Accord d'entreprise "Accord d'entreprise 2022-04 relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles" chez OPH - MAINE-ET-LOIRE HABITAT OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT (Siège)

Office Public de l’Habitat

ACCORD D’ENTREPRISE

N°2022-04

ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Accord négocié entre

- Maine et Loire Habitat – Office Public de l’Habitat

Immatriculé au registre du commerce et des sociétés d’Angers sous le n°274900034 dont le siège social est situé à ANGERS (49000) 11 rue du Clon, représenté par M. XXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général et disposant à ce titre de tous pouvoirs pour la signature du présent accord,

D’une part,

et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

- Syndicat C.F.D.T., représenté par XXXXXXXX, Délégué(e) Syndicale

- Syndicat C.G.T., représenté par XXXXXXXX, Délégué(e) Syndical

D’autre part,

Préambule

La loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

La délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

C’est dans ce cadre que les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés absents le jour du scrutin,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, pour les élections professionnelles, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1 : Objet et Périmètre d’application

Le présent accord a pour objet la mise en place du vote électronique pour organiser les élections de renouvellement des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Dans le seul cas d’élection partielle, il pourra être décidé par la direction, après information du Comité Social et Economique, de ne pas recourir à ce type de procédé au regard de la complexité/cout de l’organisation du scrutin. Un vote papier et par correspondance pourra alors être opéré dans le cadre du respect des principes légaux et des dispositions du protocole d’accord pré-électoral.

Le présent accord est conclu au niveau de Maine-et-Loire Habitat - office public de l’habitat.

Les dispositions du présent accord sont applicables aux personnels salariés de Maine-et-Loire Habitat, quelle que soit la nature de leur contrat, ainsi qu’aux personnels relevant de la fonction publique territoriale.

Il concerne également les salariés mis à disposition, s’ils en remplissent les conditions légales.

Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3-1 : Recours à un Prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections sont organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La direction des ressources humaines prend contact avec un Prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confie la conception et la mise en place du système de vote électronique

Le Prestataire retenu doit notamment garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

-  la confidentialité et la liberté du vote : exercice de son droit de vote sans pression extérieure.

Le Prestataire est choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que des décrets et arrêtés en lien.

Article 3-2 Établissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions réglementaires précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre, de façon sécurisée, au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des outils de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Article 3-3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, listes de candidats dans les différents collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne sont utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours prévu à l’article R.423-3 ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 3-4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique du bureau de vote, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant un représentant du Prestataire et un membre de la Direction des Ressources Humaines, est mise en place pendant la durée des opérations de vote afin d’accompagner les membres du bureau de vote.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3-5 Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, doit avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives est confirmé aux organisations syndicales et est intégré dans le cahier des charges du prestataire.

Article 3-6 Information et formation

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’agent et le salarié. En particulier, chaque agent et salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Elle est également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Un service dédié aux électeurs est mis à disposition par le prestataire afin de faciliter les opérations de vote.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 4 - Déroulement des opérations de vote

Article 4-1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article 4-2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les agents et salariés sont informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin pourront voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet, y compris un site de travail de l’entreprise.

Article 4-3 Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates sont accessibles sur le site de vote. Elles doivent être transmises au format PDF exclusivement et de poids limité.

Le Prestataire reproduit sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant, les logos normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement) par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le système propose par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms est intégrée dans le moyen de vote électronique.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 4-4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur reçoit par courriel, de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Cet envoi électronique est doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les modalités d'accès et identifiant.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accède au système de vote en saisissant son identifiant personnel et un mot de passe. Le code d'identification est également valable en cas de second tour.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Celle-ci sera présentée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote peuvent consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. Ces données sont historisées en fin de vote.

Article 4-5 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Ce dépouillement peut se faire en présence des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 5 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 1^er septembre 2022.

Il vaut accord de révision du précédent accord n°2014-04 du 13 octobre 2014 qu’il annule et remplace. Il est précisé que la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel par accord à durée indéterminée a fait l’objet d’une consultation préalable du Comité d’entreprise le 13 octobre 2014.

Article 6 : Révision de l’accord

La révision du présent accord peut faire l'objet d'une nouvelle négociation. La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substitue de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

Article 7 : Dénonciation de l’accord

Il peut être dénoncé à l'initiative de l'une des parties signataires sous réserve d'un délai de préavis de 3 mois. Sous ce délai, l'acte motivé de dénonciation sera fait par lettre recommandée notifiant ladite dénonciation aux autres signataires de l'accord. Lorsque la dénonciation est le fait d'une partie seulement des signataires salariés, elle ne fait pas obstacle au maintien en vigueur de l'accord entre les autres parties signataires.

Dans l'hypothèse d'une dénonciation par l'employeur ou par l'ensemble des organisations syndicales signataires, une nouvelle négociation est engagée à l'initiative de la partie la plus diligente dans les trois mois qui suivent la date de la dénonciation.

L'accord dénoncé continue à s'appliquer jusqu'à conclusion d'un nouvel accord ou à défaut pendant une période de 12 mois, à l'issue du préavis de 3 mois.

Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité de l’accord

Un exemplaire signé du présent accord est adressé à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Conformément aux dispositions des articles D.2231-2 à D 2231-4 du code du travail,

• un exemplaire sur support électronique est déposé, à l’initiative de la Direction, sur la plateforme de télé procédure « TéléAccords » du ministère du travail et un exemplaire sur support papier signé sera transmis à l’Unité Territoriale de Maine et Loire de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi – 7 rue Bouché Thomas 49000 Angers.

• Un exemplaire sur support papier signé est également déposé, à l’initiative de la Direction, auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes d’Angers – 18 rue Prébaudelle 49100 Angers.

Cet accord est porté à la connaissance du personnel par publication intégrale sur l’espace Intranet dédié aux Ressources Humaines et mention sur les panneaux d’affichage réservés à la direction

Fait à Angers, le 05 août 2022

La direction de Maine-et-Loire Habitat,

représentée par son Directeur Général, XXXXXXXX

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement

représentées par

Confédération française démocratique du travail (C.F.D.T.)

XXXXXXXX

Confédération générale du travail (C.G.T.)

XXXXXXXX