Accord d'entreprise "Accord télétravail" chez KONICA MINOLTA - KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL

KMBSF

Entre les soussignés :

La Société KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS France, dont le siège social est situé 365/367 route de saint Germain à Carrières sur Seine (78420), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro B302 695 614, représentée par Madame ………………… en sa qualité de directrice des ressources humaines, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes, D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives de salariés :

- le syndicat CFDT, représenté par :

• M. ………………

• M. ………………

- le syndicat CFE-CGC, représenté par :

• Mme. ………………

• M. ……………………..

- le syndicat FO représenté par :

• M. ………………………

• Mme …………………..,

• M. ………………………..

D’autre part,

Il a été arrêté et convenu ce qui suit.

Après avoir préalablement rappelé que le présent accord fait suite à la dénonciation le 27 avril 2021 de l’accord télétravail du 24 mai 2018 par l’intersyndicale KMBSF. La direction a ouvert des négociations avec les syndicats représentatifs. Les réunions se sont tenues le 16 septembre et le 23 septembre.

Il est rappelé que le présent dispositif s’inscrit dans le respect des dispositions de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020.

Les signataires ont par ailleurs rappelé la nécessité d’avoir une organisation agile qui réponde aux besoins business ; souligné l’importance du développement d’une forme d’aménagement des conditions de travail socialement responsable qui promeut la qualité de vie au travail et rappelé l’importance de ce dispositif pour le développement et la promotion de la « marque employeur » KMBSF.

Conscients enfin que cet accord ne répond pas à toutes les situations existantes, les parties signataires ont d’ores et déjà convenu de se réunir, à l’initiative de la direction, à l’issue des six et douze premiers mois de mise en place du nouveau dispositif télétravail afin d’en faire le bilan et, le cas échant, de le compléter par avenant.

Le présent accord annule et remplace toutes les dispositions préalablement en vigueur au sein de l’entreprise.

Article 1 – Périmètre de l’accord

Le présent accord est applicable au périmètre de la Société Konica Minolta Business Solutions France à compter de la date de sa signature.

Article 2 – Définition

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Il existe trois formes de télétravail au sein de KMBSF, le télétravail régulier (cf Titre 1) le télétravail occasionnel (cf Titre 2) et le télétravail exceptionnel (cf Titre 3).

Article 3 – Principes généraux applicable au télétravail

3.1 – Droits et devoirs

Tout télétravailleur dispose des mêmes droits et devoirs que les autres salariés placés dans des conditions comparables travaillant dans les locaux de l’entreprise.

3.2 – Volontariat 

Le télétravail résulte d’un double volontariat dans l’entreprise : seul le salarié peut en faire la demande et seul le manager peut l’accepter. Il faut que le salarié et le manager soient tous les deux d’accord sur le principe et les modalités du télétravail afin que celui-ci puisse être mis en place.

3.3 - Respect du temps et de la charge de travail 

L’ensemble des dispositions et accords concernant les droits des salariés, et notamment ceux concernant le respect du temps de travail, de repos et relatifs à la charge de travail, demeurent applicables aux situations de télétravail.

La charge de travail, les normes et les critères d'évaluation du télétravailleur sont équivalentes à celles fixées pour les salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Le manager effectue un suivi trimestriel d’activité et des modalités d’exercice de l’activité en télétravail avec son collaborateur . Cet échange porte notamment sur l'évaluation de la charge de travail.

Les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail sont discutées lors de l'entretien annuel.

Le télétravail ne modifie ni la durée ni l’organisation du temps de travail du télétravailleur. Chaque salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les durées maximales de travail et de repos applicables au sein de l’entreprise (cf. article 4).

Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf sur demande écrite du manager.

Il est également entendu que pendant les suspensions du contrat de travail (maladie, congés, etc.), le salarié ne pourra pas télétravailler. Par ailleurs, le télétravailleur et son manager s’engagent à respecter les dispositions en faveur du droit à la déconnexion (cf. article 4).

3.4 - Respect des droits collectifs du télétravailleur 

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs que les autres salariés, notamment des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections aux instances représentatives du personnel, ainsi que du même accès aux informations syndicales et à la formation.

3.5 - Statut du télétravailleur 

La situation de télétravail ne modifie pas le contenu du poste et reste sans incidence vis-à-vis des missions qui lui sont allouées.

3.6 - Statut du représentant du personnel télétravailleur 

La prise d’heures de délégation, ne peut constituer, pour le représentant du personnel éligible, un motif de suspension du télétravail.

3.7 - Sécurité et protection du télétravailleur 

Selon l’article L. 1222-9 du code du travail « l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. » Cette présomption est non irréfragable.

3.8 - Impératifs de sécurité et de confidentialité des données traitées

Le télétravail doit être exécuté dans le respect des données, de leur confidentialité et du matériel fournis par la société.

Le télétravailleur doit, au même titre que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, se conformer strictement à la réglementation applicable dans l’entreprise en matière de confidentialité des données et d’utilisation des outils de travail.

Le télétravailleur doit assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

Article 4 – Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion se définit comme le droit pour tout salarié, sans que cela puisse lui être reproché ou qu’il puisse être sanctionné, de ne pas être connecté à des outils numériques professionnels matériels ou dématérialisés en dehors de son temps de travail habituel (c’est-à-dire en dehors de ses horaires de travail durant lesquels il est à la disposition de son employeur).

Ainsi, le salarié ne doit pas répondre aux courriels, aux appels téléphoniques et aux SMS, en dehors de ses heures habituelles de travail (ou temps d’astreinte), pendant ses temps de repos, ses congés, RTT et/ou arrêts de travail.

Les règles relatives au droit à la déconnexion ne doivent pas compromettre l’exigence d’une continuité de service lors de circonstances urgentes ou exceptionnelles. Ces circonstances font l’objet d’une information et d’un examen par la commission SSCT du CSE.

Il est rappelé que le droit à la déconnexion permet de garantir le respect du repos quotidien, du repos hebdomadaire ainsi que des durées maximales de travail notamment pour les salariés au forfait jours.

• Ainsi, le télétravailleur devra, sur la base d’un emploi à temps plein, organiser son temps de travail en respectant les règles légales et conventionnelles en vigueur en matière de temps de travail : Semaine de 6 jours maximum,

• Repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimum,

• Repos journalier de 11 heures consécutives minimum,

• Durée maximale hebdomadaire de travail de 42 heures par semaine en moyenne sur 12 semaines consécutives et de 48 heures par semaine maximum absolu,

• Amplitude maximale de 10 heures.

En tout état de cause, les salariés sont encouragés à privilégier l’organisation de réunions sur les plages horaires entre 9h00 le matin et 18h00 le soir (en présentiel ou à distance), sans modifier les horaires collectifs applicables au sein du service.

Le manager doit veiller au respect de ce droit et échanger avec le salarié sur ces aspects lors de la mise en place du télétravail, et dès lors que le salarié le sollicite.

Article 5 – Dispositions spécifiques liées à l’utilisation des outils de communication à distance

Les collaborateurs restent joignables par mail, téléphone et messagerie instantanée interne (Team’s) et plus généralement, par tout moyen de communication disponible.

Dans le respect de ses horaires de travail et des dispositions de l’article 3.3 précité, chacun doit veiller à un usage raisonnable des outils de communication et notamment :

• Limiter l’usage de la messagerie électronique entre 21h00 et 8h00, ainsi que le week-end et pendant les congés,

• Veiller à envoyer les courriels pendant les temps habituels de travail, à défaut privilégier l’option d’envoi différé ;

• Veiller à répondre dans la demi-journée à une sollicitation de son collaborateur et/ou manager,

• Spécifier le degré d’urgence des mails envoyés ;

• Si nécessaire, fixer des plages pour répondre aux mails, se déconnecter de la messagerie pour pouvoir traiter les dossiers de fond (notamment grâce à l’utilisation de la fonction « ne pas déranger » sur Teams) ;

• Sélectionner de façon appropriée les destinataires du message ;

• Attribuer des intitulés de mails clairs en précisant idéalement leur finalité.

L’exemplarité de la Direction, des managers et des salariés dans l’utilisation des outils numériques est essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous.

Afin d’accompagner les salariés dans la mise en œuvre de ces bonnes pratiques, l’entreprise mettra en place une formation obligatoire sur la gestion des outils de communication à distance, notamment dans l’objectif du respect du droit à la déconnexion.

Article 6 – Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail à travers une certaine souplesse dans la mise en œuvre du dispositif.

Ainsi, si cela favorise le maintien dans l’emploi de ces travailleurs handicapés, le volume maximal de jours de télétravail et leur organisation pourront être ajustés à la situation en concertation avec le salarié concerné, le manager et le service RH.

Titre 1 – Le télétravail régulier

Le télétravail régulier se définit comme une forme d’aménagement du travail récurrente à distance, organisée sur la semaine et formalisée par un avenant au contrat de travail.

Article 7  : Eligibilité au télétravail régulier

7.1 – Fonction 

Le présent dispositif est applicable à tous les salariés de KMBSF, à l’exception des salariés occupant des fonctions nécessitant une présence indispensable sur site et/ou des fonctions impliquant des déplacements et l’exécution d’une partie de leur activité hors des locaux de l’entreprise (ex : fonctions commerciales, consultants, techniciens d’intervention, etc …). A titre indicatif, la liste des fonctions exclues du télétravail régulier chez KMBSF au jour de la signature des présentes est jointe en annexe 1.

Est également exclut du télétravail régulier le temps d’astreinte qui est du temps non travaillé ou encore du travail en réseau entre plusieurs sites de l’entreprise géographiquement distincts, le télétravail devant être réalisé à l’extérieur de l’entreprise.

Plusieurs critères doivent être réunis pour caractériser le télétravail : Le télétravail doit utiliser les TIC (technologies de l’information et de la communication), le télétravail s’effectue en dehors des locaux de l’entreprise et le travail effectué à l’extérieur de l’entreprise aurait pu s’effectuer à l’intérieur de l’entreprise.

7.2 – Statut, ancienneté dans la fonction

Le personnel en CDI ou CDD est éligible au télétravail régulier dès lors qu’il a 6 mois d’ancienneté dans l’entreprise ou 3 mois en cas de changement de poste.

Les contrats « Alternants » sont éligibles au télétravail régulier selon le planning de formation et sous réserve d’une ancienneté d’au moins 6 mois et après accord du Tuteur et du HRBP et dans la limite d’un jour par semaine.

Les stagiaires sont exclus du télétravail régulier.

Article 8  : Compatibilité du poste – lieu d’exercice du télétravail

8.1 – Logement compatible 

Un logement compatible se caractérise par une surface réservée au télétravail et une installation électrique conforme à un exercice satisfaisant de ses missions.

Le télétravailleur s’engage par conséquent formellement à :

• Télétravailler dans un local en conformité avec les normes en vigueur et notamment les normes électriques,

• Exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle ;

• Exercer son travail dans des conditions conformes aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur ;

• Se consacrer à son activité lors de son temps de travail ;

• Disposer d’une ligne internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail (un justificatif pourra être demandé au salarié). La connexion à distance doit être d’une qualité suffisante pour la réalisation des missions du salarié, comme l’envoi ou la réception de tout fichier nécessaire à l’activité par messagerie électronique.

8.2 – Lieu d’exercice du télétravail 

Le lieu d’exercice du télétravail doit être déclaré à la DRH à l’occasion de la demande initiale.

Il peut s’agir du domicile ou d’un autre lieu de résidence du salarié, le coworking est exclu du dispositif.

Dans le cas où le lieu d’exercice du télétravail est différent du lieu de résidence, ce dernier doit se situer à moins d’une heure de trajet d’une agence KMBSF.

En cas de changement de lieu d’exercice du télétravail, le salarié préviendra la DRH en lui indiquant la nouvelle adresse.

Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas, échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l’article 11.

Article 9 : Organisation du télétravail

La mise en place du télétravail procède d’une décision managériale en lien avec le HRBP.

9.1 - La demande de télétravail :

Le salarié formalise sa demande par écrit auprès de son manager, copie au HRBP de référence.

Le manager et le HRBP évaluent si l’activité du salarié, la maîtrise de son poste, son autonomie et les informations qu’il peut être amené à traiter en dehors des locaux de l’entreprise sont compatibles avec le dispositif de télétravail.

Une réponse lui est notifiée dans les 15 jours calendaires suivant sa demande.

En cas de refus du télétravail, celui-ci devra être motivé et ne saurait être définitif. En effet, il pourra être possible de réévaluer la demande de télétravail en fonction de l’évolution du contexte dans lequel se trouvent le demandeur et le service concerné, comme un changement de fonction, une réorganisation du service, … .

Dans le cas où le passage en télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne peut constituer, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

L’organisation de l’activité en télétravail doit être prévue par avenant au contrat de travail précisant notamment : Le/les jours télétravaillés (fixes et/ou prépositionnés) ; la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié est joignable ; Le lieu de télétravail ; Le matériel mis à sa disposition ; Les conditions de réversibilité du télétravail à domicile ; les droits et devoirs du salarié.

L’avenant est signé pour une durée déterminée d’un (1) an, renouvelable par tacite reconduction.

9.2 - Les besoins du service

La mise en place du télétravail ne doit pas avoir d’impact sur la qualité et l’organisation du service.

La capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance (autonomie, soutien managérial renforcé, période d’apprentissage …), la configuration de l’équipe (nombre d’absence simultanées pour la continuité de l’activité) ou encore l’impossibilité technique (coûts techniques liés au transfert informatique), sont autant d’éléments qui seront à prendre en compte au moment de l’examen de la demande de télétravail régulier.

Le manager peut désigner des jours où le télétravail est exclu en raison de l’organisation de l’activité . Il peut de la même manière aménager les jours de télétravail et de présence physique de son équipe en fonction des nécessités de service. Il peut par exemple limiter le nombre de salariés de son équipe concomitamment en télétravail, de façon à préserver la cohésion d’équipe, le lien social et le bon fonctionnement du service.

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir par exemple en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur.

9.3 - La conformité du logement

En signant son avenant, le télétravailleur atteste sur l’honneur que son logement répond aux exigences d’une activité en télétravail à domicile ainsi que de la conformité des installations électriques de son domicile en tant que lieu de travail et certifie d’une assurance habitation multirisques avec mention télétravail.

9.4 – Les équipements fournis par KMBSF

Chaque télétravailleur disposera d’équipements fournis par KMBSF. Il disposera également d’un accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie et ce, selon la politique applicable au sein de l’entreprise.

Les équipements sont les suivants : PC Portable (y compris câble d’alimentation, souris et sacoche de transport) et téléphone professionnel selon le besoin identifié.

L’attribution d’un téléphone professionnel à l’occasion du télétravail est organisé comme suit :

• Pour les salariés occupant des fonctions dont l’activité limite les contacts à des échanges internes, l’utilisation des moyens de communication existants sera privilégié (messagerie instantanée, e-mail),

• Pour les salariés occupant des fonctions nécessitant des contacts réguliers avec nos clients et partenaires externes. Un téléphone professionnel sera mis à disposition sur validation du manager et du service RH (HRBP).

L’intégralité de l’équipement devra être restitué en bon état en cas de cessation du télétravail à domicile ou de rupture du contrat de travail au jour de la date de rupture ou d’arrêt de l’avenant en télétravail.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, le télétravailleur ne sera pas autoriser à utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat (congé, maladie, maternité, …).

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

Le collaborateur devra disposer d’une connexion internet dont le débit lui permet de travailler de façon normale (sans interruption ou lenteur). En cas de changement de domicile, le télétravailleur devra produire à la DRH l’attestation sur l’honneur relative à la conformité du nouveau logement (cf article 9.3).

9.5 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées.

Le télétravailleur doit respecter et appliquer ces règles de sécurité. A défaut, l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité pourra être envisagé.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

En cas d’accident pendant le jour de travail à domicile prévu par l’avenant au contrat de travail, le lien professionnel sera présumé. Le collaborateur devra en informer son manager et la Direction des Ressources Humaines dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 24 heures. Le collaborateur devra fournir tous les éléments nécessaires à la déclaration d’accident de travail à la Direction des Ressources Humaines.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le collaborateur en informera son manager dans les délais légaux applicables et ne devra pas travailler.

9.6 - Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit respecter la Charte en vigueur dans l’entreprise en matière de confidentialité et protection des données.

Il doit veiller à préserver la confidentialité des accès et données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

9.7 - Incident technique

En cas d’incident technique (connexion, matériel,…) empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité, il doit en informer immédiatement son manager et le support technique.

Article 10 : Formation

A l’occasion du déploiement du dispositif, la société met en place des formations e-learning de validation des connaissances obligatoires pour l’ensemble des télétravailleurs. Le présent accord sera par ailleurs remis en mains propre (ou par voie electronique), à toute personne à l’occasion de la signature de son avenant.

De la même manière les encadrants suivront une formation e-learning obligatoire de validation des connaissances sur le management à distance (bonnes pratiques) et sur la présentation complète du dispositif télétravail.

La commission formation KMBSF assurera le suivi du dispositif mis en œuvre et, le cas échéant, formulera ses recommandations sur les adaptations et compléments à apporter au dispositif.

Article 11 : Période d’adaptation – clause de réversibilité - suspension

11.1 - Période d’adaptation 

Une période d’adaptation au télétravail est nécessaire pour chaque nouvelle situation de télétravail d’un salarié. L’objectif de cette période est de vérifier la compatibilité technique et organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l’équipe du télétravailleur).

Elle doit également permettre au salarié de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

La période d’adaptation est fixée à 3 mois.

Pendant cette période, le salarié et le manager pourront sous délai de 15 jours mettre fin au télétravail.

Un entretien de fin de période d’adaptation est planifié à l’issue des 3 mois. Au terme de cette période, un rendez-vous entre le salarié concerné et son manager sera organisé pour s’assurer notamment que cette nouvelle organisation répond bien aux besoins du salarié et du fonctionnement de l’activité du service. A l’issue de cet entretien, les deux parties pourront décider de poursuivre ou non la mise en place du dispositif de télétravail.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste de travail dans les locaux de l'entreprise.

11.2 – Clause de réversibilité

11.2.1 - Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié :

Le salarié peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail à domicile sous réserve de respecter un délai de prévenance d’1 mois.

Le salarié effectue alors de nouveau et entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise, sur son site de rattachement.

La demande sera effectuée par écrit à l’attention du manager et du service RH (HRBP).

La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le manager de la décision de mettre fin au télétravail.

Un bilan professionnel sera réalisé à cette occasion.

11.2.2 - Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l'employeur : L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment si la façon de travailler du salarié s’avérait en inadéquation avec les critères requis ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction.

Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Les raisons de l’arrêt feront l’objet d’un entretien professionnel spécifique en présence du HRBP.

L’arrêt du télétravail à l’initiative du salarié ou de l’employeur n’est pas définitive. Une nouvelle demande pourra être effectuée à l’issue d’une période de six mois.

Article 12 : Indemnité de télétravail – Moyens matériels complémentaires

12.1 – Indemnité de télétravail régulier 

Les collaborateurs se verront octroyer une indemnité forfaitaire de 2,50 euros nets par jour télétravaillé, dans la limite de 55€ par mois.

Cette indemnité sera versée mensuellement, sur la paie du mois M+1, en fonction du nombre de jours télétravaillés et validés dans l’outil de gestion des temps le mois M par le manager.

Le collaborateur à temps partiel à 9/10^ème de temps, se voit attribuer, s’il bénéficie d’une demie-journée de télétravail, une indemnité de 1,25 euros net à l’occasion de cette demie-journée travaillée.

12.2 – Equipements complémentaires de télétravail régulier

Le salarié souhaitant se procurer des équipements complémentaires à ceux déjà fournis par l’entreprise pourra bénéficier d’une prise en charge partielle par l’entreprise. Cette prise en charge financière s’appliquera uniquement à des équipements liés à des contraintes ergonomiques du poste de travail, dont la liste est annexée au présent accord (cf annexe 2).

Ce matériel ainsi acquis restera la propriété du salarié.

L’entreprise remboursera les dépenses engagées à cette occasion aux conditions suivantes :

• La demande de remboursement devra être présentée en une seule fois.

• Quel que soit le nombre de factures présentées, il ne sera procédé qu’à une seule opération de remboursement par note de frais. Une procédure spécifique « télétravail » sera diffusée par la DRH préalablement à l’entrée en vigueur de l’accord.

• Le salarié devra justifier de l’achat de ces équipements de travail sur présentation de factures à son nom. La/Les factures devront être postérieures à la date de signature du présent accord ;

• Conformément à la règlementation URSSAF, l’entreprise prendra en charge 50% des frais justifiés par facture, dans la limite de 150 € TTC.

Les conditions de cette prise en charge pourraient être amenées à évoluer en fonction de la règlementation, notamment en matière Urssaf.

Pour bénéficier de cette pris en charge, le salarié ne devra être ni en période d’essai ni en préavis.

12.3 – Frais de transport 

Le télétravail est sans incidence sur la prise en charge et le remboursement des frais d’abonnement de transport public (50% sur présentation du justificatif).

12.4 – Titres restaurants (tickets restaurants – titres repas)

Les titres restaurant sont attribués en fonction des jours réalisés en présentiel.

Par respect du principe d’équité de traitement pour l’ensemble des salariés travaillant à domicile, l’employeur ne participe pas aux frais de repas (pas de restaurant d’entreprise, pas de titre repas ou de ticket restaurant) du salarié en télétravail.

Article 13 : Nombre et organisation des jours télétravaillés

Le télétravail régulier pourra être organisé comme suit :

13.1 - 1 jour par semaine (TTR1) 

Le jour est prépositionné dans le calendrier prévisionnel du salarié, il est éventuellement modifiable, sur accord entre le manager et le salarié au plus tard le vendredi précédent la semaine concernée.

La modification est opérée dans le système de gestion des temps par le manager.

13.2 - 2 jours par semaine (TTR2) 

Les 2 jours sont prépositionnés dans le calendrier prévisionnel du salarié, un jour est fixe et un jour est éventuellement modifiable, sur accord entre le manager et le salarié au plus tard le vendredi précédent la semaine concernée.

La modification est opérée dans le système de gestion des temps par le manager

13.3 - Présence minimale par semaine en présentiel

Dans tous les cas de figure, le télétravailleur régulier devra être « en présentiel » à minima 3 jours par semaine.

Cas particuliers :

1. Jours fériés et RTT « direction » : la régle de 3 jours de présentiel ne s’applique pas,

2. Jours RTT et CP : la présence minimale hebdomadaire est fixée à 2 jours.

13.4 – Temps partiel

Le télétravail régulier est ouvert au personnel à temps partiel.

Par application de la règle de la présence minimale hebdomadaire, seuls les salariés à 4/5^ème et 9/10^ème entrent dans le champs d’application du dispositif.

Le nombre de jour autorisé est :

• De 1 jour pour un salarié à 80% (4/5ème)

• De 0,5 jour, 1 jour ou 1,5 jour pour une activité à 90% (9/10^ème).

Les dispositions relatives à la présence minimale, s’appliquent au personnel à temps partiel, au même titre que pour les personnels à temps plein.

Titre 2 – Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel est ouvert à l’ensemble du personnel KMBSF, sans condition d’éligibilité. La seule contrainte au télétravail occasionnel est la possibilité ou non d’exercer une activité à distance.

Les signataires ont souhaité ainsi, ouvrir la possibilité de télétravailler ponctuellement pour convenance personnelle.

Article 14 : Champs d’application

Le télétravail occasionnel est ouvert à l’ensemble des fonctions « télétravaillables » et à l’ensemble des types de contrat (CDI, CDD, Alternants et stagiaires).

Le télétravail occasionnel ne donne pas lieu à l’établissement d’un avenant au contrat de travail.

S’agissant d’un mode d’aménagement des conditions de travail pour convenance personnelle, les dispositions des articles 12.1 et 12.2 ne sont pas applicables au télétravail occasionnel.

14.1 – Nombres de jours de télétravail occasionnel (TTOC)

Le télétravail occasionnel est suivi sur l’année civile. Tout salarié entrant dans le champs d’application du dispositif peut bénéficier au maximum de 10 jours de télétravail occasionnel.

En cas d’entrée en cours d’année dans le dispositif, un prorata temporis arrondi au jour supérieur sera calculé.

14.2 – Mise en œuvre

Le salarié adresse une demande de télétravail occasionnel dans le système de gestion des temps en motivant sa demande (ex : problème de transport, intempéries, impératif de présence au domicile pour accueillir un dépannage d’urgence, besoin de s’isoler pour réaliser des activités nécessitant de la concentration …).

Il n’existe pas de délai pour réaliser une demande de télétravail, elle peut en effet être dictée par l’urgence, cependant, elle ne peut en aucun cas s’imposer au manager qui devra impérativement formaliser son accord (dans le système de gestion des temps).

En l’absence de validation à J+1, l’accord est réputé donné.

14.3 – Présence minimale sur le lieu de travail

Les dispositions prévues à l’article 13.3 sont également applicables au télétravail occasionnel.

Cependant en cas de contraintes exceptionnelles externes à la volonté du salarié (intempéries, grève, …) la limite de 3 jours pourra être supprimée après validation du manager.

Titre 3 – Le télétravail exceptionnel

Le mode de travail dit exceptionnel, couvre 2 situations :

• Le télétravail exceptionnel lié à un aménagement de poste temporaire,

• Le télétravail exceptionnel intervenant en application des dispositions des articles L. 1222-11 du Code du Travail et L. 223-1 du Code de l’environnement, en cas de circonstances exceptionnelles (notamment épidémie, force majeure, épisode de pollution, intempéries majeures, etc.),

Le télétravail exceptionnel concerne toutes les populations de l’entreprise, sans condition d’ancienneté, à l’exception des salariés exerçant un poste ou une mission client indispensable à la continuité de l’activité et qui requiert absolument une présence sur site.

Article 15 : Le télétravail exceptionnel lié à un aménagement de poste temporaire

Le télétravail exceptionnel peut être envisagé dans le cadre d’un aménagement de poste temporaire après étude de poste sur proposition du manager et validation par la DRH (avenant au contrat de travail).

En cas d’aménagement de poste pour des raisons médicales, l’employeur pourra mettre à disposition du collaborateur les moyens nécessaires à la bonne adaptation du poste de travail après analyse de poste avec le médecin du travail. Le matériel mis à disposition devra être restitué à l’issue de la période.

S’agissant d’une modification des conditions de travail pour une durée déterminée, un avenant au contrat de travail sera établi et précisera les modalités d’exercice des fonctions.

Article 16 : Organisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Le télétravail exceptionnel peut être mis en place ponctuellement pour de courtes durées.

Ce mode d’organisation doit permettre de répondre à un besoin particulier correspondant à des situations exceptionnelles et temporaires, qui sont incompatibles avec tout déplacement ou présence sur site.

L’entreprise peut être amenée à imposer le télétravail y compris à 100% du temps de travail des salariés dans des circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure.

Dans ce cas, les salariés sont informés au plus tôt du nombre de jours de télétravail par semaine et de leur planning de présence sur site.

L’entreprise informera le salarié de la fin des circonstances exceptionnelles ayant conduit au télétravail exceptionnel. Le salarié reprendra alors son planning habituel d’organisation du travail en télétravail régulier ou en présentiel à 100% dans les locaux de l’entreprise.

Article 17 : Indemnité de télétravail exceptionnel

Les dispositions de l’article 12.1 du présent accord prévue pour le télétravail régulier sont applicables au télétravail exceptionnel tel que défini aux articles 15 et 16 du présent accord.

Les autres dispositions de l’article 12 (12.2 et 12.3), ne sont, elles, pas applicables.

Titre 4 – Dispositions terminales

Article 18 – Commission de suivi de l’accord

Le présent accord est applicable au périmètre de la Société Konica Minolta Business Solutions France à compter de la date de sa signature.

La commission se compose des représentants de la direction des ressources humaines et des délégués syndicaux représentatifs au sein de KMBSF.

Cette commission de suivi est informée des résultats qualitatifs et quantitatifs, des analyses et est associée au choix des actions à mener. Elle peut, le cas échéant solliciter un « expert extérieur » (ex : médecin de travail…).

A ce titre, la commission de suivi se réunira avec la Direction une fois par an pour faire un point sur l’application de l’accord.

Article 19 – Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er novembre 2021 pour une durée indéterminée.

Article 20 – Révision

20.1 Clause de revoyure, année un de la mise en place du dispositif

Les parties signataires, conscientes de ne pas avoir pu traiter l’ensemble des cas envisageables en matière de télétravail, conviennent de se rencontrer à l’issue d’une période de 6 mois et de 12 mois de l’entrée en vigueur du dispositif.

Il est d’ores et déjà acté que sera examiné après une période de six mois :

• Les données chiffrées : Nombre de télétravailleurs répartis par statut et sexe ; Nombre de demandes acceptées et refusées ; Résultat de l’enquête de satisfaction réalisée auprès du personnel,

• Les évolutions fiscales et réglementaires du dispositif ;

• L’ouverture du télétravail régulier au coworking ;

• La liste des fonctions exclues du télétravail régulier et motivations,

• L’ouverture envisagée à d’autres emplois et activités (dont l’activité « global services remote »),

• Les propositions d’améliorations ou changements souhaités.

20.2 Révision :

Chaque partie signataire ou adhérente au présent accord peut en demander la révision par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chaque signataire, sous réserve du respect d'un préavis de trois mois.

Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par lettre recommandée avec avis de réception.

Si une disposition du présent accord s'avérait contraire aux dispositions légales, elle sera réputée non écrite et ne remettra pas en cause la validité du présent accord.

Article 21 – Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) des Yvelines.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 22 – Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » plateforme de dépôt en ligne des accords collectifs du Ministère du travail.

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Carrières sur Seine.

Un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale représentative de KMBSF, signataire ou non du présent accord.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

***

Fait à Carrières sur Seine, le 27 octobre 2021, en 4 exemplaires originaux,

Pour la Société Konica Minolta Business Solutions France :

Madame ……………………………, Directrice des Ressources Humaines

Pour les Organisations syndicales représentatives :

Le syndicat CFDT, représenté par M. ………………………………

Le syndicat CFE-CGC, représenté par M. ……………………………..

Le syndicat FO représenté par M. ………………………………….

Annexe 1 : Fonctions exclues du télétravail régulier au jour de la signature de l’accord (*)

(*) Liste indicative

Annexe 2 : Liste du matériel

Matériel informatique : Mobilier de bureau :

• Ecran PC, - Siège de bureau,

• Clavier PC, - Bureau,

• Casque audio, - Repose pied,

• Adaptateur HDMI, - Tapis de souris,

• Câble HDMI. - Repose poignet.