Accord d'entreprise "Accord d'entreprise d'Exlair SAS sur le droit à la déconnexion" chez ANCIENS ETABLISSEMENTS SZAFONI LESAFFRE - EXLAIR (Siège)

Accord d’entreprise d’exlair SAS sur le droit à la déconnexion

Entre les soussignés

La société Exlair SAS, société par actions simplifiées, ayant son siège social, sis 2, avenue de l’Eguillette – 95310 St Ouen l’Aumône, immatriculée au R.C.S. de Pontoise sous le n° B 305 448 870, représentée par, en sa qualité de Président,

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

Et,

Et, les Membres titulaires de la DUP Exlair

D’autre part,

Collectivement dénommées « les Parties ».

IL A ETE CONVENU LE PRESENT ACCORD

Préambule

Que cela soit pour des raisons professionnelles ou personnelles, très peu de personnes échappent aujourd’hui aux nouveaux outils numériques comme par exemple les téléphones portables. S’ils effacent, comme par magie, les distances et compriment les durées, ces médias, cependant, peuvent, s’ils sont mal utilisés, brouiller les frontières entre vie personnelle et vie professionnelle (consultation des emails et naviguation sur les réseaux sociaux à toute heure de la journée). Ils peuvent aussi, en fonction de la façon dont ils sont utilisés, être perçu comme une culture de l’immédiateté, une injonction à ne pas différer, l’augmentation des échanges virtuels, mais, dans le même temps, il y a une baisse de communication réelle avec l’entourage immédiat.

C’est parce que ce phénomène a pris de l’ampleur que la Loi du 8 août 2016, entrée en vigueur le 1^er janvier 2017, a consacré pour les salariés un nouveau droit : le droit à la déconnexion.

Depuis le 1^er janvier 2017, les entreprises ont l’obligation d’ouvrir des négociations sur le droit à la deconnexion.

Ainsi, la négociation annuelle sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail doit porter également sur «  Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale », au sens de l’article L2242-17 du Code du Travail (ancien article L2242-8 jusqu’à l’ordonannce récente du 22/09/17).

Par le présent accord, la Direction d’Exlair et les membres de la DUP réaffirment l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer à tous les salariés le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés.

La Direction d’Exlair et les membres de la DUP sont parvenues à un accord sur le droit à la déconnexion, le présent accord définit les modalités d'exercice de ce droit par les salariés et les mesures de régulation de l'utilisation des outils numériques, conformément à l'alinéa 7 de l'article L2242-17 du code du travail (ancien article L. 2242-8).

Champ d’application du présent accord :

N'étant pas soumis à la réglementation relative à la durée du travail, les cadres dirigeants, qui sont des cadres au forfait, ne peuvent se prévaloir des mesures prévues par le présent accord. En revanche, ils devront veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs collaborateurs.

A l’exception des cadres dirigeants, le présent accord concerne tous les salariés, cadres ou non.

Article 1 - Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion n’a pas de définition légale.

Seule sa finalité a été prévue par la Loi, à savoir « assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale ».

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail habituel.

Les outils numériques visés sont notamment :

- les outils numériques physiques : tels que ordinateurs portable, tablettes, smartphone, téléphones portables, réseaux filaires, etc…

- les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : tels que messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc...

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures habituelles de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires qui seraient demandées par l’employeur.

Sont exclus de la définition du temps de travail habituel : les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, de RTT, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.). Ainsi, il y a droit à déconnexion sur ces temps là.

Les heures habituelles de travail sont comprises entre 7h00 et 19h00 du lundi au vendredi selon le règlement intérieur ; cependant, il est rappelé qu’elles sont variables selon l’organisation des services et peuvent varier en fonction de l’organisation personnelle des salariés. Pour mémoire, les plages de présence obligatoires au bureau sont : 9h30-12h00 et 14h00-16h30. Ainsi, il y a droit à déconnexion avant et après les heures habituelles de travail.

Le droit à la deconnexion en dehors des plages horaires habituelles de travail est spécifiquement prévu au contrat de travail des salariés en forfait jour.

Article 2 - Mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors du temps de travail.

Aucun salarié n'est tenu de lire et répondre à des courriels à caractère professionnel, de prendre connaissance et de répondre à des messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de son temps de travail habituel, de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absenses, quelle qu'en soit la nature.

Il est rappelé à chaque cadre (hors cadre dirigeant) et, plus généralement, à chaque salarié de :

- limiter l’envoi de courriels ou d’appel téléphonique au strict nécessaire,

-  s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur ou collègue par téléphone ;

-  ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; indiquer dans le courriel qu’il ne nécessite pas de réponse immédiate quand c’est le cas,

- limiter l’usage de la fonction «  répondre à tous » pour les courriels ,

- préciser de façon visible et apparente dès le début du message si le courriel est urgent ou non,

-  pour les absences de plus de 2 jours, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence  en suivant le process suivant :

1. cliquez sur l'onglet Fichier, puis cliquez sur "infos" dans le menu qui s'affiche.

2. Cliquez sur "Réponses automatiques".

3. Une boîte de dialogue va s'ouvrir, cocher "Envoyer des réponses automatiques" (notez que vous pourrez indiquer une heure et une date de début et de fin si vous cochez la case "Envoyer uniquement pendant ce laps de temps").

4. Tapez ensuite votre message dans l'onglet "Au sein de mon organisation" et "En dehors de mon organisation" en fonction des personnes à qui vous souhaitez transmettre votre réponse automatique.

5. Validez en cliquant sur OK.

Le message type ci-dessous sera utilisé et adapté en cas d’absence.

Merci de vous assurer systématiquement de la présence respective des employés vers qui vous redirigés vos interlocuteurs pendant votre absence.

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Bonjour,

Je suis en congés jusqu’au [ xx/xx/xxxx ] inclus.

En mon absence, vous pouvez joindre ATEP/AFL/Techfluid par téléphone au xx xx xx xx xx ou par mail : info@atep.biz/ contact@aflcompresseurs.com,/ techfluid.contact@techfluidnord.com

Cordialement,

Prénom Nom

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- De même, pour la messagerie téléphonique , en modifiant le message d’accueil

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Bonjour,

Vous êtes sur la messagerie téléphonique de Prénom, Nom : ATEP/AFL/Techfluid

Je suis en congés jusqu’au [ xx/xx/xxxx ] inclus.

En mon absence, vous pouvez joindre ATEP/AFL/Techfluid par téléphone au xx xx xx xx xx ou par mail : info@atep.biz/ contact@aflcompresseurs.com,/ techfluid.contact@techfluidnord.com

A bientôt

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- Planifier l’envoi d’un email sur Outlook

-Eviter d'envoyer des emails avant 8h00 du matin et après 19h du lundi au vendredi, ne pas en envoyer pendant le week-end, en bref, pendant le temps dit "privé" des collaborateurs ou collègues.

- Utiliser la fonction d’envoi différé des courriels. Ainsi, pour envoyer un message plus tard sur Outlook, créez un nouveau mail, cliquez sur Options, puis « Différer la diffusion ». Choisir ensuite l’heure d’envoi de votre email planifié.

Il est rappelé que chaque établissement dispose d’une boite mail générique

• info@atep.biz

• contact@aflcompresseurs.com

• techfluid.contact@techfluidnord.com

• Il peut être toléré qu’un salarié (notamment un membre de la Direction ou un Chef de Service) soit contacté exceptionnellement en dehors des heures habituelles de travail par sa hiérarchie dans le cas d’une urgence ou dans des circonstances exceptionnelles. Il est nécessaire dans ce cas de mentionner qu’il s’agit d’une urgence dans l’objet du courriel ou dans le message téléphonique.

Article 3 – Mesures visant à favoriser la communication et éviter la surcharge d’informations

Outre les mesures de l’article 2, tout salarié doit s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

En effet, le courriel n’est pas toujours le bon moyen de communication.

Ainsi, est demandé de :

• Eviter le recours à un courriel pour une prise de décision rapide, concernant plusieurs personnes :

Il est souvent plus efficace et rapide d’organiser plutôt une courte réunion de 15 à 30 minutes, ou une visio-conférence (webex, skype) pour les personnes non présentes sur le site car un courriel destiné à plusieurs personnes suscite nécessairement des questions de la part de chacun, des avis différents et entrainent de nombreux mails d’échanges.

• Eviter le recours au courriel pour traiter une urgence, concernant plusieurs personnes :

Le courriel n’est pas un outil synchrone, il sera lu à des moments différents par les destinataires, en fonction de leurs disponibilités, de leurs horaires de travail, de leurs jours de travail. Il est donc difficile de gérer, efficacement et dans un bref délai, une urgence par courriel, demandant une réponse immédiate, sauf à exiger de ses collaborateurs ou collègues une lecture dès réception et au fil de l’eau mais dans ce cas d’une part, le courriel constitue alors une source d’interruption permanente du travail et de la concentration et d’autre part il ne va pas dans le sens de la déconnexion.

Il est donc souvent plus efficace et rapide que les urgences soient traitées par un appel téléphonique, ou un déplacement physique ou une courte réunion (éventuellement utiliser la messagerie instantanée « jabber » ou équivalent si le contexte s’y prête).

• Se désabonner des spams, publicités

Il convient de se désabonner systématiquement des publicités qui ne sont jamais lues, ou celles qui distraient de ses activités essentielles de façon que les boites de réception cessent d’être encombrées inutilement et que le salarié n’ait pas la sensation, en ouvrant sa boite, d’être envahi.

• Limiter ses propres envois

Il convient de :

• sélectionner les destinataires des messages, notamment les personnes « en copie » afin de ne pas importuner inutilement certaines personnes et d’éviter de recevoir en retour des courriels de celles-ci à lire pour dire qu’elles ne sont pas concernées,

• ne pas répondre systématiquement à tous les destinataires du courriel précédent (fonction « répondre à tous »), si seulement l’un d’entre eux est concerné.

• Distinguer les courriels « en destinataire » des courriels « pour info » ou en copie

Les salariés doivent considérer que quand ils sont en « copie », le courriel reçu est juste adressé à titre informatif, tout comme quand il est mentionné « pour info » ou « FYI ». Si ces courriels ne nécessitent pas forcément de réponse, ils peuvent ne pas rester dans la boîte de réception principale.
Pour cela, il est possible de créer des règles de transfert automatique.

Les salariés doivent considérer que quand ils sont personnellement destinataires, ils doivent avoir une lecture approfondie du courriel et le traiter.

• Indiquer l’objet dans ses courriels pour identifier les courriels

Il convient d’être précis dans l’intitulé de l’objet du courriel pour accélérer et faciliter la lecture.

En effet, un objet bien renseigné permet de prioriser la gestion des courriels et ainsi traiter les messages urgents dans les plus brefs délais. De plus, il contribue à améliorer l’organisation professionnelle du salarié et celles de ses collègues en distinguant rapidement le contenu du message :

Exemple : Objet : Rappeler M. XXX ce jour lundi 02 janvier 2017 pour commande non passée

Au lieu de appel de M.xxxx

Article 4 – Mesures visant à sensibiliser les salariés à la déconnexion pendant le temps de travail

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, la société organisera chaque année des actions de formation et de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés.

En outre, même sur le temps de travail, il est possible de se déconnecter pour se concentrer sur la tâche à réaliser.

Ainsi, quelques actions simples :

• couper les notifications des messageries électroniques, jabber, etc… ou les téléphones pendant une réunion ou un entretien professionnel (sauf si l’on sait avant de commencer que l’on attend un message urgent, sauf pour les supérieurs hiérarchiques qui doivent être joignables par leurs collaborateurs).

• l’utilisation des outils numériques est déconseillée d’une manière générale lors des entretiens annuels et des entretiens professionnels ; l’outil HRlink est à la fois l’outil de préparation et l’outil utilisé pour synthétiser les décisions et commentaires évoqués lors de l’entretien en face à face. Le formulaire peut être complété à l’issu de cet entretien. De même pour l’entretien de recrutement, le téléphone portable doit être en mode silencieux par respect pour le candidat. Dans tous les cas, l’interaction et donc le face à face, quand cela est possible, doit être privilégié comme précisé à la page 13 de l’Atlas Copco book sur le chapitre des valeurs du Groupe.

• Les managers pourront organiser des temps collectifs durant lesquels l’utilisation des outils numériques sera déconseillée afin d’éviter la sur-sollicitation, notamment au cours des réunions, pour faciliter la concentration de tous.

• Intégrer que tous les courriels ne sont pas urgents

Le courriel reçu peut comporter une tâche à effectuer, à intégrer dans sa liste de tâches et à prioriser selon son degré d'urgence et d’importance.

Fonction tâche : click droit sur le drapeau qui apparait sur un mail

Plus particulièrement, la société s'engage à :

- organiser chaque année des journées de formation aux bonnes pratiques et à un usage raisonné et équilibré des outils numériques et de communication professionnelle ;

- proposer un accompagnement personnalisé à chaque salarié qui souhaite mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail ;

- recueillir les avis et idées des salariés pour améliorer le présent accord dans la pratique,

- établir un guide recensant l'ensemble des bonnes pratiques à adopter et faire respecter et le diffuser auprès des salariés.

- désigner un ou plusieurs interlocuteurs chargés des questions relatives à l'évolution numérique des postes de travail.

Ces mesures pourront faire l'objet d'une négociation annuelle entre la direction et les partenaires sociaux.

Article 6 - Sanctions en cas de non-respect de l’accord

La société est soucieuse de la législation en vigueur, de la santé de ses salariés et du respect de la vie privée de ces derniers.

Elle attachera donc une grande importance au respect du présent accord.

En cas de non-respect des mesures prévues par le présent accord, la société se réserve le droit d'appliquer toutes les sanctions appropriées et proportionnées à la nature des manquements constatés.

Article 7 - Entrée en vigueur de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans. Il prendra effet au 1^er juillet 2018.

Conformément à l’article L.2222-4 du Code du travail les dispositions cesseront automatiquement et de plein droit trois ans après sa date d’application soit au 31 mars 2020.

Les parties signataires se réuniront en vue de l'éventuel renouvellement de l'accord au moins 3 mois avant le terme du présent accord. A défaut de renouvellement, l'accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets, en application de l'article L 2222-4 du Code du travail.

Article 8 - Révision de l'accord

Les dispositions du présent accord seront applicables pour une durée de 3 ans à compter de la date de publication de l’accord.

Sur proposition d’une des deux parties signataires, une négociation de révision devra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

En cas de contrôle de conformité effectué par la Direccte conduisant à un avis défavorable ou en cas d’évolution législative ou conventionnelle ou règlementaire susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où un événement exceptionnel, susceptible de modifier de manière significative la structure de la société ou d’impacter l’environnement économique dans lequel la société évolue, interviendrait au cours de la durée de vie du présent accord, de nature à modifier la détermination de certains des objectif, les parties conviennent de pouvoir se réunir aux fins d’apprécier, s’il s’avère nécessaire de réviser par voie d’avenant les objectifs relatifs notamment aux engagements en matière de recrutement et/ou de maintien dans l’emploi.

Article 9 - Formalités et publicité de l’accord

Le présent document est établi en six exemplaires originaux :

- 1 exemplaire destiné à la D.D.T.E.F.P. du Val d'Oise,

- 1 exemplaire destiné au Conseil de Prud’hommes

- 1 exemplaire destiné à chacun des signataires, soit 4

- 1 exemplaire destiné au Service des Ressources Humaines

Un exemplaire sera également adressé par voie électronique auprès de la DDTEFP.

Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, adressée à la D.D.T.E.F.P et au Conseil de Prud’hommes de PONTOISE.

Saint Ouen l’Aumône, le 25 mai 2018

Pour les Membres titulaires de la DUP Exlair Pour la Direction

Président