Accord d'entreprise "Accord sur les modalités d'exercice du télétravail" chez EJ FRANCE (Siège)

ACCORD SUR LES MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL 

 

 

 

Les parties désignées ci-après se sont rencontrées en vue de redéfinir les dispositions d’un accord sur la mise en œuvre du télétravail au sein de la société EJ France :

- La Société EJ France, basée à GIVORS (69700), 1 rue Edouard Prenat, représentée par XXX, Directeur Général

D'UNE PART,

- Le Comité Social et Economique représenté par Monsieur XXX

D'AUTRE PART.

Les parties se sont rencontrées le 17/02/2023 et se sont déclarées favorables à la signature du présent accord.

 

Préambule : 

 

Présentée comme une nouvelle forme d’organisation de travail, le télétravail a été mise en place dès mars 2020 comme mesure de protection collective exceptionnelle pour faire face au COVID-19.  

  

Dans une démarche d’amélioration continue et afin de poursuivre sur un second accord, une nouvelle enquête a été réalisée auprès des salariés et de l’encadrement, pour connaître nos axes de perfectionnement.

Cette enquête démontre une évolution sur le choix d’un télétravail plus flexible en termes de répartition des jours. Des résultats positifs et encourageants sur nos modalités de fonctionnement nous confortent à conserver nos fondements initiaux.

EJ a pris en compte l’ensemble de ces éléments et a émis le souhait de pérenniser ce mode d’organisation au sein de ses divers périmètres. Le travail en présentiel doit rester la norme et être considéré comme l’organisation optimale pour l’entreprise. Toutefois, le télétravail permet d’améliorer la qualité de vie au travail et de faciliter l’articulation vie personnelle et professionnelle des salariés. Il s’inscrit également dans les valeurs EJ et dans nos engagements de prévention, de sécurité, de développement durable et de responsabilité sociétale.  

  

Le télétravail induit nécessairement une relation de confiance entre le salarié, le management et les collaborateurs, confiance nécessaire et indispensable à la réussite de ce mode d’organisation.  

Compte tenu de l’importance constatée de garder un lien fort avec le collectif de travail via une présence régulière sur site, les propositions de la Direction concernent uniquement et exclusivement la mise en place de télétravail hybride, c’est-à-dire une alternance de l’activité professionnelle entre le domicile et le bureau situé sur site.  Toutes autres formes d’organisation sont exclues du champ de la négociation et pourront faire l’objet d’une étude et formalité indépendante à un éventuel accord.

 

1.1 – Définition

 

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les nouvelles technologies de l'information et de la communication. 

1.2 – Champ d’application. 

 

1.2.1- Fonctions et postes concernés 

 

Seuls les postes compatibles avec cette forme d’organisation de travail, de nature à être exécutée de façon partielle et ou régulière à distance en utilisant les technologies de l'information et de la communication sont éligibles. 

 

Ne peuvent être éligibles, par exemple, des salariés ayant une activité qui par nature nécessite d’être exercée sur le site, pour des raisons de sécurité, de contraintes techniques, ou en raison des équipements matériels ne pouvant être utilisés en dehors de l’entreprise ou de la nécessité d’une présence physique. 

1.2.2- Critères d’éligibilité au télétravail 

 

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir toutes les conditions suivantes : 

• Être en CDI, CDD

• Contrat de professionnalisation ou apprentissage (sous réserve de compatibilité entre les jours d’école/site)

• Être à temps plein ou partiel supérieur ou égal à 80% (à l’exception de certaines circonstances médicales ouvrant droit à une dérogation)

• Avoir plus de 6 mois d’ancienneté dans le poste, avec validation de la période d’essai.

Il nécessite notamment des aptitudes individuelles et des qualités professionnelles, comme par exemple :

• Avoir une bonne connaissance et compréhension de son poste, rôle et missions

• Être autonome dans son activité, son organisation et dans la gestion de son temps de travail

• Être capable de travailler régulièrement à distance

• Savoir faire preuve d’adaptabilité

• Ne pas requérir d’accompagnement managérial rapproché

• Respecter les horaires de travail et assurer un reporting régulier

Les travailleurs handicapés qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail. Ces mesures individuelles seront étudiées avec le service médical et la personne concernée.  

  

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’entité ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères. 

Toute situation exceptionnelle sortant de ce cadre devra faire l’objet d’un échange entre le manager et le service RH.

Ne sont pas concernés par cet accord les astreintes et le travail effectué lors de déplacement professionnel grâce aux moyens mobiles (PC portable, smartphone, …).

1.2.3- Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles (intempérie, pic de pollution, pandémie...) ou de force majeure, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et garantir la protection des salariés (article L1222.11 du code du travail). Ainsi, la décision relève du pouvoir de direction unilatérale de l’employeur et s’impose aux salariés concernés.

1.3 - Equipements de travail et utilisation

Les salariés devront utiliser leur réseau électrique et abonnement Internet personnel. Le télétravail pourra être mis en œuvre seulement si le salarié possède une connexion internet suffisante. En cas de doute, un test pourra être effectué par EJ pour valider que les conditions techniques sont réunies. En tout état de cause, EJ ne prendra pas en charge les frais liés à une installation de connexion internet au lieu de domicile du salarié. Il est expressément convenu entre les parties que l’absence de réseau informatique au domicile exclu la possibilité de télétravail. 

Dans le cadre de la politique de sécurisation du réseau informatique de EJ et des données personnelles, le télétravail nécessite un moyen d’identification du salarié compatible avec l’authentification multi-facteurs. Les candidats au télétravail ne disposant pas par ailleurs d’un téléphone portable/tablette professionnels acceptent d’utiliser un téléphone portable personnel pour cette authentification. 

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, EJ fournit, l’équipement nécessaire à l'exercice de l'activité en télétravail.  

 

Ces équipements peuvent comprendre, selon les activités du télétravailleur : 

 

• Un ordinateur portable et le cas échéant un casque audio/micro.  

 

EJ se charge de l’entretien de l’équipement nécessaire à l’exercice du télétravail. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser EJ. Il est considéré qu’au-delà 1 heure de défaillance technique, le télétravailleur devra en informer sa hiérarchie. Dans l’hypothèse où la panne ou défaillance devait perdurer, il pourra être demandé au télétravailleur, par sa hiérarchie, de venir poursuivre son activité professionnelle sur site, sans que ce dernier puisse refuser. Toutes interventions informatiques ne pouvant être effectuées à distance auront lieu sur site. 

Il est rappelé que l’utilisation du matériel informatique fourni est limitée à l’utilisation prévue dans le cadre de la charte informatique de EJ. Il est notamment interdit d’installer du matériel ou logiciel personnel sur l’ordinateur professionnel sans l’autorisation de EJ, (imprimante, scanner, …).   

Toute impression de document est interdite au domicile pour des raisons de sécurité et de confidentialité, et devra être réalisée sur le lieu de travail, le télétravail étant alterné avec des périodes de présence sur site, il est demandé à chacun de prévoir cette organisation.  

Le matériel fourni par EJ restant sa propriété, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat, et il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.  

Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse.  

  

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement à des fins personnelles.

1.4 – Lieu de télétravail

 

Le télétravail sera effectué au domicile principal du salarié, situé à l’adresse indiquée par ce dernier.

  

Le télétravailleur pourra exceptionnellement, à sa demande, effectuer le télétravail depuis une autre adresse avec validation préalable de son responsable hiérarchique et des RH.  

  

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra EJ en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de EJ, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions de réversibilités.  

  

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail. 

 

La conformité des installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, un auto-diagnostique de conformité à l’employeur. Il devra également fournir une attestation de son assureur, au titre de son assurance multirisque habitation, démontrant que ce dernier a pris acte du fait que le salarié exerce du télétravail à son domicile.  

1.5 – Protection du lien social

Une attention particulière doit être apportée à l’organisation de l’équipe, au maintien de la communication, de la cohésion et de l’esprit d’équipe.  

Pour ces raisons et afin d’éviter l’isolement des salariés, une journée de présence de l’effectif complet par semaine est recommandée, afin notamment d’assurer les réunions de service et de planifier les activités.  

 

Une présence minimale sur site par service doit également être maintenue afin d‘assurer les relations avec les autres services et recevoir les éventuels visiteurs.  

Pour ces raisons, l’ensemble d’un service ne peut être placé en télétravail simultanément et il est demandé une présence d’au moins un membre de l’équipe sur site par jour. Il appartient à la hiérarchie de définir un effectif minimum présent pour assurer les missions du service. 

1.6 – Charge de travail et principe d’égalité de traitement

Conformément au principe d’égalité de traitement entre les salariés, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux conventionnels que ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. 

Il a accès aux informations et communications, jouit des mêmes entretiens que les autres salariés (entretiens annuels, professionnels, de suivi) et est soumis aux mêmes politiques d’évaluation. 

L’accès à la formation et aux évolutions de carrières demeure également strictement identique. 

 

Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés sur site, ils pourront contacter les représentants du personnel dans les mêmes conditions que les autres salariés. 

Afin de veiller à la charge de travail, des entretiens de suivi avec la hiérarchie seront organisés régulièrement (MOVE, entretiens annuels, …). Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie également du droit à la déconnexion. L’entreprise est tenue de respecter les plages horaires en vigueur pour contacter le salarié. Le télétravailleur est soumis aux mêmes règles de temps de travail que sur site.  Le télétravailleur doit être joignable et s’engage à répondre aux sollicitations dans un délai raisonnable.

Le télétravailleur ne pourra réaliser des heures supplémentaires que sur demande express et préalable de sa hiérarchie. Il en est de même pour des éventuelles absences au poste de travail.

2.1 – Nombre de jours et répartition

Le nombre de jours de télétravail par semaine est fixé soit :

1. À 2 jours fixes maximum par personne, et 1 jour fixe pour les salariés à temps partiel.

2. À 1 jour flexible par personne (temps plein et partiel)

Ces journées ne peuvent se cumuler ni être conservées ou reportées pour une utilisation ultérieure (sauf exception stipulée au point 2.4).

Pour l’option a, ces journées (fixes et non fractionnables) sont déterminées d’un commun accord entre le collaborateur et son responsable (celles-ci pouvant être annulées dans les 24H pour des raisons de service). Une révision trimestrielle est possible sous réserve d’une demande motivée reçue dans le mois précédent le nouveau trimestre. Une opportunité de changement est accordée à hauteur de 6 jours par an, afin de laisser libre au télétravailleur de modifier ses jours initialement fixés.

 

Dans le cas où un salarié change son temps de travail (passage de temps partiel à temps plein ou inversement), la demande de télétravail (ou augmentation/modification des jours) à l'initiative du salarié ne pourra être effectuée qu'après une période recommandée de 6 mois à compter de son changement de temps de travail. La durée de cette période pourra être réduite à l'appréciation du responsable concerné.  

Il est enfin rappelé que le télétravail n'a pas pour vocation à éviter la pose de journées de congés payés, de journées pour évènements familiaux, etc...  

Le télétravail ne peut en aucun cas être utilisé pour la garde d’enfant ou d’autres personnes dépendantes, ni pour toutes convenances personnelles.

2.2 – Remboursement des frais professionnels

Le salarié pratiquant le télétravail peut être amené à engager des frais dans le cadre de son activité (consommation d’électricité, chauffage, surcoût d’assurance…). À cet égard, une indemnisation forfaitaire basée sur le plafond d’exonération de l’URSSAF sera versée pour couvrir l’intégralité des frais engagés. Versée mensuellement avec la paie, celle-ci s’élèvera à hauteur de 2.6 € par jour de télétravail (montant susceptible d’évoluer en fonction du barème d’exonération de l’URSSAF). En cas d’absence, le versement de cette indemnité forfaitaire sera suspendu.

2.3 – Formalisation contractuelle du télétravail

La mise en place du télétravail est convenue entre le salarié qui est volontaire, le manager et la Direction. Un salarié occupant un emploi susceptible d’être réalisé en télétravail et remplissant les conditions d’éligibilité citées ci-dessus, adresse une demande écrite à son manager.  

La demande écrite, pour une durée d’un an, fait l’objet d’un examen qui tient compte de : 

• La compatibilité de l’activité avec le télétravail  

• L’autonomie dans son activité, son organisation, et dans la gestion de son temps de travail 

• L’organisation et les nécessités du service ainsi que le nombre de télétravailleur déjà présents dans le service.  

 

La demande est soumise pour validation auprès du responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines. EJ est libre d’accepter ou de refuser, la demande du salarié. La décision fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 1 mois sauf circonstances exceptionnelles. En cas de refus, celui-ci devra être motivé par écrit. 

 

Lorsque la demande est reçue favorablement, le salarié signe un avenant à son contrat de travail, dont la fin est fixée au 31 décembre de l’année civile. Cet avenant précise certaines modalités utiles à l’exercice du télétravail (droits et devoirs du salarié, période de réversibilité…).  

 

En cas de demande de renouvellement, le salarié devra transmettre une nouvelle demande par écrit, au plus tard le 1er novembre pour l’année suivante. EJ peut refuser la demande du salarié dans les mêmes conditions prévues ci-dessus.

2.4 – Période d’adaptation et réversibilité :

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 2 mois (les cas de renouvellement d’avenant en sont dispensés). Cette période doit permettre de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de EJ ne perturbe pas le fonctionnement de son service.   

 

Au cours de cette période, EJ ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 2 jours ouvrés.  

 

Un bilan relatif à la période d’adaptation sera réalisé par le manager au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation.  

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire pour des manifestations collectives (réunions, formations, …), à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle, nécessitant la présence physique du collaborateur. Dans ces cas, le ou les jours de télétravail annulé(s) pourront, sous validation du manager, être reporté(s) exceptionnellement à une date ultérieure (dans la semaine) convenue entre les parties.

De même, à l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord écrit des parties, au télétravail avant l’arrivée du terme initialement prévu par avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours.

Ce délai de prévenance pourrait être réduit d’un commun accord. S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de EJ et devra restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition pour les besoins du télétravail.  

  

Le télétravail prendra fin immédiatement à l’initiative de EJ, sans que cela ne soit considéré comme une sanction disciplinaire, en cas de (liste non exhaustive) :  

• Manquement du télétravailleur aux règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données,  

• Manquement du télétravailleur aux conditions du présent accord,

• Survenue de problèmes techniques ne permettant plus le télétravail,

• Risque de désorganisation durable du service (par ex, des collègues en maladie, …),

• Non-respect des objectifs ou perte effective de productivité du télétravailleur durant ses périodes de télétravail,

• Constat par la hiérarchie d’une indisponibilité inexpliquée et ou répétée et ou du non-respect du temps de travail.

3.1 – Confidentialité et protection des données :

Le télétravailleur s'engage, notamment, à respecter la charte informatique de EJ et des textes relatifs à la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises sur ces sujets.   

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. Une attention particulière doit être portée au transport et à la confidentialité des papiers. Les règles de traitement (archivage et destruction) doivent être les mêmes en télétravail et en présentiel. 

3.2 – Santé au travail :

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité du travail sont applicables à l’ensemble des salariés, télétravaillant ou non. 

A toutes fins utiles, la liste des télétravailleurs sera adressée au service médical et mis à jour annuellement. Elle sera également transmise une fois par an aux membres du CSE pour assurer le suivi de celle-ci.

 

L’accident qui survient sur le lieu de télétravail au cours d’une journée télétravaillée et pendant le temps de travail est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. 

 

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la Direction des Ressources Humaines, dans les mêmes conditions que celles prévues pour l’activité sur site. 

3.3 – Durée, modification et dénonciation :

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1^er mars 2023.

Il met fin et remplace toutes dispositions résultant d’accords, usages ou de toute autre pratique en vigueur dans l’entreprise et portant sur le même objet que celui prévu par le présent accord.

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous forme d’un avenant.

Par ailleurs, le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fait dans les conditions prévues par les articles L. 2261-9 et suivants du code du travail.

3.4 – Formalités

Conformément aux articles D. 2231-2 et suivant du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Lyon.

Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires.

Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.

3.5 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord

Les parties conviennent qu’un suivi annuel de l’application du présent accord sera effectué en CSE tous les ans à compter de la date de son entrée en vigueur.

Fait à Givors, 17 février 2023,

En 4 exemplaires originaux

Pour EJ France
Pour le membre titulaire du CSE