Accord d'entreprise "Accord relatif à l'utilisation d'un système de vote électronique" chez AHAPS - ASS HAVRAISE ACTION PROMOTION SOCIALE (Siège)

Accord collectif relatif au vote électronique en vue de l’élection des membres du Comité Social et Économique

Accord en vue de l’utilisation d’un système de vote électronique

Entre

L’AHAPS (Association Havraise d’Action et de Promotion Sociale)

• Sise 11/13 rue Fontenoy au Havre

• Représentée par son président,

• Enregistrée sous le numéro de SIRET : 313 351 264 00137

Et

La CFDT (Confédération Française Démocratique du Travail)

• Représentée par son Délégué Syndical,

La CGT (Confédération Générale du Travail)

• Représentée par son Délégué Syndical,

Sommaire

1. Champ d’application page 4

2. Durée page 4

3. Adhésion page 4

4. Révision page 5

5. Recours à un prestataire externe page 5

6. Respect de la loi « Informatique et Libertés » page 6

7. Modalités d’organisation du vote électronique page 7

8. Transmission des listes électorales page 7

9. Transmission des listes des candidats page 8

10. Transmission de la communication électorale page 8

11. Configuration du bulletin de vote page 8

12. Vérification en amont du système de vote électronique page 8

13. Formation à l’utilisation du système de vote électronique page 9

14. Information des salariés électeurs page 9

15. Expertise indépendante préalable du système de vote électronique page 10

16. Cellule d’assistance technique page 10

17. Opérations de vote page 11

18. Évaluation du système de vote électronique page 11

19. Dépôt et publicité du présent accord page 12

Préambule 

Sur le contexte

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

L’article R 2314-5 du Code du travail issu du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 précise que « l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance. Ils rappellent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Sans préjudice des dispositions relatives au Protocole d'Accord Préélectoral prévues aux articles L. 2314-5 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. À défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut, aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat (…).

Ainsi, pour tenir compte de la dispersion des salariés sur différents lieux de travail, des modalités de fonctionnement des établissements et des services ainsi que de l’organisation des temps de travail des salariés de l’AHAPS, les parties s’accordent sur la nécessité de mettre en place un système de vote électronique pour encourager la participation des salariés au scrutin de désignation des membres du Comité Social et Économique dont le 1^er tour est envisagé le 28 novembre 2019, au sein de l’association.

Le vote électronique est réalisé à travers le moyen unique du vote par Internet. La notion de vote électronique mentionnée dans le présent accord s’entend comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Sur les garanties et les obligations

Conformément aux dispositions du Code du travail, le système de vote électronique retenu doit garantir :

• La vérification de l’identité de l’électeur au moyen des codes d’accès individualisés ;

• L’anonymat et le secret du vote : le lien entre le vote émis et l’électeur doit être impossible ;

• La sincérité et l’intégrité du vote : la conformité entre le bulletin de vote retenu par l’électeur et le bulletin de vote enregistré dans l’urne électronique doit être impérativement garantie ;

• L’unicité du vote : La capacité de voter doit être bloquée pour n’autoriser qu’un vote par électeur pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté de vote : Le vote doit pouvoir s’exprimer sans contrainte et sans pression extérieure ;

• La sécurisation du vote : Tous les moyens techniques devront être mis en place pour la garantir, notamment :

• Le chiffrement et le cryptage des données ;

• L’instauration de codes d’accès confidentiels individuels ;

• L’édition de clés de chiffrement à destination des membres des bureaux de vote ;

• L’organisation d’un dispositif de secours pour parer toute panne ou tout dysfonctionnement.

Sur les modalités techniques

La direction de l’AHAPS va rédiger le cahier des charges relatifs aux modalités du vote électronique pour la désignation des membres du Comité Social et Économique de la mandature 2019.

Ce document sera annexé à l’appel d’offres transmis aux prestataires externes pour leur permettre d’adapter leur offre aux spécificités de l’AHAPS et à l’organisation des élections visées.

Ce document sera aussi transmis à l’expert indépendant lors de son audit de vérification du système de vote électronique mis en place par le prestataire retenu pour le compte de la direction de l’AHAPS en vue de l’élection des membres du Comité Social et Économique.

Les dates de scrutin précisées dans le présent accord sont des dates prévisionnelles qui pourront faire l’objet de modification lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral. Les parties conviennent que la modification des dates de scrutin est sans effet sur le présent accord.

1. Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des personnels de l’AHAPS remplissant toutes les conditions nécessaires pour être reconnu « électeur » à la date du 1^er tour de scrutin de l’élection des membres du Comité Social et Économique, prévu le 28 novembre 2019.

2. Durée l’accord

Le présent accord est conclu pour la désignation des membres du Comité Social et Économique dont :

• Le 1^er tour est envisagé le 28 novembre 2019 ;

• Le 2^ème tour (éventuel) est envisagé le 12 décembre 2019.

Cet accord deviendra caduc à l’issue du scrutin visant à élire les membres du CSE de la mandature de 2019. Toutefois, il pourra faire l’objet d’un renouvellement en vue d’organiser les élections professionnelles partielles ou générales, futures, au sein de l’AHAPS.

Pour produire tout effet, la proposition de renouvellement établie à l’initiative de la direction de l’AHAPS sera, alors, notifiée aux organisations syndicales signataires du présent accord au moins 30 jours avant le démarrage du processus électoral de ces futures élections professionnelles.

L’accord des parties sera, obligatoirement, formalisé par voie d’avenant, avant le démarrage du processus électoral de ces futures élections professionnelles pour que le présent accord soit renouvelé.

3. Adhésion au présent accord

Conformément à l’article L 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative au sein de l’AHAPS, non signataire du présent accord, peut y adhérer, ultérieurement, en formulant une demande écrite et signée par un représentant habilité.

L’adhésion de cette organisation syndicale sera effective après :

• Dépôt de l’avenant au présent accord auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes d’une part et de la DIRECCTE, d’autre part ;

• Notification de l’avenant à l’ensemble des organisations syndicales signataires du présent l’accord dans un délai de 8 jours.

4. Révision de l’accord

Le présent accord peut faire l’objet de modifications dans le cadre de négociations.

Ces modifications sont obligatoirement actées par voie d’avenant, signé par toutes les organisations syndicales signataires et soumis aux formalités de publicité habituelles.

5. Recours à un prestataire externe

La direction de l’AHAPS va organiser un appel pour mettre en concurrence au moins 3 prestataires et sélectionner celui qui sera chargé de mettre en place et de faire fonctionner le système de vote électronique prévu dans le présent accord.

Le lancement de cet appel d’offres interviendra immédiatement après la signature présent accord, compte tenu des délais impartis.

Sont pressentis pour leur expérience et leur expertise en la matière :

• Néovote ;

• Élection Central (V2 Secure) ;

• Vox tech.

La Direction de l’AHAPS communiquera les coordonnées du prestataire retenu aux organisations syndicales signataires du présent accord, sous 3 jours.

Au-delà des aspects techniques et légaux précisés dans le cahier des charges, les parties s’accordent sur les exigences à imposer au prestataire retenu :

• Respect strict des règles édictées par le Code du travail, par la CNIL, la RGPD et le Code électoral ;

• Nomination d’un correspondant unique durant tout le processus électoral ;

• Sécurisation et historisation des échanges entre l’AHAPS et le prestataire ;

• Organisation de sessions de formation en nombre suffisant, en direction des collaborateurs, des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote ;

• Mise à disposition d’une note d’utilisation du système de vote électronique intelligible et adaptée à l’élection professionnelle visée par le présent accord ;

• Mise en place d’un numéro d’appel ouvert lors du 1^er tour, voire au 2^nd tour des élections professionnelles visées ;

Les parties confient au prestataire retenu les missions suivantes :

• Gestion du planning et respect des étapes, dans les délais impartis pour la mise en place du vote électronique ;

• Appui à la rédaction du protocole préélectoral pour les points ayant trait au vote électronique ;

• Importation des données dont les listes électorales et la communication électorale ;

• Paramétrage du système de vote électronique ;

• Rédaction des notes d’information et de communication ;

• Contrôle et suivi du scrutin ;

• Scellement des urnes ;

• Préparation des outils de déclaration des résultats ;

• Évaluation du processus électoral.

6. Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La direction de l’AHAPS s’engage à respecter la loi « Informatique et Libertés » et ses textes d’application à l’occasion de la mise en place et du recours au système de vote électronique prévu au présent accord.

À ce titre, la direction de l’AHAPS initiera les mesures suivantes :

En direction de la CNIL :

• Déclaration du système de vote électronique et remise du rapport d’expertise indépendante ;

• Notification des conditions d’utilisation et/ou de transmission des données personnelles des salariés électeurs de l’AHAPS à des tiers, acteurs des élections professionnelles visées par le présent accord ;

En direction des organisations syndicales signataires du présent accord :

• Remise du rapport d’expertise indépendante ;

• Copie des déclarations déposées auprès de la CNIL.

En direction des représentants du personnel :

• Remise du rapport d’expertise indépendante ;

• Copie du présent accord ;

• Copie du cahier des charges relatif au système de vote électronique ;

En directeur des salariés électeurs :

• Information sur les modalités d’utilisation et/ou de transmission des données individuelles nécessaires au système de vote électronique ;

• Information sur les déclarations adressées à la CNIL dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » ;

• Notice d’utilisation du système de vote électronique retenu, détaillée et intelligible.

7. Modalités d’organisation du vote électronique

La direction de l’AHAPS a invité les organisations syndicales à négocier un protocole d’accord préélectoral en vue d’arrêter les modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Économique de l’AHAPS, pour la mandature 2019.

Les parties proposent l’instauration du vote électronique pour ces élections professionnelles et organisent les modalités de son recours par le présent accord. Cependant, il est entendu qu’il reviendra, in fine, aux participants à la négociation du protocole d’accord préélectoral d’arrêter les modalités du scrutin et du recours effectif au vote électronique en appui ou non au vote par correspondance et au vote par bulletin papier (cf. réunion de négociations programmée le 25/10/2019).

Si l’option du vote électronique était retenue, les parties au présent accord demandent que les participants à la négociation du protocole d’accord préélectoral y précisent les points suivants :

• Cohabitation (ou non) du vote électronique avec le vote par correspondance et le vote par bulletin papier ;

• Modalités d’envoi des cartes électorales et des codes individuels aux salariés électeurs ;

• Instauration de droits et limitation d’accès aux fonctionnalités du système par statut (administrateur, collaborateurs, électeurs, membres des bureaux de vote) ;

• Composition des bureaux de vote ;

• Information précise sur les moyens mis à disposition pour voter électroniquement, de façon sécurisée ;

• Créneau horaire durant lequel le système de vote électronique est ouvert, le jour du scrutin ;

• Calendrier des messages à adresser aux salariés électeurs pour les inviter à faire entendre leur voix et en vue d’atteindre un taux de participation satisfaisant et représentatif ;

• Membres autorisés à opérer et à suivre les opérations de dépouillement des bulletins électroniques ;

• Modalités de communication des résultats des élections, par bureau de vote ;

• Utilisation des données statistiques issues des élections.

8. Transmission au prestataire retenu des listes électorales

La direction de l’AHAPS s’engage à adresser les listes des salariés électeurs et des salariés éligibles pour l’élection des membres du Comité Social et Économique dans le respect des conditions qui seront arrêtées dans le protocole d’accord préélectoral des élections suscitées, dont le calendrier. 

La direction de l’AHAPS s’assurera de la conformité et de la stricte correspondance entre les listes importées dans le système de vote électronique et les listes qu’elle aura transmises au prestataire retenu immédiatement après la dernière actualisation du registre du personnel.

9. Transmission des listes de candidats

Le protocole d’accord préélectoral fixe les règles et le calendrier de dépôt des candidatures pour le 1^er tour et le 2^nd tour le cas échant de l’élection des membres du Comité Social et Économique de l’AHAPS, pour la mandature de 2019.

La direction de l’AHAPS adressera ces listes au prestataire retenu pour qu’elles soient importées dans le système de vote électronique, dans le respect des conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral, dont le calendrier.

10. Transmission de la communication électorale 

Les parties signataires du présent accord recommandent que le protocole d’accord préélectoral qui fixe les modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Économique, pour la mandature 2019, détermine aussi les conditions de transmission de la communication que les candidats destinent aux électeurs au 1^er tour, voire au 2^nd tour, au prestataire (date butoir et modalités d’envoi).

11. Configuration du bulletin de vote

La direction de l’AHAPS veille au respect des termes du cahier qui imposent au prestataire l’obligation de fournir un matériel de vote garantissant l’égalité de traitement entre tous les candidats participant aux élections.

Les règles suivantes sont proposées :

• Les listes de candidats seront présentées sur la plateforme permettant le vote, dans l’ordre alphabétique des appellations choisies par les organisations syndicales pour le 1^er tour et par les candidats pour le 2^nd tour éventuel ;

• La dimension des bulletins de vote et la typographie utilisée seront strictement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d’écran unique, en mode résolution standard.

La police, la taille, la couleur et la disposition du texte sont communiquées au prestataire externe après signature du protocole d’accord préélectoral, tout comme les mentions obligatoires à porter sur les bulletins de vote.

12. Vérification du système de vote électronique

La Direction de l’AHAPS contrôle le système de vote électronique via une série de tests pertinents diligentés par le prestataire, en vue d’évaluer ses performances, sa fiabilité et le respect des exigences portées dans le cahier des charges.

Ces tests se dérouleront au moins 3 jours avant le 1^er tour de scrutin, en présence :

• Du prestataire ;

• De la Direction de l’AHAPS ;

• D’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent accord ;

• D’un représentant désigné par les instances représentatives en place ;

• De l’expert indépendant.

L’expert indépendant, présent, sera chargé d’évaluer le système de vote électronique prévu pour l’élection des membres du Comité Social et Économique. Il adressera son rapport à chacun des membres présents lors la phase de tests.

Les parties au présent accord s’accordent sur le fait que le temps consacré par les représentants et les élus pour participer à ces tests est comptabilisé et payé comme un temps effectif de travail.

13. Formation à l’utilisation du système de vote électronique

La direction de l’AHAPS propose d’organiser des sessions de formation à l’utilisation du système de vote électronique, dispensées par le prestataire retenu, en direction :

• Des collaborateurs, utilisateurs de l’outil ;

• D’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent accord ;

• D’un représentant désigné des instances représentatives du personnel en cours de mandat ;

• Des membres des bureaux de vote quand ils auront été désignés.

Les parties au présent accord s’accordent sur le fait que le temps consacré à la formation est comptabilisé et payé comme un temps effectif de travail.

14. Information des salariés utilisateurs

La Direction de l’AHAPS propose de mettre à disposition de l’ensemble des salariés électeurs :

• Une notice d’utilisation du système de vote électronique rédigée par le prestataire ;

• Un numéro d’appel pour répondre aux questions de tous les acteurs (ouvert le jour des scrutins du 1^er et du 2^nd tour) ;

• Un répertoire informatique dans lequel seront centralisés :

• La présentation du Comité Social et Économique et le rôle de ses délégués à élire ;

• Le présent accord signé des parties ;

• Le protocole d’accord préélectoral signé ;

• La liste des salariés électeurs ;

• La liste des salariés éligibles ;

• Le calendrier du processus électoral ;

• La notice d’utilisation du système de vote électronique ;

• Le lien pour accéder à la plateforme de votation.

Un message électronique sera adressé aux salariés pour les informer de l’envoi des identifiants et des codes d’accès à leur adresse postale par le prestataire. Les salariés de l’association ne disposant pas d’adresse électronique seront contactés par le service du Personnel.

Une permanence sera organisée par le service du Personnel pour recevoir les salariés et les informer sur le fonctionnement du système de vote électronique en complément de la note d’information proposée par le prestataire.

15. Expertise indépendante

Pour répondre aux directives légales, la direction de l’AHAPS va procéder à la nomination d’un expert indépendant chargé d’opérer les vérifications suivantes :

• Présence d’un accord collectif signé autorisant le recours à un système de vote électronique ;

• Existence de garanties suffisantes de confidentialité et de sécurité du système de vote électronique mis en place ;

• Modalités d’accessibilité des données et présence d’un fichier dédier ;

• Respect de la séparation des fichiers « Électeurs » et « Urne électronique » ;

• Conditions de scellement du dispositif de vote électronique.

L’expert rédigera un rapport d’audit pour expliquer sa mission et faire remonter ses constatations.

Ce rapport sera adressé :

• À la CNIL ;

• À chaque représentant des organisations syndicales signataires du présent accord ;

• Aux instances représentatives actuellement en mandat.

16. Cellule d’assistance technique 

En respect des dispositions du Code du travail, les parties conviennent de la mise en place d’une cellule d’assistance technique chargée, notamment, de veiller au bon fonctionnement du système de vote électronique et à son contrôle.

Elle sera composée :

• Un représentant de la direction de l’AHAPS ;

• Un membre de chaque organisation syndicale signataire du présent accord ;

• Un membre désigné parmi les instances représentatives du personnel en cours de mandat ;

• Le correspondant du prestataire retenu.

Elle aura pour mission de :

• Veiller au bon fonctionnement du système de vote électronique ;

• Garantir le respect de l’application stricte du cahier des charges imposé au prestataire ;

• Contrôler les opérations au niveau du système de votation ;

• Répondre aux questions des membres des bureaux de vote ;

• Décider de recourir au dispositif de secours prévu si le système de votation tombait en panne durant le scrutin.

Elle se réunira au moins 3 fois :

• Au moins 3 jours avant le 1^er tour de scrutin ;

• Le jour du 1^er, voire du 2^nd scrutin ;

• Au moins 15 jours après le processus électoral en vue de réaliser une évaluation du système de vote électronique.

Les parties au présent accord s’accordent sur le fait que le temps consacré à cette mission est comptabilisé et payé comme un temps effectif de travail.

17. Opérations de vote

Le déroulement des opérations de vote qui intègre notamment le vote électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Économique est précisé par :

• Le protocole d’accord préélectoral ;

• La documentation, jointe en annexe, rédigée par le prestataire retenu et qui précise :

• Le déroulement des opérations de vote ;

• Les modalités d’accès au système e vote électronique ;

• Les garanties de confidentialités et les modalités de stockage des données durant le scrutin ;

• Les modalités de dépouillement et d’exploitation des votes ;

• La communication des résultats par bureau de vote.

18. Évaluation du système de vote électronique

Les parties conviennent de la nécessité d’évaluer le système de vote électronique à l’issue du processus électoral, sous 15 jours, en réunissant les membres de la cellule d’assistance technique créée pour l’élection, à laquelle sera ajouté un représentant du Comité Social et Économique nouvellement élu.

Un procès-verbal de cette réunion sera rédigé par la direction de l’AHAPS pour notifier les avis de chaque partie et dresser la liste des points d’amélioration en vue de la reconduction du système de vote électronique à l’occasion d’élections professionnelles futures.

Les salariés seront, aussi, conviés à donner leur avis et leurs observations sur le système de vote électronique, par un moyen souple et non chronophage qui reste à définir par la direction.

19. Dépôt et publicité du présent accord

La direction de l’AHAPS s’engage à déposer le présent accord, sous 8 jours, auprès :

• De la DIRECCTE – Unité départementale du Havre – 79 rue Jules Siegfried - 76600 LE HAVRE ;

• Du greffe du Conseil de Prud’hommes du Havre – 16 rue Colonel Fabien – 76600 LE HAVRE.

Le présent accord produire tous effet de droit le lendemain de l’accomplissement des opérations de dépôt et de publicité.

Le Havre, le 23/10/2019 L’AHAPS Représentée par : Président de l’AHAPS Signature

Le Havre, le 23/10/2019 La CFDT Représentée par : Nom : Fonction ou Mandat : Signature

Le Havre, le 23/10/2019 La CGT Représentée par : Nom : Fonction ou Mandat : Signature