Accord d'entreprise "ACCORD ENTREPRISE TELETRAVAIL" chez SOLIHA CENTRE VAL DE - SOLIDARITE HABITAT CENTRE VAL DE LOIRE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE TELETRAVAIL

ENTRE

L’ASSOCIATION SOLIHA CENTRE VAL DE LOIRE,

Représentée par Monsieur XXX,

Agissant en qualité de Directeur Général,

D’une part,

ET

La C.F.D.T.

Représentée par Madame XXX,

En qualité de Déléguée syndicale, dûment habilitée,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

La période de confinement que nous venons de traverser nous a amené à avoir recours de façon importante au télétravail sans préparation et sans négociation collective préalable. L’objectif de cet accord est donc, au regard du contexte sanitaire persistant, de proposer des bases de fonctionnement général pour la mise en place du télétravail au sein de l’association.

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (article L.1222-9 du Code du travail modifié par l’Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 – article 21).

En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec les objectifs de performance économique et sociale de l’entreprise.

Plusieurs conditions doivent être réunies pour que l’on puisse qualifier le télétravail :

• Le travail que le salarié effectue hors des locaux de l’entreprise (à domicile ou dans des espaces de co-working par exemple) doit pouvoir être exécuté aussi en interne.

• Il doit être effectué de façon volontaire.

• Il est réalisé grâce aux technologies de l’information et de la communication (TIC) (ce qui exclut les travailleurs qui effectuent certaines tâches nécessitant un présentiel).

Le télétravail occasionnel, non régi par le présent accord, peut néanmoins être envisagé à titre temporaire et mis en place au cas par cas ou collectivement afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire (intempéries, épidémie, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, situation médicale hors arrêt de travail et préalablement validé par le Médecin du travail, etc.).

Il nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile. Dans tous les cas, il doit donner lieu à une demande préalable au cadre référent (ou éventuellement par le manager en cas de situations temporaires telles que visées précédemment, en vue de préserver la santé des collaborateurs) et à son accord écrit (par exemple par courriel).

Accès au télétravail

Double volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur concernés, sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure.

Dès lors qu’un salarié informe l’employeur de sa volonté de passer au télétravail, l’employeur peut, après examen, accepter ou refuser sa demande.

Éligibilité

Le télétravail est ouvert à tout salarié de l’entreprise, quel que soit son poste ou son emploi sous réserve qu’il soit partiellement au moins compatible avec une externalisation du travail et les nécessités de service posés par la direction, et dès lors qu’il justifie d’un an d’ancienneté au sein de l’entreprise. Une période d’essai de trois mois sera proposée.

Conditions d’éligibilité

Sont éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• travailler dans le cadre d’un temps complet ou d’un temps partiel au moins égal à 50% ;

• justifier d’une ancienneté minimale de 1 an ;

• exercer leurs fonctions de façon autonome, être apte à s’organiser sans soutien managérial rapproché.

Sont en revanche exclus du télétravail les salariés dont les fonctions doivent nécessairement être exercées physiquement dans l’entreprise en raison d’équipements particuliers ou toute autre raison rendant impérative la présence du salarié dans l’entreprise.

Sont également exclus du télétravail les salariés dont le logement serait incompatible avec ce mode d’organisation du travail et notamment en ce qui concerne la sécurité (impossibilité d’avoir un espace réservé au travail, installation électrique non conforme, etc.).

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.

Conditions matérielles

Le salarié devra donc s'assurer de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il s’assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes. Il s’engagera à fournir l’ensemble des éléments permettant à l’employeur de valider les conditions matérielles du télétravail.

Enfin, il devra disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

Les conditions de passage en télétravail dans le cadre de circonstances exceptionnelles

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’État sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord.

Ce télétravail exceptionnel devra être autorisé par le manager au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée pour cause de pic de pollution, d’intempéries majeures ou de grève nationale dans les transports publics.

Le manager devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de télétravail exceptionnel.

Mise en œuvre du télétravail

Candidature

Le salarié candidat au télétravail devra postuler auprès de sa direction en remplissant une fiche de candidature. Un entretien sera réalisé avec sa direction au bout de trois mois. Cet entretien est obligatoire. Il est distinct de l'entretien annuel d'évaluation.

Formalités relatives à la demande de passage en télétravail

Le salarié qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit formuler une demande écrite et motivée, qu’il transmettra à son manager et au service des ressources humaines.

Cette demande donnera lieu à un entretien avec le salarié pour analyser ses motivations et étudier le respect des conditions d’éligibilité.

Une réponse sera transmise au salarié dans un délai maximum de 1 mois à compter de la réception de sa demande. Tout refus devra être motivé par écrit.

Acceptation

Le télétravail est accordé aux salariés selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs, maintien d’un service, évaluation des charges de travail).

La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation du cadre référent sur la base d’une évaluation objective, étant rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son employeur.

Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

La mise en place du télétravail donnera lieu à la rédaction d’un document écrit. En cas de changement de poste du salarié, ce document sera réactualisé et adapté à ce changement. Ce document précisera notamment :

• la date de démarrage et la période d’adaptation

• l’adresse du lieu principal (ou de l’espace de co-working) où s’exerce le télétravail

• les conditions de réversibilité ;

• les équipements mis à disposition et leurs conditions d’utilisation.

Période probatoire

En cas d’accord du salarié et de l’employeur pour recourir au télétravail de manière régulière, une période probatoire de 3 mois est aménagée pendant laquelle chacune des parties peut mettre un terme à cette forme d’organisation du travail en respectant un délai de prévenance d’une semaine calendaire. Le salarié retrouve alors son poste dans les locaux de l’entreprise.

Réversibilité

Après cette période probatoire de trois mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, il pourra être mis fin au télétravail, soit à la demande du collaborateur, soit à celle de l’Association.

• Si la demande émane du salarié, celui-ci devra transmettre sa demande par écrit à son manager.

• Si la demande émane de l’encadrement, ce dernier recevra le collaborateur pour lui exposer les motifs de résiliation, et cette décision lui sera notifiée par écrit (courrier remis en main propre ou par LRAR).

La date de remise ou de réception du courrier de résiliation fera alors courir le préavis d’un mois visé précédemment.

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’entreprise, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

Lieux

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu, où au sein de l’espace de co-working indiqué par le salarié.

A titre exceptionnel, le collaborateur qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement sa direction. Dans ce cas, le salarié s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord.

Les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail

Les travailleurs handicapés pourront, à leur demande, exercer leur activité en télétravail, dès l’embauche ou au cours de l’exécution de leur contrat, dès lors que leur poste y est éligible.

Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et la médecine du travail, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

Modalités d’organisation du télétravail

Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Le nombre de jours télétravaillés est encadré par un accord entre les syndicats et l’employeur, il pourra être révisé en fonction d’un bilan partagé sur la mise en place opérationnelle du télétravail :

Afin de préserver le lien social et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail ne peut s’organiser qu’à raison de :

• Deux journées par semaine au maximum pour un équivalent temps plein,

• Une journée par semaine au maximum pour un temps partiel

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra donc être au minimum de 3 jours par semaine pour un temps plein, sans préjudice de jours de congés payés.

Les jours de télétravail sont pris par demi-journée ou journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation du cadre référent, situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable dudit encadrement concerné par une telle demande.

Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité de la direction. Cette dernière est vigilante et garante des temps de présence collectifs nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’association. Elle tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des salariés concernés.

Le télétravail est organisé sur la base de jours établis dans le cadre d’un planning hebdomadaire ou mensuel validé par la direction préalablement.

Report

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de l’association, le cadre référent peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler dans les locaux de l’association lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours. Dans ce cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.

Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses heures de début et de fin de travail en utilisant le logiciel de gestion du temps et des activités (Octime), installé sur son ordinateur et accessible sur son smartphone.

Aussi, l’ensemble des salariés de l’association ont accès à un agenda en ligne sur lequel sont inscrits les jours télétravaillés et les jours de travail au sein de l’entreprise, de sorte que les directions et les autres services connaissent en temps réel la situation de travail de chaque salarié.

Tout salarié en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable sa direction et obtenir un accord écrit (par exemple par courriel).

Plages horaires et « communication » avec le salarié en télétravail

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail à l’association. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans aucun dépassement.

Le salarié se doit d’être joignable pendant ses horaires de télétravail, par téléphone, mail et sur les outils collaboratifs d’usage dans l’association.

En dehors de ces plages horaires, le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.

Droit à la déconnexion

L’association réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle des salariés.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Les outils numériques visés sont :

- Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires,

- Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion wifi, internet/intranet…

Pour les travaux nécessitant une connexion au serveur de l’association pour accéder au réseau et aux courriels, il n’existe pas d’obligation de connexion hors de temps de travail.

Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre.

Pour les autres fonctionnalités (sms, appels téléphoniques), les salariés pourront également être amenés à y recourir hors temps de travail, en cas de situation particulière et exceptionnelle telle que l’urgence ou cas de force majeure.

Aucune sanction ne pourra être prise par l’entreprise à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail.

Il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel au sein de l’association, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque manager devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur s’étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.

Il est rappelé à chaque salarié de :

• s’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un collaborateur ou un client par téléphone,

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,

• prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », pour les périodes de congés ou d’absence, permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

L’association invite les cadres et leurs équipes à limiter l’usage de la messagerie électronique entre
18h30 et 8h30 ainsi que le week-end.

La bonne pratique implique qu’il convient d’éviter, sauf urgence ou cas de force majeure, l’envoi des mails durant ces périodes.

En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate.

Réalisation du télétravail

Moyens et équipements

L’association met à disposition du salarié en télétravail, les outils informatiques nécessaires à l’exercice de son activité. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.

Ces équipements demeurent la propriété de l’Association et devront être restitués en cas d’arrêt du télétravail ou en cas de départ de l’entreprise.

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition et des petites fournitures en cas de besoin.

Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition

Le salarié en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique et de téléphonie lui ayant été confié par l’association à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales.

Le collaborateur en télétravail a l’obligation d’informer sans délai sa direction et le service informatique le cas échéant, en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol des équipements mis à disposition par l’Association.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail entraînant une impossibilité de télétravailler (coupure d’électricité, de téléphone, de réseau informatique, etc.), l’Association pourra demander au salarié de revenir exercer ses fonctions dans les locaux de l’association afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution des difficultés techniques.

Assistance technique

Le salarié pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique de l’entreprise en charge de la maintenance pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile ainsi que pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques et de téléphonie mis à disposition.

Sensibilisation au télétravail

Afin de faciliter le passage en télétravail et son exercice, l’entreprise proposera à tout nouveau salarié candidat, une « formation-sensibilisation » présentant le télétravail (tel qu’il est envisagé et pratiqué au sein de l’association), les spécificités de ce mode d’organisation du travail, notamment en matière de protection de la santé et de la sécurité du personnel dans ce cadre ainsi qu’une une formation technique à l’utilisation des équipements et solutions informatiques mis à leur disposition.

Conditions d’exercice

Le collaborateur n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Ainsi, le télétravail est exclusif de la garde d’enfant.

Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’association notamment en matière de concentration et de bruit.

Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le salarié sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’association, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité.

Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition en veillant à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son cadre de toute anomalie constatée.

L’association prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le salarié en période de télétravail à des fins professionnelles.

Il incombe donc au salarié en période de télétravail de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l'association, relatives à la protection des données et à leur confidentialité.

Assurances

L’association prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle. L’entreprise dispose pour cela d’une assurance multirisque informatique liée à l'utilisation d'un matériel professionnel au domicile d’un salarié.

Si les dommages résultent d’une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de l’association n’est pas engagée.

Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s’engage à signaler sa situation à son assureur. Il sera demandé aux télétravailleurs à domicile la remise préalable d’un certificat d'assurance attestant de l'extension de leur contrat d’assurance habitation à l’exercice du télétravail salarié.

Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail.

A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le collaborateur sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.

Si cela engendre une majoration de la cotisation d’assurance habitation, le salarié sera en droit d’en demander le remboursement à l’employeur.

Accidents liés au travail

L’association prend en charge les accidents du travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens sa Direction dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.

L’association procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM tel que la loi l’y autorise.

Suivi et pilotage du télétravail

Suivi managérial

La direction est tenue de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe, que les salariés soient télétravailleurs ou non.

Le télétravail s’accompagne de la mise en place de pratiques managériales spécifiques qui « impliquent de nouvelles responsabilités partagées entre l’employeur et le salarié, dans une recherche de performance collective et d’excellence opérationnelle, en veillant à respecter l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ».

Il en ressort que le télétravail repose sur un postulat fondamental – la relation de confiance entre un responsable et chaque salarié en télétravail – et deux aptitudes complémentaires – l’autonomie et la responsabilité, nécessaires au télétravail.

Afin de s’assurer du bon exercice du télétravail, plusieurs espaces d’échange sont proposés entre le cadre référent et le salarié :

• Un point par quinzaine entre le cadre référent et le nouveau télétravailleur dans le premier mois d’exercice du télétravail,

• Un point à l’issue de la période probatoire de trois mois,

• Un point spécifique sur le télétravail dans le cadre de l’entretien annuel, dans sa partie portant notamment sur les conditions d'activité du salarié, sa charge de travail, la bonne réalisation des missions ainsi que sa compatibilité avec le télétravail.

Enfin, tout salarié en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son manager ou de la RRH en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.

Référent télétravail

Un référent télétravail est nommé au sein de l’entreprise, en la personne de la RRH. Son rôle sera de :

• Répondre aux questions et conseiller les collaborateurs qui souhaiteraient un échange sur le sujet du télétravail, au-delà des informations transmises par leur manager,

• Soutenir le dialogue et la régulation entre le salarié et sa direction sur le sujet du télétravail,

• Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (par exemple un formulaire de demande, etc.),

• Archiver les documents relatifs au télétravail (demande des salariés, formulaire d’acceptation, etc.),

• Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail.

Egalité de traitement

Pour le bénéfice et l’exercice des droits individuels et des droits collectifs, les salariés qui seront amenés à exécuter leur prestation en télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs.

Durée de l’accord, dénonciation et révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Il pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation à tout moment dans les conditions prévues aux articles L 2261-7 et suivants du code du travail.

Notification, publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de sa signature.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L 2231-6 du Code du Travail.

Fait à Tours, le 22 janvier 2021