Accord d’entreprise relatif aux modalités du vote électronique pour les élections professionnelles des membres du CSE 2023/2027
Association Départementale des
Pupilles de l’Enseignement Public
4 Rue du Bac
76012 ROUEN CEDEX 1
Tél. : 02 35 07 82 10
siege@lespep76.fr

ENTRE

L’Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public de la Seine Maritime dont le siège administratif est situé 4 Rue du Bac à ROUEN, représentée par son Président.

ET

- L’organisation syndicale C.G.T. Action Sociale, représentée par son Délégué Syndical.

- L’organisation syndicale Solidaires SUD, représentée par sa Déléguée Syndicale.

- L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par son Délégué Syndical.

Préambule

Les Parties se sont rencontrées afin d'envisager le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à venir.

Les Parties ont en effet admis que le choix de cette modalité de scrutin était pertinent à plusieurs égards.

Cette dématérialisation est tout d’abord un vecteur de simplification s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats. Par ailleurs, le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs (h/f) et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social.

Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote.

C’est dans ce cadre que le présent accord (ci-après désigné « l’Accord ») a été conclu.

Il a donc été convenu ce qui suit.

Textes de référence

Article L. 2314-26 du Code du travail - Article R. 2314-16 du Code du travail

Préconisations de la CNIL en la matière (délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019) ;

loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Article 1 - Champ d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des établissements et services, actuels et futurs de l’association Les Pupilles de l’Enseignement Public de la Seine-Maritime (« Les PEP 76 »), indépendamment de la Convention Collective appliquée.

Article 2 - Objet de l’accord

Cet Accord acte du recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles du Comité Social Economique de l’association (ci-après désigné « CSE »).

Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1 - Recours à un prestataire extérieur

1. La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi d’un commun accord entre les parties dans le respect du cahier des charges figurant en annexe du présent Accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

2. Le prestataire choisi est la société WeChooz (SAS TechEunomie - RCS Paris n°831 787 775, 11 rue Jean Mermoz – 75008 Paris).

Article 3.2 - Caractéristiques générales du système de vote électronique

1. Le système de vote électronique choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• la sécurité de l'émargement ;

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

2. De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs (h/f), les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs (h/f) inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur (h/f) un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs (h/f) ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur (h/f).

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs (h/f) afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect dispositions légales et règlementaires.

4. Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.

Article 3.3 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats (h/f) et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats (h/f), le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo.

Article 3.4 - Assistance et dysfonctionnement

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants (h/f) de la Direction Générale ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3.5 - Formation et information

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants (h/f) du personnel, les délégués syndicaux (h/f) de l’association et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés (h/f), notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

Article 3.6 - Disposition du protocole d’accord préélectoral

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 - Déroulement des opérations électorales

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs (h/f) auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés (h/f) ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Si le vote a lieu en dehors des horaires de travail, le temps consacré ne constitue pas du temps de travail effectif.

Chaque salarié (h/f) dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur (h/f) doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible mais le nombre de votants peut être consulté.

Article 5 - Information du Comité Social et Economique

Le Comité Social et Economique a été informé sur le présent accord lors de la réunion du 24/03/2023.

Article 6 - Durée et révision de l’accord

Il est expressément convenu que l’entrée en vigueur du présent accord est suspendue à l’enregistrement par la DREETS.

Sous réserve dudit enregistrement, il prend effet au jour de sa signature.

Il est conclu pour une durée déterminée de 4 ans (jusqu’en juin 2027).

Néanmoins, il peut faire l’objet d’une demande de révision à tout moment par l’une ou l’autre des parties conformément aux dispositions légales.

En cas de modification des dispositions législatives, conventionnelles ou réglementaires, qui rendraient inapplicables les dispositions du présent accord, des négociations s'ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités d’établir un avenant conforme aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles modifiées.

Article 7 - Clause de dénonciation

Conformément à l’article L. 2261-9 du code du travail, les parties signataires du présent accord ont la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois.

Les parties s’entendent sur le caractère indivisible des dispositions du présent accord, qui ne pourra donc pas faire l’objet d’une dénonciation partielle.

La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du code du travail. La partie dénonçant le présent accord devra accompagner sa lettre de notification d’un projet de texte nouveau à substituer à l’ancien.

Suite à la dénonciation, l’ensemble des partenaires sociaux se réuniront alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager la conclusion d’un accord de substitution.

Article 8 - Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord est établi en 4 exemplaires originaux.

Un exemplaire signé du présent accord sera adressé, par l’employeur, à chaque organisation syndicale représentative dans l’association.

En application des articles D. 2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé sur la plate-forme de téléprocédure du Ministère du Travail :

• dans une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l'accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l'enregistrement ;

• dans une version électronique de l'accord déposé en format « docx » anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non visibles), et uniquement ces mentions. Les noms, les coordonnées de l'association continueront à apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales et le lieu et la date de signature.

Un exemplaire sur support papier signé sera également déposé par l’employeur auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Rouen.

Tout avenant au présent accord et toute dénonciation sera soumis aux mêmes règles de publicité et de dépôt que l'accord lui-même.

Enfin, en application de l’article L. 2232-9 du Code du travail, cet accord collectif sera transmis à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI) installée par l’accord n° 2019-02 du secteur des activités sanitaires, sociales et médico-sociales privé à but non lucratif du 29 octobre 2019. L’accord sera transmis par mail à l’adresse suivante : accords.CPPNI.SSMS@gmail.com

Chaque salarié (h/f) pourra, par ailleurs, prendre connaissance du contenu du présent accord dont un exemplaire sera porté à sa connaissance par tout moyen, notamment sur l’intranet

A Rouen, le 17 mars 2023

Pour les PEP 76
Le Président de l’association
Pour le syndicat CGT Action Sociale	Pour le syndicat SOLIDAIRES Sud Santé Sociaux	Pour le syndicat CFE-CGC
Le Délégué Syndical	La Déléguée Syndicale	Le Délégué Syndical

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS DES MEMBRES LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE

Préambule

Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, l’association « LES PEP 76 » souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après désigné le « Prestataire »).

Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :

• Les fonctionnalités attendues du système de vote électronique (1.) ;

• Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (2.) ;

• L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (3.).

***

SOMMAIRE

1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 6

1.1. La phase pré-électorale 6

1.2. La phase électorale 8

1.3. La phase post-électorale 9

2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique 10

2.1. Obligations de confidentialité et de sécurité 10

2.2. Obligations relatives aux traitements informatiques 10

2.3. Expertise indépendante 10

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique 11

3.1. Documentation fournie et formation dispensée 11

3.2. Cellule d’assistance technique 11

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :

• La phase pré-électorale ;

• La phase électorale ;

• La phase post-électorale.

  1. La phase pré-électorale

Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.

Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système.

Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :

• La gestion du calendrier électoral

• La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1^er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés (h/f) et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2^nd tour de l’élection le cas échéant ;

• Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE.

• Le paramétrage des éléments clés de l’élection

Ce qui recouvre notamment :

• Les renseignements administratifs relatifs à l’association ;

• La définition du cadre de l’élection (unité économique et sociale, entreprise, établissement distinct) ;

• Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;

• La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;

• La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;

• La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;

• Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ;

• Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats (h/f), paramétrage des messages adressés aux électeurs (h/f) etc.).

• La génération d’un projet de Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après désigné « PAP »)

• La génération par le système d’un projet de PAP tenant compte des éléments renseignés par l’organisateur de l’élection sur la plateforme de paramétrage ;

• La mise à jour automatique du projet de PAP en fonction des éléments modifiés sur la plateforme de paramétrage.

• La gestion de la liste électorale

• L’intégration des électeurs (h/f) à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;

• Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs (h/f) ;

• Le contrôle du rattachement de chaque électeur (h/f) à un établissement et à un collège ;

• L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur (h/f) qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.

• La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.

• La gestion des listes de candidats (h/f) 

• La saisie des listes de candidats (h/f) en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats (h/f), les documents propagandes électorales. A cet égard, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats (h/f), le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

• Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié (h/f) et son collège et établissement d’appartenance ;

• Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat (h/f) au regard de son ancienneté à la date du 1^er tour ;

• La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats (h/f) et des résultats obtenus ;

• Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat (h/f), le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants. 

• La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats (h/f). Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs (h/f) ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les organisations syndicales (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;

• Après validation définitive des listes de candidats (h/f) par l’organisateur, la publication des listes de candidats (h/f) sur le site de vote et l’information des électeurs (h/f) de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs (h/f) auront donc accès aux noms des candidats (h/f), le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats (h/f) et aux documents de propagande.

• La gestion des bureaux de vote

• La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ;

• Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;

• Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;

• Le contrôle de la qualité d’électeur (h/f) des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats (h/f).

• Contrôle des listes électorales par les électeurs (h/f)

Chaque salarié (h/f) figurant dans la liste électorale recevra un message (mail) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction Générale en cas d’anomalie.

• Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables

• Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;

• Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;

• Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;

• La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible est précisée dans le paramétrage de l’élection.

  2. La phase électorale

Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

• Connexion sécurisée des électeurs (h/f)

• A chaque connexion, l’électeur (h/f) doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;

• Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur (h/f), les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;

• Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».

• Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur (h/f).

• Information et relance des électeurs (h/f) au cours de l’élection

Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs (h/f) :

• Les informant des dates des élections ;

• Les informant de l’ouverture du vote ;

• Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.

• Vote de l’électeur (h/f)

• Le système doit permettre à l’électeur (h/f), au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats (h/f) – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.

• Le système doit permettre à l’électeur (h/f) d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur (h/f) connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :

  • L’électeur (h/f) devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ;

  • Pour un même scrutin, l’électeur (h/f) ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;

  • L’électeur (h/f) pourra rayer le nom de certains candidats (h/f) ;

  • L’électeur (h/f) pourra voter blanc.

• Le système doit permettre le vote de l’électeur (h/f), urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat (h/f) pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;

• Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur (h/f) devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;

• L’électeur (h/f) devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.

• Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote

• Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;

• Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;

• Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.

  3. La phase post-électorale

Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir :

• Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats

Plus précisément, il permettra :

• D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;

• Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;

• Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :

  • Au calcul du quorum ;

  • L’attribution des sièges aux différentes listes ;

  • La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;

  • Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2^nd tour ;

  • Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1^er tour.

• Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs (h/f);

• D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;

• L’accès à la feuille d’émargement.

• Contrôle par les électeurs (h/f) de la prise en compte de leur vote

L’électeur (h/f) devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.

• Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme WeChooz

• Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs (h/f) les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs (h/f) et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;

• Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction Générale via l’interface de paramétrage.

• Initialisation du 2^nd tour si nécessaire :

Le système devra permettre :

• L’initialisation automatique du 2^nd tour dans les cas prévus par la loi.

• De reconduire automatiquement pour le 2^nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2^nd tour.

• Communication des résultats à l’administration

  Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme WeChooz.

Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote doit assurer le respect l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.

Obligations de confidentialité et de sécurité

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement ;

• La sécurité du dépouillement.

  5. Obligations relatives aux traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs (h/f) et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Il est précisé par ailleurs que :

• Le fichier des électeurs (h/f), contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;

• La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;

• Les fichiers des électeurs (h/f), la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;

• L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :

• Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;

• Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;

• Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). 

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :

• Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;

• Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;

• Les échanges réseau ;

• Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;

• Les mécanismes d'authentification des électeurs (h/f) et la transmission des secrets à ces derniers ;

• L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;

• La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique

   7. Documentation fournie et formation dispensée

Chaque électeur (h/f) devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction Générale ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.