Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez ODAM - SCHILLER MEDICAL (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU TELETRAVAIL

La société SCHILLER MEDICAL

Dont le siège social est situé 4 rue Louis Pasteur 67160 WISSEMBOURG

Représentée par, Directeur Général

ci-après dénommée la société

d’une part,

et

L’Organisation Syndicale CFDT

en la personne de, délégué syndical dûment mandaté à cet effet

L’Organisation Syndicale CFE-CGC

en la personne de Monsieur, délégué syndical dûment mandaté à cet effet

d’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

La période de crise sanitaire liée au Covid 19 nous a soudainement précipités vers le télétravail quasi-généralisé avec, pour certains d’entre nous, peu de préparation à cette nouvelle manière de travailler. Néanmoins, nous sommes tous d’accord pour affirmer que, au sein de notre établissement, ce fut un succès.

Les parties ont voulu témoigner de la volonté de l’entreprise de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation et poser un cadre adaptable, protecteur et innovant en matière de télétravail.

En effet, l’évolution des technologies de l’information et de la communication, notre niveau d’équipement, le niveau de formation de nos collaborateurs, nous permettent d’envisager la modernisation de notre organisation du travail en inscrivant le télétravail au cœur d’actions majeures en faveur de l’amélioration de la qualité de vie et de la santé au travail.

Le télétravail, fondé sur le principe préalable de l’accord mutuel entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique, a vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle, à donner aux collaborateurs une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches, dans le respect du droit à la déconnexion et à contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.

Les salariés handicapés pourront notamment bénéficier du télétravail selon des modalités particulières à définir en sus du présent accord, par accord individuel des parties, en vue d’accéder à un emploi, ou de conserver un emploi correspondant à leur qualification, de l’exercer ou d’y progresser ou pour qu’une formation adaptée à leurs besoins leur soit dispensée.

Le présent accord fixe les conditions d'exécution du télétravail dans l'entreprise.

Article 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable à tous les salariés de la société remplissant les critères d’éligibilité mentionnés à l’article 3.

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Article 2 : DEFINITION DU TELETRAVAIL

Conformément aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Il est précisé que le seul fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur.

Article 3 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE

Sont éligibles au télétravail l’ensemble des salariés utilisant les technologies de l’information et de la communication, exerçant des activités compatibles avec cette forme d’organisation du travail et dont l’activité est compatible avec le fonctionnement de leur service.

Le télétravail est ainsi ouvert aux activités et fonctions dans l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment par les collaborateurs en contrat à durée indéterminée au sein des services :

• R&D

• Affaires cliniques

• Marketing

• Affaires règlementaires et Qualité à l’exception des opérations de contrôle physique (contrôle d’entrée et libération)

• Comptabilité

• Commerce / ADV

• Ressources Humaines

• Le personnel administratif du SAT

• Les Achats

• L’IT

Peuvent également être éligibles au télétravail les salariés suivants :

- les salariés en contrats à durée déterminée,

- les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation,

- les stagiaires,

S’ils appartiennent à un service ci-dessus désigné et sous réserve de la réalisation d’une période d’intégration qui aura permis de tisser des liens avec l’ensemble des collaborateurs ou pour le moins, avec les collègues proches au sein du service de rattachement.

Ne sont pas éligibles au télétravail :

- les collaborateurs dont les fonctions exigent une présence physique permanente dans l’entreprise. Il en est ainsi pour le personnel de Production ou de Logistique par exemple.

- les salariés à temps partiel en-deçà de 80%

Les managers devront toutefois veiller à assurer une présence suffisante et quasi-permanente auprès de leurs équipes, ils devront donc limiter le recours au télétravail tel que visé par le présent accord.

Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

- disposer de l'autonomie suffisante pour exercer leur travail à distance

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- disposer d'un logement compatible avec le télétravail (bénéficier d'une surface réservée au travail, d'une installation électrique conforme, etc.), attester sur l'honneur qu'ils disposent d’une installation technique et électrique conforme.

Au sein d'un service, le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail est limité à 40% de l'effectif (pour les équipes réduites, ce chiffre peut être adapté). Dans l’hypothèse où un choix doit être opéré entre des salariés sollicitant un télétravail, le choix s’opèrera selon les critères objectifs suivants :

• Éloignement géographique

• Parents d’enfant-s handicapé-s ou parents de jeune-s enfant-s de moins de 12 ans

• Alternance équitable des demandes

• Actualité du service et opérations et des priorités données aux projets

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du collaborateur.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail sera également de mise pour les personnels éligibles en cas de circonstances exceptionnelles / épidémie / force majeure et aura, alors, vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence.

Conformément à l’article L1222-11 du Code du travail « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés » et en cela le télétravail pourra être imposé aux salariés sans délai.

D’autre part, le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande du salarié (ex. en cas de grève des transports publics ou d’épisodes de pollution visés à l’article L223-1 du code de l’environnement ou d’intempérie occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles ou d'événements exceptionnels justifiés).

Article 4 : MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande à son supérieur hiérarchique via Octime, au moins 4 jours ouvrables pleins à l’avance.

Ce dernier dispose d’un délai de 48 heures pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé. L’absence de réponse vaut acceptation.

Si le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

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Article 5 : CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL

Il est précisé que le télétravail reste une possibilité mais, sauf exception (situation de confinement par exemple), en aucun cas une obligation.

Le salarié est en mesure de renoncer à tout moment, via Octime, à une demande de télétravail déjà approuvée.

L’entreprise souhaite affirmer l’importance à accorder au dialogue. Ainsi l’usage de l’outil Octime ne dispense pas les parties prenantes des échanges et discussions préalables et nécessaires à l’esprit collaboratif qui doit être maintenu au sein de notre société.

5.1 Période d’adaptation

Cet exercice des fonctions en télétravail débute par une période test de 3 mois à compter de la conclusion du présent accord.

Cette période doit permettre à la société d’ajuster les pratiques et de vérifier individuellement si les salariés concernés disposent des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence de ces salariés dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement des services.

Pour les salariés, cette période permettra de vérifier si l'activité en télétravail leur convient ainsi que d’en adapter le rythme.

A l’issue de cette période, les signataires du présent accord pourront au besoin être amenés à réviser les modalités fixées aux présentes.

5.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• Condition d'éligibilité non remplie,

• Modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail,

• Changement de fonctions et/ou de service devenant incompatibles avec la situation de télétravail,

• Non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données

Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin de la possibilité de recourir au télétravail prendra effet 15 jours à compter de la première présentation postale du courrier informant le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Article 6 : LE LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’effectue au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise ou en un lieu dont l’adresse aura été communiquée au préalable à l’employeur et validée par ce dernier.

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Ainsi le collaborateur exerce son activité alternativement à son domicile (ou adresse communiquée) et dans les locaux de l’entreprise.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse.

En cas de changement d’adresse, pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions décrites aux paragraphes précédents.

Le télétravailleur devra réserver un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail.

L’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

Article 7 : MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL

La charge de travail à domicile doit être comparable au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise.

En conséquence, le télétravail ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant indiqué dans Octime.

A l’occasion des entretiens annuels, le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan portant notamment sur l'évaluation de la charge de travail et les conditions d’activité en télétravail.

En cas de difficulté, rencontrée en raison du télétravail, à réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu d’en informer sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

A la demande du salarié ou de son manager, des bilans intermédiaires pourront être sollicités.

Article 8 : MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

-  pour les salariés ne relevant pas d’un forfait annuel en jours : les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 48 heures par semaine ou 44 heures sur une période de 12 semaines consécutives ;

-  les durées minimales de repos, soit 20 minutes au bout de 6 heures de travail consécutives échues, 11 heures consécutives quotidiennes.

Les adaptations de temps de travail sont gérées conformément à l’accord d’annualisation du 22 février 2013 et via l’outil Octime.

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Article 9 : FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES

Le nombre de jours de télétravail hebdomadaire maximum est fixé à 2 jours. Néanmoins, d’un commun accord formalisé via l’outil Octime, les collaborateurs et leur manager peuvent convenir de durées ponctuellement différentes notamment en tenant compte de la charge d’activité particulière propre aux tâches du collaborateur ou à l’actualité du service (projet à finaliser, dossiers complexes, …).

En effet, le besoin de recul et de concentration peut justifier une période de télétravail plus longue ou à l’inverse, l’absence prolongée d’un nombre important de collaborateurs au sein d’un service peut limiter le recours au télétravail.

Cette mesure permet également d’éviter l’isolement prolongé des collaborateurs.

Le collaborateur peut être tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son manager pour participer aux réunions (ou autres actions nécessitant une présence au sein de l’établissement) organisées pour le bon fonctionnement du service et qui interviendraient un jour normalement télétravaillé.

Ceci s’applique quand l’objet d’une réunion ne coïncide pas avec la possibilité d’utiliser l’outil TEAMS ou un autre outil de travail à distance.

Article 10 : DETERMINATION DES PLAGES HORAIRES PERMETTANT DE JOINDRE LE TELETRAVAILLEUR

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail suivantes :

Pour les collaborateurs ne relevant pas d’un forfait annuel en jours :

• 8h00 – 17h15 du lundi au jeudi, dont 1h30 de pause

• et 8h00 – 12h15 le vendredi, dont 15 mn de pause

• Ou les horaires convenus au contrat de travail

• Ou tout autre horaire convenu d’un commun accord avec le Chef de service

pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Les salariés en forfait jours tiennent leur hiérarchie informée de leur disponibilité.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone (un renvoi d’appel vers le N° GSM professionnel est à réaliser avant de passer en télétravail. Pour ceux n’ayant pas de GSM pro, le renvoi vers un numéro personnel est également possible (les appels Teams restant prioritaires), de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par son management et de consulter sa messagerie.

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Article 11 : EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail (hormis l’accès internet souscrit par le salarié). Cet accès doit être suffisant pour utiliser un VPN et les différents outils de télétravail.

La connexion doit être réalisée prioritairement via le VPN.

En cas de doutes sur les performances de son accès internet, le collaborateur doit contacter le service IT.

Les personnes ne disposant pas de connexion internet ou de connexion suffisante ne peuvent pas télétravailler. Une panne Internet mettra fin au télétravail.

La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité établie sur l’honneur.

Les équipements se composent, en partie ou en totalité, des éléments suivants :

• 1 ordinateur portable

• Ou 1 ordinateur fixe avec accord du supérieur hiérarchique

• Le matériel de bureau habituellement utilisé : souris, tapis de souris, clavier, casque…

• Eventuellement, un GSM

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat (arrêt maladie, maternité, congé parental, période d’activité partielle, congé de formation, congé pour évènement familial…)

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en prenant contact avec le service IT.

Ces interventions sur les équipements de télétravail se feront à distance ou dans les locaux de l’entreprise. Ils ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord.

Enfin, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Article 12 : REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS LIES AU TELETRAVAIL

Le télétravailleur bénéficiera d’un remboursement forfaitaire de frais par mois civil de télétravail au titre des frais liés à l’usage du local en son domicile, au chauffage, à l’électricité et à tous autres frais susceptibles d’être mis à la charge de la société par l’exécution du travail à domicile. Cette prise en charge forfaitaire par la société se fera à hauteur de la tolérance URSSAF quant à l’exonération de charges sociales, soit à ce jour 2.31€ la journée.

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Article 13 : ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL

L'entreprise prend en charge le surcoût éventuel des polices d'assurance permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel de l'entreprise au sein du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Article 14 : OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Article 15 : SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et ils font l’objet du même suivi par le service de santé.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer son management et la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise soit dans les 48h00.

La période d’arrêt de travail correspondant à un jour normalement télétravaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.

Article 16 : SUIVI DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet d’un suivi par le CSE.

Pour toutes les autres dispositions non prévues aux présentes, il sera fait référence aux dispositions législatives ou conventionnelles de branche en vigueur.

Article 17 : DUREE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR DU PRESENT ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée de 1 an à compter de sa date d’entrée en vigueur. Trois mois avant la date d’échéance de cet accord, les parties conviennent de se revoir afin d’examiner toutes les adaptations nécessaires au regard du bilan réalisé à l’issue de la première année.

Le présent accord prend effet au lendemain de son dépôt (cf article 19).

Il fait l’objet d’une consultation du CSE, sera transmis au CSE, notifié aux organisations syndicales représentatives au sein de la société non-signataires et fera l’objet d’une information du personnel par voie d’affichage.

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Article 18 : REVISION

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des disposions en vigueur. Ainsi, l’une ou l’autre des parties peut demander la révision de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de 3 mois.

Article 19 - DEPOT ET PUBLICITE

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé à la diligence de la société de manière dématérialisée sur la plateforme de télé-procédure sur le site dédié www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu’en un exemplaire auprès du Conseil des Prud’hommes compétent.

Par ailleurs, dans le cadre des obligations de publicité des accords dans la base de données nationale sous une forme anonyme, la société transmettra également, sur la plateforme de télé-procédure, le texte en format DOCX dans une version anonyme, sans le nom des parties signataires (personnes morales, syndicats ou personnes physiques).

A Wissembourg le 16 septembre 2020

POUR LA SOCIETE

Directeur Général

Délégué Syndical

CFE / CGC

Délégué Syndical

CFDT