Accord de méthode sur les modalités de suivi par les représentants du personnel de la transformation d’AGEFOS PME en OPCO

Entre :

AGEFOS PME,

Représentée par XXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général dûment habilité aux fins des présentes,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales ci-dessous désignées :

● La Confédération Française Démocratique du Travail (C.F.D.T.)

Représentée par

XXXXXXX

● La Confédération Française de l’encadrement – Confédération Générale des Cadres (C.F.E-C.G.C.)

Représentée par

XXXXXX

● Force Ouvrière (F.O.)

Représentée par

XXXXXXXX

D’autre part,

Préambule

Dans le cadre de la négociation de l’accord de prorogation des mandats conclu le 21 février 2019, les parties ont souhaité préciser quelles seront, à compter de la date de signature du présent accord, leurs modalités d’échanges et de suivi de la transformation d’AGEFOS PME en OPCO qui va intervenir tout au long des prochains mois de l’année 2019.

En effet l’année 2019 sera une année de transition décisive pour la réforme de la formation professionnelle et pour l’avenir d’AGEFOS PME en particulier.

C’est pourquoi les parties souhaitent, dans ce contexte de transformation, organiser le dialogue social qui revêt une importance toute particulière.

Si les différentes instances représentatives du personnel (Organisations syndicales, Comité d’entreprise, CHSCT, délégués du personnel et ICQHSCT) continueront d’exercer leurs attributions respectives sur cette période et seront impliquées tout au long du processus de transformation d’AGEFOS PME en OPCO, les parties ont souhaité apporter des compléments et précisions qui font l’objet des dispositions ci-dessous.

Article I – Principes concernant la planification des réunions

Compte tenu de l’échéance initiale des mandats des membres du Comité d’entreprise et des délégués du personnel, les calendriers des réunions des différentes instances et des réunions avec les Organisations Syndicales ont été faits pour une partie de l’année 2019.

Les parties conviennent que les calendriers seront complétés, dans les meilleurs délais, jusqu’à la fin de l’année 2019 pour les différentes instances nationales et régionales, selon la périodicité prévue légalement ou conventionnellement pour la tenue des différentes réunions.

La planification de l’ensemble des réunions des instances nationales est transmise pour information aux Directions territoriales et correspondants Ressources Humaines concernés. Elle est également transmise aux Organisations Syndicales.

Sauf organisation de réunions extraordinaires, les Directions évitent de faire coïncider les réunions d’instances territoriales avec les réunions d’instances nationales ainsi que les réunions d’instances avec les réunions du personnel.

Il est rappelé que toutes les réunions font l'objet de convocations écrites envoyées, par mail avec accusé réception, dans le respect des délais légaux, règlementaires et conventionnels. A défaut de délai fixé, toute convocation doit être adressée au moins 3 jours calendaires avant la réunion concernée.

Il est rappelé également que toutes les réunions font l’objet de Procès-verbaux, réponses écrites ou compte rendus selon les dispositions applicables ou usages en vigueur.

Le principe des réunions des instances représentatives du personnel est celui de la présence physique de l’ensemble des participants en un même lieu.

Néanmoins, dans cette période où la fluidité des échanges est indispensable, les parties conviennent des dispositions suivantes :

En cas de situation exceptionnelle de Directeur ou responsable devant intervenir au Comité d’entreprise, au CHSCT ou à l’ICQHSCT et basé sur un site distant, il pourra être organisé une intervention à distance, à l’initiative du Président de l’instance concernée et après avis du secrétaire.

Cette possibilité ne peut pas être utilisée pour un point faisant l’objet d’une consultation inscrite à l’ordre du jour de la réunion et ne peut être mise en œuvre qu’à défaut de report possible du point à une réunion suivante.

De plus, de manière exceptionnelle et à la condition qu’au moins 2 personnes soient réunies en un même lieu, la réunion mensuelle des délégués du personnel pourra être organisée par tout type de solution de communication orale à distance afin de permettre à l’ensemble des participants d’y assister. Cette possibilité ne peut pas être utilisée en cas de consultation inscrite à l’ordre du jour de la réunion et ne peut être mise en œuvre qu’à défaut de report possible de la réunion dans le mois.

Dans tous les cas, la confidentialité est garantie par la signature des participants d’une attestation spécifique.

Article II – Règles propres aux réunions avec les délégations syndicales

II-1. Calendrier des réunions

Concernant la planification des réunions avec les délégations syndicales, les parties conviennent que la périodicité habituelle des réunions n’est peut-être pas adaptée aux sujets devant être abordés dans le cadre de la transformation d’AGEFOS PME en OPCO, que ce soit dans le cadre de négociation ou d’ateliers de travail. Le calendrier prévisionnel établi et qui figure en annexe 1 tient compte de cette observation.

Les convocations aux réunions et les documents d’accompagnement sont systématiquement adressés sur les boites mail des Organisations Syndicales représentatives.

II-2. Participants aux réunions

Chaque délégation syndicale pour un thème donné comprend quatre membres dont au moins deux délégués syndicaux.

La composition précise de la délégation syndicale est déterminée au plus tard à la première réunion d’ouverture de la négociation ou de l’atelier de travail concerné.

Les parties posent le principe qu’aucun changement ne peut être apporté d’une réunion à une autre à la composition de la délégation syndicale pour un thème donné, d’autant plus que les dates des réunions sont fixées à l’avance pour toute l’année civile. Toutefois, en cas d’empêchement de participer à une réunion, le membre d’une délégation syndicale pourra être remplacé, sous réserve de prévenir l’employeur au plus tard 3 jours calendaires avant la réunion, sauf cas de force majeure.

L’employeur ou son représentant peuvent se faire assister par des salariés de l’AGEFOS PME au cours d’une négociation, sans que la délégation patronale ne puisse comporter plus de quatre membres.

En accord entre les Organisations Syndicales et l’employeur, le nombre de membres de chaque délégation syndicale peut être augmenté en fonction de la complexité du sujet abordé dans les limites fixées par l’article L2232-17 du Code du travail.

De même, un expert salarié d’AGEFOS PME peut être amené à participer aux séances de négociation sur un thème donné avec l’accord des Organisations Syndicales et de l’employeur.

Si l’une des parties à la négociation souhaite la présence d’une personne extérieure à l’une des réunions programmées, il convient de demander l’accord des autres parties, au minimum 48 heures avant la réunion.

II-3. Relevés de décisions

A la fin de chaque réunion, un relevé de décisions sera établi pour acter les points d’accord trouvés lors de la séance, les attendus de la séance suivante, les documents devant être produit en amont, la confirmation de la date et de l’ordre du jour.

II-4. Moyens accordés

Pendant toute la durée du présent accord, chaque réunion de négociation ou réunion sous format « atelier de travail » donne lieu à une réunion préparatoire d’une ½ journée ou d’une journée selon les besoins des délégations syndicales. Cette réunion préparatoire a lieu, en principe, la veille après-midi précédant la réunion.

Le temps passé en réunion préparatoire est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures des délégués syndicaux.

De plus, afin de préparer les réunions, chaque délégation syndicale bénéficie d’une demi-journée de réunion d’échanges préparatoire par mois. Le temps passé à cette réunion n’est pas décompté des crédits d’heures, mais pris en charge par la Direction. Il appartiendra aux délégués syndicaux de prévenir la Direction des Ressources Humaines de la planification. Le nombre de participants à cette réunion peut être au nombre de six personnes maximum.

Les membres des délégations syndicales, souvent éloignés géographiquement les uns des autres, doivent pouvoir, par ailleurs, échanger entre eux facilement sans attendre les réunions qui se tiennent dans les locaux du Siège national. C’est pourquoi, la Direction des Ressources Humaines attribue à chaque section syndicale un numéro de téléphone permettant à ses membres de tenir des conférences téléphoniques.

AGEFOS PME prend par ailleurs en charge, dans la limite de 200 euros par Organisation Syndicale, la documentation juridique ou technique en lien avec les thèmes des réunions programmées avec la Direction. Toute demande de commande doit être adressée à la Direction des Ressources Humaines avant le 31 décembre 2019.

Enfin, la Direction alloue un budget formation aux Organisations Syndicales pour tout sujet en lien avec les thèmes faisant l’objet des séances de négociation ou séances de travail.

Ce budget est de 3.000 par Organisation Syndicale et couvre les coûts pédagogiques des actions de formation. Ces actions de formation doivent être réalisées au plus tard le 31 décembre 2019. La gestion administrative de ces actions est faite par la Direction des Ressources Humaines.

II-5. Thèmes des réunions à venir sur 2019

Au préalable, il est convenu que la Direction informera systématiquement les délégations syndicales, en préambule des réunions, des différentes étapes de la constitution de l’OPCO (dépôt du dossier d’agrément et formalités préalables, désignation des Présidents, agrément définitif, mise en place des instances paritaires, etc.) ainsi que de la mise en œuvre de la réforme et de ses impacts sur les activités et le fonctionnement d’AGEFOS PME.

Durant le reste de l’année 2019, outre les négociations obligatoires, les réunions avec la Direction auront comme objet plus particulièrement la GPEC, l’accompagnement des salariés dans leurs démarches de retraite et le cas échéant, la préparation voire la négociation des conséquences de la fusion sur le statut collectif des salariés et de la mise en place du CSE dans le cadre du périmètre de l’OPCO des entreprises de proximité (Voir les thèmes prévisionnels en annexe 3).

Les parties rappellent en effet la possibilité prévue par le Code du travail de négocier par anticipation le statut collectif, c’est-à-dire avant le transfert des salariés vers le nouvel OPCO avec l’ensemble des parties concernées côté employeurs et salariés.

De plus, toute Organisation Syndicale représentative au niveau de l’UES peut saisir la Direction d’AGEFOS PME Siège National, par écrit transmis par tout moyen permettant d’en accuser réception, d’une demande d’ouverture de négociation ou de préparation de négociation sur un thème donné. Cette demande est portée à la connaissance des autres Organisations Syndicales représentatives et est débattue lors de la réunion suivante.

L’acceptation de la demande de négociation ou le refus éventuel de l’employeur sont motivés au cours de la réunion.

Concernant la GPEC, la Direction a proposé de lancer une démarche GPEC afin d’accompagner les évolutions métiers liées aux missions d’OPCO et pour se faire de prendre appui auprès d’un cabinet spécialisé.

Cette démarche est menée en lien avec les Organisations Syndicales, qui ont été associées à la rédaction du cahier des charges et qui seront associées tant à la sélection du cabinet spécialisé qu’au suivi de la prestation dudit cabinet.

Les parties conviennent ainsi de la participation d’un représentant par Organisation Syndicale représentative au sein des comités qui seront mis en place pour sélectionner le cabinet et pour suivre le bon déroulement de sa mission dans le cadre des différents livrables attendus.

Le temps passé en réunion des comités mis en place est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures des délégués syndicaux.

Un point sur l’avancée de la mission est fait en réunion avec les délégations syndicales, si nécessaire en présence du cabinet sélectionné, a minima, pour le premier livrable lié au cadrage de la mission puis pour les deux livrables prévus dans le cahier des charges pour la phase dite de « diagnostics et formalisation des enjeux partagés ».

Article III – Dispositions concernant les réunions des délégués du personnel

Les parties conviennent également qu’un point sera fait à chaque réunion des délégués du personnel par la Direction territoriale concernées sur la mise en œuvre de la réforme tant en ce qui concerne les grandes étapes de la constitution de l’OPCO que de la mise en œuvre de la réforme et ses impacts sur les activités et le fonctionnement d’AGEFOS PME.

Il est rappelé que les délégués du personnel sont reçus chaque mois en réunion par la Direction.

Article IV - Entrée en vigueur

Le présent accord qui prend effet à la date de sa signature est conclu pour une durée déterminée jusqu’à la date du transfert effectif du personnel au sein de l’OPCO des entreprises de proximité et, au plus tard, jusqu’au 31 décembre 2019.

A l’échéance du terme, le présent accord cessera de produire ses effets. Il ne se transformera, en aucun cas, en un accord à durée indéterminée.

Article V - Dépôt de l’accord

Le présent accord, une fois signé, sera notifié par lettre remise en main propre contre décharge, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES AGEFOS PME.

Conformément aux dispositions légales, le présent Accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du Ministère du travail dénommée « Télé-accords » et accessible sur le site Internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également transmis au secrétariat du Greffe du conseil des prud'hommes de Paris (75 010).

Enfin, cet Accord sera porté à la connaissance des collaborateurs concernés par voie d'affichage et mis à disposition sur l'intranet.

Fait en 6 exemplaires à Paris, le 27 juin 2019,

Signataires :

Pour l’AGEFOS PME :

XXXXXXX

Pour les délégués syndicaux :

Pour la CFE – CGC Pour la CFDT Pour FO

ANNEXE 1

CALENDRIER PREVISIONNEL DES REUNIONS DS 2019

JANVIER

FEVRIER

MARS

AVRIL

MAI

JUIN

JUILLET

AOUT

SEPTEMBRE

OCTOBRE

NOVEMBRE

DECEMBRE

Délégués Syndicaux

Jeudi 24

Mercredi 20 Jeudi 21

Jeudi 14 Mardi 26

Mardi 16

Mardi 21

Jeudi 27

Jeudi 11

Mardi 27

Jeudi 5 Mardi 24

Mardi 8 Jeudi 24

Jeudi 14

Mardi 3 Mardi 17

ANNEXE 3

Thèmes prévisionnels pour les réunions avec les délégations syndicales AGEFOS PME en 2019

Les thèmes de négociation identifiés :

• NAO

• GPEC (suivi de la prestation du cabinet spécialisé)

• Accompagnement aux démarches entreprises par les salariés en vue de la liquidation de leur retraite

Le cas échéant, préparation voire négociation dans les conditions requises sur :

• Conséquences de la fusion sur le statut collectif des salariés et harmonisation des accords applicables

• Mise en place du CSE dans le cadre du périmètre de l’OPCO des entreprises de proximité

• Protocole d’accord préélectoral