Accord d'entreprise "Accord sur le travail à distance" chez EN3S - ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE SECURITE SOCIALE (Siège)

ACCORD SUR LE TRAVAIL A DISTANCE

Entre les soussignés :

Représentée par

ci-après dénommée l’Ecole,

d'une part,

et

représentant les salariés de l’Ecole.

d'autre part,

Est conclu un accord portant sur le travail à distance comme suit :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés, de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Sur l’axe social, cette forme d’organisation permet un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, notamment pour les salariés ayant une durée de transport quotidienne importante.

Sur l’axe environnemental, le télétravail permet une diminution des temps de transport et des émissions de gaz polluants

Dans le cadre de cette démarche d’employeur socialement responsable, l’Ecole et les parties au présent accord avaient souhaité mettre en place un premier accord de télétravail occasionnel en 2018, dans le cadre d’une expérimentation de 15 mois. Celui-ci fut suivi d’un nouvel accord, visé en 2019, qui s’inscrivait dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment celui relatif à la promotion de la diversité et à l’égalité des chances, du 24 juin 2019.

Le contexte sanitaire lié à la crise du COVID 19 a conduit à suspendre les dispositions de l’accord de 2019 et la perspective de la sortie de crise nécessite désormais d’en faire évoluer les dispositions.

Article 1- Champ d’application

1. Définition du télétravail occasionnel

Selon l’article L 1222-9 du Code du Travail, le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

2. MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Le présent accord vise les situations de télétravail occasionnel dans lesquelles un agent exécute en partie son contrat de travail à son domicile ou dans les locaux d’un autre organisme de Sécurité Sociale, en utilisant les technologies de l’information et de la communication, selon les modalités définies par le présent accord.

Tout agent souhaitant télétravailler s’engage à informer préalablement le service RH de tout changement d’adresse personnelle impliquant un changement du lieu d’exécution du télétravail.

La réalisation du télétravail depuis les locaux d’un autre organisme de Sécurité Sociale se fait dans le cadre d’une convention établie préalablement entre ledit organisme et l’Ecole.

3. Définition d’un télétravailleur

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne appartenant aux effectifs de, ainsi que les collaborateurs mis à disposition, quelle que soit la durée de leur temps de travail, la nature de leur contrat de travail et leur statut, qui travaillent à distance dans les conditions définies à l’article 1.2 ci-dessus.

Les stagiaires n’ont pas vocation à télétravailler. Les contrats d’apprentissage pourront bénéficier du télétravail au regard des activités exercées.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les agents exerçant des activités itinérantes par nature qui ne peuvent pas être réalisées dans les locaux de l’employeur.

Article 2- Conditions de mise en place du télétravail occasionnel

2.1- Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe de volontariat. Il appartient donc à l’agent répondant aux conditions des articles 1.2 et 1.3 de solliciter l’accès au télétravail.

Les managers pourront, après examen, accepter ou refuser cette demande.

2.2- Durée du télétravail occasionnel

Les jours de télétravail occasionnels ne pourront être supérieurs à 92 jours par année civile au prorata temporis du temps de travail

Ces jours pourront être utilisés de manière ponctuelle ou sur une durée déterminée.

En tout état de cause, afin de maintenir un lien suffisant entre l’agent télétravailleur et l’Ecole, celui-ci devra travailler dans les locaux de cette dernière au moins deux jours par semaine. Pour les agents dont le temps de travail est inférieur ou égal à 50% d’un temps plein, cette durée sera ramenée à un jour par semaine

2.4- Conditions d’accès au télétravail occasionnel

Lorsqu’une demande de télétravail occasionnel est exprimée, celle-ci est examinée au regard des critères suivants :

• Critères d’éligibilité des postes concernés:

• Les activités non éligibles sont celles qui notamment doivent par nature être exercées dans les locaux de l’Ecole en raison de la nécessité d’équipements ou matériels ou de présence physique;

  • La demande de télétravail est compatible avec l’organisation et du service rendu et ne doit pas altérer le bon fonctionnement de l’équipe et la qualité du travail.

• Critères d’éligibilité des agents concernés:

• L’agent a la capacité de travailler en autonomie de façon régulière, à distance. Il sait organiser et prioriser ses activités en fonction des objectifs à atteindre et organiser son temps de travail en conséquence;

• L’agent a une bonne maîtrise de son poste de travail et possède une bonne connaissance de l’environnement informatique;

• L’agent a la faculté de bien vivre la situation de détachement partiel du groupe tout en maintenant les relations hiérarchiques et le lien social.

• Critères d’éligibilité du domicile de l’agent :

• L’agent doit pouvoir justifier d’un abonnement internet haut débit sécurisé;

• L’agent doit fournir un document de son assureur attestant que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ses journées de télétravail.

L’ensemble de ces critères est cumulatif.

2.5 Procédure d’accès au télétravail occasionnel

Lorsque l’agent exprime une demande de télétravail, le manager examine cette demande qu’il peut accepter ou refuser.

Les demandes sont acceptées par le manager au vu des conditions de faisabilité, tant techniques qu’organisationnelles, au regard du poste de travail considéré et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

2.5.1- Demande préalable de l’agent

La demande de télétravail doit être volontaire, écrite et motivée et effectuée dans un délai préalable de 24 h. Elle est formalisée au travers d’une demande de journée de télétravail qui est déposée, via le logiciel de gestion du temps Horoquartz, auprès du manager concerné.

L’agent aura la possibilité de télétravailler une ½ journée, à la condition que cette demi-journée de télétravail soit accolée à une ½ journée d’absence  (congé annuel, RTT, récupération d’horaire variable) ou de mission

2.5.2 Examen de la demande de télétravail

La demande de passage en télétravail est examinée par le manager de l’agent.

Le service RH, garant du bon déroulement du processus, accompagne les managers, notamment sur la compréhension des outils mis à leur disposition et du cadre règlementaire applicable.

Le manager doit veiller à ce que le nombre d’agents télétravailleurs soit chaque jour compatible avec le bon fonctionnement de son service.

En cas de rejet de demande par le manager, celle-ci fait l’objet d’une notification motivée à l’agent concerné via le logiciel de gestion des temps.

2.6 Formalisation de l’accès au télétravail occasionnel

Dans le cadre d’un télétravail occasionnel de courte durée, celui-ci sera formalisé par la demande de l’agent et par la réponse positive ou négative de son manager dans le logiciel de gestion du temps.

2.7 Conditions de mise en œuvre technique

La connexion internet se fait via le Modem personnel de l’agent.

En fonction du type de modem présent chez le salarié, la connexion sera :

• Filaire : connexion directement branchée sur un des ports du Modem internet;

• Sans fil : via un Wi-fi sécurisé.

Si l’agent ne dispose pas d’équipements techniques nomades ou rencontre des difficultés, le service informatique mettra à disposition de celui-ci un équipement lui permettant de télétravailler dans les mêmes conditions que les collaborateurs équipés.

Article 3- Durée du travail

3.1 Durée du travail applicable

S’agissant de télétravailleurs soumis aux horaires du Règlement de l’horaire variable en vigueur dans l’établissement, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel l’agent est affecté, donc dans le respect des règles légales en vigueur. A ce titre, il bénéficie de l’horaire variable.

3.2 Modalités de contrôle du temps de travail

L’agent en télétravail effectuera une journée forfaitaire de 7h16 ou 7h32 selon son profil habituel dans le respect des plages mobiles et fixes en vigueur dans les locaux de l’employeur.

3.3 Fixation des plages horaires d’accessibilité

L’agent pourra être contacté au regard de l’organisation du service auquel il appartient, a minima sur les plages horaires fixes à savoir 9h30 – 11h30 et 14h30 – 16 h, sauf dispositions contraires relevant des accords séniors ou des situations particulières de l’agent (grossesse, MTT).

L’Ecole est tenue de respecter ces plages. En dehors de celles-ci, la non-réponse de l’agent ne peut lui porter préjudice.

Elles sont portées à la connaissance du manager de l’agent et de ses collègues de travail.

Article 4- Equipements techniques

4.1 Equipement de travail fournis par l’employeur

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et téléphonique adapté, à savoir :

• Un micro-ordinateur portable avec les périphériques nécessaires;

• Un écran;

• Un casque;

• Un clavier et une souris;

• Une ligne téléphonique professionnelle installée sur l’ordinateur portable (soft-phone).

L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Le télétravailleur prend en charge le transport de son ordinateur des locaux de l’Ecole à son lieu de télétravail.

Dans l’impossibilité de télétravailler faute de matériel (perte, vol, panne…), l’agent doit revenir travailler sur site jusqu’à ce qu’un nouveau matériel puisse lui être fourni.

L’Ecole assure la maintenance, le dépannage et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.

L’agent s’engage à prendre soin des équipements et à restituer le matériel prêté pour son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin à celle-ci.

En cas de vol ou de perte du matériel de l’agent, celui-ci est tenu d’informer sans délai son manager et le service informatique.

4.2 Protection des données et de toutes autres informations

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur à l’Ecole et recensées dans la charte informatique et à assurer l’intégralité de la confidentialité des documents sortis de l’Etablissement.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur l’intégrité des données et informations et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et d’accès à son poste de travail pour les travaux effectués à son domicile.

Article 5- Frais professionnel

Une indemnité journalière forfaitaire et par jour télétravaillé de 2.60 € sera versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail.

Le paiement de cette indemnité est effectué mensuellement.

Ce montant est indexé sur les évolutions fixées par

Article 6- Statut social du télétravailleur

6.1 Egalité de traitement du télétravailleur

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme et est soumis aux mêmes obligations et notamment :

• Accès à la formation ;

• Pause-déjeuner comprise dans son horaire de travail journalier ;

• Participation de l’employeur au frais de repas;

• Prise en charge 50 % des abonnements de transports en commun de l’agent en télétravail.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles applicables aux travaux exécutés dans les locaux de l’Ecole.

6.2 Exercice des droits collectifs

En tant qu’agents de l’Ecole, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres agents.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres agents accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions, que les autres agents, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, en tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.

Article 7- Prise en compte des situations particulières et temporaires

7.1 Personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec le CSE, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

7.2 Suspension provisoire du télétravail

L’agent peut être confronté à des circonstances qui rendent impossible temporairement de réaliser ses missions en télétravail ou qui relèvent d’un risque pour sa santé ou sa sécurité

Dans ces hypothèses, l’agent ou le manager de l’agent peut demander, dès qu’il a connaissance de ces évènements, la suspension, avec prise d’effet sous 24 heures, ou l’aménagement à titre temporaire, du télétravail

7.4 Gestion des absences

Les règles légales et conventionnelles régissant les absences pour congés, maladie ou accident sont applicables aux télétravailleurs.

En cas d’accident du télétravailleur survenu du fait ou à l’occasion du travail à domicile de l’agent, il est fait application du même régime que si l’accident était survenu dans les locaux de l’Ecole pendant le temps de travail.

A cet effet, le télétravailleur informe l’Ecole de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans un délai de 24 heures suivant celui-ci, sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime.

Article 8- Santé au travail et CSE

L’Ecole rappelle au télétravailleur que ce dernier est tenu de respecter la politique de en matière de santé et de sécurité au travail.

Un espace dédié dans le logement est réservé à l’exercice de l’activité télétravail et soumis aux normes d’hygiène et de sécurité en vigueur à

Dans le cas d’un collaborateur porteur de handicap et disposant d’une reconnaissance, ou relevant d’une situation de santé nécessitant l’adaptation du poste de travail, l’école pourra étudier la faisabilité de la mise à disposition d’un double équipement adapté, pour son bureau et pour son domicile, en termes de mobilier.

Article 9- Sensibilisation et accompagnement au télétravail

A la demande de l’agent ou du manager, il pourra être proposé un accompagnement individuel ou collectif à la pratique du télétravail.

Les nouveaux collaborateurs de l’Ecole bénéficieront dans le cadre du parcours d’intégration d’un module de formation interne relatif au télétravail.

Article 10- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Dans le respect des conditions posées par le Code du Travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision à la demande de l’une ou l’autres des parties signataires.

Article 12- Suivi de l’accord

Un bilan annuel sera réalisé et transmis aux IRP. Ce bilan fera l’objet d’un échange avec les IRP.

Le présent accord fera l’objet d’une révision en cas d’évolution du cadre national négocié au sein de l’UCANSS ou d’évolution significative du cœur de métier de l’Ecole.

Article 13- Entrée en vigueur

Le présent accord prend effet au 1^er septembre 2021.

Par dérogation aux dispositions de l’article 2.2 du présent accord, entre le 1er septembre et le 31 décembre 2021, le nombre de jours occasionnellement télétravaillables est ramené à 31 jours pour un agent à temps plein.

Article 14- Publicité

Le présent accord fait l’objet d’un dépôt auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et du Conseil des Prud’hommes.

Cet accord est affiché sur les lieux de travail et est individuellement adressé à chaque salarié de l’Ecole. Il est également déposé sur l’intranet de l’Ecole dans la rubrique GRH-Paie - Accords.

Fait à Saint-Etienne, le 15/07/2021

en 3 exemplaires originaux.

Le Directeur,
La déléguée syndicale