Accord d'entreprise "ACCORD PORTANT SUR LE VOTE ELECTRONIQUE DES MEMBRES DES MEMBRES DES CSE" chez TIPIAK PLATS CUISINES SURGELES (Siège)

ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES TITULAIRES ET SUPPLEANTS DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES DES ETABLISSEMENTS PLATS CUISINES SURGELES

La Société Tipiak Plats Cuisinés Surgelés, représentées par Directrice Ressources Humaines dûment mandatée pour conclure les présentes,

, Responsable Ressources Humaines de l’Etablissement de Marans,

ci-après désigné « l’Entreprise »,

et

Monsieur, Délégué Syndical Central CGT et Délégué Syndical de l’Etablissement de Cornouaille,

, membre Titulaire CSE CGT de l’Etablissement de Marans,

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature du présent accord, nécessairement préalable et indépendant du protocole d’accord préélectoral qui sera négocié dans chaque entité de Tipiak Plats Cuisinés Surgelés.

C’est dans ce cadre que l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques des Etablissements de Marans, Saint Herblain et Fouesnant.

Le présent accord a pour objectif de

• Donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances représentatives du Personnel

• Simplifier et sécuriser l’organisation de ces élections

• Favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social

• Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats

• Participer à une démarche de développement durable,

• Mais également rappeler les principes fondamentaux qui régissent ces élections ; à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle et la conservation des éléments de preuve.

En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise Plats Cuisinés Surgelés (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel aux comités sociaux et économiques des Etablissements Plats Cuisinés Surgelés.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

L’entreprise convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

III-1 Recours au tiers de confiance

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la société sur la base des prescriptions énoncées par les articles R2314-6 à R2314-17 du code du travail, et par l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par une entreprise spécialisée. C’est dans ce cadre, que la Direction après avoir consulté plusieurs prestataires a décidé que ces élections seraient organisées par NEOVOTE mandaté par la Direction.

III-2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

III-3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système NEOVOTE assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote de chaque établissement Tipiak Plats Cuisinés Surgelés à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de NEOVOTE chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée à nouveau. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

III-4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

III-4 Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

III-5 Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

IV-1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, chaque établissement Tipiak Plats Cuisinés Surgelés engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

IV-2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation des protocoles d’accord pré-électoral de chaque Etablissement.

IV-3 Caractéristiques du site de vote

NEOVOTE assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, NEOVOTE veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

IV-4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

IV-5 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

L’émargement indique la date et heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin à la demande de la Société.

IV-6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article V. Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article VI Retour d’expérience

Compte tenu du fait que les établissements de la société Tipiak Plats Cuisinés Surgelés s’engagent pour la première fois dans le vote électronique des membres du CSE, les parties conviennent qu’une réunion se déroulera sur chaque établissement avec les partenaires sociaux nouvellement élus afin de faire un bilan de cette modalité de vote.

Article VII. Durée et publicité

Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée de 4 ans.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la plateforme de téléprocédure, accompagné d’un exemplaire anonymisé, afin qu’il soit publié sur la base de données nationale, ainsi qu’auprès du Conseil de Prud’homme du ressort du siège social.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord sera affiché aux emplacements prévus à cet effet.

Fait à Saint Herblain, le 22 février 2023

En 7 exemplaires originaux

Pour la Délégation Syndicale Pour la Direction

Délégué Syndical Central CGT PCS DRH Secteur Froid Tipiak

Membre CSE Titulaire CGT Responsable RH

Etablissement de Marans Etablissement de Marans