ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés :

L'Association PEP71 dont le Siège Social est situé 18 rue Colonel Denfert 71100 CHALON SUR SAONE, représentée par Mr (Directeur Général), par délégation de Mr, Président de l’Association.

Et

L'organisation syndicale CGT représenté par son délégué syndical, Mr.

Préambule

Les organisations syndicales représentatives et la direction des PEP71 se sont réunies pour négocier les conditions du recours au vote électronique pour la tenue des élections des membres du Comité Social et Economique.

Dans ces conditions, il a été convenu le présent accord :

ARTICLE 1 - OBJET

Conformément aux dispositions des articles L. 2314-21 et L.2324-19 du Code du Travail permettant la tenue des élections des membres du Comité Social et Economique par voie électronique, le présent accord a pour objectif de définir les modalités de recours au vote électronique, au sein de l’Association des PEP71.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte, à l’exception du vote par correspondance dans les conditions fixées à l’article 2 du présent accord.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote ;

• L’anonymat, la sincérité du vote ;

• L’unicité du vote ;

• La confidentialité, le secret du vote.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception, la mise en place et la gestion du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur agréé, qui devra respecter les prescriptions du Code du Travail et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles.

ARTICLE 2 – MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Avec les organisations syndicales représentatives des PEP71, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Les différentes règles décrites dans le présent accord, et notamment celles relatives à la confidentialité et à la sécurité des données, s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Formation et Information

Une note explicative générale précisant les conditions, les modalités et les règles de fonctionnement du vote électronique sera affichée dans tous les établissements, services et dispositifs de l’association.

De plus chaque salarié recevra un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance, avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Modalité de vote – Protocole préélectoral

La faculté de voter à distance a vocation à devenir la modalité de vote prioritaire, permettant aux électeurs de voter ainsi, sans être tributaires des horaires d’ouverture du bureau de vote, ni des aléas de La Poste pour les votes par correspondance.

A titre exceptionnel pour les salariés qui seraient dans l’incapacité d’accéder au vote électronique durant la période de l’ouverture du bureau de vote, et sous réserve qu’ils en fassent la demande auprès du service RH avant la date fixée par le protocole préélectoral, il sera possible d’organiser un vote par correspondance.

Le processus de vote électronique sera intégré au protocole d’accord préélectoral dans la perspective des élections de décembre 2022.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord, comportera la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales, et indiquera le nom du prestataire.

Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Les salariés seront informés par courrier de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines.

Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral et avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un code ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.

Ce moyen permettra au serveur de vérifier l’identité des électeurs et l’unicité des votes.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres du CSE, titulaires et suppléants.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Caractéristiques des Listes et des Bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par les auteurs.

Dans l’éventualité d’un second tour, l’ordre des listes restera inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

En validant son choix, l’électeur déposera son vote de manière dématérialisée. Son choix sera acheminé vers un fichier qui recueillera le contenu de l’urne électronique. Une fois le vote électronique clos, les fichiers seront figés et scellés jusqu’au dépouillement.

Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période définie. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-18 et R2324-14 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour palier l'absence d'un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés, par le prestataire jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Les matériels de vote et les listes d’émargement consignés sur un support de son choix, seront remis par le prestataire à l’association à l’issue des opérations de vote.

Sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place par le prestataire pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour missions de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place par le prestataire.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise et Déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés préalablement à leur mise en œuvre.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du Travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

ARTICLE 3 : DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD

Durée

Le présent accord collectif est conclu pour une durée déterminée de 4 ans, à compter de sa date de signature.

Dépôt – publicité

Le présent accord sera adressé pour le compte des PEP71 à la DREETS sur le support électronique prévu à cet effet, ainsi qu’au Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social de l’association.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Chalon/Saône, le 14/10/2022, en 3 exemplaires

Pour l’Association Pour la CGT

des PEP71

Directeur Général Délégué syndical