Accord d'entreprise "Accord relatif au recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique" chez AUXIGA - SOCIETE AUXILIAIRE DE GARANTIES (Siège)

ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE DANS LE CADRE DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre les soussignés

La SOCIETE AUXILIAIRE DE GARANTIE, SAS au capital de 776 180,77 €, dont le siège social est situé 738 Rue

Yves Kermen - 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de

NANTERRE sous le numéro 303 507 776, représentée par Monsieur __________, agissant en qualité de

Président,

Ci-après dénommée "la Société",

d'une part,

ET

• Madame __________, membre titulaire du Comité social et économique (CSE)

• Monsieur _________, membre titulaire du Comité social et économique (CSE)

Lesdits élus représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du CSE lors des dernières élections professionnelles

d'autre part.

Ci-après collectivement désignées « les parties »

ETANT PREALABLEMENT EXPOSE QUE

Compte tenu de la particularité de l’organisation de la Société, d’une part, et du contexte sanitaire récent d’autre part, il est apparu nécessaire aux parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d’organiser les réunions du CSE.

Le lieu de travail des membres du CSE se trouvant sur des sites distincts et géographiquement éloignés les uns des autres, il a semblé pertinent à la Direction de convenir d’un dispositif alternatif à la réunion en présentiel, tel que la visioconférence, par accord, afin de faciliter l’organisation et la tenue de ces réunions et que chaque représentant du personnel dispose des moyens nécessaires à l’exercice des missions qui sont les siennes dans le cadre de son mandat.

Dans ce cadre, et en application de l’article L2315-4 du Code du travail, les parties se sont réunies le 07 avril 2022 pour discuter des modalités de mise en œuvre de la visioconférence sein du CSE.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 - Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE.

Les réunions concernées sont les réunions du Comité Social et Economique qu’il s’agisse de réunion ordinaire ou réunion extraordinaire.

Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la participation physique aux réunions si cela est jugé nécessaire. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.

Ses dispositions s’appliquent à l’ensemble des membres de la délégation du personnel.

Article 2 - Conditions de recours à la visioconférence

Le recours à la visioconférence pour réunir un CSE se fera dans le cadre des dispositions des articles L. 2315-4 et D. 2315-1 du Code du travail.

Les membres du CSE seront informés de la tenue des réunions dans les mêmes modalités que précédemment. Le lien d’accès à la visioconférence via Microsoft Teams sera envoyé par e-mail et une invitation dans les agendas électroniques pourra également être transmise.

Par ailleurs, lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les parties s’engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre :

• garantisse l’identification des membres du CSE, des représentants de la Direction et leur participation effective,

• assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des échanges et éventuelles délibérations.

Article 3 - Suspension de séance

Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Le président du CSE, ou son représentant par délégation, pourra, en cas de besoin, suspendre la séance se déroulant en visioconférence.

Les membres du CSE pourront également, à la majorité des présents, suspendre la séance.

Le procès-verbal devra mentionner ces suspensions ainsi que leur durée.

Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement du CSE, la durée d’une suspension de séance ne pourra dépasser 20 minutes.

Dans ce cas, l’image et le son seront coupés temporairement pendant la durée de la suspension.

Article 4 - Matériel mis à disposition

Les membres du CSE confirment être équipés du matériel informatique nécessaire pour participer aux réunions du CSE en visioconférence, à savoir :

• un ordinateur portable ou fixe équipé d’une caméra et d’un micro ;

• une connexion Internet fiable et sécurisée.

Article 5 - Confidentialité et sécurité informatique

Il est rappelé ci-dessous les règles de participation aux réunions du CSE organisées en visioconférence :

• Seuls les membres de l'instance ou les personnes convoquées aux réunions peuvent y assister et peuvent donc regarder et écouter les délibérations retransmises en visio-conférence

• Les personnes participant à la réunion sont tenues à une obligation de discrétion

• Il est interdit de procéder à un enregistrement des délibérations, pour respecter l'obligation de discrétion (sauf accord entre les Parties).

Les membres du CSE doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.

Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé aux membres du CSE de se conformer strictement aux règles en vigueur de l’entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la charte informatique de l'entreprise, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Au préalable de chaque réunion organisée en visioconférence, chaque participant devra vérifier le bon fonctionnement de son matériel informatique.

En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres pourront décider de la suspension ou du report de la réunion dans un délai ne pouvant excéder 15 jours calendaires.

Article 6 - Cas particulier du vote à bulletin secret

Lorsqu’il doit être procédé à un vote dont une disposition légale requiert le secret, la réunion ne pourra avoir lieu par visioconférence.

Article 7 - Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée.

Il entrera en vigueur au lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et de publicité.

Article 8 - Révision

Les parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.

Si tel devait être le cas, le présent accord pourrait éventuellement faire l’objet d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Article 9 - Dénonciation de l’accord

L’accord pourra être dénoncé dans sa totalité ou partiellement selon les dispositions en vigueur par l'employeur signataire ou par une majorité des membres titulaires du CSE.

L’accord pourra être dénoncé par courrier recommandé avec accusé de réception à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois et conformément à l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

En cas de dénonciation, les parties se réuniront pendant le préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.

Article 10 - Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera déposé auprès de la DREETS via la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail.

En application des articles L. 2231-5-1 et R.2231-1-1 du Code du travail, une version rendue anonyme du présent accord (ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sera jointe à cet envoi pour publication de cet accord dans la base de données nationale.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de BOULOGNE-BILLANCOURT.

Il sera porté à la connaissance du personnel par publication dans l’intranet d’entreprise et une copie sera remise aux membres du CSE.

Fait à Boulogne-Billancourt, le 30 mai 2022

En 6 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties et deux 2 les formalités de publicité.

Pour la Société

Monsieur __________ Madame ______________,

Président Membre titulaire du CSE

Monsieur _______________,

Membre titulaire du CSE