Accord d'entreprise "Accord relatif au recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles 2019 au sein de l'UES Portakabin SAS-Portakabin Modulaire SAS" chez PORTAKABIN (Siège)

Accord relatif au recours au vote électronique

dans le cadre des élections professionnelles 2019

au sein de l’UES Portakabin SAS – Portakabin Modulaire SAS

Les sociétés :

• Portakabin SAS, société par actions simplifiée, enregistrée au RCS de Lille Métropole B sous le numéro 302 207 105, dont le siège social est situé 8 rue de l’Epinoy à Templemars (59175),

• Portakabin Modulaire SAS, société par actions simplifiée à associé unique, enregistrée au RCS de Lille Métropole B sous le numéro 523 432 144, dont le siège social est situé 8 rue de l’Epinoy à Templemars (59175),

Ayant toutes mandaté, aux fins de la négociation des présentes,

Directeur des Ressources Humaines.

D’une part,

Et :

• L’organisation syndicale CGT, représentée par , en sa qualité de Délégué Syndical,

• L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par , en sa qualité de Délégué Syndical,

D’autre part.

Le présent accord a pour objet d’organiser le vote électronique dans le cadre des élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE).

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

Conformément à la conclusion du protocole d’accord préélectoral du 2 juillet 2019 dénommé « Protocole d’Accord Préélectoral en vue de l’élection du Comité Social & Economique de l’UES Portakabin SAS – Portakabin Modulaire SAS » et approuvé par les organisations syndicales représentatives, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société :

dont le siège social est situé 10 avenue Charles de Gaulle 92220 CHARENTON LE PONT.

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.

Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise :

« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections représentants au CSE aura lieu le 1^er octobre 2019.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le 17 octobre 2019.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

Le nombre de sièges, leur répartition, la répartition du personnel dans les collèges électoraux ainsi que la répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral sont définis dans l’article 3 du Protocole d’Accord Préélectoral en vue de l’élection du Comité Social & Economique de l’UES Portakabin SAS – Portakabin Modulaire SAS signé le 2 juillet 2019.

ARTICLE 3 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont définies dans l’article 4 du Protocole d’Accord Préélectoral en vue de l’élection du Comité Social & Economique de l’UES Portakabin SAS – Portakabin Modulaire SAS signé le 2 juillet 2019.

ARTICLE 4 – LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale

Les dispositions relatives aux listes de candidats 1^er tour – ainsi qu’à l’éventuel 2^ème tour – et à la propagande électorale sont définies dans l’article 5 du Protocole d’Accord Préélectoral en vue de l’élection du Comité Social & Economique de l’UES Portakabin SAS – Portakabin Modulaire SAS signé le 2 juillet 2019.

4.1. Professions de foi et logo

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),

• Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,

jusqu'au jour et heure fixés avec le prestataire, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au jour et heure fixés avec le prestataire, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

ARTICLE 5 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent accord.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 6 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

6. 1. Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

2. Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

3. Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

4. Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

5. Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.

6. Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou web formation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

  7. Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

8. Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 7 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du mercredi 25 septembre 2019 à 8h au mardi 1^er octobre 2019 à 12h30

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du lundi 14 octobre 2019 à 8h au jeudi 17 octobre 2019 à 12h30

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs.

Important :

Aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par cet accord.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 8 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 9 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 10 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

ARTICLE 11 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• carence de candidat au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 12 – DEPOT

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail, conformément aux dispositions des articles L. 2314-10 et L. 2324-12 du nouveau Code du travail.

Fait à Templemars, le 2 juillet 2019.

En 5 exemplaires originaux dont un pour chaque partie

Pour la Direction

Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté

Pour la CFE-CGC

Délégué Syndical

Pour la CGT

Délégué Syndical