AVENANT N°1 à l’Accord sur le télétravail

Entre la Direction de l’UES Espacil, représentée par son représentant légal,

D’une part,

Et, les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES Espacil :

• CFDT, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale,

• FO, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale,

• UNSA, représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical,

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit.

Préambule 

La Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ont conclu, le 2 juillet 2020, un accord sur le télétravail.

Pour rappel, cet accord devait entrer en vigueur le 1er novembre 2020. Compte-tenu du contexte sanitaire covid19, l’accord a été suspendu et son application a débuté le 28 juin 2021.

La Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES, se sont rencontrées le 4 octobre 2021 afin d’analyser les premiers éléments des 3 premiers mois de sa mise en œuvre. Des éléments ont montré la nécessité de revoir la rédaction de certains points de l’accord. A ce titre, 3 réunions de négociations se sont tenues les 2 et 6 décembre 2021 et le 6 janvier 2022.

L’article 3 - Postes et activités compatibles/Critères d’éligibilités, a été modifié afin de réduire l’ancienneté minimale dans l’emploi pour accéder au télétravail. Dans l’article 4.2.2 - Lieu d’exercice du télétravail : lieux dérogatoires, il a été ajouté la possibilité de télétravailler depuis un tiers lieu personnel. Dans l’article 4.3.1 - Télétravail hebdomadaire avec fixation des jours télétravaillés, les dispositions pour les salariés à 90% ont été revues. Dans l’article 4.3.2 - Télétravail selon un volume de jours mensuels modulables, il a été revu la date limite de pose des jours de télétravail dans le SIRH. Dans l’article 4.3.3 - Télétravail occasionnel, il a été précisé que celui-ci peut être combiné avec les formules de télétravail régulier. L’article 5.3 - Avenant au contrat de travail a été revu pour adapter la durée de l’avenant télétravail au contrat de travail. Enfin, l’article 7.5 – Assurance a également été mis à jour afin de prendre en compte la notion de tiers lieu dans la partie assurance et l’article 11 - Suivi de l’accord afin de suivre les demandes de dérogations.

L’ensemble des articles ci-dessus est donc modifié et remplacé par la rédaction ci-après.

Deux nouveaux articles ont été ajoutés à savoir l’article 4.3.5 - Formations à distance et 4.3.6 - Modalités d'accès au télétravail des salariées enceintes.

Article 3 – Postes et activités compatibles/Critères d’éligibilités

Les parties affirment que par principe tous les personnels de l’UES Espacil peuvent être éligibles à cette modalité d’organisation du travail dès lors que le télétravail est compatible avec l’exercice des activités par les salariés de manière autonome.

Le recours au télétravail ne doit en aucun cas nuire au bon fonctionnement de l’entreprise.

Les parties reconnaissent donc que les activités qui impliquent nécessairement une présence physique dans l’entreprise, notamment afin de recevoir le public, ou soit en raison des équipements, ne sont pas éligibles au télétravail.

Il est ainsi convenu que plusieurs critères cumulatifs doivent être remplis au jour de la demande du salarié pour accéder au télétravail :

Critères liés à l’emploi :

• Double volontariat (collaborateur et responsable hiérarchique) ;

• Confiance réciproque entre le collaborateur et son responsable hiérarchique ;

• Activités, tâches compatibles avec le télétravail, ne rendant pas la présence dans les locaux de l’entreprise impérative ;

• Equipements compatibles avec le télétravail (exemple : équipements uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou associés à des impératifs de confidentialité et de sécurité) ;

• La compatibilité avec le fonctionnement du service, le télétravail ne peut ni perturber son bon fonctionnement  ni nuire à la performance individuelle et collective ;

• Il est nécessaire que le salarié dispose des connaissances informatiques nécessaires à la maîtrise des outils et applications informatiques utilisés, à défaut l’employeur lui proposera les formations nécessaires ;

• Considérant que le télétravail sous-entend que la nature du travail effectué doit se prêter à l’emploi des technologies de l’information, leurs utilisations ne doivent pas générer de risque particulier, concernant la confidentialité et l’intégrité des données traitées, dans les mêmes conditions qu’en présentiel ;

• L’emploi ne doit pas nécessiter l'utilisation exclusive de dossiers physiques.

L’appréciation et la validation des critères liés à la possibilité de travailler à distance pour un emploi sont effectuées par le responsable (N+1) avec le soutien en cas de besoin de la Direction des Ressources Humaines.

Critères liés à la personne :

• Le salarié doit être volontaire et prendre l’initiative de la demande de télétravail ;

• Il doit justifier d’un contrat de travail (CDI, CDD, alternance) ;

• Il doit avoir une ancienneté dans son emploi de 3 mois minimum au sein de l’UES; Dans la mesure où cela ne remet pas en cause la bonne intégration du salarié et sous réserve que le télétravail n’entrave pas l’apprentissage et qu’il soit compatible avec les objectifs pédagogiques ; une possibilité de déroger dans certains cas particuliers sera étudiée entre les 3 parties (le collaborateur, le manager et le service RH) et traité avec équité par le service RH.

• Seuls les salariés relevant d’un régime de travail à temps plein ou d’un régime de temps partiel au moins égal à 80 % d’un temps plein peuvent recourir au télétravail ;

• L’autonomie du salarié dans son poste et dans la gestion du temps de travail ;

• La prise en compte des salariés en situation de handicap (mesures particulières en fonction des préconisations de la médecine du travail) ;

• La prise en compte de la situation médicale particulière du salarié attestée par le médecin du travail.

Critères liés à l’environnement de travail :

• Le salarié doit posséder un espace de travail conforme à la bonne réalisation de son travail (cf. article 7 et alinéas) ;

• Le salarié doit disposer d’une ligne internet de type box xDSL (ADSL, VSDL) ou fibre, avec le wifi activé pour y connecter l’ordinateur portable ;

• Les installations électriques du domicile du salarié doivent être conformes aux normes NF en vigueur (prise terre et disjoncteur) ;

• Le salarié doit disposer d’une assurance habitation couvrant l’exercice de son activité en télétravail ;

• Cette forme d’organisation du travail ne doit pas constituer un risque pour la santé et/ou la sécurité du télétravailleur (charge de travail, déconnexion, conditions d’hygiène et de sécurité etc).

Article 4 – Les différents types de télétravail

4.2.2 Lieu d’exercice du télétravail : lieux dérogatoires 

Les lieux dérogatoires possibles sont :

• Un espace de travail mis à disposition par l’entreprise différent de celui de l’affectation du salarié sous réserve de disponibilité et d’accord du responsable. Exemple : agences, siège, résidences ;

• Un tiers lieu professionnel : espace de coworking ;

• Un tiers lieu personnel déclaré au service RH (adresse à communiquer pour intégration dans l’avenant au contrat de travail) ;

• Autres lieux en France métropolitaine : confère article 4.3.3 et 4.3.4. relatifs au télétravail occasionnel et télétravail à l’initiative de l’employeur (cas de force majeur, épidémie).

Pour des raisons de sécurité informatique et de protection des données personnelles, il est interdit de :

• Connecter le matériel professionnel à un point d’accès internet wifi public ;

• Utiliser l’équipement dans les cafés, cyber-cafés, restaurants, halls de gare, transports publics, ou tous les autres lieux publics.

4.3 Modes d’organisation du télétravail

4.3.1 Télétravail hebdomadaire avec fixation des jours télétravaillés

Le télétravail avec fixation des jours télétravaillés concerne des salariés ayant des activités pouvant être organisées facilement à distance.

Cette formule de télétravail permet au salarié d’exercer son activité professionnelle à distance un ou deux jours maximum par semaine.

Les jours de télétravail (journées entières uniquement afin de respecter des considérations d’équilibre de vie, de santé, et de respect de l’environnement) sont choisis en concertation entre le salarié et son manager, et précisés dans l’avenant au contrat de travail du salarié.

Les salariés à temps partiel à 80% sont éligibles au télétravail hebdomadaire à hauteur d’une journée maximum par semaine. Les salariés à temps partiel à 90% sont éligibles au télétravail hebdomadaire en formule fixe à hauteur de 1.5 jours incluant la ½ journée de temps partiel.

En cas de refus du responsable écrit et motivé, les services des Ressources Humaines de l’UES Espacil pourront être consultés.

4.3.2 Télétravail selon un volume de jours mensuels modulables

Pour des salariés dont l’activité ne permet pas de définir à priori et de manière constante les jours de télétravail, l’avenant au contrat de travail prévoira un volume mensuel de jours télétravaillés dans la limite de 5 jours par mois (journées entières uniquement afin de respecter des considérations d’équilibre de vie, de santé, et de respect de l’environnement). Les journées de télétravail seront posées dans le SIRH au plus tard le 15 du mois précédent. Le nombre de jours télétravaillés positionnés sur une même semaine est limité à deux jours maximum. En cas de refus du responsable écrit et motivé, les services des Ressources Humaines de l’UES Espacil pourront être consultés.

A titre exceptionnel, les salariés à temps partiel à 90% sont également éligibles à 5 jours maximum. A ce titre, la 5e journée de télétravail pourra être positionnée sur 2 demi-journées par mois. Ces dernières devront être posées sur la demi-journée de temps partiel.

4.3.3 Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel a vocation à répondre à des situations ponctuelles. Il ne fait pas l’objet d’un avenant au contrat de travail, mais donne lieu à l’information préalable du responsable et à validation de celui-ci dans le SIRH. Le refus doit impérativement être exprimé et motivé par email, en fonction des critères de l’accord.

Le lieu de télétravail peut être différent du domicile principal. Il convient d’informer son responsable.

Les situations de télétravail occasionnel (demi-journées ou journées) sont ouvertes aux salariés disposant d’outils de travail à distance mis à disposition par l’entreprise.

Par nature, il est limité dans le temps. Il est recommandé de ne pas dépasser 5 jours par an. En conséquence, les articles 5.2 et 5.3 ne sont pas applicables aux télétravailleurs occasionnels du présent accord.

Le télétravail occasionnel peut-être combiné avec les formules de télétravail régulier (hebdomadaire ou volume mensuel) dans la limite des 5 jours annuels accordés au titre du télétravail occasionnel.

4.3.5 Formations à distance

Les formations proposées aux salariés en visioconférence pourront se réaliser en télétravail sans impacter le planning de télétravail habituel du salarié.

4.3.6 Modalités d'accès au télétravail des salariées enceintes

L’article 5 de la loi visant à accélérer l’égalité économique et professionnelle (L. n° 2021-1774, 24 déc. 2021 : JO, 26 déc.) modifie l'article L. 1222-9 du code du travail précité et prévoit désormais que l'accord d'entreprise sur le télétravail devra préciser, les modalités d'accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail.

En pratique, la salariée pourrait donc bénéficier de la possibilité de télétravailler dès le début de sa grossesse et jusqu’au congé de maternité dès lors qu’elle a informé le service RH de sa grossesse et sous réserve des recommandations du médecin du travail afin d’organiser le rythme du télétravail conjointement.

En effet, les salariées enceintes n’ont pas un droit automatique au télétravail par crainte que le télétravail se substitue dans certains cas à de nécessaires arrêts de travail.

Article 5 – Principes généraux de l’organisation du télétravail

5.3 Avenant au contrat de travail

Les situations de télétravail font l’objet d’un avenant à durée déterminée au contrat de travail d’une durée maximale de douze (12) mois. La date de mise en application des avenants est fixée au 1^er novembre. En cas de mise en place à une date différente du 1^er novembre, la date de fin de l’avenant sera établie au 31 octobre.

Au terme de l’avenant, la reconduction éventuelle et ses conditions doivent faire l’objet d’un avenant de renouvellement. Les avenants précisent notamment :

• Les modalités d’exécution du télétravail (la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours télétravaillés ou le volume mensuel de jours télétravaillés, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint par l’employeur).

• Le lieu de travail, et notamment le lieu de rattachement,

• Le rattachement hiérarchique du salarié,

• Le matériel mis à disposition,

• Les conditions de réversibilité du télétravail,

• La durée de la période d’adaptation.

Article 7 – Environnement à domicile du télétravailleur, équipement et assurance

7.5 Assurance

Le télétravailleur s’engage à s’assurer préalablement à la mise en place du télétravail que l’utilisation de son domicile ou d’un tiers lieu personnel à des fins de télétravail est compatible avec sa couverture assurance habitation.

Article 11 – Suivi de l’accord

Afin d’assurer une continuité dans le dialogue social, les parties conviennent de créer une commission de suivi de l’accord qui se réunit au moins une fois par an. Son rôle étant d’évaluer la bonne application de l’accord, pour cela il sera fourni aux membres de la commission un bilan des demandes et des demandes de dérogation, du suivi des demandes et des motifs de refus par critères. A titre dérogatoire, une première commission de suivi se tiendra dans les 6 mois suivant l’entrée en vigueur du présent accord. Cette commission de suivi sera composée de trois délégués syndicaux, des représentants de proximité, d’un manager, d’un membre de la CSSCT ainsi que de trois membres de la direction.

INFORMATION, DEPOT ET PUBLICITE

Le présent avenant sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ESPACIL.

Il sera déposé par l’entreprise à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) – Unité Territoriale d’Ille-et-Vilaine en version électronique via la plateforme de télé procédure dédiée : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe du conseil des Prud’hommes de Rennes.

Afin d’informer les salariés sur leurs droits issus du présent accord, la Direction et les organisations syndicales conviennent de communiquer auprès des salariés sur les dispositions de la présente. Mention de cet avenant figurera sur les tableaux d’affichage de la Direction réservés à cet effet et l’avenant en totalité sera consultable sur le site intranet de l’UES ESPACIL.

Fait à Rennes le 13 janvier 2022,

En cinq exemplaires originaux.

Pour la Direction de l’UES Espacil, Pour l’organisation syndicale CFDT,

Madame XXX. Madame XXX.

Pour l’organisation syndicale FO,

Madame XXX.

Pour l’organisation syndicale UNSA,

Monsieur XXX.