Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres des Comités sociaux et économiques organisées au sein de la Société ROCKWOOL FRANCE S.A.S.

ENTRE :

La Société ROCKWOOL FRANCE S.A.S., Société par Actions Simplifiée au capital social de 12.348.450 Euros, dont le siège social est sis 111, rue du Château des Rentiers – 75013 Paris, immatriculée au Registre du Commerces et des Sociétés de PARIS sous le numéro B 305 394 397

Représentée par ………………………….., Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée à cet effet,

ET :

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société ROCKWOOL FRANCE S.A.S., représentées par :

• …………………….., en qualité de Délégué Syndical Central CGT,

• …………………….., en qualité de Délégué Syndical Central CFDT,

• …………………….., en qualité de Délégué Syndical Central CFE-CGC,

• …………………….., en qualité de Délégué Syndical Central FO,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du recours à ce procédé dans l‘entreprise.

PREAMBULE

La Société ROCKWOOL FRANCE S.A.S. est constituée de deux établissements sur le territoire français.

Afin de faciliter l’organisation des élections des Comités Sociaux et Economiques, la Direction de la Société ROCKWOOL FRANCE S.A.S. en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la Société ROCKWOOL FRANCE S.A.S. a fait appel à un Prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres des Comités Sociaux et Economiques.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « Prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles des Comités Sociaux et Economiques de la Société ROCKWOOL FRANCE S.A.S. organisées en 2018, suivant le cahier des charges annexé au présent accord (ANNEXE 1).

1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation des élections, la Direction des Ressources Humaines constitue un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : nom(s) et prénom(s) des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections de 2018 auront lieu sur cinq jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom(s) et prénom(s) les électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

1.3 BULLETINS DE VOTE

Le Prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, nom(s) et prénom(s) des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le Prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le Prestataire. Le processus mis en œuvre par le Prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 3 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, et en vue des élections professionnelles à venir.

Conformément au décret du 17 mai 2006, le présent accord et ses annexes seront déposés en deux exemplaires, l’un sur support papier et l’autre sur support électronique, accompagné des pièces requises auprès de la Direction Départementale du Travail de l’Emploi et de la Formation professionnelle de Paris.

Le présent accord et ses annexes seront également déposés, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

Fait à Saint-Eloy Les Mines, le 27 février 2018

En 7 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.

Pour la Société ROCKWOOL FRANCE S.A.S.

…………………….., Directrice des Ressources Humaines dûment mandatée à cet effet,

Pour les Organisations Syndicales

• CFE-CGC, représentée par …………………….., en qualité de Délégué Syndical Central,

• CFDT, représentée par …………………….., en qualité de Délégué Syndical Central,

• FO, représentée par …………………….., en qualité de Délégué Syndical Central.

ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

CONTEXTE

ROCKWOOL FRANCE S.A.S. est une société spécialisée dans la fabrication de produits à base de laine de roche.

En 2018, l’entreprise procèdera au renouvellement de ses instances représentatives du personnel.

Objectif du dispositif :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement ou en horaires postés,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Calendrier :

Ce dernier sera défini dans le cadre du Protocole d’accord préélectoral.

PREAMBULE :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’entreprise et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences de ROCKWOOL FRANCE S.A.S. pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections au comité d’entreprise et des délégués du personnel.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

EXPRESSION DU BESOIN

Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Société, et après présentation auprès des organisations syndicales, sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

- Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

Ainsi la proposition devra en particulier prévoir les éléments suivants :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés ou ceux mis à leur disposition) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion Internet,

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

- La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote,

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de ROCKWOOL FRANCE S.A.S. veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système),

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,

- La formation des membres des Comités d’Etablissement/ Délégués du Personnel ou Comités Sociaux et Economiques, des Délégués Syndicaux et des membres du bureau de vote,

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut,

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,

- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1^er tour et le 2^nd tour éventuel des élections, à leur domicile, par courrier simple, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^nd tour.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote,

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

CONTEXTE JURIDIQUE :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral,

• Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales,

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

ROCKWOOL FRANCE S.A.S. confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financière seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à ROCKWOOL FRANCE S.A.S. dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à ROCKWOOL FRANCE S.A.S. devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.