Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE PAR VOIE DE VOTE ELECTRONIQUE" chez OEUVRES AUGUSTINES ST YVES (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

ENTRE

La Clinique Saint-Yves, dont le siège social est situé 4 rue Adolphe Leray, CS 54 435, 35 044 Rennes cedex, représentée par Monsieur XXX, en qualité de Directeur, d’une part,

ET

L’organisation syndicale CFTC, représentée par Madame XXXX, en sa qualité de déléguée syndicale,

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par Monsieur XXXXX, en sa qualité de délégué syndical, d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles du comité social et économique, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La Clinique Saint-Yves et les organisations syndicales définissent notamment, dans le protocole d'accord préélectoral, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Clinique Saint-Yves, en permettant notamment :

● De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

● De faciliter le vote pour les salariés,

● D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

● D’augmenter le niveau de participation,

● D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Clinique Saint-Yves, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE 2 – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire VOXALY-DOCAPOSTE (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

ARTICLE 3 – RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTE

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Clinique Saint-Yves sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci, ainsi que du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit RGPD et de la loi n° 2018-494 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

ARTICLE 4 – MODALITES DE VOTE

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les dates et horaires du vote électronique seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

ARTICLE 5 – COMMUNICATION

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

ARTICLE 6 – BULLETIN DE VOTE

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée ou de voter blanc. Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier, il doit ensuite confirmer son vote.

ARTICLE 7 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de la clinique afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, de l’organisation syndicale signataire et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• Par le bureau de vote : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé par le prestataire, VOXALY ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 8 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal à son adresse personnelle, un courrier contenant l’adresse du site de vote et les éléments nécessaires à son authentification, les identifiants étant générés aléatoirement par le système VOXALY.

Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le courrier communiqué auprès de l’électeur.

Une fois sur le site de vote l'électeur aura besoin de son code d’accès et mot de passe qui est crée avec son nom, prénom, date de naissance, code postale et deux derniers chiffres de son numéro de sécurité social. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote se fait après avoir préalablement saisie sa date de naissance, ce qui vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, l’électeur pourra cliquer sur « je n’ai pas mes codes » afin d’obtenir de nouveaux codes en renseignant ses informations personnelles (nom, prénom, date de naissance, code postale, numéro de sécurité sociale) ou en contactant l’assistance téléphonique

ARTICLE 9 – GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de la Clinique Saint-Yves et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

ARTICLE 10 – CELLULE D’ASSISTANCE

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

ARTICLE 11 – DEPOUILLEMENT, PROCES VERBAUX, RESULTATS

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression et signature des procès-verbaux : le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré remplis et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

ARTICLE 12 – DISPOSITIONS FINALES

Le présent accord est applicable à l’ensemble de la Clinique Saint-Yves pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à Rennes, en 4 exemplaires, le 5 septembre 2022.

Pour la Clinique Saint-Yves, Pour l’organisation syndicale CFTC

Monsieur XXXXXXXXXXX, Madame XXXXXX,

Directeur Déléguée syndicale

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC,

Monsieur XXXXXXXX,

Délégué syndical