PROTOCOLE D'ACCORD

POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

INTRODUCTION

Entre la Société AJINOMOTO ANIMAL NUTRITION EUROPE S.A.S., prise en la personne de ses représentants qualifiés,

Et les Organisations Syndicales intéressées, prises en la personne de leurs représentants dûment mandatés,

Est intervenu l'accord préélectoral ci-dessous en vue des élections de la délégation du personnel du comité social et économique pour les établissements d’Amiens et de Paris.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles selon les modalités suivantes.

Article 1^er – Nombre de sièges à pourvoir

Pour l’établissement d’Amiens :

L’effectif de l’entreprise, arrêté au 27 février 2019 est de 394.84 salariés, comprenant notamment les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures.

Compte tenu de l’effectif actuel, le nombre de sièges à pourvoir est de 11 pour les titulaires et de 11 pour les suppléants.

Pour l’établissement de Paris :

L’effectif de l’entreprise, arrêté au 27 février 2019 est de 33.01 salariés, comprenant notamment les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures.

Compte tenu de l’effectif actuel, le nombre de sièges à pourvoir est de 2 pour les titulaires et de 2 pour les suppléants.

Article 2 – Nombre et composition des collèges électoraux- Répartition des sièges

Pour l’établissement d’Amiens :

Le personnel est réparti en trois collèges :

-1^er collège : Ouvriers et Employés

-2^ème collège : Agents de maîtrise et Techniciens

-3^ème collège : Cadres

Les effectifs par collège sont les suivants :(personnel électeur)

-1^er collège : 163 salariés

-2^ème collège : 101 salariés

-3^ème collège : 52 personnes

Les 11 sièges de titulaires et les 11 sièges de suppléants seront ainsi répartis :

-1^er collège : 6 titulaires et 6 suppléants

-2^ème collège : 3 titulaires et 3 suppléants

-3^ème collège : 2 titulaires et 2 suppléants

Pour l’établissement de Paris :

En accord avec l’ensemble du personnel de l’établissement de Paris et les organisations syndicales, le personnel est réparti en un collège unique :

Ouvriers, Employés, Agents de maîtrise, Techniciens et Cadres

Article 3 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes :

Conformément à l’article L.2314-30 du Code du Travail, les listes de candidats (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque l’application de cette règle n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l’entier :

• supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Dans l’hypothèse où la représentation d’un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu’il ne puisse être en première position sur la liste.

Enfin, les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

A cet égard, la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :

Pour l’établissement d’Amiens :

-1^er collège : 20.25 % de femmes et 79.75 % d’hommes

-2^ème collège : 34.65 % de femmes et 65.35 % d’hommes

-3^ème collège : 36.54 % de femmes et 63.46 % d’hommes

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

-1^er collège : 1 femme et 5 hommes

-2^ème collège : 1 femme et 2 hommes

-3^ème collège : 1 femme et 1 homme

Pour l’établissement de Paris :

L’effectif de l’entreprise, arrêté au 27 février 2019 est de 33.01 salariés, comprenant notamment les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures.

Compte tenu de l’effectif actuel, le nombre de sièges à pourvoir est de 2 pour les titulaires et de 2 pour les suppléants.

Le collège ouvriers-employés est composé de 3 femmes (dont 2 éligibles).

Le collège Techniciens est composé de 6 femmes (dont 4 éligibles) et 1 homme.

Le collège Cadres est composé de 7 femmes (dont 6 éligibles) et 16 hommes (dont 13 éligibles).

Compte tenu de la faible représentativité du collège employés (pas d’ouvrier dans l’établissement de Paris), les salariés de l’établissement de Paris ont souhaité maintenir un collège unique en vue des élections professionnelles. Conformément à l’article L 2314-10 du code du travail, la direction de l’entreprise et l’ensemble des organisations syndicales représentatives ont donc convenu par voie du présent accord l’instauration d’un collège unique pour l’établissement de Paris comprenant les catégories: Employés, Techniciens et Cadres.

1 femme (48,48%) et 1 homme (51,51%)

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l’alternance entre les sexes n’est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au

Juge d’instance l’annulation de l’élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Article 4 – Date et lieux de scrutin

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges au 27 février 2019 et le second tour éventuel au 13 mars 2019.

Article 5 – Listes des Electeurs et Eligibles

Les listes électorales, établies par la Direction pour chaque catégorie professionnelle, seront affichées sur les panneaux réservés à la Direction, le 23 janvier 2019.

D'un commun accord, l'adresse, la date et le lieu de naissance des électeurs et éligibles ne figureront pas sur ces listes.

Il est rappelé que sont électeurs, les salariés de l’entreprise, français ou étrangers, âgés d’au moins 16 ans, n’ayant pas fait l’objet d’une condamnation les frappant d’incapacité électorale

et travaillant depuis au moins trois mois au moins dans l’entreprise à la date du jour des élections et n’ayant encouru aucune des condamnations prévues par le Code électoral, ainsi que les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions de l’article L.111-2 2° du Code du Travail (présence dans les locaux de la société AJINOMOTO ANIMAL NUTRITION EUROPE et ce depuis 12 mois au moins) et qui ont choisi d’être électeurs au sein de la société AJINOMOTO ANIMAL NUTRITION EUROPE.

Sont éligibles, les électeurs âgés de 18 ans accomplis et ayant travaillé sans interruption depuis un an au moins, au moment du 1^er tour de scrutin.

Ne peuvent être désignés les salariés qui ont été condamnés pour indignité nationale ou qui ont été déchus de leurs fonctions syndicales en application des ordonnances des 27 juillet modifié et 26 Septembre 1944.

Article 6 – Listes de candidats

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote par correspondance, les dates limites de dépôt de candidatures sont fixées pour le premier tour au 8 février 2019 à 10 heures et pour le second tour au 1^er mars 2019 à 10 heures. Les listes de candidats à chaque instance, établies par collège et par écrit en distinguant titulaires et suppléants, seront déposées au Service Ressources Humaines contre récépissé.

Elles seront affichées par la Direction sur ses panneaux le jour même de la limite de dépôt.

Au premier tour, seules les organisations syndicales seront habilitées à présenter des candidats, au second tour, les candidatures seront libres.

Article 7 – Propagande électorale

Les Organisations Syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise.

Article 8 – Bulletins de vote et vote par correspondance

Les bulletins de vote, imprimés par la Direction, porteront très lisiblement l'en-tête ou les initiales de l'organisation syndicale qui présente la liste, ainsi que l'instance concernée et le tour de scrutin.

Les bulletins pour l'élection des titulaires et celle des suppléants ne seront pas de la même couleur et différeront selon le collège.

L'électeur devra passer dans l'isoloir à chaque vote, une première fois pour les titulaires, une seconde pour les suppléants.

Les Salariés absents à la date limite fixée pour la communication des listes à la Direction en raison d'un arrêt de travail pour accident, maladie, congé de maternité, congés payés, congé parental ou sabbatique, comportant une reprise de travail prévue pour une date postérieure à la date du scrutin auront la faculté de voter par correspondance de même que les salariés envoyés en mission par Ajinomoto Animal Nutrition Europe et les salariés devant selon leur roulement ou leur horaire de travail effectuer un poste de nuit à la date prévue pour le scrutin.

Cette disposition sera étendue à tout salarié dont l'arrêt de travail nous parviendrait à une date antérieure à la date d'envoi des documents relatifs au vote par correspondance.

La liste des salariés intéressés sera arrêtée par la Direction et affichée sur les panneaux réservés aux communications de la Direction.

Au plus tard 8 jours avant chaque tour de scrutin, la Direction adressera à chacun des salariés intéressés :

• un exemplaire de chacun des bulletins de vote, titulaires et suppléants, correspondant aux listes présentées dans le collège,

• deux enveloppes portant respectivement l'indication "titulaires" (n°1) et "suppléants" (n°2),

• une enveloppe portant les indications relatives à l'élection, notamment le collège et

l'identité du salarié (n° 3)

• une enveloppe pré-affranchie (boîte postale Ajinomoto Animal Nutrition Europe) (n°4)

seront joints à l'envoi une notice explicative : les bulletins seront respectivement placés dans les enveloppes n°1 et n° 2 qui, cachetées, seront disposées dans l'enveloppe n° 3, elle-même cachetée, l'enveloppe n° 4 servant pour l'acheminement.

Une boite postale sera spécialement ouverte à l’occasion des élections professionnelles.

Pour le 1^er tour, la boite postale sera relevée le 27 février 2019 à 11h30 par la direction des ressources humaines et un membre d’un bureau de vote. Les organisations syndicales pourront accompagner la direction et le membre d’un bureau de vote afin de récupérer les votes par correspondance.

Si un second tour est nécessaire, la boite postale sera relevée dans les mêmes conditions le 13 mars 2019 à 11h30.

Les modalités de vote par correspondance seront étendues à l'ensemble des salariés postés dont le repos est prévisible à la date du scrutin, soit le 27 février 2019, soit éventuellement en cas de 2^ème tour le 13 mars 2019 ainsi qu’à l’ensemble du personnel de l’établissement de

PARIS.

Article 9 – Bureau de Vote

Pour l’établissement d’Amiens, il sera constitué un bureau de vote par collège. Ce bureau présidera aux opérations dans le collège considéré, simultanément pour l'élection des titulaires et celle des suppléants, en utilisant deux urnes distinctes et assurera le dépouillement et l'établissement des procès-verbaux comportant proclamation des résultats.

La Direction mettra à la disposition de chaque bureau de vote, le matériel nécessaire ainsi que deux exemplaires de la liste électorale du collège concerné.

Le bureau de vote sera composé de trois électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné :

• un président : l’électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire.

• deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou à défaut, des salariés volontaires

Il est précisé que les candidats aux élections ne pourront pas tenir le bureau de vote.

Un représentant de la Direction assistera le bureau dans toutes ses opérations, notamment pour l'émargement des électeurs et le dépouillement du scrutin.

Les procès-verbaux dressés par les bureaux de vote, emportant éventuellement désignation des élus, seront affichés par les services de la Direction sur les panneaux réservés à cet effet.

Article 10 – Horaires du scrutin

Le scrutin pour les trois collèges se déroulera pour chaque tour de scrutin aux heures suivantes :

De 9 H à 15 H

Le lieu de vote (numéros de salle) sera précisé par note séparée.

La participation au scrutin ainsi que la participation aux bureaux de vote n'emportera aucune perte de salaire.

Article 11 - Dépouillement

A l’issue du scrutin, les bureaux de vote procèderont au dépouillement.

Les urnes seront ouvertes et le nombre d’enveloppes sera vérifié : seront considérés comme nuls, les bulletins portant des signes de reconnaissance, injures, bulletins panachés, illisibles, sans enveloppes, les bulletins titulaires trouvés dans une enveloppe suppléant et inversement.

Au 1^er tour, les bureaux de vote vérifieront si le quorum est atteint. La répartition des sièges s’effectuera à la plus forte moyenne. En l’absence de quorum, les bureaux procèderont au dépouillement des votes.

Fonctionnement des CSE

Ces éléments seront intégrés dans le règlement intérieur du CSE

Information :

L’information du CSE est principalement assurée par la mise à disposition des documents sur la BDES à laquelle tous les membres du CSE auront accès.

Les représentants du personnel et Syndicaux au CSE :

Pour les représentants du personnel, il est convenu entre les parties la composition suivante :

• Un nombre de membres titulaires et de membres suppléants, déterminé conformément à l’article L.2314-1 du Code du Travail (11 titulaires et 11 suppléants pour l’établissement d’Amiens et 2 titulaires et 2 suppléants pour l’établissement de Paris).

• Les délégués syndicaux sont de droit représentant syndical au CSE. Il bénéficie des heures liées à leur mandat de délégué syndical.

• Le ou les représentants syndicaux au CSE assistent aux séances du CSE avec voix consultative.

Le bureau du CSE :

Les moyens spécifiques alloués aux membres du bureau du CSE :

• Un ordinateur portable.

Heures de délégations des membres du CSE :

Chaque membre titulaire du CSE bénéficiera d’un crédit global d’heures de délégation de 288h (24h/mois).

La mutualisation de ces heures de délégation est possible, dans les conditions légales applicables, à savoir deux conditions cumulatives :

• Respect d’un délai de prévenance de huit jours avant l’utilisation des heures transférées.

• Ce transfert ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Par ailleurs, le cumul d’un mois à l’autre des heures de délégation est possible avec les deux limites suivantes :

• cumul possible dans la limite de douze mois glissants ;

• Utilisation mensuelle limitée à une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Assurer la traçabilité des heures :

Afin d’assurer le suivi des heures de délégation, le représentant du personnel qui utilise des heures de son contingent remplira à priori un bon de délégation mentionnant la date et la durée prévisible du temps de délégation. Ce bon sera complété après l’utilisation des dites heures de délégation de telle sorte qu’un état précis de l’utilisation des heures soit établi.

Durée du mandat :

• La durée des mandats des membres du CSE est de quatre ans.

• Le nombre de mandats successifs n’est pas limité.

Cause de cessation de fonction :

Le suppléant à vocation à remplacer le membre titulaire du CSE absent lorsque l’absence est temporaire.

Si le remplacement est définitif, le membre suppléant devient titulaire pour toute la durée du mandat restant à courir jusqu’aux prochaines élections du CSE.

Le remplacement des titulaires est réalisé conformément à l’article L.2314-37 du Code du Travail.

Ainsi afin de conserver un nombre constant d’élus titulaires et suppléants au sein du CSE, les parties conviennent :

• Que le suppléant nommé titulaire de manière définitive sera remplacé comme suppléant par le premier candidat non élu de la liste à laquelle appartenait le titulaire dont les fonctions ont cessé.

• Que dans le cas où le siège du suppléant devient vacant, ce mandat de suppléant sera pourvu par le premier candidat non élu de la liste à laquelle appartenait le suppléant à remplacer.

Réunions du CSE et CSSCT :

Le CSE se réunit sur convocation du président au moins onze fois par an avec un calendrier prévisionnel, voire douze si nécessaire.

Au moins quatre de ces réunions en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de sécurité, de santé et conditions de travail.

Pour cette partie, sont également présent le responsable de la sécurité de l’entreprise et le médecin du travail.

N’est pas déduit du contingent d’heures de délégation des membres du CSE, le temps passé aux réunions.

Lorsque les réunions sont organisées par demi-journée ou journée complète, les représentants du personnel travaillant habituellement en horaire posté seront considérés comme travaillant en horaire de jour tout en garantissant le maintien de leur rémunération.

Les représentants du personnel qui sont en repos le jour de la réunion :

• Pourront effectuer une note de frais pour le trajet domicile/entreprise.

• Les heures de réunion seront créditées en heures supplémentaires.

Formations des membres du CSE :

Au début de chaque mandat, les élus titulaires et suppléants du CSE bénéficient d’un stage de formation économique ainsi que la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail conformément aux dispositions légales en vigueur.

En fonction du besoin, des formations collectives pourront être organisées.

Les représentants syndicaux au CSE peuvent également suivre une formation au titre du congé de formation économique sociale et syndicale.

Budgets et moyens du CSE :

Le budget du CSE est composé :

• D’une subvention de fonctionnement de 0,20% de la masse salariale.

• D’une revalorisation du taux à 1.1%, exprimé en pourcentage de la masse salariale de chaque établissement, pour les activités sociales et culturelles.

La masse salariale de référence pour ces deux budgets est celle prévue par la législation en vigueur.

Un local équipé d’un ordinateur fixe, d’une connexion Internet, d’un téléphone fixe et d’une imprimante est mis à disposition du CSE.

Commission SSCT :

• Une commission Santé Sécurit é et conditions de Travail est mise en place au sein du CSE.

• La CSSCT sera composée de quatre membres titulaires et quatre membres suppléants. (2 cadres, 2 techniciens et 4 ouvriers)

• Les membres titulaires et suppléants bénéficieront d’une formation nécessaire à l’exercice de leur mission en matière de santé, sécurité et conditions de travail conformément aux dispositions légales en vigueur.

• 3 membres du CSE (1 cadre, 1 technicien, 1 ouvrier) pourront participer au COPIL sécurité qui se réunit 1 fois par mois.

Principes de la gestion de carrière des représentants du personnel :

En application des principes d’équité et de non-discrimination, l’entreprise assure un déroulement de carrière, pendant le mandat et à l’issue du mandat, et une évolution de la rémunération “non impactée” par l’engagement syndical dans les mêmes conditions que pour l’ensemble des salariés.

Ainsi tout représentant du personnel aura une évolution conforme au développement des compétences et aux besoins de l’entreprise.

Dans l’objectif de rechercher un bon équilibre entre l’exercice des activités professionnelles et des fonctions syndicales ou électives, l’accent sera mis sur :

• Le lien étroit avec l’activité professionnelle pour le représentant du personnel afin de préserver son employabilité.

• La compatibilité entre la mission professionnelle et l’engagement syndical.

Utilisation des moyens informatiques :

Afin de donner aux CSE des moyens modernes de communication avec les salariés et de développer la communication concernant les activités sociales et culturelles, les écrans d’information sont mis à la disposition du CSE.

Les membres du CSE pourront utiliser le réseau informatique.

Les membres du CSE auront accès au compte messagerie, afin de faciliter :

• La communication avec la direction.

• La communication avec le personnel pour les activités sociales et culturelles exclusivement.

Relations sociales et syndicales :

Afin de développer la connaissance des salariés sur le rôle du dialogue social et l’implication des managers sur ce sujet, il est convenu de renforcer la communication vis à vis de tous les salariés :

• sur le rôle du dialogue social.

• sur le fonctionnement des nouvelles instances.

• sur l’importance d’avoir une forte représentativité.

L’entreprise renforcera également la formation des managers, y compris avec les organisations syndicales, sur :

• l’intérêt du dialogue social pour l’entreprise.

• l’implication des managers dans le dialogue social.

• Enfin, pour permettre aux élus d’exercer leur mandat dans de bonnes conditions, le service du personnel assurera, après les élections, la formation des managers des nouveaux élus sur la gestion des représentants du personnel dont notamment la conciliation de l’activité professionnelle avec l’engagement syndical.

• Il est également convenu que cette formation sera aussi dispensée en cas de changement de managers pendant l’exercice d’un mandat.

Article 12 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du Comité Economique et Social pour les Etablissements d’Amiens et de Paris se déroulant le 27 février 2019 pour le premier tour et le 13 mars 2019 pour le second tour.

Il est convenu qu’une copie du présent protocole préélectoral sera transmise à l’inspection du travail. Il sera affiché dès sa signature pour information au personnel.

Fait à Amiens en 5 exemplaires originaux, le 21 janvier 2019.

Pour le Syndicat CFDT Pour le Syndicat FO

Le Représentant de la section syndicale Le Délégué Syndical

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Pour Ajinomoto Animal Nutrition Europe

Le Président Le Directeur Usine

XXXXXXXX XXXXXXXX

Le Directeur Ressources Humaines

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