Accord d'entreprise "VOTE ELECTRONIQUE" chez OPH - OFFICE PUBLIC DE L HABITAT DU TARN (Siège)

Entre :

L'OPH Tarn Habitat, représenté par son Directeur Général,

d'une part

Et :

Le syndicat CGT, section locale Tarn Habitat, représenté par sa déléguée syndicale,

Le syndicat FO, section locale Tarn Habitat, représenté par son délégué syndical,

d'autre part

Préambule

Par le présent accord, les parties conviennent d'organiser les élections professionnelles par voie électronique, dans les conditions précisées par le cahier des charges (cf. infra).

Faisant suite à plusieurs réunions de négociation en date du 14 février, 26 mars et 03 mai 2018, et conformément aux dispositions du Code du Travail, il a été ainsi convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique.

Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

L'employeur se charge, après appel d'offres, de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 4 : Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d'assurer l'identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin.

• 4-1 Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

- les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

- l'émargement ;

- l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• 4-2 Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

- listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;

- fichier des électeurs : nom et prénom, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;

- listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

- listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;

- listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

- pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les collaborateurs habilités du service RH;

- pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

- pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les collaborateurs habilités du service RH;

- pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les collaborateurs habilités du service RH ;

- pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, la préfecture, les syndicats, l'employeur ou les collaborateurs habilités du service RH.

• 4-3 Garantie des exigences techniques

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.

• 4-4 Mise en place d'une cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule est composée des représentants du prestataire de vote électronique, des sections syndicales, du bureau de vote, du service RH et de l’employeur.

Cette cellule d'assistance est chargée de :

- procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

- contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

• 4-5 Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

• 4-6 Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Ensuite, les données doivent être détruites.

Article 5 : Information du personnel et de ses représentants

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique et représentatives de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Il remet à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6 : Règlement des litiges

En cas de contestation, les délégués syndicaux seront saisis en vue d’une éventuelle conciliation.

Si le litige persiste après l’avis donné par la DIRECCTE, la juridiction compétente pourra être saisie.

Article 7 : Entrée en vigueur et durée

Cet accord entre en vigueur à compter du jour suivant son dépôt auprès de la DIRECCTE Midi Pyrénées – Unité Territoriale du Tarn à Albi.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l'article 8.

Article 8 : Révision - Dénonciation

Toute disposition modifiant les dispositions relatives au vote électronique à Tarn Habitat, telles qu'elles résultent de ce présent accord, et qui ferait l'objet d'un accord entre les parties signataires, donnera lieu à l'établissement d'un avenant à cet accord.

Cet accord, conclu à durée indéterminée, pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

Dans ce cas, la direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter d'un nouvel accord.

Article 9 : Formalités

Le présent accord sera adressé :

• en 2 exemplaires (une version papier et une version électronique) à la DIRECCTE Midi Pyrénées – Unité Territoriale du Tarn à Albi ;

• en 1 exemplaire au Greffe du Conseil des Prud'hommes.

et déposé sur la plateforme : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr .

Il sera transmis à tous les personnels concernés par les termes de ce document.

Il sera affiché au siège et dans les agences de Tarn Habitat, sur les tableaux d'affichage Direction, pour information des personnels.

Fait en 5 exemplaires,

A Albi, le 17 mai 2018

Le Directeur Général

La Déléguée Syndicale CGT Le Délégué Syndical FO