Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)" chez FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS

La Société FUJITSU Technology Solutions, situé à Tour Alto – 1, place Zaha Hadid CS 60239 - 92062 Paris La Défense Cédex, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 30194001100846, représentée par XXX, Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes

D'une part,

ET

Les Organisations syndicales représentatives ci-dessous désignées :

Le Syndicat CFDT représenté par XXX, Délégué Syndical,

Le Syndicat CFE-CGC représenté par XXX, Déléguée syndicale,

Le Syndicat SUD représenté par XXX, Délégué Syndical.

D'autre part,

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction et les Organisations syndicales ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :

• aux modalités de vote applicables ;

• à la confidentialité des données ;

• au contrôle du fonctionnement du système.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent Accord est applicable à toutes les élections professionnelles de la délégation du personnel du comité social et économique de la Société FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS.

ARTICLE 2 – OBJET DE L’ACCORD

L’objet du présent Accord est de mettre en place le vote électronique pour les élections de la délégation du comité social et économique de la Société FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 3 – MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Les Partenaires sociaux décident d'adopter un processus de vote électronique pour les deux tours des élections de la délégation élue du personnel du comité social et économique.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet.

La mise en place du vote électronique par Internet exclut toute autre modalité de scrutin dans le cadre des élections des représentants du personnel (dont le vote à bulletin secret sous enveloppe).

ARTICLE 4 – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Les parties signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée "le prestataire"), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le choix du prestataire sera réalisé dans le respect du cahier des charges joint en annexe du présent accord. Le cahier des charges contient les prescriptions énoncées par le Code du travail et celles de la délibération de la Cnil du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

La société prestataire devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système de vote électronique proposé par le « prestataire » devra répondre notamment aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Une expertise sera également réalisée par un expert indépendant sur l'utilisation du système de vote dans le cadre des élections professionnelles organisées par la Société. L'expertise, correspondant à la première version de la solution de vote électronique et à ses évolutions substantielles, est tenue à la disposition de la CNIL.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 5 – MODALITES DE VOTE  

Dans le cadre de chaque élection, il sera défini dans le protocole d'accord préélectoral ou, à défaut d'accord pré-électoral signé à la double majorité, en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral, la répartition du personnel et des sièges entre les collèges.

Le protocole pré-électoral définira le nombre de jours du scrutin étant précisé que pour une participation optimum, les parties signataires s’accordent pour un déroulement du scrutin sur plusieurs jours.

Le protocole pré-électoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture du bureau de vote électronique, à partir de n'importe quel navigateur Internet ou Intranet (en lien avec le site du prestataire), de leur lieu de travail (y compris depuis leur poste de travail), de leur domicile ou encore d'un lieu de villégiature, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le salarié pourra voter à l'aide d'outils informatiques tel qu’ordinateur, smartphone ou tablette bénéficiant d’une connexion internet.

Par ailleurs, pendant la période du scrutin et lorsque le vote sera réalisé au sein de l'entreprise, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre doit être adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, seront mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Leur implantation devra garantir la confidentialité du vote.

Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, en particulier pendant leur temps de travail. Les salariés seront ainsi informés de l'ouverture et de la proximité de la clôture du scrutin.

Le protocole d'accord pré-électoral définira les délais de prévenance associés ainsi, le cas échéant, que la possibilité d'adresser aux salariés un mail de rappel sur la campagne électorale se déroulant dans leur entreprise.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

ARTICLE 6 – COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS

Les listes électorales, établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral, seront établies à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi et les logos devront être fournis selon les modalités définies par le cahier des charges.

ARTICLE 7 – BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

ARTICLE 8 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

8.1 Information des électeurs

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera mise en ligne sur Teams RH afin que les salariés électeurs puissent y avoir accès à tout moment.

8.2 Formation sur le système de vote électronique

Les délégués syndicaux, les membres des bureaux de vote et les représentants du personnel bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique conformément aux dispositions légales.

8.3 Tests et vérifications avant l’ouverture du scrutin

Il sera procédé :

• Par le prestataire :

  • à un test, avant que le vote ne soit ouvert, du système de vote électronique

  • à un test spécifique, avant que le vote ne soit ouvert, du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

  • à un contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système ;

• Par les membres du bureau de vote avant que le vote ne soit ouvert, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

ARTICLE 9 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Le système de vote choisi devra prévoir l'authentification des personnes autorisées à accéder au système pour exprimer leur vote. Il devra garantir la confidentialité des moyens fournis à l’électeur pour cet accès et prendre toutes précautions utiles afin d’éviter qu’une personne non autorisée ne puisse se substituer frauduleusement à l’électeur. La procédure d'authentification des électeurs sera déterminée dans le respect des règles du droit électoral et précisée dans le protocole d'accord préélectoral.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes par une procédure déterminée par le prestataire.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes distincts et indépendants mis en place par le prestataire dont le contenu, après enregistrement, est inaltérable.

L'ouverture du système de vote par internet se fera à l'heure prévue dans le protocole d'accord pré-électoral pour l'ensemble du scrutin, les électeurs devant avoir la possibilité de voter sans interruption, 24 heures sur 24, pendant la durée du scrutin qui aura été définie.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

ARTICLE 10 – GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Le flux de vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés, l'opinion de ce dernier étant cryptée et stockée dans l'urne électronique dédiée sans aucun lien possible avec le fichier des électeurs, garantissant de ce fait la confidentialité de son vote et la sincérité des opérations électorales.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

En cas d'action contentieuse, et jusqu'à la décision juridictionnelle définitive, le prestataire conservera l'ensemble des éléments de vote et fichiers informatiques afférents afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée.

A l'expiration des délais de recours ou intervention d'une décision de justice devenue définitive, le prestataire s'engagera à procéder à la destruction des fichiers stockant les informations saisies lors des opérations de vote électronique et plus précisément les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour à une périodicité déterminée par le protocole d’accord pré-électoral.

ARTICLE 11 – DEPOUILLEMENT – PROCES-VERBAUX - RESULTATS

Les opérations de dépouillement seront effectuées avec la présence obligatoire du bureau de vote et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Les membres du bureau de vote vérifieront l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signent.

ARTICLE 12 – ENTREE EN VIGUEUR – DUREE DE L’ACCORD

Le présent Accord entrera en vigueur à compter de sa signature.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 13 – DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

La Direction de la Société FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS déposera le présent Accord sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Ce dépôt électronique permet :  

• d’une part, un transfert automatique à la DREETS,  

• d’autre part, de répondre à l’obligation de publicité des accords sur le site internet www.legifrance.gouv.fr.  

 

Un exemplaire du présent Accord sera déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

ARTICLE 14 – AFFICHAGE

Le présent accord fera l’objet d’un affichage dès sa signature et sera porté à la connaissance des salariés par tous moyens.

Fait à La Défense, le 21 avril 2022,

La Direction :

Directrice des Ressources Humaines

Les organisations syndicales :

CFDT CFE-CGC

SUD