Accord d'entreprise "Avenant de révision du PA vote électronique élections représentants du personnel CSE et CA" chez CNAVTS - CAISSE NATIONALE D'ASSURANCE VIEILLESSE DES TRAVAILLEURS SALARIES (Siège)

AVENANT DE REVISION AU Protocole d'accord relatif à la mise en place du vote electronique pour les elections professionnelles des représentants du personnel au comite SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA CNAV et les élections des representants du personnel au conseil d’admnistration

Entre d'une part,

La Direction de la CNAV, dont le siège est situé au 110 avenue de Flandre 75019 PARIS, représentée par M XXXXX, Directeur,

Et d'autre part,

Les organisations syndicales représentatives à la CNAV :

• La CFDT représentée par M XXXXX

• La CFTC représentée par M XXXXX

• La CGT représentée par M XXXXX

• L’UNSA représentée par M XXXXX

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les dispositions des articles L2314-26 et R2314-5 du Code du travail permettent d’organiser les élections des représentants du personnel au Comité social et économique par voie électronique, par accord d’entreprise ou par décision unilatérale de l’employeur. Il en est de même pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration (RPCA) en application de l’article D231-5 du Code de la sécurité sociale.

Les modalités de recours au vote électronique sont issues des dispositions du décret 2007-602 du 25 avril 2007, de l’arrêté du 25 avril 2007, de la loi travail n°2016-1088 du 8 août 2016 et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

Ce dispositif a été utilisé pour la première fois pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Cnav (RPCA) en janvier 2018, en application d’un accord d’entreprise du 14 novembre 2017. L’objectif était d’optimiser et de moderniser l’organisation des élections, de rendre le scrutin plus accessible aux électeurs tout en concourant aux démarches de développement durable entreprises par la Cnav. Le vote électronique a été à nouveau utilisé pour l’élection des représentants du personnel au comité social et économique en décembre 2018 puis à l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration de la Cnav en mars 2022.

Ainsi, fortes de ces expériences concluantes, la Direction et les organisations syndicales représentatives signataires avaient convenu de recourir au vote électronique pour l’ensemble des élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique qui seront organisées à compter de la signature du précédent accord. Elles conviennent également de la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.

Le présent avenant a ainsi vocation à adapter certaines modalités du vote électronique au regard des expériences des dernières élections, de l’évolution de la législation et de la jurisprudence et à couvrir le champ des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.

Les dispositions visées par le présent avenant de révision se substituent de plein droit à celles du protocole d’accord du 16 juillet 2018 conformément à l’article L 2261-8 du code du travail. Les autres dispositions du protocole du 16 juillet 2018 demeurent inchangées.

Les garanties offertes par le système de vote électronique en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées dans le cahier des charges joint au présent avenant de révision.

Il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des représentants du personnel au Comité social économique et des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration seront définies dans les protocoles d’accord préélectoraux négociés pour chaque élection.

Article 1 : Principes généraux

L’article 1 du protocole d’accord du 16 juillet 2018 intitulé « Principes généraux » est modifié comme suit :

1.1. La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation de l’ensemble des opérations électorales pour les élections :

- des représentants du personnel au Comité social et économique (CSE) de la Cnav ;

• des représentants du personnel au Conseil d’administration (RPCA).

Cependant en cas d’évolution législative ou réglementaire ultérieure conduisant à une élection des représentants du personnel au Conseil d’administration par la délégation du personnel au CSE ou plus généralement par les représentants du personnel, le vote électronique ne sera pas utilisé.

1.2. Le système sera retenu sur la base des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

1.3. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par la Cnav sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé, et dans le cadre de la réglementation relative aux marchés de prestations. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales du décret et de l'arrêté du 25 avril 2007, ainsi que les dispositions de la loi travail du 8 août 2016 et des décrets n°2016-1676 du 5 décembre 2016 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, relatives à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

1.4. Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Article 2 : Modalités de vote – Protocole d’accord préélectoral

L’article 2 du protocole d’accord du 16 juillet 2018 intitulé « Modalités de vote – Protocole préélectoral » est modifié comme suit :

2.1. La faculté de voter électroniquement est la modalité de vote retenue pour l’ensemble des électeurs de la Cnav pendant la durée du scrutin, qu’ils travaillent au siège ou sur un autre site de l’établissement public.

2.2. Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral de l’élection concernée.

2.3. Pour chaque élection dans laquelle le vote électronique est utilisé, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

2.4. Il indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique sous réserve d’être connu à la date de sa signature.

Article 3 : Modalités de vote – Accès au serveur de vote électronique

L’article 3 du protocole d’accord du 16 juillet 2018 intitulé « Modalités de vote – Accès au serveur de vote électronique » est modifié comme suit :

3.1. Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal (ordinateur portable, tablette ou smartphone), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé dédié à l’élection.

3.2. Avant les élections, tous les électeurs recevront, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, un code d’accès et un identifiant générés selon des modalités garantissant la confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier leur identité et garantira l'unicité de leur vote. Un troisième code appelé code défi sera demandé à l’électeur pour permettre son authentification.

3.3. A l’aide de ses identifiants et/ou code d'accès ainsi que de son code défi, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. En cas de perte ou de non réception des codes de vote, une procédure de secours est mise en place.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

3.4. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter, en fonction de son collège (employés ou cadres), les bulletins correspondants, tant pour les titulaires que pour les suppléants. Le choix de l'électeur devra apparaître clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation. La possibilité du vote blanc ainsi que la faculté de raturage seront prévues.

Conformément aux dispositions du Code électoral, tout électeur ayant besoin de se faire assister physiquement pour voter, peut se faire accompagner par une personne de son choix.

3.5. Après validation du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement et l’accès à cette élection ne sera plus possible. La transmission du vote et l'émargement électronique feront l'objet d'un accusé de réception indiquant la date et l'heure du vote, que l'électeur pourra conserver et/ou imprimer.

Article 4 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

L’article 4 du protocole d’accord du 16 juillet 2018 intitulé « Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique » est modifié comme suit :

4.1. Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par les organisations syndicales. Celles-ci apparaîtront  sur l’écran de préférence dans un ordre aléatoire .

4.2. Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés seront uniformisés pour toutes les listes.

4.3. Le serveur contiendra également les professions de foi telles qu'elles auront été présentées par les organisations syndicales, qui seront consultables par les électeurs pendant toute la durée du scrutin.

Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

L’article 5 du protocole d’accord du 16 juillet 2018 intitulé « Sincérité du vote électronique et stockage des données » est modifié comme suit :

5.1. Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, des moyens d'authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

En outre, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement. Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

5.2. Le vote émis par l’électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

5.3. Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent que le scrutin se déroulera pour chaque tour sur plusieurs jours. Les dates et les horaires du scrutin, ainsi que les modalités de communication seront arrêtés dans le protocole d’accord préélectoral.

La Direction s’engage d’ores et déjà à intégrer dans sa communication le lien du site de vote électronique et les modalités de génération ou de récupération d’un nouveau code en cas de perte ou d’oubli.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. En revanche, un suivi du taux de participation global pour les élections RPCA et un suivi des taux de participation global et par site pour les élections CSE pourra être effectué au cours du scrutin par les membres du bureau de vote et les représentants de la direction.

5.4. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

5.5. L’ouverture du scrutin et la fermeture du scrutin seront réalisées par les membres du bureau de vote (président et assesseurs) à l’aide de codes fournis par le prestataire.

5.6. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

.

5.7. Le système de vote électronique sera scellé après le vote à blanc réalisé en présence des membres du bureau de vote et jusqu’à l’ouverture du scrutin et lors de la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les décomptes des votes enregistrés (taux de participation global pour les élections RPCA et taux de participation global et par site pour les élections CSE) devront pouvoir être consultés par les membres du bureau de vote et par les représentants de la direction.

5.8 Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours. En cas d’action contentieuse engagée, les fichiers seront conservés jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. Un courrier ou courriel de confirmation de destruction des fichiers de données devra être transmis à la CNAV par le prestataire retenu.

Article 6 : Sécurité

6.1. Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, composée d’un ou deux représentants du prestataire et de la ou des personnes chargées de l’organisation des élections dans l’organisme, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission, en présence de représentants des listes de candidats (au maximum deux représentants par organisation syndicale) et des membres du bureau de vote, de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.2. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

Dans l’hypothèse où se produirait un dysfonctionnement informatique (résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données), les membres du bureau de vote auront compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Durant le scrutin, les équipes informatiques compétentes de l’établissement public seront mobilisées afin de répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site d’élection.

Article 7 : Information et formation

L’article 7 du protocole d’accord du 16 juillet 2018 intitulé « Information et formation » est modifié comme suit :

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Conformément aux dispositions de l’article R2314-12 du Code du travail, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Ainsi, une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, sera adressée aux électeurs par courrier simple à leur domicile avec leurs moyens d’authentification pour accéder au site internet dédié au vote électronique.

Cette note ainsi qu’un support illustrant l’utilisation du site internet dédié au vote électronique seront également mis en ligne sur l’intranet de la Cnav.

En outre, les délégués syndicaux centraux, les élus titulaires du CSE ainsi que les membres désignés du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 8 : Expertise et formalités relatives à la protection des données personnelles

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et s’inscrivent ainsi dans le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD) entré en application le 25 mai 2018. La Direction de la Cnav se rapprochera donc du délégué à la protection des données afin de répondre aux prescriptions du RGPD en la matière, et informera les organisations syndicales représentatives de l’accomplissement de cette formalité. En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires en vigueur.

Le rapport de l'expert ainsi désigné est tenu à la disposition de la CNIL, de la Cnav et des organisations syndicales.

Article 9 : Cahier des charges

L’article 9 du protocole d’accord du 16 juillet 2018 intitulé « Cahier des charges » est modifié comme suit :

Conformément aux dispositions de l’article R2314-5 du code du travail, un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-6 et suivants est établi et annexé au présent accord. Il sera mis à la disposition des salariés sur le lieu de travail (auprès des secrétariats de site et au sein du Département Juridique et Relations Sociales) et publié sur l’intranet de la Cnav avec le présent avenant.

Article 10: Dispositions finales

L’article 11 du protocole d’accord du 16 juillet 2018 intitulé « Dispositions finales » est modifié comme suit :

La durée de validité du présent avenant est celle du protocole d’accord du 16 juillet 2018 qu’il révise à savoir, à durée indéterminée.

Il s’applique pour les élections totales et partielles des représentants du personnel au Comité social et économique, ainsi que pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration, sous la réserve exprimée au 1.1 qui seront organisées à compter de son entrée en vigueur.

Une copie du présent avenant sera notifiée par courriel à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et transmise pour information aux syndicats non représentatifs.

Sous réserve que l’avenant soit conclu selon les conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du code du travail, il sera déposé dans les 8 jours qui suivent sa signature sous forme dématérialisée, sur la plate-forme « TéléAccords » du Ministère du Travail, et sera adressé, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris en un exemplaire papier original.

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de la DRIEETS Ile de France.

Les salariés seront informés de la signature de cet avenant par une communication sur l'intranet de la Cnav. Le présent avenant et le cahier des charges annexé seront également publiés sur le site intranet.

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale reconnue représentative, non signataire de l’avenant, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion ultérieure sera notifiée aux signataires du présent avenant et du protocole du 16 juillet 2018 et fera l’objet des formalités de dépôt.

Les parties conviennent que le présent avenant pourra être révisé, à tout moment au cours de son application, par avenant conformément aux articles L 2222-5 et L.2261-7-1 du Code du travail

• jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord est conclu : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes à cet accord ;

• à l’issue de cette période : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord. :

Le présent avenant pourra également être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail, sous réserve de respecter un délai minimal de 12 mois entre la notification de la dénonciation et la fin du cycle électoral.

Le présent avenant de révision sera adressé pour information à l'Ucanss.

Fait à Paris, le

La Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse

Le Directeur

M XXXXX

Les représentants des organisations syndicales

C.G.T. C.F.D.T. C.F.T.C.

. U.N.S.A

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE

PAR VOTE ELECTRONIQUE

DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE et des ELECTIONS DES représentants du personnel au conseil d’administration DE LA CNAV

L’annexe est modifiée comme suit :

Conformément aux dispositions de l’article R2314-6 du Code du travail, un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-5 et suivants est établi dans le cadre de l'accord d’entreprise ayant pour objet la mise en place du vote électronique. Ce cahier des charges est exposé dans la présente annexe. Il sera publié sur le site intranet de la Cnav et sera mis à la disposition des salariés.

Afin de faciliter la mise en œuvre du processus électoral, les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la Cnav se dérouleront par vote électronique dans le cadre des dispositions de la loi relative à la confiance dans l’économie numérique n° 2004-575 du 21 juin 2004, ainsi que des dispositions du décret 2007-602 du 25 avril 2007, de l’arrêté du 25 avril 2007, de la loi travail n°2016-1088 du 8 août 2016, et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017. Les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration pourront également être organisées par vote électronique dans le cadre des dispositions du décret 2017-1535 du 3 novembre 2017 et en application de l’article D231-5 du Code de la sécurité sociale.

Le système de vote électronique de la société prestataire qui sera retenu pour organiser le scrutin devra préalablement avoir été soumis à une expertise indépendante et le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés conformément aux dispositions de l’article R 2314-9 du Code du travail. Les prescriptions de cet article s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Conformément aux dispositions du présent avenant de révision et aux prescriptions réglementaires en la matière, la Direction de la Cnav informera les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'organisme, de la réalisation de la fiche de déclaration de traitement de données personnelles inscrite au registre des activités de traitements de la caisse, tenue à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

1. Principes de l’élection

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

• la sincérité et l‘intégrité du vote, c'est-à-dire la conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne.

• l’anonymat et le secret du vote se traduisant par l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur.

• l’unicité du vote, c'est-à-dire l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

• la confidentialité et la liberté du vote, c'est-à-dire permettre aux électeurs d’exercer leur droit de vote sans pression extérieure.

Le système retenu devra impérativement répondre aux prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Les élections des représentants du personnel au Comité social et économique et des représentants du personnel au Conseil d’administration auront lieu au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, conformément aux dispositions du Code du travail, du code de la sécurité sociale et du protocole d’accord préélectoral de l’élection concernée.

2. Modalités de l’élection

   1. Scrutin

L’élection des représentants du personnel au Comité social et économique a lieu au scrutin de liste à deux tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage, avec possibilités de ratures, suivant la règle du quotient électoral avec application de la plus forte moyenne pour les sièges restant à pourvoir.

Les résultats des titulaires obtenus au premier tour par les organisations syndicales sur l’ensemble de la Cnav serviront à déterminer la composition du CSE et la représentativité des organisations syndicales à la Cnav.

Les résultats des titulaires obtenus au premier tour par les organisations syndicales sur les 7 sites serviront à la désignation des représentants de proximité, selon la procédure prévue dans le protocole d’accord relatif à la mise en place du CSE et des représentants de proximité à la Cnav.

L’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration a lieu au scrutin de liste à un tour, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage, avec possibilités de ratures, suivant la règle du quotient électoral avec application de la plus forte moyenne pour les sièges restant à pourvoir.

Le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des scrutins par qualité le cas échéant (titulaires/suppléants), par collège (Cadres/ Employés) à la fois au global pour l’ensemble de la Cnav et à la fois distinctement pour chacun des sites de la Cnav.

Un bureau de vote centralisé pour l’ensemble de la Cnav sera constitué au siège. Il sera composé d’un président et de 4 assesseurs (deux pour le collège employés et deux pour le collège cadres) conformément aux dispositions du Code électoral. Le prestataire fournira, selon des modalités en garantissant la confidentialité, et à chacun des membres du bureau de vote, une clé permettant le déchiffrement des données de l’urne et de procéder au dépouillement et à l’affichage des résultats.

Les délégués syndicaux centraux, les élus titulaires au CSE de la Cnav, ainsi que les membres désignés du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les membres du bureau de vote et les représentants de l’employeur pourront consulter, grâce à une clé fournie par le prestataire, le taux de participation global pour les élections RPCA et les taux de participation global et par site pour les élections CSE au scrutin pour lequel ils ont compétence, notamment via un accès à la liste d’émargement qui fera apparaître le nom, le prénom, et la qualité de votant ou non de l’électeur. Elle sera mise à jour au fur et à mesure des votes, en temps réel.

En revanche, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant toute la durée du scrutin.

La liste des membres du bureau de vote et des représentants de l’employeur sera transmise au prestataire dans les délais prévus par le protocole d’accord préélectoral.

2. Listes électorales

Les listes électorales seront établies par l’employeur et transmises au prestataire sous format informatique sécurisé. Elles seront établies pour chaque scrutin et pour chaque collège (employés et cadres).

Elles comporteront les informations suivantes :

• Nom,

• Prénom,

• Date de naissance,

• Date d’ancienneté dans l’institution,

• Site de rattachement (pour l’élection des représentants au CSE)

• Collège d’appartenance.

Les listes seront adressées par l’employeur au prestataire sous format informatique sécurisé à la date prévue dans le protocole d’accord préélectoral. La société prestataire devra assurer dès réception des listes leur confidentialité et leur sécurité. Les données transmises à la société ne pourront faire l’objet d’aucune modification.

En cas d’erreur matérielle nécessitant la modification des listes électorales, il sera procédé à une correction qui sera portée à la connaissance du prestataire à une date fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

3. Listes de candidats

L’envoi des listes de candidatures et des professions de foi sous format informatique sécurisé aura lieu à une date déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire assure dès leur réception le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.

4. Bulletins de vote

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal (ordinateur portable, tablette ou smartphone), de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Le prestataire assure la réalisation des pages web, et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il procède à l’intégration dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats conformes à celles présentées par leurs auteurs. Les listes sont présentées dans un ordre aléatoire.

Afin de ne pas favoriser une liste par rapport à une autre, le prestataire veille à ce que les dimensions des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes et permettent leur affichage sur une page d’écran unique.

Le prestataire intègre, sur le site web de vote électronique, les professions de foi de chaque liste sous la forme d’un fichier attaché. Ces professions de foi seront transmises au prestataire sous format PDF à la date indiquée dans le protocole d’accord préélectoral.

5. Information des électeurs sur le fonctionnement du système de vote

Une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera adressée avec les moyens d’authentification à chaque électeur à une date déterminée dans le protocole d’accord préélectoral et ce, afin de permettre à chaque électeur de s’approprier cette technique de vote.

Cette note ainsi qu’un support illustrant l’utilisation du site internet dédié au vote électronique seront mis en ligne sur l’intranet de la Cnav.

1. Les données enregistrées

Les données enregistrées sont :

• listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’ancienneté dans l’institution, date de naissance, collège électoral, site de rattachement  ;

• fichier des électeurs : nom et prénom, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;

• listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs, site de rattachement ;

• listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants (pour les élections des représentants du personnel au CSE), appartenance syndicale ;

• listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, titulaires et suppléants (pour les élections des représentants du personnel au CSE), appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les collaborateurs habilités des services du personnel, le prestataire de vote électronique ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent, les collaborateurs habilités des services du personnel ; le prestataire de vote électronique ;

• pour les listes d'émargement : les membres du bureau de vote, les collaborateurs habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les collaborateurs habilités des services du personnel, le prestataire de vote électronique ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les autorités compétentes (DSS, Services du Ministère du travail) , les syndicats, l'employeur et les collaborateurs habilités des services du personnel.

  6. Modalités d’accès au serveur de vote

Le prestataire précise dans son offre, d’une part, les modalités proposées pour permettre un accès sécurisé de l’électeur au serveur de vote, et d’autre part, le mode de communication aux électeurs des informations relatives à la connexion au serveur de vote.

L’authentification de l’électeur sera hébergée par un serveur dédié hébergé par le prestataire. Toute personne non reconnue par le système de vote lors de l’identification n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La saisie des moyens d’authentification de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement une fois le vote validé par l’électeur et enregistré par le système.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondants à son collège pour les titulaires et les suppléants (pour les élections du CSE), ainsi que les professions de foi correspondantes.

7. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-5 et suivants du Code du travail, le flux de vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et s’inscrivent ainsi dans le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD) entré en application le 25 mai 2018. La Direction de la Cnav se rapprochera donc du délégué à la protection des données afin de répondre aux prescriptions du RGPD en la matière, et informera les organisations syndicales représentatives de l’accomplissement de cette formalité.

Le prestataire répondra aux sollicitations et demandes du Délégué à la protection des données de la Cnav, en charge de la bonne application des prescriptions légales et réglementaires françaises et européennes ainsi que des recommandations CNIL relatives au vote électronique.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires en vigueur.

Le rapport de l'expert ainsi désigné est tenu à la disposition du délégué à la protection des données, de la CNIL, de la Cnav et des organisations syndicales.

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (ou en cas de contentieux, jusqu’à ce que la décision juridictionnelle soit devenue définitive), l’intégralité des fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde ainsi que des traces. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

8. Opérations de dépouillement et attribution des sièges

A l’heure de clôture du scrutin, les électeurs ne pourront plus exprimer leur vote sur le site dédié. Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l’autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire des assesseurs et des représentants de l’employeur.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président et les assesseurs utiliseront leurs moyens d’authentification sécurisés délivrés par le prestataire, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Cinq clés de chiffrement seront donc éditées et le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins trois clés de chiffrement sur les cinq. Des clés de sauvegarde pourraient en outre être conservées sous scellés.

Les attributions de siège et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral et pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration, à l’article D 231-20 du code de la sécurité sociale.

Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges attribués à chaque liste.

Pour les élections des représentants du personnel au Comité social et économique, il conviendra de vérifier, à partir des résultats, si la condition légale de quorum requise au premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour devra être organisé, selon le même dispositif de vote électronique.

Les procès-verbaux (formulaires Cerfa pour les élections des représentants du personnel au Comité social et économique) sont remplis automatiquement. Il conviendra alors de les imprimer et il reviendra à chaque membre du bureau de vote de les vérifier puis de les signer.

Les taux de représentativité des organisations syndicales sur l’ensemble de la Cnav seront calculés automatiquement sur la base des résultats des titulaires obtenus au premier tour des élections des représentants du personnel au Comité social et économique. Les taux de représentativité des organisations syndicales au niveau des 7 sites de la Cnav seront également calculés automatiquement sur la base des résultats des titulaires obtenus au premier tour des élections des représentants du personnel au Comité social et économique. Cette audience électorale au niveau des sites servira exclusivement à la désignation des représentants de proximité.

3. Intervenants

   9. Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle du contrat avec le prestataire seront assurées par le Département juridique et relations sociales de la Direction des Relations Humaines et de la Transformation.

10. Prestataire en charge du vote électronique

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales.

Le prestataire doit s’engager à assurer en permanence l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix de l’électeur, l’intégrité du vote et la sincérité du scrutin.

Le prestataire doit s’engager à ce que le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, soit soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires.

D’une manière générale, le prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le juge de l’élection.

Le prestataire doit également s’engager à respecter les délais et les échéances tels que décrits dans le calendrier électoral prévu dans le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire indiquera la ou les personnes désignées par son entreprise pour le suivi de l’opération.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

4. Définition du besoin

La conception et la mise en place du système de vote électronique doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet des représentants du personnel au CSE et des représentants du personnel au Conseil d’administration, le prestataire devra assurer :

• la fourniture d’un système de vote électronique et d’administration de ce vote par Internet dans un environnement sécurisé ainsi qu’une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique,

• la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection concernée,

• l’envoi des moyens d’authentification des électeurs pour l’accès au site de vote permettant de garantir l’anonymat des votants,

• la disponibilité d’une solution permettant aux électeurs ayant perdu ou oublié leurs moyens d’authentification de pouvoir les récupérer ainsi qu’une assistance technique pour les électeurs n’arrivant pas à se connecter au système de vote,

• une aide aux vérifications et formalités effectuées par le Délégué à la protection des données de la Cnav, et, le cas échéant, à la constitution du dossier nécessaire à la CNIL,

• une aide à la formation des délégués syndicaux centraux, des élus titulaires, des membres du bureau de vote et des représentants de la direction au système de vote,

• la fourniture d’une documentation de formation avec captures d’écran dans la mesure du possible qui servira de support à la formation,

• et le cas échéant, un lien d’accès à un environnement test.

  11. Fonctionnalités générales attendues

Le prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• la coordination de l’opération en relation avec le(s) représentant(s) de la Cnav,

• une assistance technique pour les organisateurs et les utilisateurs du système de vote sécurisé notamment pour le renvoi des moyens d’authentification en cas de perte ou d’oubli par l’électeur,

• la réalisation, diffusion et gestion de l’envoi des différents courriers aux électeurs,

• le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des moyens d’authentification et de la liste d’émargement,

• le traitement et l’intégration des listes de candidats et des professions de foi,

• la gestion des votes par Internet durant la période de scrutin,

• le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote électronique avec attribution des sièges ainsi que le remplissage automatique des procès-verbaux de résultats (formulaires cerfa pour les élections des représentants du personnel au CSE) et la possibilité de les imprimer,

• la fourniture de la liste d’émargement et de résultat et du taux de participation global pour les élections RPCA et des taux de participation global et par site pour les élections CSE,

• la fourniture du résultat relatif à la représentativité des organisations syndicales tant au niveau global pour l’ensemble de la Cnav qu’au niveau des sites pour les élections des représentants du personnel au CSE,

• la conservation de l’ensemble des fichiers pendant les délais de recours,

• la destruction des archives.

  12. Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l’urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des moyens d’authentification lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l’urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après le dépouillement opéré par le bureau de vote.

13. Plate-forme de vote électronique

La plate-forme de vote électronique est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer le processus complet d’élection. Elle est hébergée par le prestataire.

Elle comprend obligatoirement :

• un site Internet sécurisé, accessible via des moyens d’identification,

• une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires,

• une séparation stricte des données pour le fichier des électeurs et pour la réception des votes.

La plate-forme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité adéquats pour assurer :

• la fiabilité de l’ensemble,

• une protection des accès physiques,

• un contrôle d’accès logique,

• une gestion des droits,

• l’intégrité des données,

• la confidentialité des données,

• la disponibilité des données,

• la protection contre toutes les attaques et codes malveillants pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.

Le candidat devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plate-forme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés au représentant de la Cnav.

Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

14. Spécifications techniques minimales

L'outil devra être compatible avec le cadre normatif du poste de travail de la Cnav.

Le système d’exploitation et le navigateur par défaut seront communiqués au prestataire par la Cnav.

La configuration des postes de travail ne devra en aucun cas être altérée ou modifiée que ce soit dans son contenu (composants techniques normés) ou sur les paramétrages des outils présents sur les postes (notamment les paramétrages nationaux des navigateurs Web). En particulier, les installations d’Active X sur les postes de travail ne sont pas autorisées.

Pour des raisons de sécurité, l'installation d'un client lourd n'est pas autorisée.

Les flux réseaux devront obligatoirement être sécurisés au format https.

15. Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.

16. Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage : l’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines lors du vote de chaque électeur. Cet horodatage doit obligatoirement être déterminé et fixé par le serveur hébergé par le prestataire.

Chiffrement et sécurisation des flux : la solution devra répondre aux exigences définies en matière de sécurité des flux Réseaux et celles des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur.

Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au résultat enregistré dans l’urne au moment de la validation.

En cas de problème lors d’une validation électronique d’un vote (Time Out, etc.), l’utilisateur doit être informé que son vote n’a pas été enregistré dans le système. Il aura la possibilité de relancer une connexion pour procéder au vote.

Procédure de vote :

Le système devra permettre :

• de voter blanc,

• de raturer un ou plusieurs noms sur les listes de candidats,

• à l’électeur de revenir sur son choix avant l’enregistrement définitif du bulletin dans l’urne électronique,

• la possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure de l’enregistrement, à l’exclusion de toute information sur la nature de son vote),

• la possibilité pour l’électeur de pouvoir interrompre son vote à tout moment et de pouvoir le reprendre plus tard.

Le système de vote devra interdire :

• de sélectionner plus d’une liste,

• de panacher les candidats de plusieurs listes,

• de voter plusieurs fois pour la même élection,

• tout lien entre le nom de l’électeur et son vote,

• de déposer de manière automatique des fichiers sur les postes informatiques.

  17. Mise en place d’un processus électoral

A partir du fichier des électeurs, le prestataire générera pour chacun des électeurs des moyens d’authentification.

Ces informations seront communiquées aux électeurs par le prestataire en même temps que la notice de matériel de vote évoquée précédemment.

Des moyens d’authentification devront pouvoir être communiqués de nouveau à l’électeur qui les aurait égarés ou ne les aurait pas reçus en tout ou partie. Pour ce faire, et afin d’éviter les fraudes, le prestataire devra proposer un processus sécurisé d’identification de l’électeur redemandant des moyens d’authentification.

La Cnav fournira les fichiers d’électeurs de manière sécurisée pour permettre l’attribution des moyens d’authentification et l’établissement de la liste d’émargement.

La Cnav fournira les listes de candidats (titulaires/suppléants pour les élections des représentants du personnel au CSE, cadres/employés) de manière sécurisée ainsi que les professions de foi en format PDF.

Les données personnelles fournies par la Cnav au prestataire seront transmises sous format sécurisé.

Le prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats soient affichées sur une seule page.

Avant ouverture de la période de vote, la recette (test blanc) doit d’abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• le bon fonctionnement du processus de connexion,

• la présence des listes d’émargement,

• la présence et l’exactitude des listes de candidats et des candidats associés,

• la présence et l’exactitude des professions de foi,

• le bon fonctionnement du processus de vote,

• le bon fonctionnement du processus de dépouillement,

• le bon fonctionnement du dispositif de proclamation des résultats (Procès-verbaux ; formulaires Cerfa et tableau de représentativité pour les élections des représentants du personnel au Comité social et économique).

Le prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le prestataire :

• détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles,

• scellera les listes électorales,

• scellera les listes de candidats,

• remettra à zéro les compteurs de votes,

• videra et scellera l’urne électronique.

Ces tests seront effectués en présence notamment des représentants des listes de candidats et des membres du bureau de vote.

Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l’ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :

• l’émargement dans le fichier des électeurs,

• l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique,

• l’impossibilité de revoter,

• la présentation à l’électeur d’un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.

Le système de vote se fermera automatiquement à la date et l’heure déterminées dans le protocole d’accord préélectoral, rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin.

Il sera ensuite procédé au dépouillement, même si le quorum pour les élections des représentants du personnel au Comité social et économique n’était pas atteint.

5. Assistance

Le prestataire devra proposer une solution permettant aux électeurs ayant perdu ou oublié leurs moyens d’authentification de pouvoir en disposer de nouveaux.

Il devra également fournir une assistance technique pour les électeurs n’arrivant pas à se connecter au système de vote.

Les modalités pratiques de cette assistance devront être explicitées en page d’accueil de connexion au système.

Pendant toute la période de vote, le prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote et assurera l’assistance pour :

• les problèmes liés à l’utilisation de l’interface d’administration,

• l’information de tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

• les problèmes liés à l’utilisation des moyens d’authentification par les membres du bureau de vote ou les représentants de la Direction,

• l’assistance à l’édition des résultats et des procès verbaux/Cerfa.

Enfin, le prestataire fournira une documentation sur les systèmes de dépouillement et d’administration.