformes distinctes, une pour les électeurs et une autre pour les gestionnaires de l’élection dont les fonctionnalités sont différentes.

A minima, la plateforme « Electeurs » comprendra :

➢ Un espace de connexion sur lequel le votant entrera les identifiants qu’il aura reçus par voie postale en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral ainsi que la réponse à la question « défi » si le protocole d’accord préélectoral opte pour sa mise en place;

➢ Un espace d’accueil avec une présentation des scrutins, un accès aux candidatures et professions de foi dématérialisées au format PDF avec l’apparition des logos;

➢ Un accès à une documentation technique d’utilisation de la plateforme ainsi qu’un numéro de la cellule d’assistance technique à contacter en cas de demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme;

A minima, la plateforme « Gestionnaire » comprendra :

➢ Un espace de connexion sur lequel le gestionnaire entrera les identifiants qu’il aura reçus par voie postale en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral ;

➢ Un accès aux listes électorales dématérialisées, ainsi qu’aux candidatures et professions de foi avec les logos apparents (documents au format PDF) ;

➢ Un suivi en direct du taux de participation à l’élection ;

➢ Un journal des événements par scrutin, qui devra être visible et consultable.

Communément aux deux accès :

Le Prestataire devra prendre en compte dans son offre un envoi de courrier postal en France métropolitaine.

Tout document devra être rédigé en langue française uniquement et contextualisé en fonction de la spécificité des élections, ainsi qu’aux spécificités de l’organisme bénéficiaire.

Les courriers précisant les identifiants et mots de passe seront accompagnés d’une notice d’information sur la solution de vote électronique mise en place pour les élections.

Des documents devront être produits par le Prestataire conformément au planning établi dans le protocole d’accord préélectoral.

Le Protocole d’accord préélectoral définira les informations et la périodicité de ces dernières qui seront communiquées par le prestataire par mail aux électeurs (ouverture de la plate-forme de vote, relance vers les électeurs n’ayant pas encore voté…).

Pour ce faire, l’ACOSS et le Prestataire se rencontreront pour une réunion de cadrage afin d’échanger sur la planification de l’élection.

Le Prestataire est garant de la mise à disposition et du paramétrage du système de vote dans les conditions définies au présent accord et au sein du protocole d’accord préélectoral, ainsi que de sa bonne utilisation sur la durée totale de l’élection, toutes étapes comprises de la planification à la clôture.

Article 7 : Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par les membres du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par les membres du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés par le Prestataire ;

• Fermeture des élections par les membres du bureau de vote (le vote est clôturé à l’heure paramétrée et validée par la commission lors de l’étape de scellement);

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le Prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

L’ensemble de ces opérations se font en présence des membres de la commission électorale autres que les membres du bureau de vote parties prenantes des opérations ci-dessus décrites.

Moyens

Le Prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Article 8 : Communication des identifaints et génération des mots de passe

Le Prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections négocié au sein du protocole d’accord préélectoral, à chaque électeur individuellement, aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’ACOSS :

• l’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• l'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles ;

• la notice explicative du vote par internet.

L'identifiant et le mot de passe seront transmis séparément par Le Prestataire via deux envois distincts.

Article 9 : formation des utilisateurs

La formation concerne les Gestionnaires, les membres de la commission électorale, les membres du bureau de vote et les représentants du personnel au CSE.

Pour les Gestionnaires, les membres de la commission électorale, les membres du bureau de vote et les représentants du personnel

Le Prestataire sera chargé de mettre en place une formule de formation, en présentiel ou à distance, pour une parfaite appréhension du système de vote électronique.

Le cas échéant et en fonction de la désignation de l’équipe projet, d’autres personnes telles que la Direction des Ressources Humaines, peuvent participer à cette formation.

Le Prestataire précisera les conditions dans lesquelles se dérouleront lesdites sessions de formation.

Pour les électeurs

Le Prestataire sera chargé de réaliser et de transmettre, lors de l’envoi des identifiants, une notice d’information détaillée pour présentation de la solution de vote électronique et guide d’utilisation.

Article 10 : Réassorts

Un système de réassort sera mis en place en cas de perte du mot de passe.

La procédure de réassort sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.

En cas de perte des codes de vote, l’électeur aura accès à un module de réassort en ligne pour demander qu’un réassort de codes lui soit communiqué selon une procédure définie au sein du protocole d’accord préélectoral.

Une description des modalités sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 11 : Le vote par internet

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par l’identifiant et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou généré à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Il pourra être demandé de répondre à une question « défi », selon les modalités prévues dans le protocole d’accord préélectoral.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au Prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application se fera dans un ordre défini par le protocole d’accord préélectoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Article 12 : Clôture et dépouillement

La clôture du scrutin se fait automatiquement à la date donnée au protocole d’accord préélectoral.

Les clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres de la commission électorale ou les membres du bureau de vote selon le processus retenu.

Les détenteurs des clefs de chiffrement et de déchiffrement sont les membres du bureau de vote.

Les personnes désignées pour saisir une clé de scellement déterminent seules une combinaison et la saisissent en toute confidentialité dans la plateforme de vote lors du scellement. Ce processus permet de garantir la confidentialité et la neutralité du processus.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe des deux tiers des clefs de chiffrement/déchiffrement initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi, la présence des détenteurs des clés- initialisées et activées avant la phase de test - utilisées pour le dépouillement est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Les membres du bureau de vote procèdent au scellement du système du vote, de la liste des candidats, des listes électorales, des dates d’ouverture et de fermeture du vote et du système de dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le système de vote effectuera les calculs nécessaires à la proclamation des résultats : calculs détaillés d’affectation des sièges, représentativité, production des procès-verbaux.

Le paramétrage spécifique au besoin de l’Ucanss de collecte des résultats et réalisé par le Prestataire, devra être opérationnel.

Le système de vote effectuera les calculs nécessaires à la proclamation des résultats : calculs détaillés d’affectation des sièges, représentativité, production des procès-verbaux y compris les procès-verbaux de dépouillement.

Article 13 : Conservation des données

Le Prestataire conserve sous scellés sur un coffre-fort électronique prévu par ce dernier, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Jusqu’à cette date, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au Prestataire. A partir de cette date, l’ACOSS en assumera la charge.