Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF A L'USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET DU DROIT A LA DECONNEXION" chez PHONE REGIE (Siège)

accord relatif à l’usage des outils numériques et du droit a la déconnexion

au sein de la société

PHONE REGIE

19/09/2017

Entre :

La société PHONE REGIE,

S.A.S au capital de 186.000 €, dont le numéro SIRET est 301.251.880.00128,

Immatriculée au Registre du Commerce de Paris, et à l’URSSAF de Paris sous le numéro 7571500345910,

Dont le siège social est situé 3 rue Cambronne à Paris (75740 Cedex 15),

Représentée par (…), agissant en qualité de Président.

Et

Les Organisations Syndicales Représentatives de l’Entreprise en la personne de leurs délégués :

Pour le Syndicat C.F.D.T.,

(…)

(…)

(…)

Pour le Syndicat C.F.T.C.,

(…)

(…)

Il a été conclu le présent accord

En application de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 et compte tenu des impératifs de protection de la santé et de la sécurité des collaborateurs, notamment en ce qui concerne la gestion des risques psychosociaux, il a été convenu de négocier un accord portant sur l’usage des outils numériques participant de l’activité de l’entreprise dans l’objectif de rendre effectif le droit à la déconnexion des collaborateurs.

Il est rappelé par les partenaires sociaux et la Direction que le droit à la déconnexion relève d’une coresponsabilité du salarié et de l’employeur qui implique également un devoir de déconnexion. Ils réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre la vie privée et familiale et vie professionnelle.

C’est dans ce cadre que la recherche de solutions pour la déconnexion ressort tant d’une éducation au niveau individuel que d’une régulation collective au niveau de l’entreprise.

Dans l’objectif d’assurer une pleine effectivité au droit à la déconnexion, l’entreprise et les organisations syndicales ont entendu retenir deux axes majeurs pour rendre effectif le droit à la déconnexion : la formation et la sensibilisation des collaborateurs d’une part, l’application de bonnes pratiques aux relations internes et externes, d’autre part.

Il est en tout état de cause impératif d’aboutir à une réelle déconnexion qui participe d’une prise de conscience collective et d’une participation active de tous les acteurs de l’entreprise.

C’est dans ce cadre et à l’aune de ces objectifs que le présent accord a été conclu.

1. ARTICLE LIMINAIRE : CALENDRIER DES NEGOCIATIONS

Il est rappelé que pour aboutir à la signature du présent accord, les parties se sont réunies 2 fois, selon le calendrier suivant : 12 juillet et 01 aout 2017.

C’est à l’issue de ce calendrier que le présent accord a été mis à la signature des organisations syndicales représentatives.

2. CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Le contenu du présent accord s’ajoute au règlement intérieur de l’entreprise et, le cas échéant, à la charte informatique.

Ainsi, les règles établies au sein du présent accord ont une portée générale et collective et s’ajoutent aux dispositions de même nature préexistantes dans l’entreprise.

Les dispositions du présent accord ont donc une portée normative à la fois contraignante et pédagogique.

En effet, le respect des présentes dispositions, en particulier des bonnes pratiques est essentiel pour s’assurer de la santé et de la sécurité des collaborateurs de l’entreprise, notamment en matière de risques psychosociaux, de l’équilibre entre leur vie personnelle et professionnelle ainsi que de la conformité des pratiques individuelles de ces derniers au regard de la législation relative à la durée du travail : temps de repos, durées maximales, temps de travail effectif, etc...

3. MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD : CARACTERE IMPERATIF

Le présent accord ayant un caractère général et collectif, il s’applique dans les mêmes conditions que le règlement intérieur de l’entreprise.

Définition :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail effectif et en dehors de son temps d’astreinte, définit par son contrat de travail. C’est également le fait d’associer des règles d’usage à l’utilisation d’outils numériques.

• Outils numériques professionnels : outils physiques et dématérialisés de travail à distance mis à disposition du salarié.

Outils physiques : Ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires,...

Outils dématérialisés : logiciels, messagerie électronique, intranet, internet, connexions sans fil...)

• Temps de travail : Art L3121-1 du code du travail “Le temps de travail est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles”

• Astreinte : Les astreintes correspondent à des périodes pendant lesquelles le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise.

Ainsi, cet accord a un caractère incitatif et pédagogique mais également impératif.

C’est en effet dans un mouvement commun de l’entreprise et des collaborateurs que le droit à la déconnexion pourra être effectif.

Dans ce cadre, il est donc convenu, dans un premier temps, que les bonnes pratiques suggérées dans l’article 4 ci-après soient utilisées comme références des usages des collaborateurs concernés.

Trimestriellement, un suivi de l’application de ces bonnes pratiques sera réalisé par l’entreprise pour s’assurer du respect de celles-ci tant dans les échanges internes à la société qu’externes, avec les clients, prospects, prestataires ou partenaires. Ce suivi sera communiqué aux partenaires sociaux, soit par le biais de la BDES, soit par mail.

Ce suivi sera mis en place à compter du 1^er janvier 2018 et adressé le mois suivant la fin du trimestre.

S’il est évident que certains cas exceptionnels peuvent justifier l’envoi ou la prise de connaissance de messages reçus en dehors de ces temps, il n’est pas pour autant obligatoire d’y répondre systématiquement.

En tout état de cause, il est convenu qu’un bilan de l’application et du suivi de l’accord sera réalisé par l’entreprise périodiquement, conformément aux conditions visées ci-après, afin d’adapter les bonnes pratiques à mettre en avant pour l’assurance d’un droit à la déconnexion effectif.

4. SENSIBILISATION ET FORMATION AU DROIT A LA DECONNEXION

Il est convenu que l’entreprise s’engage à mettre en place une politique de sensibilisation et de formation des collaborateurs sur les enjeux du droit à la déconnexion.

Les managers seront particulièrement sensibilisés à ces sujets afin de favoriser une mise en œuvre effective de pratiques favorisant le droit à la déconnexion.

Ces actions seront menées en coordination avec la politique de formation professionnelle continue de l’entreprise, en partenariat avec son organisme paritaire collecteur agréé.

Une bonne appropriation des outils par les salariés permet d’en optimiser l’usage, de faciliter leurs conditions d’utilisation et d’améliorer, sur ce point, les conditions de travail.

Des actions de formation et/ou de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, l’entreprise s’engage notamment à :

• Accompagner chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée de ses outils numériques professionnels ;

• A l’arrivée d’un nouveau collaborateur permanent, prévoir une action d’accompagnement à la prise en main des outils de travail ;

• Désigner au sein de l’entreprise des interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l’évolution numérique des postes de travail ;

• Favoriser les échanges entre salariés, permettant une mise en commun de bonnes pratiques (CAMPUS).

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux besoins des salariés et de l’entreprise.

Il est rappelé aux salariés que l’utilisation de la messagerie électronique ou du téléphone portable doit être limitée lors des réunions de travail.

5. BONNES PRATIQUES DU DROIT A LA DECONNEXION

Les présentes bonnes pratiques ont vocation à favoriser les prises de conscience des collaborateurs de l’entreprise et permettre une adéquation de leur pratique aux enjeux impératifs du droit à la déconnexion.

Ainsi, les bonnes pratiques visées ci-après participent pleinement des objectifs poursuivis par l’entreprise pour assurer pleinement l’effectivité de ce droit et présentent en conséquence un caractère incitatif et impératif.

Il a donc été listé ci-après plusieurs séries de recommandations, tant vis-à-vis des fonctionnalités des outils issus des nouvelles technologies que des enjeux utilisateurs et de l’équilibre des relations professionnelles dans ce cadre.

5.1. RECOMMANDATIONS SELON LES FONCTIONNALITES DE L’OUTIL

5.1.1. GERER AU MIEUX L’ENVOI DE MESSAGE

Paramétrage de fenêtre d’alerte

La direction s’engage à mettre en place avant la fin 2017, le paramétrage d’une fenêtre d’alerte. En cas d'envoi de courriel en dehors des horaires habituels de travail, une fenêtre d'alerte s'affichera automatiquement sur l'écran de l'expéditeur pour l'inciter au respect du droit à la déconnexion.

La direction s’engage également à insérer dans les signatures électroniques du personnel de structure une communication relative au respect du droit à la déconnexion.

Avant l’envoi d’un message, il convient de :

a/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé, à savoir :

• s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard d’autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier.

• favoriser les échanges directs (téléphone, face à face, point physique) lorsque les niveaux de compréhension et d’interprétation sont élevés ou lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation ou encore lorsque l’échange devient conflictuel.

b/ S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message :

• La consultation de la messagerie électronique en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rend poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre,

• Il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail.

5.1.2. GERER AU MIEUX LA RECEPTION DE MESSAGE

A la réception de messages, il convient de :

a/ Assurer l’expéditeur de la réception de son message :

• ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire,

• lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci,

• activer d’autres médias de communication (téléphone, face à face), ce qui permet de hiérarchiser les messages,

• le recours à des choix de couleur permettant de hiérarchiser les messages ne doit pas être utilisé systématiquement.

b/ Gérer au mieux la réception des messages en cas d’absence prolongée :

• en cas d’absence prolongée, l’utilisateur peut activer son gestionnaire d’absence du bureau permettant ainsi de limiter les relances pour non réponse,

• il est important de s’interroger sur le contenu du message informant de l’absence en indiquant par exemple le nom d’une personne à contacter,

• Il est conseillé d’apprécier l’opportunité de ne pas utiliser le gestionnaire d’absence du bureau pour des absences de courte durée (une journée), cela accentuant l’obligation que l’on se donne de répondre aux sollicitations dans la journée.

c/ Limiter le nombre d’interruptions :

• ne pas activer des alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau message,

• travailler en mode hors connexion ou fermer le logiciel de messagerie et réserver une à trois plages horaires par demi-journée pour consulter l’arrivée de nouveaux messages.

d/ Ne pas traiter immédiatement un message :

• se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire vous demande une réponse immédiate.

Cette règle est d’autant plus importante lorsque l’échange est conflictuel.

« Des mots bien pensés peuvent panser bien des maux »

Cette règle est aussi importante si vous utilisez une messagerie mobile (depuis un téléphone portable par exemple) en dehors de l’entreprise (transports, réunion, etc…), les pressions managériales pouvant créer une obligation de réponse en dehors des heures de travail.

Il est rappelé que les volants n’ont aucune obligation de répondre aux appels et messages en dehors de leur période d’astreinte.

Il est demandé, sauf accord contraire, de respecter les horaires d’astreinte de tout à chacun.

e/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé :

• d’autres médias de communication (face à face, téléphone, courrier) permettent de communiquer plus efficacement en termes de temps et de compréhension,

• L’utilisation de médias permettant plus d’interaction est à favoriser tout particulièrement en cas d’échanges complexes.

5.2. RECOMMANDATIONS SELON LES ENJEUX UTILISATEURS

5.2.1. Limiter la perte de temps

a/ Exploiter les fonctionnalités du média :

• utiliser des codes couleur pour indiquer le niveau d’importance et le degré d’urgence d’un message sans abuser des niveaux prioritaires,

• utiliser des codes couleur différents pour les messages dont on est destinataire principal ou en copie,

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel et l’urgence s’il y a.

5.2.2. Limiter la dépendance au média

a/ Limiter le nombre d’interruptions :

• désactiver les alertes sonores et visuelles à l’arrivée de nouveaux messages,

• se réserver, par demi-journée, une à trois plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages.

b/ Limiter l’accessibilité « à tout prix » :

• actionner le gestionnaire d’absence en cas d’absence du bureau ou déléguer sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse,

• indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message indiquant l’absence du bureau,

• Il est conseillé d’apprécier l’opportunité de ne pas utiliser le gestionnaire d’absence du bureau pour des absences de courte durée (une journée), cela accentuant l’obligation que l’on se donne de répondre aux sollicitations dans la journée,

• ne pas créer de sentiment d’urgence et laisser aux autres le temps de répondre aux messages.

5.2.3. Limiter la surcharge informationnelle

a/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé :

• s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication (face à face, téléphone, courrier, …),

• favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation ou lorsque l’échange devient conflictuel.

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel,

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci »,

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels, 

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux.

5.2.4. Limiter le stress

a/ S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message :

• la messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre,

• il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail.

b/ Ne pas créer de sentiment d’urgence :

• se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire demande une réponse immédiate,

• ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela pouvant induire du stress supplémentaire pour le destinataire,

• lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci,

• laisser aux autres le temps de répondre aux messages.

• Envoyer le plus en amont possible tous documents nécessaires à une formation/réunion.

c/ Etre vigilant dans la communication des résultats :

• envoyer les résultats (commerciaux par exemple) individuellement plutôt que collectivement, surtout si les résultats sont mauvais,

• éviter les mails en cascade dans lesquels les expéditeurs commentent successivement les résultats des membres d’une équipe, surtout si les résultats sont mauvais.

5.3. EQUILIBRE ET RECIPROCITE : BENEFICES ET OBLIGATIONS PARTAGES

L’utilisation des outils doit faire l’objet d’un équilibre et d’une réciprocité permettant de tirer des bénéfices partagés du respect d’obligations mutuelles.

a/ Limiter la perte de temps :

Emetteur/Expéditeur	Récepteur/Destinataire
Disposer de moyens rapides pour joindre et informer ses collègues et ses clients/partenaires dans le cadre des missions de son poste sans entrave.	Disposer de moyens rapides pour être joint et informé. Pouvoir s’organiser selon les besoins de son poste pour se concentrer sur son travail.
Avoir le soutien des équipes informatique ou formation pour bien maîtriser les outils mis à disposition. Être assuré de la confidentialité du contenu des messages envoyés et reçus (sauf enquête motivée ou notification préalable).

b/ Les devoirs des utilisateurs :

Emetteur/Expéditeur	Récepteur/Destinataire
Utiliser les outils partagés, en premier lieu l’agenda. Définir une stratégie de classement, conservation, archivage des messages envoyés et reçus. Cette stratégie de classement, pourrait pourquoi faire l'objet d’une information sur les bonnes pratiques via Campus et/ou la DSI.
Considérer la pertinence du choix du moyen de communication envisagé au regard des autres formes de communication. Indiquer de manière explicite l’objet du message. S’obliger à une rigueur de forme et de courtoisie dans la rédaction des messages. Privilégier les outils collaboratifs à l’envoi de pièces jointes. Reconsidérer systématiquement la pertinence du choix du destinataire du message, en direct et aussi en copie (accusé avec modération). S’accorder un temps de réflexion et de relecture avant d’envoyer son message. Examiner le caractère sensible des informations transmises et le respect des consignes de confidentialité et de sécurité. S’interroger sur le moment le plus opportun de l’envoi d’un message. S’assurer selon l’urgence que le destinataire a bien pris connaissance du message. L’usage d’une messagerie personnelle pour les communications non professionnelles est déconseillé.	Estimer le degré d’urgence selon le délai qui s’impose pour répondre (avec l’éventualité d’une réponse d’attente cordiale). S’interroger sur le moyen de communication le plus approprié à la réponse et donc si le courriel est le meilleur moyen. Marquer un temps de réflexion préalable à l’envoi d’une réponse et éviter de surenchérir en cas de tension. Appréhender le niveau de complexité de la réponse qui devra être formulée. S’interroger pour répliquer la liste de diffusion créée par l’expéditeur. Organiser le traitement de la réception des messages en cas d’absence prolongée.

6. BILAN ANNUEL SUR L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS

L’entreprise et les partenaires sociaux évoqueront à l’occasion de la réunion du bilan annuel l’opportunité d’élaborer un questionnaire adressé aux salariés permanents et volants.

7.  EAE

Le droit à la déconnexion sera un thème obligatoire lors des entretiens annuels d'évaluation.

8. DUREE DE L’ACCORD

Le présent est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues par le Code du travail.

9. CONDITIONS DE SUIVI ET DE REVISION

Le présent accord fera l’objet d’un suivi par ses signataires tous les ans.

Si les conditions de suivi de l’accord devaient le justifier, il pourra être convenu d’une révision du présent accord dans les conditions prévues par le Code du travail.

Il pourrait notamment être question d’imposer strictement certaines bonnes pratiques visées par le présent accord ou encore aller au-delà de celles-ci en retenant des mesures plus contraignantes que l’entreprise pourrait adopter pour rendre effectif le droit à la déconnexion.

En tout état de cause, à la demande motivée d’une partie signataire, une réunion de revoyure pourra être organisée pour faire évoluer, le cas échéant, le présent accord.

10. PUBLICITE

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE de Paris ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le 19/09/2017

Pour la Société

Représentée par (…), Président

Pour les Organisations Syndicales Représentatives de l’Entreprise en la personne de leurs délégués :

Pour le Syndicat C.F.D.T.,

(…)

(…)

(…)

Pour le Syndicat C.F.T.C.,

(…)

(…)