ACCORD SUR LES MODALITES DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Entre

La Société Méditerranéenne d’Études et d’Informatique, société anonyme au capital de 560 000 euros, immatriculée au RCS de Marseille sous le numéro 76 B 25, dont le siège social est situé 146, rue Paradis – 13006 Marseille, représentée par Monsieur, en sa qualité de Directeur Général

Ci-après dénommée la « Société »,

d’une part

et

L'organisation syndicale Force Ouvrière, représentée par Madame

d’autre part,

Préambule

Le présent accord est le fruit d’un engagement réciproque des parties qui souhaitent promouvoir le télétravail dans la Société, tout en veillant au respect de la vie privée des salariés.

Dans l’objectif d’améliorer la qualité de vie au travail, et afin de prendre en compte les technologies de l’information et de la communication qui permettent de définir de nouvelles formes d’organisation du travail, les parties ont souhaité mettre en place un accord relatif au télétravail.

La mise en place du télétravail s’inscrit dans une démarche en faveur du travail des personnes en situation de handicap, en faveur du développement durable (limitation des trajets domicile-travail) et en faveur d’un meilleur équilibre entre vie familiale et vie professionnelle tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte des nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.

Le télétravail au sein de l’entreprise repose sur un choix personnel accepté par l’employeur et ne saurait être un outil permettant de gérer d’éventuelles difficultés d’organisation du travail, de déplacement ou de conditions de travail.

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. (Article L.1222-11 du code du travail).

La Direction veillera à maintenir le lien entre l’entreprise et les salariés au plus près des activités et entend valoriser l’esprit d’équipe et veiller au bon usage des technologies de l’information et de la communication (TIC).

SOMMAIRE

Titre I : Définition 4

Titre II : Champ d’application 4

II- 1 : Conditions d’éligibilité 4

II- 2 : Volontariat 5

Titre III : Mise en place 5

III-1 : Présentation des candidatures 5

III-2 : Avenant au contrat de travail 6

III. 3 : Période d’adaptation et réversibilité 6

III. 4 : Changement de fonction, de service ou de domicile 7

Titre IV : Modalités du télétravail 7

IV.1 : Modalités 7

IV.2 : Maintien du lien social 8

IV.3 : Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur 8

IV-3-1 : Contrôle et gestion du temps de travail 8

IV-3-2 : Environnement et équipement de travail 8

Titre V : Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement 9

V.1 : Droits collectifs 9

V.2 : Droits individuels 9

V.3 : Santé et sécurité 9

V.4 : Usage des équipements et/ou outils informatiques et de communications 9

V.5 : Assurance 11

Titre VI : Dispositions finales 11

VI.1 : Suivi de l’accord 11

VI.2 : Durée et application de l’accord 12

VI.3 : Révision 12

VI.4 : Dénonciation de l’accord 13

VI.5 : Publicité 13

Titre I : Définition

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication »

2. Titre II : Champ d’application

   1. II- 1.1 : Conditions d’éligibilité

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions.

Le télétravail revêt un caractère volontaire de la part du télétravailleur et de l’employeur.

Le télétravail mis en place est un télétravail partiel et donc limité à un certain nombre de jours.

Le télétravail implique que l’activité puisse être exercée à distance et le salarié doit être capable d’exercer ses fonctions de façon autonome, ce qui nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sauf si le télétravail fait partie des conditions d’embauche, sont dès lors éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

- Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou partiel.

- Justifiant d’une embauche définitive (après la période d’essai).

- Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail). L’exercice de tâches peut se réaliser sans interactions fréquentes avec des tiers, et ne dépend pas d’outils exclusivement présents sur le lieu de travail habituel.

- Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance ;

- Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;

- Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme.

Seront donc notamment exclus du dispositif :

• les salariés ne remplissant pas l’une des conditions d’éligibilité précitées,

• les salariés dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise,

• dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail,

• qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés, sous contrat en alternance dont notamment le contrat d’apprentissage, le contrat de professionnalisation, etc…, ainsi que les stagiaires.

Sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité, une réponse positive, sur préconisation de la médecine du travail, sera donnée aux personnes en situation de handicap.

II- 2 : Volontariat

Sauf circonstances exceptionnelles (Article L.1222-11 du code du travail), le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur.

Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique.

3. Titre III : Mise en place

   3. III-1 : Présentation des candidatures

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord des responsables hiérarchiques soumis à l’approbation de la Direction des Ressources Humaines.

Le manager et le salarié seront attentifs au fait que la mise en place du télétravail au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite par courrier ou par mail auprès de son responsable hiérarchique copie service des Ressources Humaines

Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et organise un entretien avec le salarié notamment pour apprécier les motivations de celui-ci

La réponse sera délivrée par écrit dans un délai maximum d’un mois. Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail (jour choisi, horaires, date d’effet)

La réponse se traduisant par un refus sera justifiée par écrit auprès du salarié en énonçant le ou les critères de refus ; les membres du Comité Social et Economique devront en être informés.

III-2 : Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail.

L’avenant précisera notamment :

- Le lieu d’exercice du télétravail

- Les modalités d’exécution du télétravail.

- Le salarié pourra être contacté par toute personne appartenant à l’entreprise durant les horaires collectifs soit du lundi au vendredi de 8h20 à 16h30 en excluant la pause-déjeuner

- La durée de la période d’adaptation

- Les conditions de réversibilité

La mise en place du télétravail à la demande du salarié est fixée pour une durée d’un an renouvelable d’un commun accord.

Un mail sera envoyé aux parties concernées, par le service des ressources humaines, dans le délai de 2 semaines avant l’échéance de l’avenant.

III. 3 : Période d’adaptation et réversibilité

Une période d’adaptation de 3 mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance de 1 semaine.

Après la période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail à tout moment :

• à l’initiative de l’agent ;

• à l’initiative de la direction, saisi par le responsable en cas de non-respect des conditions liées au télétravail ou lorsque l’intérêt du service l’exige.

Le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année, moyennant un délai de prévenance minimum de 2 semaines pour le salarié et pour l’employeur. Délais nécessaires pour organiser le retour au sein de la structure.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

III. 4 : Changement de fonction, de service ou de domicile

Un réexamen de la situation de télétravail sera effectué avec le responsable hiérarchique en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Titre IV : Modalités du télétravail

IV.1 : Modalités

Pour chaque service, une cartographie des activités non éligibles sera effectuée et transmise au service des Ressources Humaines.

Le nombre de jour de télétravail sera au maximum d’1 journée par semaine.

Le salarié bénéficiant du dispositif de télétravail devra travailler au moins 3 jours entiers par semaine dans les locaux au sein desquels il effectue habituellement son activité.

Cette journée hebdomadaire est non accolable au week-end. Elle sera supprimée en cas de non-respect des 3 jours entiers de présence physique dans les locaux sur la semaine (en cas de congés ou toutes autres absences physiques pour d’autres motifs)

La journée de télétravail n’est pas sécable (sauf pour compléter une ½ journée de temps partiel).

Les jours fixés pour le télétravail seront déterminés en accord avec le responsable hiérarchique en fonction des impératifs de l’activité et des jours fixés pour les autres salariés dans la même situation de télétravail.

Il est cependant convenu que pour certains travailleurs bénéficiant de la mise en place en raison de conditions particulières (exemple : situation de handicap) ce rythme pourra être revu et adapté.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié avec l’accord du management ou à la demande du management.

En cas de circonstances exceptionnelles (formation, réunion avec présence indispensable...), le jour de télétravail pourra être supprimé ou modifié en accord avec le responsable hiérarchique; formalisation par mail avec copie service Ressources Humaines.

Si pour des raisons personnelles, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile un ou des jours initialement prévus en télétravail, il l’exercera alors dans l’entreprise dans laquelle il exerce habituellement son activité sans pouvoir reporter ni cumuler ces jours de télétravail sur une autre période.

IV.2 : Maintien du lien social

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le responsable veillera aussi à faire respecter au maximum les jours de télétravail de manière à ne pas le rendre impossible pour le salarié.

9. IV.3 : Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

   1. IV-3-1 : Contrôle et gestion du temps de travail

Comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Les heures supplémentaires ou complémentaires devront préalablement être autorisées par le supérieur hiérarchique.

Afin de veiller au respect des durées maximales journalières et hebdomadaires et des repos journaliers et hebdomadaires, il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion pendant la durée légale de repos quotidien. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter.

IV-3-2 : Environnement et équipement de travail

Avant tout passage en télétravail, le salarié devra s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.

Le salarié doit disposer d’une installation électrique conforme à la réglementation en vigueur et d’une connexion internet haut débit pour travailler à distance et avoir un accès au réseau de l’entreprise.

A ce titre, il s’engage à fournir une déclaration sur l’honneur au service des Ressources Humaines.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Le télétravailleur s’engage à être joignable en tout temps durant sa période de télétravail, par téléphone ou messagerie

En cas d’incident technique empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité à domicile, il doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prendra alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité.

A ce titre, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein du bureau afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

4. Titre V : Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement

   10. V.1 : Droits collectifs

Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne l’accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l’accès à la formation.

V.2 : Droits individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

Chaque année, la Direction des Ressources Humaines organisera un entretien qui portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail.

Le salarié pourra, à tout moment, solliciter un rendez-vous avec la Direction des Ressources Humaines s’il rencontre des difficultés dans la gestion et le traitement de son travail dans le cadre du télétravail.

Les télétravailleurs seront identifiés comme tels sur le registre unique du personnel.

V.3 : Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son lieu de télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Si un accident survient sur le lieu de travail pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le service des Ressources Humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise dans un délai de 24 heures.

V.4 : Usage des équipements et/ou outils informatiques et de communications

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter la PSSI et l’ensemble des principes prévus dans les chartes informatiques concernant l’usage des TIC sous peine de sanctions.

La PSSI s'applique sur l'ensemble des activités de l'entreprise, même dans le cadre du télétravail. Si l'employé dispose d'un ordinateur portable professionnel, il doit l'utiliser prioritairement dans le cadre du télétravail. S'il n'en dispose pas, il est autorisé à utiliser son ordinateur personnel si celui-ci est compatible avec les besoins de sa mission, sous réserve de l'application des conditions suivantes : 

• Il ne doit stocker sur son ordinateur personnel les données de l'entreprise que transitoirement, dans le strict cadre de son travail. Ces documents ne doivent pas être classés comme confidentiels. Il ne doit pas mettre en place une synchronisation automatique de ses données professionnelles vers son ordinateur personnel (ex: Onedrive, Outlook,...).

• Il doit s'assurer que son poste personnel dispose d'un niveau de sécurité élémentaire, dicté par les bonnes pratiques, en particulier : 

  • S'assurer que les logiciels de son ordinateur personnel, en particulier le système d'exploitation, sont à jour (patchés) et non obsolètes. Ces logiciels ne doivent pas être piratés (crackés) et téléchargés depuis le site légitime de l'éditeur ;

  • Disposer d'un antivirus, même gratuit, actif et à jour de ses signatures ;

  • Si l'ordinateur est partagé dans le cadre familial, sensibiliser ses proches au fait que l'ordinateur va être utilisé de manière professionnelle. Se créer une session distincte des autres habitants du domicile, protégée par un mot de passe et un écran de veille.

  • Ne pas utiliser l'ordinateur avec une session utilisateur disposant des privilèges administration en permanence ni désactiver les mécanismes de sécurité intrinsèques du système d'exploitation (UAC, firewall,…..).

  • S'assurer que son réseau Wifi dispose d'un niveau de sécurité convenable (WPA2, mot de passe complexe).

  • Ne pas enregistrer ses mots de passe professionnels sur son ordinateur (par exemple dans son navigateur Internet).

  • Stopper son ordinateur personnel hors des périodes d'activité. Ne pas utiliser la mise en veille prolongée mais l’arrêter proprement. Ne pas utiliser son ordinateur personnel pour des activités sensibles comme le minage de bitcoins, l'échange de fichiers par des réseaux P2P ou utiliser des VPN permettant illusoirement de camoufler ses activités et s'ouvrant à un risque de compromission de ses informations.

• L'utilisateur doit signaler tout problème de sécurité qu'il soupçonne sur son ordinateur personnel à la cellule cybersécurité (virus détecté, comportement anormal...) joignable sous cybersecurite@somei.fr s'il pense qu'il peut y avoir un impact sur la sécurité des données de l'entreprise.

L’entreprise n'effectuera aucun contrôle de conformité sur l'ordinateur personnel ni n'installera de logiciel de surveillance, le respect des recommandations ci-dessus est exclusivement un engagement moral pris par l'employé. Son non-respect entraînera la suspension de l'autorisation de télétravail.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin …) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées

V.5 : Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant. Le télétravailleur tiendra à la disposition de l’employeur les documents attestant de sa couverture d’assurance. Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

5. Titre VI : Dispositions finales

   15. VI.1 : Suivi de l’accord

Le suivi de l’accord est réalisé par la présentation d’un bilan d’application annuel au Comité Social et Economique.

Ce bilan, qui porte sur le respect des engagements pris dans le cadre du présent accord ainsi que sur ses effets, est à la fois quantitatif et qualitatif. Selon les conclusions, l’accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions visées au VI.3 et VI.4

Ce bilan devra contenir un certain nombre d’indicateurs.

Indicateurs d’absentéisme :

• Nombre de jours de télétravail par salarié, par département, répartition Hommes et Femmes

• Nombre de jours de télétravail annulé par le salarié/ par l’employeur

• Taux d’absentéisme (absences, maladie…)

Indicateur de satisfaction et de sociabilité :

• Satisfaction sur la qualité de vie individuelle

- Effets sur la fatigue

- Effets sur le stress

- Effets sur la santé

• Satisfaction sur la qualité de vie collective

- Impacts sociaux

- Impacts environnentaux

- Impacts économiques

Indicateur de productivité :

• Taux d’atteinte des objectifs en fonction du nombre de jours télétravaillés

  16. VI.2 : Durée et application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 1 an, renouvelable, après la présentation d’un premier bilan de fonctionnement.

Le présent accord entre en vigueur au 9 mars 2020.

VI.3 : Révision

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel il a été conclu, dans les conditions fixées à l’article L2261-7 du Code du travail et selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre récépissé aux autres parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de révision souhaitées.

Dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 1 mois suivant la réception de cette demande, les parties devront ouvrir une négociation sur la ou les révisions souhaitées.

Les dispositions de l’accord dont la révision est sollicitée resteront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur de l’avenant conclu, ou à défaut de conclusion d’un avenant, seront maintenues en l’état.

L’entrée en vigueur de l’avenant conclu sera soumise aux formalités de dépôt et de publicités susvisées.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et seront opposables à l’ensemble des salariés liés par le présent accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

Les avenants de révision sont négociés et conclus dans les mêmes conditions que l’accord initial.

VI.4 : Dénonciation de l’accord

Cet accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires conformément aux articles L2261-9 et suivants du code du travail.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie et à la Direction Départementale de l’Emploi et de la Formation Professionnelle du lieu de signature de l’accord dans les conditions prévues aux articles D2231-7 et D2231-8 du code du travail.

A compter du dépôt de la dénonciation, commence à courir le préavis de 3 mois.

VI.5 : Publicité

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives par LRAR ou remise en main propre contre récépissé.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (dont un sur support électronique) auprès de la DIRECCTE, un autre exemplaire sera déposé auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes de Marseille. Il sera transmis à la plateforme « téléaccord » par voie électronique.

Il sera affiché sur les panneaux d’information réservés au personnel.

Les formalités de dépôt sont opérées par l’entreprise.

Fait à Marseille, le 5 mars 2020, en 2 exemplaires originaux

Le Directeur Général Le Délégué Syndical