Accord d'entreprise "ORAGANISATION ET AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL" chez DCBM NOTAIRES (Siège)

Accord d’entreprise relatif à l’organisation et à l’aménagement du temps de travail

Société DCBM

Entre,

La Société DCBM Notaires

Immatriculée au RCS LAVAL sous le numéro 309321925 domiciliée 35 Rue des Fossés 53000 LAVAL

Représentée par Maitre XXX, Maitre XXX, Maitre XXX, Maitre XXX en qualité de notaires associés.

D’une part,

Et

Les élus du CSE, élus à la majorité

Madame XXX

Madame XXX

D’autre part,

Préambule – objet de l’accord :

Il est préalablement rappelé que l’organisation du travail au sein de la société DCBM doit bien entendu s’adapter à la mission de l’entreprise : répondre aux besoins de la, clientèle, notamment en termes de disponibilité et de réactivité dans nos interventions, et disposer d’une flexibilité dans l’aménagement du travail selon les pics d’activités et les responsabilités qui incombent à chaque service de l’entreprise.

Les parties souhaitent en même temps faciliter l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, enjeu jugé majeur pour la motivation de chacun et, par voie de conséquence indispensable, d’une part à la réussite de l’entreprise dans l’avenir et d’autre part à l’attractivité nécessaire à son développement.

Etant par ailleurs précisé que, depuis de nombreuses années, des usages ont pu se créer et qu’il est nécessaire d’en simplifier et clarifier l’interprétation.

Les parties se sont donc retrouvées aux fins de négocier une refonte des dispositions propres à l’entreprise et ont se sont entendues sur le présent accord.

Etant par ailleurs précisé que l’accord objet des présentes a été porté à la connaissance du personnel qui y a apporté une large approbation.

Cela étant rappelé, il a été décidé des éléments suivants :

1.  : Dispositions générales

1.  Champ d’application

Le présent avenant s’applique à l’ensemble du personnel de l’entreprise.

2.  Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur en date du 1^er mai 2022 pour toutes les dispositions ne comportant pas une date d’application spécifique différente.

2.  : Dispositions relatives à la durée et l’organisation du travail

Article 3 : Dispositions générales

La durée du travail de référence au sein de l’entreprise est établie sur une base de 39 heures hebdomadaire correspondant à une mensualisation de 169 heures.

Néanmoins, il pourra en tant que de besoin être établi des contrats individuels de travail sur des bases supérieures ou des forfaits conformément et dans la limite des dispositions légales en vigueur.

A cet effet, est considéré comme travailleur à temps partiel avec ses conséquences de droit tout salarié dont la durée du travail est inférieure à la durée ci-dessus indiquée.

Article 4 : Organisation du temps de travail des salariés « hors forfaits »

4-1. Principes généraux :

L’organisation du temps de travail des personnels « hors forfaits » sera établie sur une base de 40 heures hebdomadaire compensée par l’attribution d’une semaine de récupération (six jours ouvrables).

Pour des principes de simplification, cette semaine de récupération sera nommée « sixième semaine de congés »

Il est néanmoins précisé que l’origine de ce temps de repos se trouvant dans la récupération d’heures ne sera dû qu’à hauteur du temps de travail effectif du salarié pendant la période de référence à l’exclusion de toute absence, et ce quel qu’en soit le motif.

A titre d’exemple, un salarié absent durant la moitié de l’année ne se verra attribuer qu’une demi-semaine de récupération

Il est rappelé que cette durée s’entend de travail effectif, les éventuelles pauses n’étant pas considérées comme telles, et ce même dans le cas où elles seraient rémunérées.

Par voie de conséquence, le contingent d’heures supplémentaires ne s’appliquera qu’à compter de la 41^ème heure.

4-2. Organisation générale du temps de travail :

L’organisation générale du temps de travail pourra se faire dans le cadre d’horaires de travail variables dans les limites ci-après :

4-2-1 Horaire d’ouverture :

L’horaire de début de travail pourra se situer entre 8 heures et 9 heures le matin étant précisé que chaque service devra être en mesure de fonctionner à partir de 8h30 et que par voie de conséquence, un minimum de collaborateurs présents par service sera défini à partir de 8h30.

L’horaire de fin de travail pourra se situer entre 17h et 19 h le soir étant précisé que chaque service devra être en mesure de fonctionner jusqu’à 18h et que par voie de conséquence, un minimum de collaborateurs présents par service sera défini jusqu’à 18 heures.

Sauf demande expresse de la Direction, aucun temps de travail ne pourra être pris en considération en dehors de ces horaires et par voie de conséquence donner lieu à heures supplémentaires.

4-2-2 Pause déjeuner

Une pause déjeuner d’un minimum d’une heure devra être prise entre 12 heures et 14 heures.

4-3. Gestion des heures supplémentaires :

Il est ici rappelé que la mise en œuvre d’heures supplémentaires au-delà de la durée ci-dessus doivent rester liées à des situations exceptionnelles et ne sauraient devenir la règle.

A cet effet, seules les heures supplémentaires justifiées par des nécessités de service et demandées par la hiérarchie doivent être considérées comme telles.

Les heures supplémentaires pourront donner lieu, soit à récupération avec la majoration afférente, soit à paiement.

En cas de difficulté de récupération d’heures supplémentaires effectuées lié à des surcroits d’activité ou à des difficultés d’embauche, les soldes d’heures à récupérer pourront donner lieu à paiement.

4-4. Situation spécifique des salariés à temps partiel :

Les salariés à temps partiel à la date de mise en œuvre du présent accord pourront solliciter le passage à temps plein dans le cadre des dispositions ci-dessus indiquées.

Les salariés à temps partiel ne souhaitant pas évoluer vers un temps complet, verront leur temps de travail augmenter d’une heure par semaine et en compensation bénéficieront de la sixième semaine de congés ci-dessus indiquée.

Il est rappelé que les salariés à temps partiel ne peuvent exercer leur activité qu’en deçà de la référence de travail à temps complet.

Les heures effectuées par les salariés à temps partiel au-delà de leur durée contractuelle et dans la limite de la durée de travail à temps plein sont des heures complémentaires et sont rémunérées avec la majoration afférente de 10% jusqu’à une durée de travail de 35 heures, et de 25% au-delà.

Il est rappelé que seules les heures complémentaires justifiées par des nécessités de service et demandées expressément par la hiérarchie doivent être considérées comme telles.

4-5 Contrôle de la durée du travail 

Les parties conviennent de la nécessité de mettre en œuvre un outil de contrôle de la durée du travail permettant de relever les horaires de chacun.

A cet effet, à compter du 1^er mai prochain des feuilles hebdomadaires de présence de service devront être remplies par chaque collaborateur pour transmission à la hiérarchie.

Un modèle de feuille est annexé au présentes.

Article 5 : Organisation du temps de travail des salariés en forfaits jours

Il est rappelé que certains collaborateurs de l’entreprise bénéficient dans l’organisation de leur temps de travail d’une autonomie ne permettant pas de gérer des horaires précis de travail.

En complément des dispositions conventionnelles relatives à l'aménagement du temps de travail, il pourra être fait utilisation des forfaits en jours pour les salariés cadres disposant de l’autonomie requise dans leur fonction et dans l’organisation de leur temps de travail

En complément desdites dispositions, il est rappelé que le forfait devra avoir été expressément prévu pour les salariés concernés par le contrat de travail ou un avenant à celui-ci.

Il est également précisé que les périodes travaillées peuvent se comptabiliser par accord entre les parties en demi-journées.

Les parties conviennent également que le salarié en situation de forfait jours doit respecter les repos journaliers (11 heures) et hebdomadaires (35 heures) ainsi que le droit à la déconnexion pendant ses temps de repos.

La durée du forfait ci-dessus mentionné est fixée à 215 jours par an sur la période de référence 1^er janvier - 31 décembre.

Chaque salarié concerné devra établir un suivi hebdomadaire des jours effectivement travaillés transmis à sa Direction pour réalisation dudit forfait. Compte tenu de son autonomie, il devra s’assurer et établir à toute demande de l’employeur qu’il respecte bien les repos hebdomadaires et journaliers minimums et obligatoires prévus par la loi. Dans ce cadre, la Société mettra à disposition du salarié ledit document permettant aux parties de suivre la réalisation du forfait. Elle s’engage à vérifier chaque mois le respect par le salarié de son forfait jours, ainsi que les repos obligatoires.

La Direction recevra les salariés concernés à raison de deux entretiens par an, afin d’évaluer ensemble la charge de travail du salarié, voire de l’optimiser en cas de déséquilibre constaté.

À chaque fin de période de forfait, soit au 31 décembre de chaque année), il sera procédé à un état des lieux du forfait jour du salarié et de sa cohérence entre sa charge de travail, le temps devant y être consacré, ainsi que l’articulation entre l’activité professionnelle du salarié et sa vie personnelle. La rémunération du salarié sera également abordée.

À chaque fin de journée de travail, et lors des départs en week-end et congés payés, le salarié en situation de forfait jours devra s’engager en une totale déconnexion des outils numériques et téléphoniques mis à sa disposition dans le cadre de son travail.

Le salarié en forfait jours pourra être amené à effectuer un nombre de jours de travail supplémentaires dans l’année.

Afin de permettre une meilleure harmonie entre les différentes catégories de personnel de l’entreprise, les parties conviennent d’une « référence » sur une base de 222 jours déterminés comme suit :

• Nombre de jours moyens ouvrables annuels hors congés : 228

• Congés supplémentaires ouvrés : 5

• Lundi de pentecôte.

Ces 222 jours étant rémunérés comme suit :

• Forfait de base conventionnel : 215 jours

• Jours supplémentaires rémunérés : 7 jours

Article 6 : Congés payés :

Il est rappelé que, si l’organisation des congés doit, autant que faire se peut, se gérer en harmonie entre les différents collaborateurs, la distribution des congés payés est établie par l’employeur en fonction des nécessités de service.

En cas d’impossibilité de satisfaire des demandes de congés simultanées, il sera fait application des critères définis à l’article L 3141-16 du Code du travail pour déterminer les ordres de priorité de départs en congés.

IL est par ailleurs précisé que dans la mesure où il ne pourrait être satisfait à une demande de congés d’un salarié de distribution de quatre semaines (continues ou discontinues) durant la période du 1^er mai au 31 octobre, il sera attribué au collaborateur concerné deux jours de congés pour attribution de moins de trois semaines et un jour pour attribution de trois semaines à trois semaines et demie.

Il est précisé que cette attribution de congés supplémentaires ne saurait être due si la prise de congés telle que définie ci-dessus provient d’une demande du salarié.

Jusqu’à présent, il était accordé un « 26^ème jour » ouvré de congés chaque année. Cet usage est supprimé

En compensation de ce qui précède, il est rappelé que, jusqu’à date des présentes, le lundi de pentecôte était récupéré sous forme d’heures « complémentaires ».

Cette récupération sera supprimée à compter du prochain lundi de pentecôte.

Article 7 : Compte Epargne temps (CET) :

7-1 Personnels concernés et modes d’alimentation du CET

Le compte épargne temps peut s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’entreprise sous réserve de ce qui est indiqué ci-après notamment en ce qui concerne les modalités d’alimentation du compte

Le compte épargne temps peut être alimenté chaque année à l’issue de la période de référence des congés payés sous réserve des limites indiquées dans les articles suivants :

• Des heures supplémentaires provenant soit de comptabilisation de dépassement hebdomadaires soit des dépassements des périodes pluri hebdomadaires pour les personnels concernés par ce type de gestion.

• Des journées de dépassement du forfait jours pour les personnels concernés.

• De la cinquième semaine de congés payés.

• Des congés supplémentaires de fractionnement indiqués à l’article 6 ci-dessus.

• Des congés pour événement exceptionnel à l’exception des congés de paternité et de naissance.

• Des heures complémentaires pour les personnels sous contrat à temps partiel.

  7-2 Limites d’alimentation du CET

Il ne pourra être versé au CET plus d’une semaine par an.

Le CET sera plafonné à trois semaines par salarié étant entendu qu’une journée de de CET sera valorisée sur une base de 7 heures.

7-3 Modalités d’utilisation du CET

Le CET est utilisable par le salarié moyennant un délai de prévenance défini comme suit :

• 7 jours pour une utilisation inférieure à 3 jours

• 15 jours pour une utilisation de 3 jours à 7 jours

• 30 jours pour une utilisation supérieure à 7 jours

Il est expressément convenu que l’utilisation du CET ne peut se faire accolée à des congés payés qu’avec l’accord express de l’entreprise.

7-4 Monétisation du CET

Le CET peut donner droit à monétisation dans les limites ci-après :

Toutefois, en cas de départ du salarié de l’entreprise, l’ensemble des droits à CET sont « monétisables » dans le cadre du solde de tout compte du salarié.

La monétisation du CET se fait sur la base du taux horaire du salarié en vigueur au moment de son règlement.

La monétisation indiquée ci-dessus peut se faire aux conditions suivantes :

• Sans condition en cas de survenance d’un des événements ouvrant droit à déblocage anticipé de la participation (article R 3324-22 du Code du Travail)

• Dans les autres cas, à hauteur de 50 % du solde CET moyennant un délai de prévenance d’un mois et dans la limite d’un déblocage maximum par période de trois mois.

Le déblocage anticipé du CET indiqué à l’avant dernier paragraphe ci-dessus donne lieu à règlement sur la paye du mois dans la mesure où il en est fait la demande avant le 10 du mois en cours et dès lors que les éléments justificatifs de la demande ont été fournis à cette date.

7-5 Autres modalités d’utilisation du CET

Compte tenu du caractère innovant de la mesure, les parties conviennent d’une période d’observation d’un an à l’issue de laquelle il sera étudié la possibilité d’associer le CET à des dispositifs d’amélioration des retraites.

 

3.  : Télétravail

Article 8 : Dispositions relatives au télétravail.

IL est précisé que les dispositions ci-après s’entendent de situation « normales d’activité », les situations de crise, notamment sanitaires nécessitant des dispositifs spécifiques en dehors des présentes.

8-1 Définition du Télétravail :

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

8-2 Activités concernées

Les activités ou postes éligibles au télétravail sont celles de nature à être exécutés de manière importante et régulière, à distance et en utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail.

Les activités ou postes nécessitant une présence physique sur les sites de la société, ou chez les clients ou fournisseurs de la société, notamment en raison des outils de travail ou de la configuration de l’équipe telle que le travail posté sont ainsi exclus du télétravail.

A cet effet, sont considérées comme éligibles au télétravail les activités de rédaction d’actes autonomes, comptables et formalistes.

8-3 Lieu de Télétravail

Le salarié souhaitant faire du télétravail doit attester de la conformité des installations électriques à la connexion des outils de travail, notamment informatiques.

Il doit également avoir informé son assurance habitation de son activité de télétravail et être assuré à cet effet.

L’accès internet et le réseau téléphonique du lieu de travail doivent permettre l’exécution normale du travail avec les normes de confidentialités requises dont le télétravailleur doit s’assurer.

Des contrôles de cette conformité pourront être effectués par l’entreprise.

Il est précisé que la société ne prendra en charge aucun frais lié au télétravail, qu’il s’agisse de frais de loyer ou de contribution aux charges de ce lieu de télétravail.

Par ailleurs, tout salarié en situation de télétravail doit avoir préalablement fait un descriptif précis du lieu affecté au travail et des moyens de confidentialité y attachés.

Pour des raisons de sécurité, il sera demandé à tout salarié en télétravail d’établir une attestation sur l’honneur décrivant les lieux et moyens de télétravail.

S’agissant d’une condition essentielle d’exécution du télétravail, tout non-respect de cette disposition entrainera suppression immédiate du télétravail pour le collaborateur concerné, sans qu’il soit besoin de faire appel à une quelconque procédure de sanction.

8-4 Limites du Télétravail

Le télétravail régulier est limité, pour des raisons de cohésion d’équipes :

• A deux journées par semaine

• A 60 journées par an.

Le télétravail ne pourra être mis en œuvre accolé à une période de congés payés

Le télétravail ne pourra être mis en œuvre les semaines de jours fériés ouvrés.

Le télétravail devra être limité à un quota de présence dans le service défini dans chaque service en fonction de son activité.

8-5 Organisation du Télétravail

Un planning de télétravail devra être établi dans chaque service ou activité concernés avant le 25 de chaque mois pour le mois suivant ; Il pourra être modifié en cours de mois à la condition de respecter un délai de prévenance de 8 jours.

Le planning de télétravail proposé pourra être amendé par la direction en raison de nécessités de services ou de circonstances exceptionnelles (modification nécessaire de l’organisation du travail dans le service, nécessité de présence pour signature d’un acte, absence de dernière minute d’un autre collaborateur par exemple.

8-6 Dispositions générales relatives à l’organisation, à l’hygiène et à la sécurité du travail :

Le salarié en situation de télétravail s’engage expressément

• A respecter les dispositions légales relatives à la durée du travail et aux repos hebdomadaires et journaliers.

• A n’effectuer aucune heure supplémentaire sans l’autorisation expresse de sa hiérarchie.

• A n’exercer son télétravail que dans un cadre conforme aux normes d’hygiènes et de sécurité.

• A déclarer toute situation d’accident du travail intervenant pendant les périodes et ce sans délai, étant précisé que seules les situations accidentelles intervenant dans la pièce affectée au travail peuvent être considérées comme telles.

• A respecter de manière la plus absolue les normes liées au droit à la déconnexion au sein de l’entreprise.

• A être présent à son poste de travail les jours de télétravail durant 8 heures avec une plage horaire minimum 9 h – 12 h /14 h – 17 h.

• A pouvoir être joint par téléphone ou vidéo conférence par la hiérarchie et les collaborateurs pendant les journées de travail en situation de télétravail.

• A utiliser exclusivement l’ordinateur de l’entreprise qui lui sera fourni et à respecter la charte informatique afférente.

• A prendre toute disposition pour un parfait respect de la confidentialité des documents et supports apportés sur le lieu de télétravail.

La comptabilisation du temps de travail durant les périodes de télétravail obéira aux mêmes modalités que celles applicables aux temps de présence à l’étude (feuilles de présence)

Le non- respect de ces règles entrainera la suspension immédiate du télétravail pour le collaborateur concerné, et ce, sans autre procédures.

4.  : Dispositions diverses

Article 9 : Entrée en vigueur

Le présent accord relatif à l’aménagement du travail est établi entre les parties dans le cadre des dispositions légales en vigueur et rentre en vigueur au 1^er mai 2022.

Article 10 : Adhésion à l’accord

Une organisation non-signataire de l’accord peut y adhérer, elle devra à cet effet notifier cette adhésion par courrier recommandé avec accusé de réception aux différentes parties signataires ou y ayant adhéré précédemment.

Tout signataire ou adhérent au présent avenant peut le dénoncer dans les formes prescrites par la loi. Il devra alors le notifier par courrier recommandé avec accusé de réception aux autres parties.

Conformément à la loi, la dénonciation prendra effet avec un préavis de trois mois.

Article 11 : Dénonciation de l’accord

Dans la mesure où la dénonciation proviendrait de l’employeur ou de la totalité des salariés signataires, à l’issue de ce délai de trois mois, les parties disposeront d’une période de 12 mois pour négocier un nouvel accord.

Pendant ce délai, le présent accord poursuivra ses effets, sauf négociation d’un accord s’y substituant, conformément à la loi.

Il est expressément prévu que, compte tenu de la nature du présent accord, il ne saurait être dénoncé partiellement, sa dénonciation entrainant l’application des dispositions légales ou conventionnelles à l’issue du délai prévu ci-dessus.

Article 12 : Difficultés d’interprétation

En cas de difficulté d’application ou d’interprétation du présent accord, les parties s’engagent à ne pas créer de situation conflictuelle sans recourir au préalable à l’arbitrage des instances paritaires de la profession, qui, saisies par la partie la plus diligente, devront rendre un avis motivé.

Article 13 : Publication de l’accord

Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé à la DIRECCTE du département où il a été conclu, en 2 exemplaires (une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) ainsi que sur la base de données prévue à cet effet (Décret du 3 mai 2017).

Fait à Laval, le …… ………………….2022,

Pour la Direction,

Pour les élus CSE,