Accord d'entreprise "ACCORD DE KONICA MINOLTA BSF RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL" chez KONICA MINOLTA - KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS FRANCE (Siège)

ACCORD DE KONICA MINOLTA BSF RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL

Entre les soussignés :

La Société KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS France, SAS au capital de 29.365.200 euros, dont le siège social est situé 365/367 route de saint Germain à Carrières sur Seine (78420), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro B302 695 614, représentée par Monsieur Alain BENDAVID en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes, D’une part,

Et :Les organisations syndicales représentatives de salariés :

- le syndicat CFDT, représenté par :

• M.

• M.

- le syndicat CFE-CGC, représenté par :

• M.

• Mme.

- le syndicat FO représenté par :

• M.

• M.

• M.

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PRÉAMBULE

Les négociations ont été ouvertes le 9 janvier 2018 et se sont déroulées en date des 16 janvier 2018 « R - 0 », 24 janvier 2018 « R-2 », 26 avril 2018 « R-3 » et 24 mai 2018 « R-4 ».

Le contenu des dispositions qui suivent s’inscrit notamment dans le cadre d’une volonté de la Direction et des partenaires sociaux, d’offrir aux collaborateurs qui le souhaitent et qui sont éligibles, une flexibilité supplémentaire dans l’exercice de leurs fonctions, en ayant recours à ce qui est appelé « télétravail » à domicile.

Parmi les avantages qui ont guidé cette politique d’entreprise de Konica Minolta BSF nous retenons notamment :

• une organisation plus flexible et attrayante pour les collaborateurs en place ;

• une image d’entreprise innovante et socialement responsable qui attire de nouveaux talents ;

• une entreprise où « il fait bon travailler » avec un sentiment d’appartenance renforcé ;

• une entreprise qui travaille dans le sens du développement durable (moins trajets et de transports) ;

• une entreprise soucieuse de ses collaborateurs et qui leur offre :

  • Un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée,

  • Une gestion du temps de travail plus flexible et moins fatigante notamment en raison des temps de trajets entre le domicile et le lieu de travail

  • Une réduction de l’absentéisme

  • Une limitation du risque accidents de la route

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur la bonne compréhension et application du dispositif de télétravail tel que défini ci-après par les collaborateurs concernés tout comme par leur encadrement.

Après information et consultation du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail, il a été décidé ce qui suit :

Article 1 – Périmètre de l’accord

Le présent accord est applicable au périmètre de la Société Konica Minolta Business Solutions France à compter de la date de sa signature.

Article 2 – Définition et durée du télétravail à domicile

L’article L.1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC) dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci ».

Au sein de Konica Minolta BSF, le télétravail à domicile ne pourra être exercé qu’à raison d’un (1) jour par semaine.

Le domicile s’entend comme étant le lieu de résidence habituelle en France métropolitaine du télétravailleur et est placé sous sa responsabilité pleine et entière.

L’adresse du domicile est obligatoirement déclarée à la Direction des Ressources Humaines par le salarié au moment de son entrée en télétravail et sera spécifiquement mentionné dans l’avenant conclu. Le télétravailleur sera tenu d’informer immédiatement la Direction des Ressources Humaines de tout changement ultérieur d’adresse de son domicile.

Article 3 – Conditions d’éligibilité au télétravail (salarié et poste)

Le télétravail ne peut être ouvert qu’à des métiers ou activités compatibles avec cette forme d’organisation.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés, quel que soit leur statut, en contrat à durée indéterminée dont la période d’essai est terminée et qui justifient d’une ancienneté de 9 mois minimum dans le poste, ceci afin de leur permettre de disposer des connaissances suffisantes sur l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise.

Sont éligibles au télétravail les salariés dont le travail et l’activité en télétravail ne gênent pas le fonctionnement de l’équipe et ne nécessitent pas de soutien managérial rapproché.

Les critères d’éligibilité sont notamment :

• Bénéficier d’un CDI à temps plein ;

• Justifier de 9 mois d’ancienneté minimum dans le poste occupé ;

• Exercer une activité réalisable en autonomie à distance avec un PC portable ;

• Etre équipé, à titre personnel, d’une connexion ADSL suffisante pour pouvoir exercer ses missions.

Ne peuvent pas être éligibles au télétravail les collaborateurs ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels ou la nécessité d’une présence physique (notamment : hôtesses d’accueil, magasiniers, employés services généraux etc.).

Il est précisé que les fonctions Commerciales et les fonctions de Service Clients dont le métier est, par nature itinérant, ne sont pas éligibles au télétravail.

Par ailleurs, les Directeurs et Chefs de services ne sont pas concernés par le présent accord.

Enfin, il incombe aux managers de veiller à ce que le nombre de collaborateurs de leurs équipes bénéficiant du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service et l’organisation des équipes.

Article 4 – Les modalités de mise en place du télétravail

4.1 La demande

La mise en place du télétravail est subordonnée à l’accord du manager et de la Direction des Ressources Humaines qui apprécieront la demande du salarié en fonction des conditions d’éligibilité.

La demande du collaborateur doit être écrite et adressée à la Direction des Ressources Humaines (teletravail@konicaminolta.fr), en copie le manager direct, selon les dates communiquées annuellement par la Direction. (Un entretien est organisé par le manager et la Direction des Ressources Humaines et une réponse écrite et motivée est faite dans un délai maximum de deux (2) mois à compter de la date de remise ou d’envoi de la demande, par la Direction des Ressources Humaines).

4.2 L’avenant au contrat de travail

L’organisation de l’activité en télétravail doit être prévue par avenant au contrat de travail précisant notamment :

• La fixation du jour télétravaillé sur la semaine ;

• Le lieu de télétravail ;

• Les plages horaires durant lesquelles le collaborateur en télétravail pourra être joint celles-ci devant être, pour les non cadres, en correspondance avec l’horaire habituel du fonctionnement du service, être à l’intérieur des horaires d’ouverture de l’établissement et tenir compte du statut du salarié concerné ;

• Le matériel mis à sa disposition ;

• L’indemnité mensuelle de prise en charge des frais ;

• Les conditions de réversibilité du télétravail à domicile.

• /…/

L’avenant est signé pour une durée déterminée d’un (1) an.

Chaque année, la Direction des Ressources Humaines organisera une session de traitement des candidatures. Au terme de l’étude, des différentes candidatures recueillies, il sera procédé à la signature des avenants annuels.

4.3 Période d’adaptation

Afin de s’assurer que le dispositif répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail d’une durée de trois (3) mois est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Durant cette période d’adaptation, chacune des parties pourra mettre fin à cette forme d’organisation du travail moyennant un délai de prévenance d’au moins un (1) mois pour l’employeur et 48 heures pour le collaborateur. Cette demande d’arrêt du télétravail devra être formulée par écrit (courriel, lettre remise en main propre ou lettre recommandée avec accusé de réception) à l’attention de la Direction des Ressources Humaines (teletravail@konicaminolta.fr). Une confirmation écrite sera alors adressée au collaborateur et mettra automatiquement fin au télétravail sous un délai d’un (1) mois ou 48 heures, suivant le cas.

Le salarié reprendra son activité sur son site de rattachement de manière permanente.

4.4 Planification des jours de télétravail et suspension provisoire

Les jours de télétravail sont définis en accord avec le manager et inscrits dans l’avenant au télétravail.

La modification exceptionnelle est possible par accord mutuel et devra faire l’objet d’un échange écrit par courriel (ex : clôture, réunion ou évènement requérant la présence du salarié etc.).

Il est précisé que le télétravail est suspendu en cas d’action de formation.

En cas de besoin « business » avéré ou besoin organisationnel lié à l’effectif présent, le manager pourra informer le collaborateur (par écrit) d’une suspension provisoire du télétravail pour une durée d’un (1) mois renouvelable deux fois et ce, moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires minimum.

Il est précisé que si le jour de télétravail coïncide avec un jour férié ou n’est pas effectué pour tout autre motif, celui-ci ne donnera pas droit à repositionnement.

4.5 Réversibilité définitive

Le salarié peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail à domicile à tout moment et sous réserve de respecter un délai de prévenance de 48 heures.

Le manager peut mettre fin à l’organisation de l’activité du collaborateur en télétravail à domicile à tout moment après en avoir informé le collaborateur et la Direction des Ressources Humaines (teletravail@konicaminolta.fr), et en respectant un délai de prévenance d’au moins un (1) mois.

Le salarié effectue alors de nouveau et entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise, sur son site de rattachement.

4.6 Changement de fonction

L’avenant au contrat de travail est valable et applicable uniquement pour le poste que le collaborateur occupe à la date de l’avenant au contrat de travail. Tout changement de poste rendra automatiquement l’avenant caduc.

Une nouvelle demande pourra être formulée par le collaborateur.

Article 5 – Organisation du télétravail

5.1 Formation au télétravail

Une action de formation sera réalisée dans le mois suivant la mise en place du télétravail.

5.2 Organisation matérielle

En signant son avenant, le télétravailleur atteste sur l’honneur que son logement répond aux exigences d’une activité en télétravail à domicile ainsi que de la conformité des installations électriques de son domicile en tant que lieu de travail et certifie d’une assurance habitation multirisques.

Si le collaborateur souhaite s’assurer de cette conformité électrique, il pourra faire appel à sa charge à un prestataire référencé par l’entreprise proposant un tarif négocié.

La non-conformité du logement aux exigences d’une activité en télétravail à domicile et/ou la non-conformité électrique du logement, sont des motifs de refus du télétravail.

Chaque télétravailleur disposera d’équipements fournis par KMBSF. Il disposera également d’un accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie et ce, selon la politique applicable au sein de l’entreprise.

Les équipements sont les suivants :

• PC Portable (personnel ou de pool)

• Solution de téléphonie

L’intégralité de l’équipement devra être restitué en bon état en cas de cessation du télétravail à domicile ou de rupture du contrat de travail dans un délai maximal de huit (8) jours à compter de la date de rupture du contrat de travail ou d’arrêt de l’avenant en télétravail.

Le collaborateur devra disposer d’une connexion internet dont le débit lui permet de travailler de façon normale (sans interruption ou lenteur). Le service informatique testera la qualité de la liaison internet avant la mise en place du télétravail. En cas de changement de domicile, le télétravailleur devra justifier que le nouveau lieu est éligible à la pratique du télétravail auprès du service informatique.

Article 6 – Conditions de travail

6.1 Temps de travail

KMBSF veillera, par des rappels réguliers, au respect des règles légales en vigueur en matière de temps de travail :

• Semaine de six (6) jours maximum ;

• Repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimum ;

• Repos journalier de 11 heures consécutives minimum ;

• Durée maximum hebdomadaire de travail de 42 heures par semaine en moyenne sur 12 semaines consécutives et de 48 heures par semaine maximum absolu ;

• Amplitude maximale de 13 heures.

L’avenant au contrat de travail précisera les plages horaires d’accessibilité pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté par l’entreprise et ne vaque pas à ses occupations personnelles.

En dehors de son temps de travail, le collaborateur bénéficie d’un droit à la déconnexion tel que prévu par l’accord d’entreprise signé en date du 2 juin 2017.

6.2 Charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués suivant les mêmes méthodes et critères utilisés pour les travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise.

Les objectifs fixés et les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Il est précisé que pendant les absences pour maladie ou congés, le collaborateur habituellement en télétravail ce jour-là ne pourra pas travailler à son domicile.

6.3 Evolution professionnelle et gestion de carrière

Chaque année, comme à l’ensemble des collaborateurs de KMBSF, l’employeur garantit à chaque télétravailleur un entretien avec son manager au cours duquel la charge de travail et l’activité professionnelle sont évaluées, les perspectives de carrière sont examinées.

6.4 Maintien du lien social

Les parties conviennent de limiter la situation de télétravail de telle sorte que le télétravailleur soit présent au moins quatre (4) jours par semaine au sein de l’équipe dans les locaux de l’entreprise. Le manager et le collaborateur organisent des réunions téléphoniques régulières afin de préserver le lien social et éviter l’isolement.

Les collaborateurs en télétravail doivent participer aux réunions pour lesquelles leur présence est requise par leur manager qui les planifiera suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur de s’organiser.

6.5 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées.

Le télétravailleur doit respecter et appliquer ces règles de sécurité. A défaut, l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité pourra être envisagé.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

En cas d’accident pendant le jour de travail à domicile prévu par l’avenant au contrat de travail, le lien professionnel sera présumé. Le collaborateur devra en informer son manager et la Direction des Ressources Humaines dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 24 heures. Le collaborateur devra fournir tous les éléments nécessaires à la déclaration d’accident de travail à la Direction des Ressources Humaines.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le collaborateur en informera son manager dans les délais légaux applicables et ne devra pas travailler.

6.6 Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit respecter la Charte en vigueur dans l’entreprise en matière de confidentialité et protection des données.

Il doit veiller à préserver la confidentialité des accès et données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

6.7 Incident technique

En cas d’incident technique (connexion, matériel,…) empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité, il doit en informer immédiatement son manager et le support technique afin de ne pas demeurer dans cette situation.

6.8 Assurances

Le collaborateur qui opte pour le télétravail doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance. Il devra informer cette dernière qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil de public à raison d’un (1) jour par semaine et son contrat multirisque habitation doit couvrir sa présence pendant ses journées de télétravail. Le salarié devra fournir à la Direction des Ressources Humaines, tous les ans, une attestation d’assurance précisant cette couverture.

Le matériel fourni par l’entreprise pour l’exercice du télétravail n’entre pas dans la couverture de l’assurance du salarié.

6.9 Prise en charge financière

L’entreprise versera une indemnité forfaitaire mensuelle de 12,50 € (imposable et soumise à cotisations) correspondant à prise en charge d’une quote-part des frais d’électricité, de chauffage ou autres frais fixes supportés au titre de l’espace professionnel dédié au sein de la résidence principale. Cette indemnité sera versée sur 11 mois afin de tenir compte des congés annuels.

6.10 Repas

Aucune prise en charge liée au repas ne sera versée au salarié pour les jours travaillés à domicile.

6.11 Egalité de traitement et respect des avantages individuels et collectifs

Les télétravailleurs conservent les mêmes droits et avantages que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 7 – Télétravail occasionnel ou temporaire
Exécuté de façon exceptionnelle et après autorisation du manager, le travail à domicile occasionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence. Cette situation est ouverte aux salariés disposant déjà d’outils de travail à distance mis à disposition par l’entreprise. Elle ne nécessite pas la réalisation préalable d’un diagnostic électrique ou le justificatif d’une assurance habitation multirisques, couvrant celui lié à l’exercice d’une activité professionnelle. Ces situations qui doivent être justifiées auprès du manager doivent rester exceptionnelles. Le télétravail occasionnel doit être formalisé par échange de mail avec le manager direct 48 heures avant la date prévue.

Article 8 – Rôle des IRP

La signature d’un accord relatif au télétravail à domicile sera précédée d’une information/consultation du CHSCT.

Article 9 – Commission de suivi

Une commission de suivi ad hoc composée des représentants de la Direction des Ressources Humaines, d’un membre du CHSCT et d’un membre du CE se réunira annuellement et analysera le rapport élaboré par la Direction des Ressources Humaines et comprenant :

• Nombre de télétravailleurs répartis par statut et sexe ;

• Nombre de jours télé travaillés annuellement ;

• Nombre de demandes acceptées et refusées ;

• Nombre d’accidents du travail ;

• Améliorations ou changements souhaitées.

Article 10 – Durée – Révision – Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le jour de sa signature.

Il pourra à tout moment être modifié ou dénoncé, en respectant la procédure prévue aux articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.

La demande de révision peut intervenir, à tout moment, à l’initiative de l’employeur ou de l’une des organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision en application de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. Cette demande devra faire l’objet d’une lettre recommandée avec avis de réception adressée à l’intégralité des organisations syndicales précitées, et le cas échéant à l’employeur.

L’employeur et les organisations syndicales précitées se réuniront, au plus tard dans un délai d’un mois, à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Les parties signataires ont également la possibilité de le dénoncer, moyennant un préavis de 3 mois.

La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt.

Les conséquences de cette dénonciation sont régies, notamment, par les articles
L. 2261-10 et L. 2261-11 du Code du travail.

Article 11 – Dépôt et Publicité

Un exemplaire du présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), ainsi qu’au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Le dépôt sera accompagné des pièces listées à l’article D. 2231-7 du Code du Travail et une version sur support électronique sera également communiquée à la DIRECCTE.

Conformément au décret n°2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, le présent avenant sera rendu public et intégré dans une base de données nationale. Il est convenu entre les parties que cette publication se fera, à la demande de la partie se chargeant du dépôt de l’avenant dans les conditions prévues par l’article D.2231-2 du code du travail, sans mention des noms et prénoms des négociateurs et signataires.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise.

Enfin, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention en sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur intranet.

***

A Carrières sur Seine, le 24/05/2018

Fait en 5 exemplaires originaux, dont deux pour les formalités de publicité.

• Pour la Société Konica Minolta Business Solutions France :

- Le Directeur des Ressources Humaines

• Pour les Organisations syndicales représentatives :

- le syndicat CFDT, représenté par :

• M.

- le syndicat CFE-CGC, représenté par :

• M.

- le syndicat FO représenté par :

• M.