Accord d'entreprise "ACCORD INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE" chez OPH SEINE OUEST HABITAT (Siège)

ACCORD INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Entre:

SEINE OUEST HABITAT dont le siège social est situé au xxxxxxxxxxxxxx, représenté par Monsieur xxxxxxxxxxxxx, Directeur Général,

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales :

La CFDT représentée par Monsieur xxxxxxxx

La CFE-CGC représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxx

La CFTC représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxxxx

La CGT représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxx

D’autre part,

IL A ETE CONVENU de signer un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique dans le cadre des dispositions de l’article L 2314-26 du Code du Travail, de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Préambule

L’Office Seine Ouest Habitat a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’Office Seine Ouest Habitat a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Article I – Modalités d’Organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection, l’Office proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives au sein de sa convention collective et définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les collèges, la ou les questions soumises dans le cas d’une consultation des salariés.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les signataires conviennent de confier à une société prestataire, l’organisation matérielle et technique du processus électronique.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : Impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure

Article I § 1 : Etablissement des fichiers

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d’un fichier PDF d’un poids au maximum égal à 300K0 sans lien hypertexte et sur une page.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Article I § 2 : Modalités des élections

Préalablement à l’ouverture du scrutin, les membres du bureau de vote se réuniront le lundi 26 novembre 2018 à 14h30 afin de procéder à la formation des membres du bureau de vote. Lors de cette réunion, les membres du bureau de vote et les délégués de liste pourront observer la forme du site dédiée aux élections.

Il est décidé, par le présent accord d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant pour le premier tour le 6 décembre 2018 de 9h00 à 16h30 sans interruption, pour le second tour, le 20 décembre 2018 de 9h00 à 16h30 sans interruption.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internent ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, deux micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire et deux imprimantes seront mis à la disposition des électeurs par l’Office dans la salle du Conseil d’administration (Salle 10)

Seul le vote électronique sera mis en place pour ces élections. Les électeurs n’auront pas de possibilité de voter à bulletin secret sous enveloppe.

Les salariés absents pourront pendant la période du scrutin se rendre au siège de l’Office pour voter. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès à internet.

Article I § 3 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats (maximum 40 caractères) telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article II – Déroulement des opérations de vote

A titre préliminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avec l’envoi du courrier ou du mail contenant l’identifiant et le mot de passe.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, les membres de leur bureau de vote et/ou la DRH : anne-sophie.danthu@seine-ouest-habitat.com – 01.46.44.41.90 afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

En cas de perte de l’identifiant et du mot de passe, les électeurs ont possibilité de demander l’envoi par mail d’un nouvel identifiant et mot de passe auprès du service ressources humaines. Une adresse de messagerie devra obligatoirement être communiquée pour générer ce nouvel envoi.

Le service RH se chargera de faire une relance des électeurs n’ayant pas encore participé en début d’après-midi le 6 décembre 2018.

Article II § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple pour le personnel extérieur (Gardiens superviseurs, gardiens, agents d’entretien, arrêts maladies connus à l’avance – Congé pré-retraite) ou mail pour le personnel du siège un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Un troisième critère d’identification non communiqué par courrier sera demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté :

• pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.

Article II § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

Article II § 3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article II § 4 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Article III- Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours)

Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du Travail.

Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 à L.2231-7 du Code du travail.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral.

Fait en six exemplaires,

A Issy-les-Moulineaux, le 3 octobre 2018

L’OPH Seine-Ouest-Habitat,

Représenté par Monsieur xxxxxxxxxxxx, Directeur Général

CFDT CFE-CGC CFTC CGT

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Annexe 1

Présentation de la prestation de service

du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 18 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des représentants du personnel par Internet au sein de l’Office Seine Ouest Habitat.

Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que l’Office Seine Ouest Habitat lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’Office Seine Ouest Habitat.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par l’Office Seine Ouest Habitat.

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

ANNEXE 2

Courrier et notice envoyés au personnel