ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

AU SEIN DE LA SOCIETE TRANSVRAC

ENTRE :

La SARL TRANSVRAC, dont le siège est situé à Ancenis (44150), représentée par …….., en sa qualité de Gérant de TRANSVRAC ;

Ci-après désignée « l’entreprise »

D’UNE part,

ET :

L'Organisation Syndicale Représentative CFDT, représentée par …………, en sa qualité de Délégué Syndical,

D’AUTRE part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Les parties signataires ont convenu, au visa des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise, de recourir au vote électronique pour l’organisation de l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de l’entreprise, ce qui exclut tout vote physique à bulletin secret sous enveloppe.

Les modalités de recours au vote électronique sont précisées dans le présent accord.

ARTICLE 1 - Recours à un prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, ci-après dénommé « le prestataire ».

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales dans le cadre du vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

C’est pourquoi, le prestataire retenu s’engage à respecter, dans le cadre de la régularité du scrutin :

1. L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

2. L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

3. L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

4. L’exercice personnel du droit de vote,

5. La confidentialité et le secret du vote.

Le prestataire doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote, préalablement à la mise en œuvre et à toute modification substantielle de la conception du système de vote. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes fondamentaux précités.

ARTICLE 2 - Modalités d’organisation du vote

2.1. Communication des listes électorales et des listes de candidats

L’établissement des listes électorales demeure de la responsabilité de la Direction de l’entreprise.

Elles sont transmises au prestataire qui en assure la sécurité et la confidentialité. Les professions de foi sont également communiquées au prestataire, sous format électronique, pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire, afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

Déroulement des opérations de vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, pouvant aller de 24h à 8 jours. Cette période est précisée dans le protocole d’accord électoral.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Il est ainsi établi, en lien avec le partenaire retenu, une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Chaque électeur a la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Avant toute opération de vote, le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique, et les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et fait l’objet de contrôles périodiques durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin selon les dispositions convenues au protocole d’accord préélectoral.

Pour pouvoir voter, avant le premier tour des élections, outre la communication de l’adresse du site de vote, chaque électeur reçoit à son domicile ou par courriel un moyen confidentiel d’authentification de connexion (identifiant et mot de passe ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie le cas échéant dans le cahier des charges).

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il a la possibilité de se connecter plusieurs fois et de modifier son choix avant validation.

A réception du vote, la saisie de ses trois codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

La validation du vote fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs suivant les modalités qui auront été arrêtées par le protocole d’accord préélectoral.

Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 et R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information figure directement sur le site du prestataire, sous la rubrique « mentions légales ». Elle est également synthétisée dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées postales, adresse email professionnelle lorsque connue, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ; 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats invités à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral, et le cas échéant, personnels habilités du service Ressources Humaines ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnels habilités du service Ressources Humaines ;

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, personnels habilités du service Ressources Humaines.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par téléphone et par courriel pendant le vote.

Dépouillement et résultats

Dès la clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courant gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont réalisées conformément aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 3 - DENONCIATION, Révision ET MODIFICATION de l’accord

La dénonciation et la révision du présent accord collectif sont régies par les dispositions légales. Elles peuvent survenir à tout moment.

La dénonciation est assortie d’un délai de préavis de trois mois. La dénonciation est faite par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) soit par l’ensemble des signataires du côté patronal, soit par l’ensemble des signataires du côté salarié, la DDETS et le Conseil de prud’hommes devant recevoir copie de l’acte de dénonciation.

La révision est demandée soit par l’ensemble des signataires du côté patronal, soit par l’ensemble des signataires du côté salarié, en soumettant aux autres une proposition de rédaction nouvelle. La révision peut notamment être proposée lors des Négociations Périodiques Obligatoires, auquel cas un projet rédactionnel de révision n’est pas requis.

Si un avenant portant révision de tout ou partie du présent accord est signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés signataires, cet avenant se substituera de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Le présent accord est conclu en fonction de la législation connue au 19 janvier 2023. La dénonciation pourra intervenir notamment dans le cas de modification des dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles de branche ayant présidé à la conclusion du présent accord.

Article 4 - Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à sa date de signature.

ARTICLE 5 - PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord donne lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail.

Il est ainsi déposé :

• Sur la plateforme « TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D.2231-6 et D.2231-7 du Code du travail ;

• En un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Nantes dont relève la société TRANSVRAC.

Mention de cet accord figurera sur le tableau de la Direction réservé à cet effet.

Fait à Ancenis, le 22 septembre 2023,

Pour la société TRANSVRAC, Pour l’organisation syndicale CFDT,

A faire signer par les mandatés des parties précédées de la mention « lu et approuvé »